Возврат сумм под отчет

При выдаче наличных под отчет онлайн-кассы не применяют

Нужно ли организации (Тверская область) с 1 июля 2017 года при выдаче и возврате подотчетных сумм применять ККТ?

Федеральным законом от 03.07.2016 № 290-ФЗ (далее – Закон № 290-ФЗ) в Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа” (далее – Закон № 54-ФЗ) внесены существенные изменения, которые вступили в силу с 15.07.2016 (за исключением положений, для которых ст. 7 Закона № 290-ФЗ предусмотрен специальный порядок введения в действие).

Согласно п. 1 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ контрольно-кассовая техника (далее – ККТ) применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных Законом № 54-ФЗ.

В соответствии с восемнадцатым абзацем ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ под расчетами понимаются прием или выплата денежных средств с использованием наличных и (или) электронных средств платежа за реализуемые товары, выполняемые работы, оказываемые услуги, прием ставок и выплата денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению азартных игр, а также прием денежных средств при реализации лотерейных билетов, электронных лотерейных билетов, приеме лотерейных ставок и выплате денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению лотерей.

Перечень случаев, когда применение ККТ не требуется, установлен в ст. 2 Закона № 54-ФЗ, он не включает в себя указанную в вопросе ситуацию. Однако ни выдача, ни возврат подотчётных сумм в понятие “расчёты”, установленное Законом № 54-ФЗ, не включены. Более того, в момент выдачи из кассы средств под отчет и возврата подотчетных сумм расчета за товары, работы и услуги не происходит.

Ранее (до внесения изменений в Закон № 54-ФЗ) компетентные ведомства разъясняли, что при возврате подотчетных сумм ККТ не применяется (письмо ФНС России от 02.11.2004 № 33-0-09/691, письмо МНС РФ от 16.09.2004 № 33-0-11/585@).

Мы полагаем, что хотя нормативные документы, устанавливающие обязанность применения ККТ, претерпели существенные изменения, суть взаимоотношений и характер расчетов не изменились, следовательно, эту логику возможно использовать и сейчас.

На отсутствие необходимости применять ККТ при выдаче и возврате подотчётных сумм указывают и представители налоговых органов в неофициальных комментариях.

Таким образом, с учетом указанных разъяснений и встреченной нами арбитражной практики, считаем: при выдаче и возврате подотчетных сумм ККТ не применяется (смотрите также Энциклопедию решений. Учет при возврате работниками подотчетных сумм в кассу; Вопрос: В организации есть касса, которая используется для внутренних переводов. В кассу денежные средства приходуются только при возврате подотчетных сумм и при возврате займа. Нужно ли приобретать контрольно-кассовую технику? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, декабрь 2016 г.)).

Обратите внимание!
Функции контроля и надзора за соблюдением законодательства РФ о применении ККТ, в том числе за полнотой учета выручки в организациях и у индивидуальных предпринимателей, возложены на налоговые органы (ст. 7 Закона № 54-ФЗ, ст. 7 Закона РФ от 21.03.1991 № 943-I “О налоговых органах Российской Федерации”, п. 5.1.6 Положения о Федеральной налоговой службе, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30.09.2004 № 506). С учетом этого организация может обратиться за соответствующими разъяснениями в налоговый орган по месту учета (пп. 1 п. 1 ст. 21 НК РФ).
В частности, на сайте ФНС России указано, что налогоплательщики такого субъекта РФ, как Тверская область, могут получить необходимую информацию о новом порядке применения контрольно-кассовой техники у главного государственного налогового инспектора контрольного отдела Управления Федеральной налоговой службы по Тверской области Рубана Максима Алексеевича по телефону: +7 (4822) 50-67-28.
Можно также задать вопрос на форуме ФНС России “Форум по новому порядку применения контрольно-кассовой техники”. На такую возможность указано в Бюллетене УОК выпуск 2 (сентябрь).

Ответ подготовил: Волкова Ольга, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Контроль качества ответа: Барсегян Артем, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм

www.garantexpress.ru

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

Отправить на почту

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса — довольно частая ситуация, с которой периодически сталкиваются практически все работодатели. Какие варианты возврата подотчетных сумм приемлемы и как отразить возврат в бухучете?

