Правила написания делового письма по английскому

Правила написания делового письма на английском

В современном мире искусство переписки утратило свое былое очарование. Для написания письма уже не надо долго думать и долго ожидать ответа. Стоит только нажать пару кнопок и ваше сообщение будет доставлено адресату в тот же миг. Но и в эпоху электронных писем существуют негласные правила хорошего тона, что особенно важно в деловой переписке.

Вот несколько правил «правильной» электронной переписки с англоязычными деловыми партнерами.

  • Не пишите длинные, запутанные письма. Длинные письма не дают шанса корреспонденту разобраться в сути вопроса. Поэтому правка готового письма обязательный этап работы, который поможет избежать недоразумений и путаницы. Перечитайте текст и убедитесь, что в нем нет двухзначных фраз или предложений.
  • Не позволяйте себе иронии в письмах. Это граничит с грубостью. В деловой переписке такая вольность как остроты совершенно не допускается. Но даже если Вы допускаете колкие фразы, то закончите предложение смайликом ;), который подскажет получателю, что не стоит серьезно воспринимать ваши слова.
  • Также не стоит употреблять в деловом письме сокращения, такие как WBR ( With best regards — С наилучшими пожеланиями) или другие. Хотя в продолжительной дружеской переписке это вполне допустимо.
  • В деловом письме на английском не стоит играться с форматированием и использовать цветной или нестандартный шрифт.
  • Как и обычное письмо делового электронное письмо включает три обязательных компонента — приветствие, текст письма и прощание.

    Приветствие

    Dear Sir or Madam (если адресат вам не известен по имени) или

    Dr, Mr, Mrs, Miss or Ms Smith (Ms обязательно употребляем, когда не знаем, замужем женщина или нет).

    Dear Frank или просто Hi, если Ваши деловые отношения достаточно демократичны.

    Если вы не уверены, насколько официальным должно быть обращение, используйте более официальные выражения.

    Тело письма необходимо начинать с сообщения цели обращения. Для этого в английском используйте следующие фразы:

    I am writing to…

    … inquire about — запросить/спросить
    … apologize for — извиниться за
    … confirm — подтвердить
    … comment on — разъяснить
    … apply for — обращаться с просьбой

    Далее в теле письма вы можете использовать следующие формулировки для того, чтобы выразить:

    Ссылку на предыдущую переписку

  • Thank you for your letter of March 15.
  • Thank you for contacting us.
  • In reply to your request, …
  • Thank you for your letter regarding …
  • With reference to our telephone conversation…
  • Запрос

    Could you possibly? Не могли бы Вы по возможности?
    I would be grateful if you could — Был бы очень благодарен, если бы Вы …

    We would appreciate it if you would … — Мы были бы признательны, если бы Вы

    Could you please send/tell us/let us know… — Не могли бы Вы, пожалуйста, выслать/cообщить нам

    It would be helpful if you could send us … — Было бы полезно, если бы Вы выслали нам

    I am interested in (obtaining / receiving) … Меня интересует (получение) …

    I would appreciate your immediate attention to this matter — Я буду благодарен, если Вы незамедлительно займетесь этим вопросом.

    Согласие на просьбу

    I would be delighted to — Я с радостью ….

    Передача информации

    We are pleased to announce that … — С радостью оглашаем, что …

    I am delighted in inform you that … С радостью сообщаю, что …

    You will be pleased to learn that … Вы будете рады узнать, что …

    Предложение помощи

    Would you like us to …?

    I would be happy to …

    I am quite willing to …

    Сообщение плохих новостей

    Unfortunately — К сожалению
    We regret to inform you that … С сожалением сообщаем Вам, что …

    I’m afraid it would not be possible to … Боюсь, что это невозможно …

    After careful consideration we have decided (not) to …После тщательного рассмотрения мы решили (не)

    Выражение недовольства

    I am writing to express my dissatisfaction with … Пишу, чтобы выразить недовольство

    I am writing to complain about … Пишу, чтобы пожаловаться

    We regret to inform you that — C сожалением сообщаем Вам, что

    Приложение документов

    I am enclosing — Я прилагаю ….
    Please find enclosed — Пожалуйста, смотрите приложение
    Enclosed you will find — В приложении (вы найдете)…

    Заключительные фразы

    Thank you for your help. — Спасибо за помощь.

