Форма ведения журнала приказов

Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации. Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.

Для чего нужны регистрационные книги

Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.

Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 ).

Среди целей ведения журнала можно выделить:

  • возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
  • возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
  • придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

    • В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

    Какие локальные акты регистрируются в журнале

    Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:

  • вопросы хозяйственной деятельности;
  • систему планирования;
  • порядок и структуру отчетности;
  • выстраивание стратегии продаж;
  • задачи по расширению бизнеса.

    • Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:

  • назначении директора;
  • создании филиала;
  • введении штатного расписания;
  • утверждении правил трудового распорядка;
  • обеспечении коммерческой тайны;
  • проведении внутренних проверок и аттестаций, др.

    • Образец книги приказов по основной деятельности

    Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.

    Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.

    На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.

    На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.

    Содержание граф примерно следующее:

  1. Порядковый номер документа.
  2. Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
  3. Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
  4. Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
  5. Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
  6. Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.

Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.

Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги. Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.

Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

В ней не должно быть:

  • исправлений;
  • подчисток;
  • необоснованных зачеркиваний;
  • откорректированных записей;
  • разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).

    • При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно.

    Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.

    Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.

    Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.

    m.ppt.ru

    Журнал регистрации приказов по личному составу

    Формат: 210 х 288 (вертикальный)
    64 страницы, пронумерованы
    Прошнурован, опломбирован
    Обложка: золотистый картон
    Съемная обложка из прозрачного ПВХ

    Журнал регистрации приказов по личному составу — применяется для регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении сотрудников, а также других приказов со сроком хранения 75 лет.

    В журнал включены дополнительные материалы:

    • Унифицированная форма Т-1. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу.
    • Унифицированная форма Т-5. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу.
    • Унифицированная форма Т-8. Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении).
    • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 г. (выдержки)

      • Контрольная пломба

      Журнал регистрации приказов по личному составу опломбирован номерной индикаторной пломбой.

      Перед началом работы с журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку (без этого журнал не считается опломбированным).

      К приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет относятся следующие приказы:

    • О приеме работника (работников) на работу
    • О прекращении действия трудового договора с работником (работниками)
    • О переводе работника (работников) на другую работу
    • О совмещении должностей / профессий
    • об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
    • О направлении работника (работников) в командировку (длительную, зарубежную)
    • О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
    • О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
    • О предоставлении работнику (работникам) отпуска без сохранения заработной платы
    • Об изменении фамилии, имени, отчества работника
    • О поощрении работника (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).
    • и др.

    Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

    Оформление отдельных видов приказов по личному составу производится в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации по учету кадров. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 унифицированы формы следующих приказов:

  • О приеме работника на работу (Форма Т-1, Т-1а)
  • О переводе работника на другую работу (Форма Т-5, Т-5а)
  • О прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-8, Т-8 а)
  • О направлении работника в командировку (Форма Т-9, Т-9а)
  • О поощрении работника (Форма Т-11, Т-11а)

    • Добавление литеры «а» к номеру унифицированной формы означает, что она предназначена для документального оформления приказа по личному составу, в котором одно распорядительное действие (например прием на работу) распространяется на нескольких работников. Унифицированные формы приказов без литеры «а» используются для оформления индивидуального приказа (одно распорядительное действие на одного работника).

    Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

    Обратите внимание, что в соответствии с п. «д» ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 25.08.2010, для Журналов регистрации приказов по личному составу установлен срок хранения 75 лет.

    Нормативные материалы:

    Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике

    Журнал регистрации приказов: правила заполнения

    Статьи по теме

    Журнал регистрации приказов позволяет систематизировать документооборот в организации, что облегчает прохождение проверок ГИТ. Узнайте, как оформить журнал регистрации приказов, скачайте образцы журналов

    Читайте в нашей статье:

    Правила ведения журнала регистрации приказов

    Деятельность любой организации предполагает образование большого числа документов, в том числе приказов, которые требуется хранить 5 или 75 лет. По этой причине должно быть два журнала учета приказов, ведение которых возможно и в электронном виде. Во втором случае необходимо обеспечивать резервное копирование данных, чтобы в результате сбоя не потерять документы.

    Скачайте документы из статьи:

    Неважно, каким образом происходит регистрация приказов в организации (в электронном или бумажном виде), необходимо придерживаться общих правил оформления журналов. В последующем это поможет избежать лишних вопросов при проверках, быстро найти нужные записи или документы.

