Оформление приказов в электронном виде

Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности

Смотрите также:

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации. Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.

Для чего нужны регистрационные книги

Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.

Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 ).

Среди целей ведения журнала можно выделить:

  • возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
  • возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
  • придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).
  • В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

    Какие локальные акты регистрируются в журнале

    Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:

  • вопросы хозяйственной деятельности;
  • систему планирования;
  • порядок и структуру отчетности;
  • выстраивание стратегии продаж;
  • задачи по расширению бизнеса.
  • Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:

  • назначении директора;
  • создании филиала;
  • введении штатного расписания;
  • утверждении правил трудового распорядка;
  • обеспечении коммерческой тайны;
  • проведении внутренних проверок и аттестаций, др.
  • Образец книги приказов по основной деятельности

    Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.

    Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.

    На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.

    На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.

    Содержание граф примерно следующее:

    1. Порядковый номер документа.
    2. Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
    3. Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
    4. Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
    5. Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
    6. Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.

    Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.

    Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги. Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

    Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.

    Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

    В ней не должно быть:

  • исправлений;
  • подчисток;
  • необоснованных зачеркиваний;
  • откорректированных записей;
  • разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).
  • При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно.

    Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.

    Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.

    Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.

    ppt.ru

    Журнал регистрации приказов

    В статье «Регистрация внутренних документов» мы уже говорили о том, что внутренние документы регистрируются а) отдельно от внешних (входящих и исходящих), б) отдельно друг от друга. В этой статье рассмотрим отдельно журнал регистрации приказов по основной деятельности. Приказы – особенные документы, и их учет заслуживает повышенного внимания. Сказать журнал в формате .xlsx тоже можно здесь.

    Что такое приказ по основной деятельности как документ, можно узнать, перейдя по ссылке.

    Электронный или бумажный?

    Журнал регистрации приказов запросто может быть электронным. Он не подразумевает чьих-либо личных подписей, так что нет никаких причин для того, чтобы вести его строго в бумажном виде. Разве что одна: секретарю посчастливилось работать с директором «старой закалки», который вообще очень болезненно воспринимает электронные документы.

    Таким образом, компания вольна сама выбрать форму для журнала регистрации приказов и может вести его как в бумажном, так и в электронном виде. Электронный журнал, конечно, намного удобнее.

    Журнал регистрации приказов: форма и графы

    Обязательной формы журнала регистрации приказов нет. Я предлагаю поместить в него следующие графы:

    • Номер приказа – регистрационный номер документа;
    • Дата приказа – дата регистрации документа (напоминаю: имеется в виду дата подписания приказа);
    • Заголовок – или тема приказа, например «О создании рабочей группы», «Об утверждении регламентов» и т.д.;
    • Структурное подразделение – отдел, работник которого стал автором приказа;
    • ФИО сотрудника – автор приказа;
    • Рассылка – кому рассылается готовый приказ для информации или для исполнения;
    • Ссылка – ссылка на скан-копию приказа;
    • Примечание – любая сопутствующая информация.
    • Это – минимальный набор. Можно дополнить эту форму, например, графой «Согласующие лица», если секретарь считает это нужным, а также любой другой графой на ваше усмотрение. В бумажном журнале графа «Ссылка» по понятным причинам отсутствует.

      Электронный журнал регистрации приказов

      поделитесь опытом те, кто ведут электронные журналы регистрации приказов. Каким образом у вас всё это организованно? есть ли приказ о введении эл. регистрации?

      Добрый день.
      Из своего опыта скажу, что я не веду эл. журналы. Но нашла статью в журнале Кадровое дело, где расписаны интересующие вас вопросы.

      В нашей организации журнал учета номеров приказов (по основной деятельности и по кадрам) ведется в электронном виде. Правильно ли это?

      Регистрировать документы можно:
      в специальных регистрационных журналах;
      на карточках (данные о документе записываются на специальную карточку, которая затем помещается в картотеку).

      Кадровая служба организации обязана вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Формы этих книг утверждены постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

      Кроме того, в кадровой службе обычно ведут журналы:
      регистрации приема сотрудников;
      регистрации переводов сотрудников;
      регистрации увольнений с работы;
      учета личных дел;
      регистрации трудовых договоров;
      учета совместителей;
      регистрации справок и т. п.

      Типовых форм этих журналов нет, поэтому кадровая служба организации вправе разработать их самостоятельно, т.е вести как в электроном, так и в бумажном виде.

      Полный список книг и журналов, которые ведет кадровая служба, а также сроки их хранения указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

      Как уже говорилось, форма ведения некоторых журналов (письменная или электронная) законодательством не регламентирована. Если же законодательством установлены четкие требования к оформлению журнала (например, необходимо прошить, поставить печать, подпись должностных лиц, работников), то такой документ обязательно ведется на бумажных носителях.