    Please contact us again if we can help in any way. — Пожалуйста, обращайтесь к нам, если мы сможем вам в чем-то помочь.
    there are any problems. — если возникнут трудности.
    you have any questions. — в случае вопросов.

    Ссылка на будущее

    I look forward to … — С нетерпением ожидаем…
    hearing from you soon. от вас скорейших новостей.
    meeting или seeing you next Tuesday. Встречи в следующий вторник.

    Окончание

    Yours faithfully, — С уважением, (Если вы не знаете, как зовут человека, которому Вы пишите).

    Yours sincerely, (если имя адресата вам знакомо)

    Best wishes или Best regards — С наилучшими пожеланиями.

    Такие простые и незамысловатые фразы помогут правильно построить предложение на английском, а также успешно построить деловые отношения с иностранными партнерами.

    fridge.com.ua

    Деловое письмо на английском

    Составление любого делового письма на английском языке подчиняется общим правилам:

    • Весь текст разделяется на абзацы без использования красной строки.
    • В верхнем левом углу письма указывается полное имя отправителя или название компании с адресом.
    • Далее указывается имя адресата и название компании, которой письмо предназначено, а также ее адрес (с новой строки).
    • Дата отправления указывается тремя строками ниже или в верхнем правом углу письма.
    • Основной текст должен быть помещен в центральной части письма.
    • Главная мысль письма может начинаться с причины обращения: «I am writing to you to . «
    • Обычно письмо заканчивается высказыванием благодарности («Thank you for your prompt help. «) и приветствием «Yours sincerely,» если автор знает имя адресата и ‘Yours faithfully’, если нет.
    • Четырьмя строками ниже ставится полное имя автора и должность.
    • Подпись автора ставится между приветствием и именем.
    • Образец делового письма на английском:

      Mr Nikolay Roshin
      ABC-company
      Office 2002, Entrance 1B
      Tverskaya Street
      Moscow
      RUSSIA 20 June 2004

      I’m writing to you in regard of your enquiry. Please find enclosed our information pack which contains our brochures and general details on our schools and summer centres.

      In England we have two schools, Brighton and Bath, both beautiful locations which I am sure you and your students will like. Our schools are located in attractive premises in convenient, central positions. Brighton is a clean and safe town with a beautiful bay and countryside nearby. Bath is one of the most famous historic cities in England, famous for its Georgian architecture and Roman Baths.

      Accommodation is provided in host families chosen for the ability to provide comfortable homes, a friendly welcome and a suitable environment, in which students can practice English and enjoy their stay. We have full-time Activities Organisers responsible for sports, cultural activities and weekly excursions.

      Please complete and return the enclosed registration form in order to receive more brochures and other promotional materials.

      I look forward to hearing from you and later hope to welcome your students to our schools and summer centres.

      www.englishforbusiness.ru

      Как оформлять деловое письмо на английском: 10 простых правил

      Безусловно, email – это самый быстрый и удобный способ обмена рутинными деловыми сообщениями с англоязычными партнерами, но классическое «бумажное» деловое письмо по-прежнему является предпочтительным и солидным способом донести важную информацию.

      Тщательно продуманное письмо, напечатанное на стильном бланке, может быть мощным инструментом бизнес-коммуникации. Пожалуй, не стоит пояснять, что впечатление от письма даже с самым заманчивым коммерческим предложением может быть испорчено, если его внешний вид не соответствует общепринятому.

      Чтобы убедиться, что каждое письмо под логотипом Вашей компании отвечает требованиям к формату, который считается стандартом деловой переписки в англоязычной среде, следуйте следующим правилам составления делового письма на английском языке:

      Правило №1: Разбейте текст письма на блоки.

      Получая очередное письмо от зарубежного коллеги, Вы обращали когда-нибудь внимание на то, что оно очень легко «считывается»? Секрет его понятности и последовательности прост: сегодня во всей англоязычной деловой документации используется блочная структура. Считается, что такой принцип структурирования информации в наибольшей степени соответствует потребностям и запросам современного сверхзанятого человека и помогает справляться с непрерывным потоком деловой переписки. Во-первых, можно сэкономить время на этапе составления письма, собрав его, как конструктор, из отдельных смысловых блоков – «Адрес отправителя», «Дата», «Адрес получателя», «Приветствие», «Заголовок», «Концовка» и т.д. Во-вторых, открыв такое «блочное» письмо, получатель может быстро сориентироваться в его содержании.