    Книга приказов: образец оформления

  • на титульном листе отражают полное название документа, а также дату его оформления;
  • ниже указывают наименование компании или структурного подразделения организации;
  • журнал нумеруют, прошивают, скрепляют личными подписями глав предприятия, ставят печать, если она используется;
  • с целью защиты от фальсификации журнал регистрации пломбируют.

    • Найдите нужный вам образец документа по кадровому делопроизводству в самой полной библиотеке шаблонов журнала «Справочник кадровика». Эксперты составили уже 2506 шаблонов!

    Журнал приказов содержит несколько столбцов:

  • второй столбец используется для записи персональных данных (должности ответственного лица, Ф.И.О.);
  • третий – для номеров приказов. Предусмотрено и указание буквенных кодов: «ЛС» (личный состав), «ОД» (основная деятельность), «О» (отпуска);
  • в четвертом столбце книги регистрации приказов отражают даты составления документов;
  • в пятом указывают данные работника, на которого издавался приказ, а также его должность;
  • в шестом краткое содержание;
  • в седьмом – подпись ответственного лица.

    • Журнал регистрации кадровых приказов можно заполнять и в другом порядке, так как это зависит исключительно от формы используемой книги.

    Документ может разрабатываться самостоятельно, также организация имеет право применять типовой образец. Главное, чтобы в нем были обязательные и вспомогательные графы.

    www.pro-personal.ru

    Журнал регистрации приказов по основной деятельности

    Формат: 210 х 288 (вертикальный)
    64 страницы
    Обложка: золотистый картон
    Cъемная обложка из прозрачного ПВХ
    Отверстия для шнуровки и архивации

    Журнал регистрации приказов по основной деятельности — применяется для регистрации приказов, образующихся в деятельности организации и имеющих общее значение для организации в целом.

    Пример заполнения основного раздела журнала:

    Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

    В отличие от приказов по личному составу и кадровых приказов, содержание приказа по основной деятельности относится не к конкретному сотруднику, а к организации в целом.

    Приказами по основной деятельности являются следующие приказы:

  • Приказ О назначении Генерального директора
  • Приказ О создании обособленного подразделения
  • Приказ Об утверждении штатного расписания
  • Приказ Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка
  • Приказ О введении безналичной формы оплаты труда
  • Приказ Об обеспечении охраны коммерческой тайны
  • Приказ Об установлении полной коллективной материальной ответственности
  • Приказ О сокращении численности и штата
  • Приказ Об утверждении формы расчетного листка

    • Срок хранения Приказов по основной деятельности — постоянно.

    Следует также отметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

    Приказы по основной деятельности и по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам подлежат раздельной регистрации, формированию в отдельные дела и раздельному хранению, т.к. приказы по основной деятельности хранятся постоянно, а по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет.

    Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

    Порядок нумерации приказов по основной деятельности не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

    Обратите внимание, что в соответствии с ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000, для Журналов регистрации приказов по основной деятельности установлен срок хранения постоянно.

    Полезная информация:

    Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета, и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

    ВАЖНО: Журнал регистрации приказов по основной деятельности НЕ прошнурован, а лишь подготовлен для шнуровки: журнал имеет сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала.

    www.hr-ok.ru

    Журнал регистрации приказов по личному составу — образец

    Отправить на почту

    Журнал регистрации приказов по личному составу — образец такого документа пригодится любому работодателю и может стать ценным элементом кадрового документооборота. В чем его предназначение и где можно скачать данный документ?

    Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?

    Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству) сотрудников.

    Необходимость в использовании журнала регистрации приказов по личному составу обусловлена тем, что:

  • регистрация приказов нужна в случае, если срок их хранения составляет 75 лет;
  • приказы, которые служат основанием для внесения данных в основные учетные документы работников (например, трудкнижки), необходимо регистрировать.

    • У некоторых работодателей установлено правило, в соответствии с которым тот или иной локальный норматив вступает в действие только при условии его регистрации. В соответствии с разд. 2.2.2 ГОСТ Р 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело») под регистрацией понимается некая запись о документе, которая удостоверяет факт его создания. Журнал учета приказов — один из возможных регистров, в которых соответствующие записи могут фиксироваться.

