Приказ МВД России от 28 апреля 2014 г. N 381 «О некоторых вопросах централизованного учета персональных данных сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации, граждан Российской Федерации, поступающих на службу в органы внутренних дел Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями)

Приказ МВД России от 28 апреля 2014 г. N 381
«О некоторых вопросах централизованного учета персональных данных сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации, граждан Российской Федерации, поступающих на службу в органы внутренних дел Российской Федерации»

С изменениями и дополнениями от:

20 августа 2014 г., 20 марта 2015 г., 30 сентября 2016 г.

Информация об изменениях:

Приказом МВД России 30 сентября 2016 г. N 615 в преамбулу внесены изменения

В соответствии с пунктом 8 части 1 статьи 11 и частью 7 статьи 39 Федерального закона от 30 ноября 2011 г. N 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»* — приказываю:

1.1. Положение о централизованном учете персональных данных сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации и ведении его личного дела (приложение N 1).

1.2. Положение о централизованном учете персональных данных гражданина Российской Федерации, поступающего на службу в органы внутренних дел Российской Федерации (приложение N 2).

2. Установить, что ранее оформленные личные дела сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации переоформлению не подлежат.

3. Руководителям (начальникам) главных управлений, департаментов, управлений МВД России, Национального центрального бюро Интерпола МВД России, территориальных органов МВД России, образовательных, научных, медико-санитарных и санаторно-курортных организаций системы МВД России, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел Российской Федерации, организовать изучение сотрудниками кадровых подразделений настоящего приказа и обеспечить его реализацию.

4. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра С.А. Герасимова.

Приказом МВД России 30 сентября 2016 г. N 615 сноска изложена в новой редакции

* Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 49, ст. 7020; 2012, N 50, ст. 6954; 2013, N 27, ст. 3477; N 48, ст. 6165; 2014, N 49, ст. 6928; N 52, ст. 7542; 2015, N 7, ст. 1022; N 29, ст. 4356; N 41, ст. 5639; 2016, N 27, ст. 4160; N 27, ст. 4233, 4238.

Определен порядок централизованного учета персональных данных сотрудника ОВД. Этим занимаются кадровые подразделения органов и учреждений системы МВД России.

Централизованный учет ведется постоянно индивидуально по сотруднику как с помощью средств автоматизации, так и без них.

В последнем случае оформляются личные дела, алфавитная, служебная карточки, штатно-должностная книга, карточка пономерного учета, а также карточки сотрудников со спецзванием высшего начальствующего состава и тех, кто имеет государственные награды. Приведены формы указанных документов.

Урегулирован порядок ведения личного дела. Содержащаяся в нем информация является служебной и (или) государственной тайной. Личные дела регистрируются в инвентарной книге не позднее 5 дней с даты издания приказа о назначении сотрудника на должность.

Закреплена процедура централизованного учета персональных данных гражданина, поступающего на службу в ОВД. Информация вносится в специальные банки данных. За основу берутся представленные претендентами материалы, в т. ч. заявление о принятии на службу, анкета, автобиография, заключение ВВК, согласие на обработку сведений.

Приказ МВД России от 28 апреля 2014 г. N 381 «О некоторых вопросах централизованного учета персональных данных сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации, граждан Российской Федерации, поступающих на службу в органы внутренних дел Российской Федерации»

Зарегистрировано в Минюсте РФ 4 июня 2014 г.

Регистрационный N 32562

Настоящий приказ вступает в силу по истечении 10 дней после дня его официального опубликования

Текст приказа опубликован в «Российской газете» от 6 августа 2014 г. N 175

В настоящий документ внесены изменения следующими документами:

Приказ МВД России от 30 сентября 2016 г. N 615

Приказ МВД России от 20 марта 2015 г. N 351

Изменения вступают в силу по истечении 10 дней после дня официального опубликования названного приказа

Приказ МВД России от 20 августа 2014 г. N 713

base.garant.ru

Учет персональных данных сотрудников ОВД (Соболева Е.)