Особенности возврата денег в кассу подотчетным лицом

Организации (ИП) могут выдавать под отчет денежные средства двумя способами:

  • переводом на счет сотрудника или корпоративную карту (письмо Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-03/728);
  • выдачей наличных денежных средств (указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).
  • Если сотрудник использовал не все выданные ему подотчетные деньги, он должен осуществить их возврат в установленные для этого у работодателя сроки (п. 6.3 указания № 3210-У).

    Размер возвращаемой суммы определяется по итогам проверки и утверждения авансового отчета по израсходованным суммам. Составить такой отчет нужно не позднее 3 рабочих дней с даты истечения срока, на который были выданы деньги (п. 6.3 указания № 3210-У). Срок выдачи фиксируется в заявлении, составленном работником на выдачу аванса, или в распорядительном документе работодателя о выдаче денег под отчет. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) оформление работником заявления больше не является обязательным условием для выплаты подотчетных сумм. Осуществить ее можно на основании распорядительного документа руководителя юрлица (или ИП).

    ВАЖНО! Указание № 3210-У распространяет свои нормы только на правила выдачи и возврата средств в наличной форме. Для безналичных расчетов по подотчетным суммам его положения не применяются, и работодателю, использующему такой способ, необходимо утвердить порядок расчетов с подотчетниками внутренним документом.

    Можно ли осуществить возврат подотчетных средств на расчетный счет

    Действующее законодательство не запрещает сотрудникам осуществлять возврат подотчетных сумм на расчетный счет работодателя. Однако во избежание споров с налоговыми органами необходимо закрепить во внутреннем нормативном документе возможность возврата подотчетными лицами неизрасходованных средств на расчетный счет компании или зафиксировать такой вариант возврата в заявлении (распоряжении) на выдачу авансовых сумм.

    Сотруднику, осуществляющему перевод, для идентификации перечисления необходимо прописать в назначении платежа, что он производит возврат подотчетных сумм.

    И все же оптимальный способ возврата подотчетных средств, исключающий какие-либо разногласия с контролерами, — в кассу предприятия.

    Как отражается в бухучете сумма возврата взятых в под отчет денежных средств

    Компания, получив подотчетные суммы от сотрудника, отражает в бухучете проводки:

  • Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу наличных средств;
  • Дт 51 Кт 71 — возврат подотчетных сумм на рублевый банковский счет предприятия;
  • Дт 52 Кт 71 — возврат подотчета на валютный счет фирмы;
  • Дт 94 Кт 71 — отражение задолженности подотчетника при невозврате им выданных сумм.
  • О том, как поступить, если сотруднику не хватило подотчетных средств, читайте в статье «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».

    Как вернуть денежные средства из подотчета, если сотрудник у вас больше не работает

    В ситуации, когда подотчетные деньги сотрудник не вернул и уволился, можно поступить следующим образом:

    • Если сотруднику еще не выплачена зарплата, то, задолженность можно удержать из его зарплаты, при наличии решения руководителя и согласия сотрудника. При этом удержание не должно превышать 20% от зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
    • Если с сотрудником все расчеты прекращены или он не согласен с размером удерживаемых сумм, взыскать задолженность можно только в судебном порядке.
    • О том, можно ли задержать выплату средств, причитающихся работнику при увольнении, если он не вернул подотчетные суммы, читайте в материале «Расчет при увольнении по собственному желанию – 2017».

      Возврат подотчетных сумм может быть осуществлен как в наличной, так и в безналичной форме. Для минимизации рисков по возникновению споров с налоговыми органами возможность возврата средств в безналичной форме следует зафиксировать во внутреннем нормативном акте.

      Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

      Есть вопросы? Получите быстрые ответы на нашем форуме!

      nalog-nalog.ru

      Порядок предоставления денег в подотчет и возврата остатка подотчетных сумм.

      Сотрудник, которому выдали деньги в подотчет, должен отчитаться по ним в установленные сроки и при необходимости сдать остаток подотчетных сумм в кассу.

      Т.к. в законодательстве Российской Федерации никаких ограничений о длительности срока, на который выдаются деньги в подотчет нет, то руководитель организации имеет право самостоятельно назначить сроки возврата подотчетных сумм. Например, несколько дней, месяц, квартал и т.д. В общем случае: в соответствии

      с п.4.4 гл.4 «Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетами банка России на территории Российской Федерации» от 12 октября 2011г. (далее Положение), подотчетное лицо обязано не позднее трех рабочих дней по истечении утвержденного руководителем предприятия срока, на который выдаются деньги, или со дня выхода на работу предъявить авансовый отчет по израсходованной подотчетной сумме.