    Таким образом, внесение сведений о приказе по личному составу в журнал, о котором идет речь, можно также рассматривать как одно из необходимых действий, наряду с подписанием приказа, осуществляемых в целях легитимизации соответствующего документа.

    О том, какое место среди иных организационно-распорядительных документов занимают приказы по личному составу, читайте в материале «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?».

    Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

    Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы).

    Как мы отметили выше, к приказам по личному составу принято относить только те локальные документы, действие которых распространяется на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). То есть, к примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в рассматриваемом журнале.

    К документам, которые могут учитываться в журнале, чаще всего относятся приказы:

    • о приеме сотрудника на работу;
    • увольнении сотрудника;
    • переводе сотрудника на другую должность;
    • совмещении сотрудника;
    • совместительстве сотрудника;
    • заработной плате;
    • командировке;
    • отпуске, декрете;
    • награждении;
    • изменении Ф. И. О. работника.

      • Формы приказов о личном составе работодатель вправе использовать те, которые посчитает нужным выбрать. Но по традиции в РФ распространено использование унифицированных форм, таких, например, как:

    • Т-1 и Т-1а (для оформления приказа о приеме сотрудника);
    • Т-8 и Т-8а (для оформления приказа об увольнении);
    • Т-9 и Т-9а (для оформления приказа о командировке).

      • Данные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

      Прежде чем регистрировать тот или иной приказ по личному составу и придавать ему таким образом юридическую силу (если это предусмотрено правилами документооборота), сотрудник отдела кадров должен убедиться в том, что приказ имеет необходимые признаки легитимности, такие как:

    • наличие ссылки на документ, являющийся основанием для издания приказа (например, трудовой договор — если речь идет о приказе о приеме на работу), ссылки на НПА — если норма, устанавливаемая приказом, корреспондирует с положениями соответствующего документа или НПА;
    • наличие наименования, даты, номера, места составления документа;
    • наличие заголовка документа;
    • наличие текста приказа;
    • наличие подписи руководителя работодателя;
    • наличие отметки о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

      • О документе, являющемся источником дополнительных сведений о работнике, читайте в статье «Анкета при приеме на работу — бланк и образец».

      Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

      Формы журнала, о котором идет речь, не утверждены законодательно и не рекомендованы компетентными регуляторами, поэтому у каждого из работодателей разрабатывается своя собственная форма соответствующего документа. На практике она чаще всего представлена следующими основными элементами:

    • титульным листом;
    • разделом, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
    • основным разделом, в котором регистрируются приказы по личному составу.

      • На титульном листе документа указываются:

    • наименование работодателя;
    • название документа — «Журнал регистрации приказов по личному составу»;
    • дата начала заполнения;
    • дата окончания заполнения.

      • Во втором разделе журнала предполагается присутствие:

    • Ф. И. О., должностей сотрудников, ответственных за ведение журнала;
    • сведений о документах, на основании которых данные сотрудники назначены ответственными;
    • подписей ответственных лиц, удостоверяющих ведение ими журнала в конкретные периоды времени;
    • сведений о соответствующих периодах.

      • В основном разделе журнала предполагается указание:

    • перечня порядковых номеров записей о регистрации приказов;
    • дат, номеров утверждения приказов;
    • конкретных разновидностей приказов;
    • Ф. И. О., табельных номеров сотрудников или групп таковых, на которых распространяется действие приказа;
    • документов, на основании которых издаются приказы.

      • Об оформлении регистра учета организационно-распорядительных документов по основной деятельности читайте в материале «Журнал регистрации приказов по основной деятельности».

      Где можно скачать образец журнала учета приказов по личному составу (образец заполнения журнала)?

      Загрузить заполненный образец журнала, в котором ведется учет соответствующих локальных правовых актов, вы можете на нашем портале.

      О том, как ведется учет инструкций по охране труда, читайте в статье «Журнал учета инструкций по охране труда — форма и образец».

      Журнал учета приказов, юрисдикция которых распространяется на рядовых сотрудников работодателя, — документ, который, с одной стороны, позволяет повысить эффективность документооборота, с другой — может легитимизировать создаваемые организационно-распорядительные документы. Журнал ведется ответственными сотрудниками предприятия.

      Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

      Есть вопросы? Получите быстрые ответы на нашем форуме!

      nalog-nalog.ru