Копии каких приказов нужно подшивать в личное дело?

Копии каких приказов на работника нужно подшивать в личное дело? я подшиваю на прием и увольнение, а надо ли подшивать на ежегодные отпуска, о дисциплинарном взыскании и др., напрямую касающиеся работника приказы? насколько это критично?

а зачем вы ведете личные дела?Если ведете ЛК и просто хотите систематизировать информацию,то Вам и решать,что подшивать,а что нет.

Если вы ведете именно личные дела, то надо делать это согласно всем требованиям.

Веду личные дела, потому как кадры мне передал другой человек и была такая практика, да и до этого я работала на другом месте и тоже самое- на каждого работника личное дело. А Вы не ведете? Разве для ООО их не надо вести?

Как правило, подшиваются копии приказов со сроком хранения 75 лет (прием, перевод, смена фамилии, увольнение и т.п.). Вы можете и копии приказов временного хранения включать в личное дело, но лучше предусмотреть возможность их изъятия в последующее время, после истечения срока хранения, или после сняти дисциплинарного взыскания, или при экспертизе документов, входящих в личное дело, перед оформлением его для архивирования (после увольнения сотрудника).

Регламент работы с личным делом вы можете разработать сами, т.к. личные дела на сегодняшний день не обязательны. Но если вы уж взялись их вести, то учтите требования нормативных документов по срокам хранения, ГОСТы по делопроизводству, архивное законодательство, требования Закона «О персональных жанных».

www.hr-portal.ru

10.2 Оформление дел

Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год. Еще год к делу обычно часто обращаются и затем оформляют для последующего хранения или передачи в ведомственный архив.

Оформление дела – «подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами»1, проводит работники кадровой службы, ответственный за формирование и хранение дел. В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел, проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения для экономии средств и времени подлежат упрощенному оформлению. Прежде всего выявляется их наличие в соответствии с номенклатурой дел. В делах проверяется правильность формирования (не попали ли документы с постоянным сроком хранения), они остаются на скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по номенклатуре дел и по номенклатуре перекладываются в другой шкаф или сдаются в архив. Основное внимание сосредотачивается на делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

В соответствии с требованиями «Основных правил работы архивов организации» и «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» проводится их полное оформление, которое включает:

• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов;
• составление заверительной надписи (листа­заверителя) дела;
• составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
• оформление всех реквизитов обложки дела.

Прежде чем подшить дела, из них удаляют металлические скрепления (булавки, скрепки). В конце каждого дела обязательно вкладывают чистый бланк формы листа­заверителя для заверительной надписи, и в тех случаях, когда к делу будет составлена внутренняя опись, – бланки форм внутренней описи.

Все листы дела для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Лист заверительной надписи не нумеруется. Если дело имеет несколько томов, каждый том нумеруется отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Иллюстративные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями также нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. В случае пропуска при нумерации небольшого количества листов, на них ставятся номера предыдущих листов с прибавлением букв а, б, в и т.д., то же самое делают, если несколько соседних листов пронумеровано одной цифрой. Все эти исправления отмечаются в конце дела в заверительной надписи. Если при нумерации листов допущено много ошибок, номера зачеркиваются, и все дело нумеруется заново. В конце дела для учета количества листов на отдельном листе­заверителе дела составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, оговариваются все особенности в нумерации и физическом состоянии документов в деле: литерные и пропущенные номера листов; номера листов с наклеенными документами; номера листов с конвертами и вложениями в них; номера крупноформатных листов, карт, рисунков и т.д.

Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.
Форма листа­заверителя дела дана в приложении к «Основным правилам работы государственных архивов Российской Федерации», «Основным правилам работы архивов организаций».

Для дел с особо ценными документами, и прежде всего личных, судебных и следственных, дел о присуждении ученых степеней и званий и т.п. при подготовке к сдаче в архив составляется, если она не велась в течение года, внутренняя опись документов. Составлять внутреннюю опись рекомендуется также к делам, заголовки которых не полно раскрывают содержание документов. В этом случае внутренняя опись облегчит использование документов дела, поиск необходимой информации.