      Блочная структура предусматривает следующие особенности оформления:

      1. весь текст письма разделяется на абзацы с одинарным отступом между ними;
      2. красная строка не используется;
      3. пунктуация открытая, т.е. отсутствуют нефункциональные точки и запятые;
      4. выравнивание делается по левому краю.

      Правило №2: Пишите простым и понятным языком.

      Само понятие «деловое письмо» уже вызывает у многих дискомфорт. Многие изучающие английский живут с уверенностью, что их письменный язык недостаточно сложен для бизнес-переписки. Спешим их успокоить: максимально эффективное деловое письмо должно быть написано короткими и простыми предложениями, а используемая лексика не должна быть слишком «заумной». Перегруженный по сложности текст плохо воспринимается, но Вы ведь хотите, чтобы Ваши идеи и предложения были понятны, не правда ли? В бизнес-общении ценится не богатейший словарный запас, а четкость и последовательность изложения и безукоризненная логичность. И здесь Вам не помощь придут так называемые “transitions” и “linking words” – слова-связки, которые позволяют выстроить идеи так, чтобы мысли плавно перетекали из одной в другую.

      Правило №3: Правильно расположите имя и адрес отправителя.

      Первым блоком письма, расположенным в левом верхнем углу страницы, является информация об отправителе в следующей последовательности:

    • название компании
    • номер дома, улица
    • Online-school of foreign languages «LINGVISTER»

      Почему рекомендуется включать в письмо адрес отправителя? Даже если Ваш адрес уже есть в адресной книге получателя, избавьте своего адресата от необходимости его искать. Когда информация поступает в готовом виде, шанс получить наиболее быстрый ответ на свое письмо увеличивается на 30%.

      Правило №4: Обратите внимание на формат даты.

      Согласно стандарту, дата указывается на три строки ниже информации об отправителе.

      Дата в письме приводится полностью, но последовательность следования элементов уникальна для каждой страны. Так, в Великобритании указываются день/месяц/год, которые не разделяются запятыми.

      16 December 2014

      В США и Канаде последовательность другая — месяц/день/год, причем перед указанием года иногда ставится запятая.

      December 16, 2014

      Правило №5: Верно укажите имя и адрес получателя.

      Сразу после даты написания письма должен следовать адрес получателя. Уделите особое внимание имени адресата: имя должно в точности повторять то, как Ваш адресат указывает свое имя в подписи письма. Так, если получатель подписывается Christopher Nolan, именно так и нужно писать его имя, добавляя перед ним Mr. Полное имя и адрес получателя располагаются на разных строках в следующей последовательности:

    • полное имя
    • должность
    • город, почтовый индекс
    • страна
    • Mr Christopher Nolan

      Syncopy Films Inc.

      4000 Warner Blvd., Building 81, Suite 203

      Burbank, CA 91522

      Правило №6: Выберите приветствие и обращение.

      Как мы уже говорили, в англоязычной деловой переписке приняты особенные нормы пунктуации. Так, после обращения в письмах обычно ставится запятая, а основной текст письма начинается с новой строки после одинарного отступа.

      В подчеркнуто официальной бизнес-переписке и при обращении к лицу, занимающему высокий пост, принято ставить двоеточие после официального обращения:

      Dear Mr Vice President:

      Если в адресе получателя Вы указали полное имя адресата, а не просто название компании, письмо рекомендуется начать с личного обращения:

      В случае, если письмо направляется на имя организации, а не предназначено конкретному сотруднику, следует использовать более формальное приветствие:

      Если имя адресата Вам неизвестно, используйте нейтральную форму обращения:

      Dear Sir or Madam,

      Правило №7: Укажите тему письма в заголовке.

      Заголовок, кратко сообщающий о содержании письма, располагается через одну строку после обращения. Для того, чтобы отделить тему письма от основного текста и привлечь к ней внимание адресата, используются символы верхнего регистра или нижнее подчеркивание.

      SAN DIEGO COMIC CON 2014

      Правило №8: Не забудьте о завершающей фразе с «призывом к действию».