Дата размещения статьи: 25.06.2015

Согласно ч. 1 ст. 39 Закона N 342-ФЗ в ОВД ведутся личные дела, документы учета сотрудников, банки данных о сотрудниках, содержащие персональные данные сотрудников, сведения об их служебной деятельности и стаже службы, а также персональные данные членов семей сотрудников. Это касается и самих сотрудников ОВД, и граждан, поступающих на службу в ОВД. При этом учет персональных данных сотрудников должен осуществляться в соответствии с положением о централизованном учете персональных данных, которое утверждается федеральным органом исполнительной власти в сфере внутренних дел (ч. 7 ст. 39 Закона N 342-ФЗ). В настоящее время Положение, определяющее порядок организации работы по централизованному учету персональных данных сотрудника ОВД и ведению его личного дела, утверждено Приказом МВД России N 381 . В помощь кадровым службам ОВД рассмотрим основные положения данного Приказа.
———————————
Федеральный закон от 30.11.2011 N 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».
Приказ МВД России от 28.04.2014 N 381 «О некоторых вопросах централизованного учета персональных данных сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации, граждан Российской Федерации, поступающих на службу в органы внутренних дел Российской Федерации».

В начале отметим, что Приказом МВД России N 381 утверждены:
— Положение о централизованном учете персональных данных сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации и ведении его личного дела (Приложение 1) (далее — Положение N 1);
— Положение о централизованном учете персональных данных гражданина Российской Федерации, поступающего на службу в органы внутренних дел Российской Федерации (Приложение 2) (далее — Положение N 2).
Ранее оформленные личные дела сотрудников ОВД переоформлению не подлежат (п. 2 Приказа МВД России N 381).

Кто должен вести учет персональных данных сотрудников ОВД?

Как сказано в п. 4 Положения N 1, централизованный учет персональных данных сотрудника осуществляют кадровые подразделения главных управлений, департаментов, управлений МВД, Национального центрального бюро Интерпола МВД, территориальных органов МВД, образовательных, научных, медико-санитарных и санаторно-курортных организаций системы МВД, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на ОВД.
Отметим, что централизованный учет сотрудников ОВД осуществляется на основании личного дела и документов учета сотрудника.

Обратите внимание! В отношении сотрудников, замещающих должности штатного негласного состава, централизованный учет не осуществляется (п. 6 Положения N 1).

Какие документы являются документами учета сотрудника ОВД?

Этими документами являются:
— алфавитная карточка;
— служебная карточка;
— штатно-должностная книга;
— карточка сотрудника, имеющего специальное звание высшего начальствующего состава;
— карточка полномерного учета;
— карточка сотрудника, награжденного государственными наградами РФ.
Обращаем ваше внимание на то, что формы вышеперечисленных документов являются Приложениями к Приказу МВД России N 381.
Указанные документы учета заполняются шариковой ручкой (с наполнителем черного, синего или фиолетового цвета) либо на печатающих устройствах. Исключением является штатно-должностная книга, которая заполняется карандашом.
При заполнении документов учета сотрудника не допускается сокращение фамилий, имен, отчеств, названий регионов, населенных пунктов, улиц, органов, организаций, подразделений МВД, за исключением случаев, если они носят общепринятый характер и интерпретируются однозначно.

Личное дело сотрудника ОВД

Основной формой учета персональных данных сотрудника является личное дело. В силу п. 17 Положения N 1 сведения, содержащиеся в личном деле, являются конфиденциальной информацией (служебной тайной) и (или) сведениями, составляющими государственную и иную охраняемую законом тайну.
Ведение личных дел также осуществляется сотрудниками кадровых подразделений органов, организаций, подразделений МВД по форме согласно Приложению 7 к Положению N 1. Личные дела сотрудников подлежат учету в инвентарной книге, форма которой тоже является одним из Приложений к Положению N 1. При этом количество номеров в ней должно соответствовать количеству личных дел, подлежащих хранению. Номер, за которым в инвентарной книге зарегистрировано личное дело, проставляется на лицевой части и на корешке обложки личного дела. Личные дела хранятся по порядку номеров. Вновь поступившие личные дела нельзя регистрировать под номерами дел, которые еще не сданы на архивное хранение.
Отметим, что в случае хранения более 500 личных дел сотрудниками кадровых подразделений органов, организаций, подразделений МВД кроме инвентарной книги необходимо вести картотеку по алфавитным карточкам личных дел. Форма картотеки также предусмотрена одним из Приложений к Положению N 1.
Личные дела должны регистрироваться в инвентарной книге не позднее пяти дней со дня издания приказа о назначении гражданина на должность в органах внутренних дел.

Структура личного дела сотрудников ОВД

Личное дело сотрудника состоит из шести частей. Рассмотрим каждую часть более подробно.
Часть первая содержит послужной список, документы, подтверждающие стаж службы (выслугу лет) или ее отдельные периоды, справку-объективку.

Обратите внимание! В личные дела штатных негласных сотрудников справка-объективка не вкладывается.