Если дело, к которому составляется внутренняя опись, уже переплетено или подшито, то она подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

В конце внутренней описи дела составляется итоговая запись с указанием цифрами и прописью общего количества документов в деле, включенных в опись, и количество листов описи2.

Дела подшиваются прочной ниткой в твердую обложку (папку) в 4 прокола или переплетаются.

При брошюровке нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть задет при подшивке (это бывает, если нарушаются установленные государственными стандартами размеры полей), к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую документ и будет подшит.

Картон для обложек дел постоянного хранения и документов по личному составу должен быть прочным, чтобы обеспечивать долговременную сохранность документов. Для обложек дел, сдаваемых в государственный архив, применяется безкислотный картон.

Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации. Ее элементы определяет ГОСТ 17914 723. Ряд сведений уже был вынесен на обложку в момент заведения дела по номенклатуре:

• наименование учреждения и его подчиненность;
• наименование структурного подразделения;
• делопроизводственный индекс дела;
• заголовок дела;
• срок хранения дела.

При подготовке дела к хранению или сдаче в ведомственный архив эти элементы уточняются и дополняются. К заголовку дела может быть составлена аннотация (если дело содержит особо ценные документы). На обложке проставляется также:

• дата дела;
• количество листов в деле;
• архивный шифр дела.

На обложке дела постоянного хранения в соответствии с требованиями ГОСТ в верхней части перед названием учреждения оставляют место для наименования государственного архива, в который дела будут переданы из ведомственного архива. Если в течение года в наименовании учреждения или кадровой службы произошли изменения при оформлении к хранению на обложке дела дописывается новое название, а старое заключается в скобки.

Заголовок дела был перенесен на обложку в начале года из номенклатуры дел. Он нуждается в обязательной проверке и часто в уточнении путем полистного просмотра документов. Следует помнить, что заголовок должен точно, кратко, в обобщенной форме отразить основное содержание документов. При этом факты и события, отраженные в документах, должны быть раскрыты. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы, журнал и т.д.) или вид документов (протоколы, доклады, приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Если в деле имеются особо ценные документы, документы – приложения к основному документу, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение, или документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска и наличие которых в деле не может быть определено по его заголовку, к заголовку составляется аннотация. Пишется аннотация после заголовка с красной строки.

Годовой отчет о работе фирмы за 2004 год.

В отчете содержится ретроспективный анализ развития фирмы с момента создания в 1991 году.
В заголовок дела, содержащего распорядительные документы (приказы, протоколы), вносятся номера этих документов.

Приказы директора предприятия по личному составу № 1­84.
Подлинность документов дела в заголовке специально не оговаривается, она подразумевается. Копийность документов в заголовке указывается.

Положения о структурных подразделениях. Копии.
Проставляя дату дела (крайние даты), указывают начальную дату (дата самого раннего документа в деле) и конечную дату (дата самого позднего документа в деле).

Если в деле имеются документы (например, приложения, справки, обзоры и т.д.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой дела с новой строки делается запись: «В деле имеются документы за … год».

При наличии в деле особо ценных документов и невостребованных личных документов (аттестатов, дипломов, паспортов и т.д.) эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в дело.

Количество листов в деле выносится на обложку в соответствии с данными заверительной надписи дела. Срок хранения, проставленный к началу делопроизводственного года в соответствии с номенклатурой, может быть уточнен по решению ЭК учреждения. Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве учреждения. В нем указывается номер фонда, номер описи и номер дела.

10.3 Обработка дел по личному составу

Обработка дел по личному составу имеет свою специфику. При подготовке к архивному хранению на каждого уволенного может быть оформлено самостоятельное дело. Однако рационально индивидуальные личные дела, как правило небольшие по объёму, объединять в одно дело, не превышающее 250 листов. В этом случае отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения. Внутри дела они располагаются в строгом алфавите фамилий и отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества лица, на которое заведено личное дело. К объединенному делу составляется внутренняя опись включенных в него личных дел с перечислением по алфавиту фамилий, имен и отчеств и указанием соответствующих страниц в деле, где сгруппированы документы на одно лицо.