      Пример . Офис-менеджер ООО «Березка» И.В.Беликова 1 марта 2013 года получила в кассе организации 2000 руб. в подотчет на оплату ремонта принтера. В резолюции руководителя на заявлении о предоставлении денег в подотчет указано, что деньги выданы ей на 20 дней. Т.о. срок, на который Беликовой выданы подотчетные деньги, истечет 20 марта 2013года.

      В течение трех рабочих дней, то есть не позднее 23 марта 2013года, Беликова должна будет представить в бухгалтерию авансовый отчет.

      На практике работник из полученных денег в подотчет может оплатить хозяйственные расходы предприятия в меньшей сумме, чем та, которую ему выдали, либо в течение срока, на которые ему были выданы наличные деньги в подотчет, не осуществить и не оплатить никаких хозяйственных расходов. В первом случае работник составляет и предоставляет в бухгалтерию организации авансовый отчет и производит окончательный расчет, т.е. возвращает остаток подотчетных сумм. Во втором случае работник возвращает в кассу остаток подотчетных сумм и авансовый отчет не составляет.

      Вполне возможна ситуация, когда работник не отчитывается в установленный срок по подотчетным суммам и уходит в отпуск.

      Ситуация1. Работник не отчитался в установленный срок ушел в отпуск, после окончания отпуска вышел на работу.

      В этом случае, когда он вернется с отпуска, предельный срок, установленный руководителем, для отчета, может закончиться. Налоговых последствий по НДФЛ данная ситуация не несет, т.к. право собственности на полученную в подотчет сумму к работнику не переходит и данные подотчетные деньги его доходом являться не будут. (ст.41 и ст.210 НК РФ). После выхода сотрудника на работу необходимо потребовать, что бы он отчитался за неиспользованные подотчетные деньги и остаток подотчетных сумм сдал в кассу.

      Пока сотрудник не отчитается по ранее полученным средствам и не вернет остаток неиспользованного аванса, ему нельзя выдавать новые суммы под отчет согласно Положению о порядке ведения кассовых операций.

      Если сотрудник не возвращает деньги добровольно, то организация может вернуть их путем принятия решения об удержании из заработной платы указанного сотрудника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. При этом должно выполняться условие, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания ( ч.3 ст.137 Трудового кодекса).

      Решение оформляется, как правило, в форме приказа или распоряжения. Унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. В данной ситуации лучше руководствоваться Письмом Роструда от 9 августа 2007 г. N 3044-6-0.и получить письменное согласие работника на удержание.

      При этом ст.138 Трудового Кодекса РФ ограничивает размеры удержания до 20% от заработной платы работника. Поэтому неизрасходованные подотчетные суммы будут удерживаться ежемесячно при каждой выплате заработной платы работнику, пока не будут погашены полностью.

      Пример. Прораб ООО «Стройинвест» П.Н. Кузьмин получил 20 января 2013 г. в подотчет 6000 руб. на приобретение инструмента. Согласно распоряжения руководителя деньги выданы на срок 10 дней.Согласно п. 4.4 Положения отчитаться по израсходованным суммам следует в течение трех рабочих дней. Таким образом, сдать авансовый отчет в бухгалтерию и неизрасходованные подотчетные суммы в кассу ООО «Стройинвест» Кузьмин должен до 1 февраля 2013 г. включительно. 27 января 2012 г. Кузьмин приобрел необходимый инструмент. В бухгалтерию он сдал авансовый отчет, к которому приложил кассовый чек на сумму 4500. При этом остаток неизрасходованной подотчетной суммы — 1500 руб. (6000-4500) Кузьмин добровольно не вернул, а 28 января ушел в отпуск на 14 календарных дней. После выхода из отпуска деньги так же не были им возвращены.

      16 февраля руководитель организации издал приказ об удержании 1500 руб. неизрасходованных подотчетных сумм из заработной платы Кузьмина. Кузьмин дал свое письменное согласие, что не оспаривает размера и оснований удержания из заработной платы. Заработная плата Кузьмина за февраль составила 20000 руб. Т.к. 1500 руб. меньше чем 20% заработной платы Кузьмина за февраль (20000*20%= 4000руб.), то из февральской заработной платы Кузьмина удержания неиспользованных подотчетных сумм были произведены в размере 1500 руб.