В часть вторую входят:
— письменное согласие на оформление допуска к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую законом тайну, а также на проверку достоверности сообщенных гражданином сведений;
— экземпляр контракта о прохождении службы в ОВД и экземпляры дополнительных письменных соглашений к нему;
— договор о полной материальной ответственности — в случаях, предусмотренных законодательством РФ;
— выписки из приказов о назначении на должность, о совмещении обязанностей, о временном отстранении, о привлечении к выполнению служебных обязанностей в особых условиях, о прикомандировании, о приостановлении службы, об увольнении;
— представления к присвоению специальных званий;
— наградные листы с отметками о вручении сотруднику государственных или ведомственных наград;
— мотивированный отзыв и аттестационный лист;
— иные документы, связанные с прохождением службы в ОВД.
Часть третья содержит:
— заявление о поступлении на службу или на обучение в образовательную организацию высшего образования МВД;
— личное поручительство — в случаях, предусмотренных законодательством РФ;
— письменное согласие на обработку персональных данных;
— решение по результатам рассмотрения документов, представленных гражданином для поступления на службу в ОВД;
— собственноручно заполненную и подписанную анкету;
— заключение военно-врачебной комиссии;
— собственноручно написанную автобиографию;
— подписанный сотрудником бланк с текстом Присяги;
— копии паспорта, свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, заверенные копии документов об образовании и (или) о квалификации, копии документов о дополнительном профессиональном образовании и профессиональном обучении сотрудника, наличии ученой степени или ученого звания, об участии в конкурсе на замещение вакантной должности в ОВД, о прохождении испытания (если оно устанавливалось при поступлении на службу);
— копию уведомления или свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (ИНН);
— расписку в получении трудовой книжки и документов воинского учета, если сотрудник уволен со службы в ОВД;
— иные документы, связанные с изучением данных о гражданине.
Часть четвертая состоит из:
— архивных материалов, связанных с прохождением службы в ОВД;
— документов медицинских организаций, подтверждающих сведения об увечьях и иных повреждениях здоровья (заболеваниях), полученных сотрудником при выполнении им служебных обязанностей, заключений по результатам служебных проверок;
— удостоверений к государственным и ведомственным наградам.
Часть пятая содержит:
— материалы проверки достоверности сведений, сообщенных гражданином;
— результаты психологических и психофизиологических исследований (обследований);
— результаты тестирования, направленного на выявление потребления без назначения врача наркотических средств или психотропных веществ и злоупотребления алкоголем или токсическими веществами;
— заключение о профессиональной психологической пригодности.
В часть шестую входят сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера сотрудника, а также о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера его супруги (супруга) и несовершеннолетних детей, представленные по форме, установленной законодательством РФ.

Оформление личного дела сотрудника

Документы, содержащиеся в личном деле, подшиваются или скрепляются специальным устройством, обеспечивающим их надежное крепление. При этом документы, хранящиеся в четвертой, пятой и шестой частях личного дела, не скрепляются в основной папке личного дела. Кроме того, документы шестой части личного дела могут храниться отдельно от личного дела с присвоением номера, аналогичного номеру личного дела, с отметкой в соответствующей книге учета.
В Положении N 1 сказано, что к личному делу необходимо подклеивать конверт, в котором хранятся трудовая книжка, за исключением случаев:
— если служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые;
— если трудовая книжка утрачена (или копия трудовой книжки, если гражданин на момент проведения проверки сообщенных им сведений работает по трудовому договору).
Документы воинского учета хранятся в данном конверте только у военнообязанных и граждан, подлежащих призыву на военную службу.
В указанный конверт вкладывается бланк описи хранящихся в нем документов. На оборотной стороне обложки личного дела помещается фотография сотрудника (анфас) размером 9 x 12 см. Сотрудники фотографируются в установленной повседневной форме одежды (без верхней одежды и головного убора). На оборотной стороне фотографии проставляются Ф.И.О. сотрудника, которые заверяются подписью сотрудника кадрового подразделения или непосредственного руководителя (начальника). Новая фотография помещается при изменении специального звания сотрудника.
Все документы, которые хранятся в личном деле и конверте, должны быть пронумерованы и внесены в опись. Отметим, что каждый документ записывается отдельно с указанием его наименования, количества листов и даты приобщения к личному делу.
Отметки в личном деле, касающиеся проведения проверочных мероприятий, результатов психологических и психофизиологических исследований (обследований), тестирования, направленного на выявление потребления без назначения врача наркотических средств или психотропных веществ и злоупотребления алкоголем или токсическими веществами, заключения о профессиональной психологической пригодности, архивных материалов, справок о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера сотрудника вносятся в специальный бланк, который подклеивается под конвертом.