На архивное хранение передаются и невостребованные трудовые книжки.

Трудовые книжки хранятся в строгом алфавите фамилий. Каждая трудовая книжка является самостоятельно хранящейся единицей и в дела не подшивается. Для удобства хранения трудовые книжки можно помещать в папки с клапанами, коробки или ящики, на которых указывается: «невостребованные трудовые книжки – . шт». При изъятии трудовой книжки в их количество вносится исправление.

Многие документы по личному составу имеют длительный срок хранения и подлежат особому учету. Чаще всего ведутся журналы, которые сдаются в архив вместе с делами:

• учета приказов о приеме, переводе, увольнении;
• учета приказов о командировании; учета трудовых книжек и вкладышей к ним;
• учета личных дел.

Журнал учета приказов по личному составу ведется по годам и является документом долговременного хранения (75 лет).
Журнал регистрации приказов о командировании ведется по годам и имеет срок хранения 5 лет.
Журналы учета трудовых книжек и личных дел имеют срок хранения 75 лет.

Все кадровые документы, имеющие кратковременный срок хранения (до 10 лет), могут быть уничтожены по истечении одного календарного года после окончания срока их хранения. Эти документы не сдаются в архив, а уничтожаются сотрудниками, ответственными за ведение кадровой документации, на основании акта о выделении дел к уничтожению, имеющего типовую форму.
Учитывая особую значимость кадровой документации, 21 марта 1994 г. Председателем Правительства РФ В. С. Черномырдиным подписано распоряжение об улучшении организации хранения документов по личному составу. В распоряжении указывается: «В целях обеспечения сохранности документов по личному составу.

1. Рекомендовать учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, включать в свои учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу.

2. Рекомендовать федеральным органам исполнительной власти, органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации осуществлять государственную регистрацию учредительных документов на приобретение права юридического лица при наличии в них положений, предусмотренных в п. 1 настоящего распоряжения».

Таким образом, в уставы создаваемых фирм, товариществ и т.д. обязательно должны быть включены пункты по работе с кадровой документацией и обеспечению ее сохранности, что предотвратит гибель кадровой документации и будет способствовать социальной защищенности трудящихся.

10.4 Составление описей

На документы постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись – «архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации». Опись, таким образом, служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Она закрепляет систематизацию дел путем присвоения каждому делу индивидуального номера, раскрывает в заголовке дела его состав и содержание.

Составление описи – это завершающий, последний этап работы с документами в делопроизводстве.
Перед внесением полностью оформленных дел в опись их систематизируют, т.е. располагают в строго определенном порядке. Так как на дела постоянного хранения, дела со сроком хранения свыше 10 лет и дела по личному составу описи составляют раздельно, то и систематизация дел ведется по каждой указанной группе раздельно.

Раскладывая дела по годам, надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством. Дело, начатое в одном структурном подразделении и переданное для окончания в другое, относится к той структурной части, где оно было закончено делопроизводством.

Внутри года дела располагаются в порядке значимости содержащихся в них документов по такой примерной схеме:

• приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся к основной деятельности;
• приказы, протоколы и другие распорядительные документы учреждения;
• планы, сметы;
• отчеты, балансы;
• доклады, переписка и т.д.

Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопросов, хронологии или по алфавиту. При систематизации дел можно использовать номенклатуру дел. Дела по личному составу систематизируются отдельно, т.к. на них составляется самостоятельная опись.
В описание каждого дела входит:

• порядковый номер;индекс дела;
• заголовок дела (в т.ч. и аннотация);
• дата;
• количество листов;
• примечания.

В описи дел со сроком хранения свыше 10 лет перед примечанием имеется дополнительная графа – срок хранения дела.
Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела.