      В заключительный абзац письма включаются запросы информации, напоминания и призывы к скорейшему ответу. Мы предлагаем Вам варианты уместных и энергичных заключительных фраз:

    • I would again apologize for the delay in replying and I trust that this has clarified the points you have raised, however, if you wish to discuss any points I have not clarified, or need any further information, you may wish to telephone or contact me accordingly.
    • I look forward to hearing from you, and in the meantime, should you have any queries, please do not hesitate to contact me.
    • I regret that I cannot be of more assistance in this matter, and should you have any further queries, please do not hesitate to contact me.
    • I would appreciate your immediate attention to this matter.
    • I appreciate any feedback you may have.
    • Правило №9: Используйте уместную концовку и оставьте подпись.

      Концовка письма напрямую зависит от того, какое обращение Вы использовали в начале письма. Нейтральными вариантами концовки письма знакомому или коллеге являются:

      Если имя адресата Вам известно, и Вы использовали личное обращение в начале письма, уместной будет только одна концовка:

      Dear Mr Nolan…Yours sincerely,

      В сочетании с приветствиями Dear Sirs/Dear Sir or Madam используется только одна концовка:

      Dear Sir or Madam…Yours faithfully,

      Не забудьте поставить запятую между прощанием и Вашей подписью!

      Оставьте место для собственной подписи, отступив от концовки 4-5 строк.

      Имя отправителя может быть написано целиком с помощью букв верхнего регистра, или же прописными могут быть только первые буквы. Должность отправителя указывается непосредственно на следующей строке под именем. Проявите внимание к мелочам: сокращение Mr не используется, если автор письма — мужчина, но если автор — женщина, обычно в скобках добавляют (Mrs).

      Правило №10: Упомяните вложения в письме.

      Указанием на то, что в письме есть вложения, является надпись Enc или Encs (“Enclosures”) внизу письма, через одну строку после должности отправителя.

      SUSAN HAYWARD (Mrs)

      Следуя этим простым правилам, Вы всегда с успехом сможете составлять деловые письма своим партнерам.

      lingvister.ru

      Как правильно писать письма на английском: 5 шаблонов с примерами

      По вашим письмам о вас будут судить те, кто их читает. Хотите оставить приятное о себе впечатление? Мы познакомим вам с основными правилами переписки на английском языке.

      Несколько слов о письмах

      Люди писали друг другу письма с незапамятных времён. По письмам можно судить о характере человека, его образовании, увлечениях, а главное – о том, насколько хорошо он владеет языком, на котором пишет. Те, кто изучают язык, рано или поздно столкнуться с необходимостью узнать, как правильно писать письма на английском языке.

      Письмо может понадобиться при поступлении в высшее учебное учреждение за рубежом, при сдаче языкового экзамена, при устройстве на работу. Но не только в мире делового общения важно знать, как писать письмо на английском. Неформальная переписка тоже может оказать влияние на вашу жизнь, общение с друзьями и знакомыми. По вашим письмам о вас будут судить те, кто их читает. Хотите оставить приятное о себе впечатление? Мы познакомим вам с основными правилами переписки на английском языке. Стоит также повторить правила написания адреса на английском. Прежде чем начать писать письмо, необходимо определить, с какой целью вы это делаете, а значит – определить тип письма.

      Типы писем на английском

      Все письма можно поделить на личные (Personal letter) и деловые (Business letter). О переписке с партнерами по бизнесу и главных табу деловой переписки мы рассказывали раньше, сегодня более подробно обсудим правила личной переписки. Существуют ли общие строгие правила составления писем на английском языке? Если речь идёт о личной переписке, ответ очевиден – нет. Это в деловой документации, общении с партнёрами по бизнесу часто используются шаблоны писем на английском. Личная переписка – это ваше личное дело, уж простите за тавтологию. И все же, есть несколько советов, которые помогут сделать переписку более приятной для вас и человека, с которым вы ведёте эпистолярную беседу. Кроме того, если вы – новичок в мире английского, первые письма все же лучше попробовать писать с помощью шаблонов.

      Как пиcать письмо на английском

      Совет 1. Письмо должно быть правильно структурировано

      Разумеется, поток сознания – вещь хорошая, но только в произведениях Джойса. Если хотите, чтобы ваше письмо было дочитано до конца – уважайте адресата. Постарайтесь сделать текст удобным для чтения. Конструкция письма на английском языке – такой же важный элемент, как и смысл, который вы вкладываете в написанные слова.