Обратите внимание! Проверка правильности оформления документов и сведений, содержащихся в личном деле, а также своевременного дополнения его необходимыми документами возлагается на сотрудников кадровых подразделений органов, организаций, подразделений МВД (п. 40 Положения N 1).

Отметим, что не реже одного раза в год производится инвентаризация личных дел (сверка наличия личных дел с записями в инвентарной книге). Данная инвентаризация проводится специально создаваемой комиссией в составе не менее трех представителей органа, организации, подразделения МВД. В состав комиссии в обязательном порядке включаются представители кадрового и режимно-секретного подразделений органа, организации, подразделения МВД. По результатам проведения инвентаризации оформляется акт, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем (начальником) органа, организации, подразделения МВД.
В заключение этого раздела отметим, что все личные дела сотрудников, уволенных со службы в ОВД, сдаются на архивное хранение по описи не ранее чем через один год и не позднее чем через пять лет после их увольнения.

Особенности ведения послужного списка сотрудника ОВД

В Положении N 1 большое внимание уделено ведению послужного списка сотрудника ОВД. Как сказано в п. 25 указанного Положения, послужной список является документом, отражающим прохождение службы сотрудником. Он составляется сотрудником кадрового подразделения органа, организации, подразделения МВД на основании документов, хранящихся в личном деле.
Обратим ваше внимание на особенности ведения послужного списка:
— все записи в нем делаются шариковой ручкой (с наполнителем черного, синего или фиолетового цвета) в именительном падеже разборчиво, аккуратно, без сокращений и исправлений. Отметим, что для внесения записей в него также допускается использовать штампы. При этом отпечаток штампа должен быть четким и разборчивым;
— не допускается внесение в него записей, содержащих сведения, не предусмотренные его формой;
— сотрудник должен быть ознакомлен с составленным списком под расписку, которая подтверждает правильность внесенных в него записей;
— после ознакомления сотрудника послужной список подписывается руководителем (начальником) кадрового подразделения и заверяется гербовой печатью органа, организации, подразделения МВД;

Обратите внимание! Последующее ознакомление сотрудника с послужным списком осуществляется не реже одного раза в пять лет, а также перед отправкой личного дела для ознакомления в другой орган, организацию, подразделение МВД при переводе сотрудника на новое место службы либо перед ознакомлением с представлением к увольнению из органов внутренних дел (п. 29 Положения N 1).

— в разд. 9 послужного списка необходимо внести сведения о трудовой деятельности, об обучении. Основанием для внесения указанных сведений являются трудовая книжка и документ об образовании и (или) о квалификации. Подтверждение отдельных этапов трудовой деятельности может производиться на основании выданных по установленной форме справок организаций и учреждений;
— в разд. 10 послужного списка необходимо вносить сведения о прохождении службы в ОВД, в Вооруженных Силах, во внутренних войсках МВД, в федеральных органах исполнительной власти на должностях, по которым предусмотрено присвоение специальных (воинских) званий, в аналогичных государственных структурах бывшего СССР и стран СНГ, а также сведения о прикомандировании сотрудника к федеральному органу государственной власти, иному государственному органу или к организации, о присвоении (подтверждении, снижении или лишении) квалификационного звания, о заключении нового контракта с сотрудником, достигшим предельного возраста пребывания на службе. Основанием для внесения названных данных являются соответствующие приказы по личному составу, личные дела, документы воинского учета, указы и распоряжения Президента РФ. При этом номер, дата правового акта и наименование органа, организации или подразделения, его издавшего, записываются напротив каждого периода службы, подтвержденного данным правовым актом;

Обратите внимание! Сведения, внесенные в разд. 10, заверяются подписью руководителя (начальника) кадрового подразделения или его заместителя и гербовой печатью органа, организации, подразделения МВД в случае увольнения сотрудника со службы.