В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.
Если в опись вносятся подряд дела с однотипным содержанием и одинаковыми заголовками, разрешается внести полностью заголовок первого дела, а все остальные обозначить словами «то же». При этом все различия заголовка и другие данные вносятся в опись полностью.

Например:
Переписка с фирмой «Агат» об организации отдыха сотрудников .
То же с фирмой «Восток».
То же с фирмой «Заря».

Графа описи «Примечания» обычно в делопроизводстве не используется. В дальнейшем в ней при приеме дел в архив делаются отметки об особенностях физического состояния дела, о передаче дела или отдельных документов из него другим учреждениям и т.д.

В учреждениях, не имеющих структурных подразделений, образующих в процессе своей деятельности не более 20 дел постоянного хранения в год, составляется общая опись. В крупных учреждениях описи составляются на дела каждого структурного подразделения в отдельности.

Годовые разделы описей на дела, подлежащие постоянному и долговременному хранению, составляются под методическим руководством ведомственного архива работником службы кадров, ответственным за формирование и хранение дел. Опись дел службы кадров должна быть представлена в ведомственный архив через год после завершения дел в делопроизводстве.

Например, годовой раздел описи на дела, отложившиеся в 2003 году, должен быть представлен не позднее 2005 г. В конце описи после последней статьи проставляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел по описи, первый и последний номера дел по описи. Если есть особенности нумерации дел (пропущены номера или есть литерные), они также оговариваются в итоговой записи.

Опись дел службы кадров подписывается составителем с указанием должности, согласовывается с руководителем делопроизводственной службы учреждения и утверждается руководителем службы кадров. Если служба кадров представляет собой крупное подразделение (департамент, управление персоналом) и в ней есть экспертная комиссия (ЭК), то опись до ее утверждения руководством рассматривается и одобряется ЭК. Опись дел составляется в 2­х (при наличии ЭК – в 3­х) экземплярах. Один экземпляр остается в делах службы кадров, второй будет передан в ведомственный архив вместе с делами (3­й будет подшит к протоколу ЭК).

* Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

На основе описей дел структурных подразделений ведомственный архив составляет годовые разделы сводной описи дел учреждения, и по ней ведомственный архив будет передавать дела на постоянное хранение в Государственный архив в соответствии с установленными правилами.

10.5 Сдача дел в архив организации

Сдача дел из структурных подразделений в архив учреждения, если он есть, проводится по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения. Эта работа должна проводиться ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения, по личному составу и со сроком хранения свыше 10 лет принимаются архивом по описям.

Обработанные дела принимаются работником архива в присутствии работника кадровой службы. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема­передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела в архив доставляются сотрудниками кадровой службы.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, «Основные правила работы архивов организаций» разрешают хранение этих дел в структурных подразделениях, в данном случае – в службе кадров до истечения срока их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.
Дела постоянного срока хранения в установленном порядке передаются из ведомственных в государственные архивы. Руководителям негосударственных предприятий часто неизвестно, что их документы, «представляющие собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность», составляют негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации4 Собственники таких документов имеют право на передачу их по соглашению на хранение в государственные архивы5.

При ликвидации организации любого типа вопрос о дальнейшем хранении документов по личному составу решается на основании распоряжения Правительства РФ от 23 апреля 1992 г. № 781­р. В нём «В целях обеспечения социальной и правовой защиты граждан, предотвращения утраты документов по личному составу, улучшении их хранения и использования» предлагалось учреждениям государственной архивной службы принять меры по обеспечению сохранности документов по личному составу, а органам исполнительной власти республик в составе Российской Федерации, краёв, областей, автономных образований, городов Москвы и Санкт­Петербурга рассмотреть вопрос о создании специализированных архивов для хранения и использования документов по личному составу.

В соответствии с этим распоряжением правительства при ликвидации организаций, не имеющих правопреемника или вышестоящего органа, место дальнейшего хранения документов по личному составу, независимо от формы собственности организации, определяется государственным или муниципальным архивом.