      В письме, как правило, есть такие структурные элементы:

    • обращение – отдельная строка
    • краткое вступление (в котором можно сослаться на предыдущие контакты, ранее написанные письма и т.д.) – отдельный абзац
    • основная часть – несколько абзацев
    • заключение – отдельная строка
    • завершающая фраза – отдельная строка
    • подпись (только имя) – отдельная строка
    • в правом верхнем углу стоит указать адрес автора и дату под адресом
    • Предлагаем образец письма на английском языке, с такой структурой:

      Совет 2. Правильное обращение в письмах на английском

      Форма обращения всегда зависит от степени знакомства с лицом, к которому вы обращаетесь в письме. Приведём несколько примеров.

    • Dear John! обращение к другу, родственнику
    • Dear Sir – обращение, если этот Джон – ваш начальник. Официальное обращение.
    • My dear Sir обращение, которое можно использовать в личной переписке с иронией
    • Dear Mr. Smith – официальное обращение к малознакомому человеку (вы не знаете, кто такой Джон)
    • Совет 3. Несколько важных моментов, на которыe стоит обратить внимание

      1. Если вы не знаете пол адресата – напишите его фамилию полностью: Dear T.K. Spinazola

      2. Если не знаете, какое сокращение лучше использовать: Miss или Mrs, так как вам неизвестно, состоит ли в браке женщина, используйте нейтральное Ms.

      3. Если пишите письмо двум людям, укажите оба имени в обращении

      4. Эти обращения нельзя сокращать: Professor, Dean, Governor, Captain, Admiral, JudgeSister, Senator

      5. Эти обращения никогда нельзя использовать полностью Mr., Ms., Mrs. и Dr.

      Для того, чтобы правильно написать письмо в первый раз, неплохо иметь под рукой образец письма на английском языке.

      Шаблонные фразы для написания писем

      5 шаблонов вводных фраз:

      • It was great to get your letter….
      • Thanks for your letter. It was great/lovely to hear from you.
      • Thanks for your long letter. It was really great to hear all your news, after not hearing from you for ages….
      • Sorry I haven’t written for so long but….
      • I was really pleased to hear that…
      • Эти фразы нейтральны, с них вы можете начать письмо к любому адресату. Иногда бывает трудно подобрать слова, особенно, если пишешь не на родном языке. Шаблонные фразы помогут вам структурировать текст письма, правильно оформить вами мысли.

        5 шаблонов заключительных фраз:

      • I would really like you to visit me this summer. Write to me and tell me your plans.
      • Please give/send my regards (love) to your….
      • And write and tell me your plans for….
      • Write back soon!
      • If you want to know anything else, just drop me a line.
      • Шаблон письма с просьбой дать совет (5 вариантов):

      • I am writing to ask for your advice
      • Can you give me your advice?
      • I’ve got a problem and I need your advice.
      • What do you think I should do?
      • Do you think I should…?
      • enguide.ua

        Правила написания деловых писем на английском языке: построение и примеры

        Деловая переписка на английском языке нередко является частью рабочих обязанностей. Поэтому вопрос «Как писать письмо на английском?» актуален для многих.

        Но даже помимо общения с иностранными партнерами существует целый ряд жизненных ситуаций, когда нам понадобится написать письмо иностранцу: это может быть письмо в университет, в зарубежный магазин или ответ на объявление о вакансии.

        Как правило, получатель нашего письма ничего о нас не знает, поэтому формирует свое первое впечатление по тому, как мы ведем переписку. А значит, нет лучше способа расположить к себе собеседника, чем грамотное, вежливо написанное письмо.

        В этой статье я объясню, как правильно строятся деловые письма, приведу примеры часто используемых фраз и поделюсь ссылками на ресурсы, где можно найти образцы.

        Как написать деловое письмо на английском?

        Разумеется, каждая переписка уникальна, и содержание писем будет отличаться. Однако общая структура письма на английском примерно одинакова: вежливое приветствие, логично построенная основная часть и заключительная фраза.

        Давайте рассмотрим это подробно.