— в разд. 11 необходимо внести сведения об аттестации сотрудника;
— в разд. 12 вносится информация о периодах службы, в течение которых сотрудник выполнял служебные обязанности в особых условиях, в том числе участвовал в боевых действиях. Отметим, что наименование региона, в котором сотрудник выполнял служебные обязанности в особых условиях или участвовал в боевых действиях, приводится в соответствии с действующим на тот момент административно-территориальным делением. Сведения о времени, в течение которого сотрудник находился в этом регионе, вносятся на основании приказа о зачете данного срока в стаж службы (выслугу лет) для назначения пенсии на льготных условиях, указываются номер и дата соответствующего приказа, а также наименование ОВД, издавшего его. Названные записи также заверяются подписью руководителя (начальника) кадрового подразделения или его заместителя и гербовой печатью органа, организации, подразделения МВД;
— в разд. 13 вносятся сведения об увечьях и иных повреждениях здоровья (заболеваниях), полученных при выполнении служебных обязанностей, кратко излагаются обстоятельства, при которых они были получены. Учитываются увечья и иные повреждения здоровья (заболевания), в результате которых произошла временная или стойкая утрата трудоспособности. Данные вносятся на основании документов, выданных медицинскими организациями;
— в разд. 14 необходимо внести информацию о награждении орденами и медалями РФ, бывшего СССР и иностранных государств, ведомственными наградами МВД, а также иными наградами (поощрениями), о присвоении почетных званий. Эти данные вносятся на основании документов, содержащих решение органа, произведшего награждение (поощрение);
— в разд. 19 указываются сведения о семейном положении сотрудника, фамилия, имя, отчество супруга (супруги), детей, лиц, находящихся на иждивении сотрудника. Сведения о семейном положении (о рождении детей, заключении и расторжении брака, смерти членов семьи) вносятся на основании соответствующих свидетельств, выдаваемых органами записи актов гражданского состояния.

Обратите внимание! Все вышеперечисленные данные в указанных разделах вносятся в хронологическом порядке.

В заключение этого раздела отметим, что послужной список ведется на протяжении всей службы сотрудника в ОВД. Пересоставление послужного списка допускается только с разрешения руководителя (начальника) кадрового подразделения органа, организации, подразделения МВД.

Как осуществляется выдача личного дела?

Личное дело сотрудника выдается на основании решения, принимаемого руководителем (начальником) органа, организации, подразделения МВД или руководителем (начальником) кадрового подразделения либо лицами, их замещающими, в десятидневный срок со дня получения запроса. Личные дела выдаются на срок не более одного месяца, по истечении которого они должны быть возвращены к месту постоянного хранения, за исключением случаев назначения сотрудника на должность по новому месту службы.
При выдаче личного дела с места постоянного хранения в иной орган, организацию, подразделение МВД сотрудник, ответственный за ведение личных дел, делает отметку в контрольной карточке, которая находится в каждом личном деле. Форма данной карточки представлена в Приложении к Положению N 1. Далее при возвращении личного дела к месту постоянного хранения в него вкладывается контрольная карточка личного дела с указанием в ней даты возвращения.
При назначении сотрудника на должность в порядке перевода личное дело высылается к новому месту службы не позднее пяти суток со дня издания приказа о назначении на должность. В этом случае в инвентарной книге, алфавитной карточке личного дела и служебной карточке делается соответствующая запись с указанием даты и номера исходящего письма, органа, организации, подразделения МВД, в которое выслано личное дело.

Централизованный учет персональных данных граждан РФ, поступающих на службу в ОВД

Порядок организации работы по централизованному учету персональных данных гражданина РФ, поступающего на службу в ОВД, закреплен в Положении N 2. Учет указанных данных аналогичен описанному выше и ведется индивидуально по каждому кандидату.
В случае принятия решения об отказе в приеме на службу в ОВД или в направлении для поступления в образовательную организацию высшего образования системы МВД для обучения по очной форме все материалы о кандидате хранятся в архиве подразделения по делопроизводству и режиму органа, организации, подразделения МВД, в который он представлял документы для поступления на службу в ОВД (п. 15 Положения N 2).
В случае если кандидата приняли на службу в ОВД, все материалы используются для формирования личного дела сотрудника ОВД (п. 17 Положения N 2).

В заключение обратим ваше внимание на то, что сведения о персональных данных сотрудника ежемесячно до 30-го числа текущего месяца представляются кадровыми подразделениями органов, организаций, подразделений МВД в Департамент государственной службы и кадров МВД. Ответственность за организацию работы по централизованному учету и ее состоянию возлагается на руководителей (начальников) кадровых подразделений органов, организаций, подразделений МВД, а при их отсутствии — на руководителей (начальников) органов, организаций, подразделений МВД. При этом сотрудник, виновный в нарушении норм, регулирующих получение, хранение, обработку, использование и передачу персональных данных другого сотрудника либо в утрате таких данных, несет ответственность в соответствии с Законом N 342-ФЗ и другими федеральными законами (п. 3 Приказа МВД России N 381).

xn—-7sbbaj7auwnffhk.xn--p1ai