В настоящее время в стране создана большая сеть государственных и муниципальных архивов по личному составу. Например, государственные архивы по личному составу были созданы:

Алтай
Бурятия
Дагестан
Кабардино­Балкарская
Калмыкия
Коми
Марий Эл
Мордовия
Саха (Якутия)
Северная Осетия ­ Алания
Татарстан
Удмуртская
Чувашская
в Краснодарском крае
В областях:
Архангельская
Вологодская
Иркутская
Калининградская
Калужская
Кировская
Курганская
Курская
Липецкая
Магаданская
Нижегородская
Новгородская
Омская
Псковская
Самарская
Сахалинская
Свердловская
Смоленская
Тамбовская
Тульская
Тюменская
Читинская
г. Санкт­Петербург.

В Москве создан и действует Центральный архив о трудовой деятельности граждан Москвы. Кроме того в Москве существует и ряд отраслевых архивов, концентрирующих у себя документы по личному составу работников организаций отрасли. Около 240 муниципальных архивов и более 200 архивов по личному составу в органах местного самоуправления также хранят документы по личному составу.

Судьба документов по личному составу акционерных обществ определена в Положении «о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», утверждённом постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг 16 июля 2003 г. № 03­33 ПС. В нём сказано:

«В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим». (пункт 3.9).

1. ГОСТ Р51141­98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения,» п. 43
2. Форма внутренней описи дела приведена в Приложении к «Основным правилам работы архивов организаций» и «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
3. ГОСТ 17914 72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования. – М.: Изд­во стандартов, 1981.
   Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. – М.: Государственная архивная служба России, 1993, ст. 6.
4. Там же, ст. 13

sekretarskoe-delo.ru

Подшитые приказы

3.2. Оформление приказов по личному составу

С 1 июля 2003 г. введен в действие новый Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Информация, которую содержит ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации, Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», входит в компетенцию юристов, секретарей руководителей и других специалистов, работающих с распорядительной документацией. На первый взгляд кажется, что это не имеет отношения к работе кадровой службы предприятия. Но последствия неправильного или неточного оформления кадровой документации носят правовой характер. Поэтому все требования, предъявляемые к оформлению документов организации, в полной мере относятся и к кадровому делопроизводству.

Приказ является наиболее распространенным видом распорядительных документов.

Приказ – правовой акт, издаваемый в организации, действующий на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией.

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Приказами по личному составу документально оформляются:

1) прием на работу;

2) перевод на другую работу;

3) предоставление отпуска;

5) присвоение разрядов, классности;

6) установление размеров оплаты труда;

7) изменение условий труда;

8) командирование сотрудников;

9) наложение дисциплинарных взысканий и др.

По структуре приказы могут быть простыми и сложными.

Простым (индивидуальным) называется приказ, если он касается одного лица. В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу», «О поощрении» и так далее, хотя в настоящее время постановлением о формах предусмотрены формы о приеме на работу, о поощрении, о прекращении трудовых отношений нескольких работников.

В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса заголовок формируется в зависимости от решаемого вопроса. Краткий заголовок начинается с предлогов «О» или «Об», например, «Об изменении оклада». Формулируя заголовок, необходимо помнить, что писать его надо с большой буквы, в каждой строке не должно быть более 28 печатных знаков, количество строк заголовка не должно превышать пяти.

Констатирующая часть может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «в связи», «на основании», «во исполнение», например «В связи с изменением объема выполняемых работ».

Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ». Его печатают прописными буквами с новой строки без абзаца, в конце ставится двоеточие.

Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте приказа по основной деятельности формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт лучше начинать с указания конкретного исполнителя, которым могут быть должностное лицо, структурное подразделение. Глагол, который используется для формулировки предписываемого действия, должен иметь неопределенную форму: «составить», «обеспечить», «изменить» и т. п.