      Решение об удержании из заработной платы работника остатка подотчетных сумм руководитель может принять только в течении месяца. Если руководитель пропустил этот срок или сотрудник не согласен с основанием и размерами удержания и сумма превышает среднемесячный заработок сотрудника, то в этом случае организации на основании ч.2 ст.248 ТК РФ может вернуть деньги только через суд. Обратиться в суд с иском о взыскании долга с работающего сотрудника можно в течение одного года со дня, когда этот сотрудник обязан был отчитаться за полученные деньги в подотчет ( ч. 2 ст. 392 ТК РФ ).

      Конечно, работник может и сам обратиться к руководителю с заявлением об удержании из зарплаты долга по подотчетным суммам. В этом случае размер задолженности не важен, то есть сумма долга, удерживаемого из зарплаты, может превышать средний месячный заработок сотрудника. В этом случае нарушений положений статьи 248 Трудового Кодекса РФ не произойдет. Так же работник имеет право попросить об отсрочке или рассрочке платежа.

      Ситуация 2. По окончании отпуска работник уволился, не погасив долг по подотчетным суммам.

      Возможна ситуация, когда все расчеты с увольняющимся работником уже произведены, а его задолженность выявлена после окончательного расчета, поэтому организация не может удержать сумму долга по подотчетным суммам из его зарплаты. В данной ситуации взыскать задолженность с бывшего сотрудника работодатель сможет только через суд. Если работник устроился на другую работу, то погашать задолженность он будет по исполнительному листу.

      Механизм возврата задолженности через суд достаточно сложный, затратный и не гарантирует организации положительного для нее решения. Поэтому достаточно часто при небольшой сумме долга организации отказываются от ее взыскания, т.е. «прощают» работнику долг. Статья 415 Гражданского Кодекса РФ предусматривает такой вариант освобождения должника от лежащих на нем обязательств. Так как ГК РФ не содержит специальных требований к форме прощения долга, то обычно такое решение оформляется приказом или распоряжением руководителя организации. Необходимо так же сообщить и бывшему работнику о том, какой долг, в каком размере и когда ему прощен.

      В случае, когда организация не производит «прощения» долга и пытается его вернуть, то данная задолженность отражается в бухгалтерском учете организации. По окончанию срока исковой давности задолженность работника признается безнадежной к взысканию и списывается на финансовые результаты деятельности организации. Затем такая задолженность отражается за балансом в течении пяти лет.

      Срок исковой давности по подотчетным суммам, которые бывший сотрудник не вернул, начинают отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги. Это следует из п. 2 ст. 200 Гражданского кодекса. Срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). При наличии оснований для прерывания срока исковой давности названный срок начинают отсчитывать заново (ст. 203 ГК РФ).

      Пример. ООО «Стройинвест» выдало в подотчет 10 июня 2012г. завхозу И.И.Петрову 8000руб. на покупку хозяйственного инвентаря. Согласно, распоряжения руководителя подотчетные деньги на срок я на срок 30 дней.20 июня Петров уволился и по подотчетным суммам не отчитался, денежные средства в кассу предприятия не вернул.

      Срок исковой давности по подотчетным суммам, которые Петров не вернул, ООО «Стройинвест» начало отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги, — с 9 июля 2012 г.9 июня 2014 г. ООО «Стройинвест» закончит отсчитывать срок исковой давности при отсутствии причин для его прерывания и признает задолженность безнадежной к взысканию.

      Удержание НДФЛ с уволившегося сотрудника.

      Организация признается на основании ст.226 Налогового кодекса РФ налоговым агентом по НДФЛ, и при увольнении работника и наличии у него задолженности в виде ранее выданного аванса она обязана исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога в бюджет.

      Для этого она должна предпринять все меры, предусмотренные действующим законодательством для возвращения денежных средств, которые были выданы работнику подотчет. В случае, когда это оказалось невозможным: например, с истечением срока исковой давности; принятием организацией решения о прощении долга работника, то датой получения бывшим работником организации дохода в виде невозвращенных сумм, выданных под отчет, будет дата, с которой такое взыскание стало невозможно, или дата принятия соответствующего решения о прощении долга.

      Если организация не может удержать исчисленную у бывшего работника сумму НДФЛ, то в соответствии с п. 5 ст. 226 Налогового кодекса налоговый агент обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога.