      По общему правилу журнал учета приказов, как по основной деятельности, так и по личному составу необязательный документ. Трудовое законодательство не содержит обязанности работодателя вести журналы учета приказов. Работодатель вправе самостоятельно определить, вести ему один журнал учета всех приказов, несколько журналов учета по каждому виду приказов или не вести журналы вовсе. Однако его ведение в организации позволит систематизировать приказы, отследить дату их издания, сохранить непрерывность текущих номеров в случае, если необходимо по каким-либо причинам изъять приказ из места их общего хранения. Книга (журнал) регистрации приказов достаточно часто представляется в судебные органы в качестве доказательства действительной даты издания приказа ( в случае возникновения спора с работником о дате приказа, особенно, при применении дисциплинарных взысканий).

      Рекомендуем решение о необходимости ведения журналов и порядке их оформления прописать в локальном документе организации, например, положении о кадровом производстве.

      Журнал регистрации приказов по личному составу

      Какие документы нужно регистрировать

      К документации по личному составу организации относятся нормативные акты:

      С целью систематизации работы с указанными документами работодатель самостоятельно определяет количество и наименование регистрационных книг, которые ведутся в организации. Обычно их несколько, и каждая ведется согласно имеющейся номенклатуре дел. Например, в каждой организации нормативные акты о приеме и увольнении персонала ведутся раздельно, а остальные документы регистрируются по усмотрению работодателя в отдельных книгах.

      Порядок ведения

      Порядок ведения устанавливается работодателем отдельным нормативным актом по основной деятельности, который оформляется в свободной форме и определяет:

    • работников компании, ответственных за хранение и ведение;
    • замещающих временно отсутствующих ответственных за ведение;
    • периоды ведения (год, 5 лет и т. д.) и место хранения.
    • Срок хранения журналов составляет 75 лет.

      Указанные книги прошиваются, нумеруются и пломбируются.

      Купить журнал регистрации приказов в Санкт-Петербурге и Москве можно в канцелярском магазине или заказать в интернет-магазине по цене от 300 рублей за штуку.

      Обязательно ли вести его в организации, решает персонально генеральный директор. Четких указаний в законодательстве о необходимости наличия этих книг в коммерческих организациях не существует. Однако редакция рекомендует вести как минимум четыре книги учета нормативных актов по кадрам:

    • о приеме на работу;
    • о предоставлении отпусков;
    • о поощрении;
    • об увольнении.
    • Это самые ходовые нормативные акты работодателя, копии которых работники запрашивают. При том что у кадрового подразделения есть три дня на подготовку необходимых документов, когда существует четко установленный порядок хранения, их поиск идет быстрее.

      Как оформить журнал регистрации приказов по личному составу

      Вести его можно как в бумажном, так и в электронном виде. Кому как удобнее, поскольку его содержание предназначено исключительно для работников отдела кадров.

      webcache.googleusercontent.com

      Журнал регистрации приказов: правила заполнения

      Статьи по теме

      Журнал регистрации приказов позволяет систематизировать документооборот в организации, что облегчает прохождение проверок ГИТ. Узнайте, как оформить журнал регистрации приказов, скачайте образцы журналов

      Читайте в нашей статье:

      Правила ведения журнала регистрации приказов

      Деятельность любой организации предполагает образование большого числа документов, в том числе приказов, которые требуется хранить 5 или 75 лет. По этой причине должно быть два журнала учета приказов, ведение которых возможно и в электронном виде. Во втором случае необходимо обеспечивать резервное копирование данных, чтобы в результате сбоя не потерять документы.

      Скачайте документы из статьи:

      Неважно, каким образом происходит регистрация приказов в организации (в электронном или бумажном виде), необходимо придерживаться общих правил оформления журналов. В последующем это поможет избежать лишних вопросов при проверках, быстро найти нужные записи или документы.

      Книга приказов: образец оформления

    • на титульном листе отражают полное название документа, а также дату его оформления;
    • ниже указывают наименование компании или структурного подразделения организации;
    • журнал нумеруют, прошивают, скрепляют личными подписями глав предприятия, ставят печать, если она используется;
    • с целью защиты от фальсификации журнал регистрации пломбируют.
    • Найдите нужный вам образец документа по кадровому делопроизводству в самой полной библиотеке шаблонов журнала «Справочник кадровика». Эксперты составили уже 2506 шаблонов!

      Журнал приказов содержит несколько столбцов:

    • второй столбец используется для записи персональных данных (должности ответственного лица, Ф.И.О.);
    • третий – для номеров приказов. Предусмотрено и указание буквенных кодов: «ЛС» (личный состав), «ОД» (основная деятельность), «О» (отпуска);
    • в четвертом столбце книги регистрации приказов отражают даты составления документов;
    • в пятом указывают данные работника, на которого издавался приказ, а также его должность;
    • в шестом краткое содержание;
    • в седьмом – подпись ответственного лица.
    • Журнал регистрации кадровых приказов можно заполнять и в другом порядке, так как это зависит исключительно от формы используемой книги.

      Документ может разрабатываться самостоятельно, также организация имеет право применять типовой образец. Главное, чтобы в нем были обязательные и вспомогательные графы.