        1. Приветствие

        Приветствие в деловом письме всегда начинается со слова «Dear» («дорогой»). Далее ставится звание (официальное наименование, связанное с квалификацией или служебным положением), если оно есть (Dr. — «доктор», Judge — «судья», Professor — «профессор»). Если его нет, то пишем Mr. или Ms. («мистер» или «мисс/миссис»). Только после этого идет фамилия нашего адресата:

        Dear Mr. and Ms. Smith

        Dear Professor McDowell

        ! В Британском английском приветствие заканчивается запятой:

        Dear Dr. Brown,
        Дорогой доктор Браун,

        Dear Judge Cornwall,
        Дорогой судья Корнуолл,

        ! В Американском английском запятую используют лишь для личных писем. В деловой переписке ставится двоеточие:

        Dear Dr. Brown:
        Дорогой доктор Браун:

        Dear Judge Cornwall:
        Дорогой судья Корнуолл:

        Бывает и так, что мы не знаем, кому конкретно пишем. Например, мы отправляем резюме на новую работу, и нам не удалось выяснить имя менеджера по персоналу. В таком случае вместо фамилии можно указать должность:

        Dear Personnel Director
        Дорогой директор по подбору персонала

        Если неизвестна даже должность потенциального читателя, то можно использовать фразы:

        To Whom It May Concern
        Тому, кого это может касаться

        Dear Sir or Madam
        Дорогой Сэр или Мадам

        2. Основная часть

        После приветствия мы начинаем новую строку и приступаем к самому главному.

        Основная часть письма обычно делится на три части:

      • В первой мы сразу формулируем, по какому поводу пишем. В ответ на объявление о работе, чтобы задать вопрос или запросить какую-то информацию, чтобы подтвердить дату и время встречи и т.д.
      • Во второй предоставляем все детали и дополнительную информацию. Например, если пишем работодателю, то именно здесь кратко описываем свою квалификацию; если хотим задать вопрос, то в этом разделе мы подробно объясняем ситуацию и т.д.
      • В третьей мы кратко суммируем написанное и вежливо призываем адресата к нужному нам действию. К примеру, отсылаем работодателя к резюме, прикрепленному к письму, или просим прислать нам какие-либо данные как можно скорее, или оставляем свои контакты на случай вопросов.

      Давайте подробно рассмотрим каждый из этих пунктов.

      2.1. Часть первая — «предыстория» письма

      Цель первого абзаца — сразу дать адресату понять, о чем будет наше письмо. Если оно имеет «предысторию»: к примеру, отсылает к объявлению, телефонному разговору, другому письму, это следует обязательно уточнить с помощью выражений «with reference to» («касательно…»), «with regard to» («относительно…») или «in response to» («в ответ на…»):

      With reference to your advertisement for ___ position, published in ___.
      Относительно Вашего объявления о должности ___, опубликованной в ___.

      With reference to your enquiry.
      Касательно вашего запроса…

      With reference to our meeting.
      О [том, что обсуждалось на] нашей встрече…

      With reference to our phone conversation yesterday.
      О [том, что обсуждалось на] нашем телефонном разговоре…

      In response to your letter of 13th December.
      В ответ на Ваше письмо от 13 декабря…

      With regard to your question about.
      Относительно Вашего вопроса о…

      With regard to your last e-mail.
      Относительно Вашего последнего письма…

      Если же никакие предыдущие встречи или разговоры вас с адресатом не связывают, то можно сразу приступить к делу и четко обозначить цель письма.

      Итак, зачем вы пишете? Вы отвечаете на запрос? Откликаетесь на вакансию? Подтверждаете дату встречи или уточняете какие-то детали? Ваше письмо должно сразу сообщать об этом. Используйте фразу «I am writing to» («я пишу, чтобы…»), чтобы назвать свою цель. Например:

      I am writing to inquire about.
      Я пишу, чтобы спросить о…

      I am writing to request further information about.
      Я пишу, чтобы запросить дальнейшую информацию о…

      I am writing to confirm that.
      Я пишу, чтобы подтвердить, что…

      I am writing to apply for.
      Я пишу, чтобы подать заявку на…

      Этот пункт и предыстория письма попадут в один абзац, а часто и в одно предложение! Итого, наше письмо может начинаться примерно так:

      With reference to your phone call yesterday, I am writing to confirm that your order was sent.
      Относительно Вашего вчерашнего телефонного звонка, я пишу, чтобы подтвердить, что ваш заказ выслан.