      Учитывая все вышеизложенное рекомендую организациям регулярно проводить инвентаризацию задолженностей работников по подотчетным суммам. При выявлении просроченной задолженности требовать от работника в срочном порядке сдать авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы, либо если авансовый отчет сдан, а излишки денежных средств нет, то сдачу денежных средств в кассу. При начислении отпускных желательно проверять состояние расчетов с данным работником по подотчетным суммам и принимать соответствующие меры.

      galinaguselnikova.ru

      Возврат подотчетных сумм на расчетный счет: бухгалтерские проводки

      Все чаще компании отказываются от наличного денежного оборота. Это позволяет не тратиться на оборудование кассы, исключает необходимость получения и сдачи наличных денежных средств в банке, а при больших денежных оборотах значительно снижает издержки на содержание в штате кассиров, инкассаторов и охранных служб.

      Порядок выдачи денежных средств под отчет

      Выдача работнику денег на командировочные, хозяйственные и прочие расходы, связанные с осуществлением деятельности компании является обычной практикой. Порядок выдачи денежных средств под отчет регламентируется Указанием ЦБ РФ от 11.03.14г. №3210-У.

      Для минимизации наличного денежного оборота, в том числе, переводятся в безналичную форму расчеты с сотрудниками. Возможность использования банковских карт сотрудников, в том числе зарплатных, для расчетов по подотчетным суммам МинФин подтвердил еще в 2013 году в Письме № 02-03-10/37209.

      Достаточно часто возникает вопрос: если возможно перечисление денег под отчет на банковскую карту работника, то возможен ли возврат подотчетных сумм на расчетный счет предприятия?

      Сотрудник должен вернуть полученные суммы на командировочные или хозяйственные расходы, которые не были им израсходованы, в следующие сроки:

    • в день истечения срока, на который были выданы денежные средства;
    • в первый день выхода на работу после окончания командировки, отпуска, болезни и т.д., если окончание срока, на который были выданы деньги под отчет, приходится на эти периоды.
    • Российское законодательство не содержит каких-либо разъяснений о том, как может работник возвратить деньги, полученные под отчет: осуществив возврат подотчетных сумм в кассу или безналичным переводом. Приказ МинФина № 94н разрешает корреспонденцию счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по возврату денежных средств со счетами 50 «Касса» и 51 «Расчетные счета». Таким образом, возврат на расчетный счет возможен, а в случае, если в организации работа с наличными сведена минимуму или вовсе отсутствует, является единственно возможным вариантом.

      Как правильно оформить платеж по возврату денежных средств из подотчета

      Порядок перечисления неиспользованных денег, полученных под отчет, по безналичному расчету необходимо разъяснить каждому сотруднику, получающему такие суммы. Сотрудник должен иметь актуальные реквизиты компании, в которых должны быть указаны:

    • полное наименование организации;
    • ИНН/КПП;
    • номер расчетного счета;
    • наименование банка;
    • корреспондентский счет и БИК
    • В назначении платежа необходимо обязательно указать «перечисление неиспользованных подотчетных сумм».

      Бухгалтерские проводки по возврату подотчетных сумм

      Бухгалтер сделает следующие проводки при возврате подотчетных сумм на расчетный счет:

      Дебет 51 Кредит 71

      Данная проводка будет сделана на основании выписки банка. Никаких дополнительных документов прилагать нет необходимости.

      clubtk.ru

      Частичный возврат подотчетных средств

      Добрый день!
      Давайте обратимся к первоисточнику — положению ЦБ РФ № 373-П. Читаем:

      «4.4. Для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет (далее — подотчетное лицо) расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
      Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
      Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег».

      Как видим, предельные сроки составления авансового отчета обусловлены двумя основаниями:
      — срок, на который выдана сумма;
      — необходимость выдать еще одну сумму под отчет.

      Есть еще одно чисто рабочее обстоятельство — необходимость признания расходов. Без авансового отчета признать расходы никак не получится.

      Поэтому я считаю, что частично возвращать деньги в кассу подотчетник может и без авансового отчета. Но после окончания срока он всё равно должен составить авансовый отчет.
      Если задумаете дать ему дополнительные деньги, перед этим нужно составить авансовый отчет за предыдущие денежные средства.
      Ну и, конечно, если он «нечаянно» всё-таки приобретет то, на что брал деньги, то лучше сделать авансовый отчет, не дожидаясь конца срока.

      Вместе с тем, есть некоторая опасность, что выдача денег под отчет без реальной цели их расходования может быть признана налоговиками «незаконным хранением».
      Подробнее о такой опасности читайте здесь.

      www.buhonline.ru