Обычно первый пункт распорядительной части приказа начинается с указания должности, фамилии, инициалов исполнителя, затем формулируются предписываемые действия, после чего проставляется срок исполнения. Он дается в каждом пункте приказа либо отдельной строкой.

Датой приказа является дата его подписания или утверждения. Приказы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату приказа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 1 декабря 2005 г. следует оформлять 01.12.2005.

Допускаются словесно-цифровой способ оформления даты, например 01 декабря 2005 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.12.01.

Место издания приказа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Срок исполнения выделяется в один обобщенный пункт, если он одинаков для всех действий, указанных в приказе. В этом случае пункт о сроках выполнения нумеруется. Обязательно в отдельном пункте приказа указывают структурное подразделение или должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Лучше, конечно, конкретизировать исполнителя (будет с кого спросить).

Контроль за исполнением приказа руководитель может оставить за собой, в этом случае в тексте приказа пишется: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» или же этот пункт опускается, так как его отсутствие указывает, что руководитель лично будет контролировать исполнение приказа.

Приказ подписывают руководитель организации или должностное лицо, исполняющее обязанности руководителя организации во время его отсутствия. Причем следует помнить о том, что полномочия по руководству организацией должны быть зафиксированы в приказе, который составляется на год или на срок отсутствия руководителя.

Запрещается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Подпись является одним из важнейших реквизитов документа. Собственно говоря, документ, не скрепленный личной подписью ответственного должностного лица, не является официальным.

Локальными нормативными актами должны быть определены полномочия должностных лиц в подписании документов, т. е. кто может подписать определенный документ. Это очень важно, так как после того, как ваш работник пойдет на пенсию и работники Пенсионного фонда будут рассматривать подписи, сделанные под записями в трудовой книжке, обнаружится, что сведения об увольнении работника подписал не уполномоченное на это должностное лицо. Надо пояснить, что записи в трудовой книжке делаются только кадровым работником, а подписываются ответственным лицом в должности начальника отдела кадров, а при отсутствии в организации отдела кадров – первым руководителем, директором организации или его заместителем. Это правило не обсуждается.

Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк переносят вместе с подписью.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием наименования организации, если документ оформляется не на бланке организации), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности пишется от левого поля документа, а расшифровка подписи дается на уровне ее последней строки.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в порядке субординации, но при этом подписание документа ведется снизу вверх, т. е. первыми документ подписывают должностные лица, младшие по должности.

При заверении соответствия копии приказа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Специалист по кадрам подпись расшифровка

Допускается копию приказа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Надо отметить, что подпись кадрового работника заверяется только печатью отдела кадров, подпись руководителей организации заверяются печатью организации.

Очень часто у кадровиков возникает вопрос о том, можно ли на приказах ставить факсимильную подпись.

В соответствии со ст. 160 ГК РФ, использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Учитывая, что данный порядок не установлен действующим законодательством, использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон. Кроме того, факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.

Наиболее правильном будет издание приказа по организации об использовании факсимильной подписи в отдельных случаях.

В связи с автоматизацией работы кадровиков есть необходимость рассмотреть ситуацию, если приказ имеет электронную копию. В этом случае в левом нижнем углу каждой страницы документа делается отметка (колонтитул), содержащая «путь» документа в базе: указываются наименование файла, дата и другие поисковые признаки, устанавливаемые в организации. Эта информация при необходимости позволяет легко и быстро найти документ.

Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 были утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Они являются обязательными для всех российских предприятий. Формы, которые содержатся в первой части постановления «По учету кадров», ведут все фирмы вне зависимости от формы собственности. Это унифицированные формы приказов и распоряжений о приеме, переводе, прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении), личная карточка работника, штатное расписание, график отпусков и другие документы. Не все унифицированные формы удобны для заполнения, так как практически не учитывают специфику деятельности организации. Поэтому возникают проблемы с заполнением.