      With reference to your enquiry I enclose the documents you’ve requested.
      По поводу Вашей просьбы, я прилагаю документы, которые Вы запрашивали.

      I am writing with reference to your advertisement on headhunter.ru to apply for a position of.
      Я пишу по поводу вашего объявления на headhunter.ru, чтобы подать заявку на должность….

      I am writing to inquire about job vacancies in your company.
      Я пишу, чтобы поинтересоваться о вакансиях в вашей компании.

      I am writing to request a copy of my medical record.
      Я пишу, чтобы запросить копию своей медицинской карты.

      2.2. Часть вторая — детали письма

      Следующий (второй) абзац — это «мясо» письма. Именно здесь вы излагаете всю суть дела, с тем количеством подробностей, которое вам требуется.

      Помните о том, что, как и в русском языке, деловое письмо подразумевает вежливый тон!

      В случае если вы собираетесь попросить адресата о чем-то, используйте вежливые формы, такие как:

      Could you.
      Не могли бы Вы…

      Would you please.
      Не могли бы Вы, пожалуйста…

      I would be grateful if you could.
      Я был бы благодарен, если бы Вы могли…

      Если вы соглашаетесь на просьбу своего адресата, используйте фразу «I would be delighted to» («я был бы рад»):

      I would be delighted to attend the meeting.
      Я был бы очень рад посетить эту встречу.

      I would be delighted to provide more information.
      Я был бы очень рад предоставить больше информации.

      Для вежливого отказа обязательно нужно поблагодарить за предложение:

      Thank you for your invitation, but.
      Спасибо за приглашение, но…

      Если требуется приложить к письму дополнительные документы, используйте следующие фразы:

      Please, find enclosed.
      Пожалуйста, найдите во вложениях.

      Enclosed is a.
      В приложениях содержится…

      Enclosed are.
      В приложениях содержатся…

      I am enclosing.
      Я прилагаю…

      2.3. Часть третья — призыв к действию

      Последний (третий) абзац служит для того, чтобы еще раз коротко сформулировать цель и при необходимости призвать читателя к действию по итогам письма: например, прочесть ваше резюме или рассмотреть деловое предложение.

      We hope that you’ll be able to take part in our conference on May 5, 2018.
      Мы надеемся, что вы сможете принять участие в нашей конференции пятого мая 2018 года.

      Please refund my $500 deposit and accept my apologies.
      Пожалуйста, верните мою предоплату в 500$ и примите мои извинения.

      Please, send me these documents as soon as possible.
      Пожалуйста, вышлите мне эти документы как можно скорее.

      Если же письмо носит скорее информативный характер, то в конце можно просто оставить просьбу связаться с вами, в случае, если у адресата возникнут вопросы:

      In case you have questions, feel free to contact me.
      В случае, если у Вас есть вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной.

      If you have any questions, don’t hesitate to contact me.
      В случае, если у Вас есть вопросы, незамедлительно свяжитесь со мной.

      Please, contact us again, if we can be of assistance.
      Пожалуйста, свяжитесь с нами снова, если Вам понадобится помощь.

      Наконец, если вы хотите дать понять, что ждете от своего читателя ответного письма, можно использовать следующие фразы:

      I’m looking forward to hearing from you soon.
      С нетерпением жду Вашего ответа.

      I hope to hear from you soon.
      Надеюсь вскоре получить Ваш ответ.

      3. Заключение

      Теперь, когда мы изложили самое главное, осталось лишь закончить письмо одной из традиционных фраз:

      Respectfully yours,
      С уважением,

      Kind regards, / Best regards, / Regards,
      С наилучшими пожеланиями,

      После этого с новой строки мы пишем свои имя и фамилию — и письмо закончено.

      А теперь, как и обещала, я дам вам ссылки на примеры деловых писем.

      Примеры деловых писем на английском

      Примеры письма на английском вы сможете найти на следующих сайтах.

      Ресурсы на русском с переводом:

      Ресурсы на английском (без перевода):

      Друзья, теперь вы знаете основные правила написания деловых писем. Главное, не забывайте о вежливости к своему адресату! Экономьте его и свое время — пишите кратко, по делу и избегайте «воды». Успехов!

      easyspeak.ru