Формы унифицированных документов приспособлены для ведения учета в условиях механизированной обработки учетных данных, а также для обработки вручную. Надо заметить, что следует исключить ведение кадровой документации (в данном случае приказов) так называемыми гелевыми ручками. Паста таких ручек выцветает спустя два-три года, а последующее восстановление текста документов и подписей должностных лиц и работников, ознакомившихся с документами, вызывает определенные затруднения. Вести кадровую документацию рекомендуется шариковыми или перьевыми (под заправку чернилами) ручками с использованием стандартного синего или фиолетового цвета.

Каждой из форм присвоено кодовое обозначение по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД).

В приказах, как и в других документах, не допустимы помарки, подчистки. Ошибки исправляются путем зачеркивания неправильного текста и надписи правильного текста над зачеркнутым.

В унифицированные формы при необходимости можно вносит дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты унифицированных форм, утвержденные Госкомстатом РФ, должны остаться без изменения. Удаление отдельных реквизитов не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим распорядительным документом по организации.

Теперь рассмотрим более подробно унифицированные формы приказов.

С формой приказа о приеме на работу мы уже познакомились ранее.

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) (Приложение 9) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а) применяются для оформления и учета перевода работника (ов) на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией.

Учетные формы заполняются работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (-ам) под расписку. В случае, если трудовой договор с работником не заключался (работник принят на работу до 6 октября 1992 г.) и его прием на работу оформлен приказом, при заполнении унифицированной формы № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» по строке «Основание» указываются конкретные документы, на основании которых работник будет переведен на другую работу (заявление, медицинское заключение, служебная записка и др.), а реквизит «Изменение к трудовому договору» не заполняется. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а), вносится соответствующая запись в трудовую книжку.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) (Приложение 10) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а) применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику (-ам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором.

Приказы составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2).

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8) (Приложение 11) и приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма № Т-8а) применяются для оформления и учета прекращения (расторжения) трудового договора работника (-ов). Приказы составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (-ам) под расписку в порядке, установленном законодательством РФ.

По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.

В строке (графе) форм № Т-8 и Т-8а «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью. В строке (графе) «Документ, номер и дата» делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора, с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).

При прекращении (расторжении) трудового договора материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством РФ, к приказу (распоряжению) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (-ами) (увольнении) прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации.

На основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (-ами) (увольнении) делается запись в личной карточке (форма № Т-2), трудовой книжке.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11) (Приложение 12) и приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а) применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Они составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (-ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку работника (форма № Т-2) и трудовую книжку работника.

При оформлении всех видов поощрений, кроме денежных вознаграждений (премий), допускается исключение из формы № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника» реквизита «в сумме ____________________ руб. ____________________ коп.».

В заключение остается заметить, что приказы (распоряжения) о приеме работника (-ов) на работу служат основанием для подтверждения трудового стажа, места работы, занимаемой должности и других фактов трудовой биографии работника. В соответствии с п. «б» ст. 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в результате деятельности организаций, с указанием сроков хранения для приказов по личному составу (в том числе приказов (распоряжений) о приеме) установлен срок хранения 75 лет. При ликвидации предприятия они в обязательном порядке подлежат сдаче в архив. Копии приказов, подшитые в личное дело руководителя, хранятся вместе с ним постоянно, а личные дела работников – 75 лет (ст. 337 Перечня). Копии приказов, не вошедшие в личные дела, имеют срок хранения пять лет (ст. 343 Перечня). Для не завизированных или не подписанных руководителем, отклоненных проектов приказов устанавливается срок хранения один год (ст. 7 Перечня).

Хотелось бы сказать несколько слов о регистрации приказов по личному составу.

Регистрации в журнале подлежат в основном сложные приказы, унифицированные приказы фиксируются, например, в журнале о приеме и увольнении работников, в журнале приказов о предоставлении отпусков.

Предлагаем следующую форму регистрации приказов.

Можно вести данный журнал в электронном виде, но на бумажном носителе вернее и удобнее.

www.e-reading.mobi