Закон документы факты

Электронные документы — факты, законы и важные нюансы

Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.

В прошлых главах мы уже рассмотрели целый ряд интересных вопросов, связанных с электронным документооборотом: как подключиться к оператору ЭДО и как работать с электронной подписью. В новой главе мы расскажем вам об основе документооборота – электронном документе. Несмотря на кажущуюся простоту понятия, документы в электронном виде вызывают ничуть не меньше, а то и больше вопросов у бухгалтеров. Сегодня мы обсудим ключевые первичные документы, которые уже прямо сейчас можно использовать в цифровом виде, расскажем о том, что стоит знать о формах и форматах, и какими нормативными актами это урегулировано.

Электронный документ и юридическая сила

Электронный документ, подписанный электронной подписью, может применяться в любых правоотношениях, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на их использование. Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и даже счета-фактуры могут быть электронными.

Кстати, многие считают (и не без оснований), что юридическую силу электронному документу придает именно электронная подпись. Однако сама по себе ЭП является лишь частью целого ряда мероприятий по обеспечению документов юридической силой. Что-то вы можете сделать самостоятельно, например, обеспечить соответствие форматам, а часть – только с помощью специалистов.

Из схемы видно, что для разных документов существуют разные гаранты юридической силы. Например, неформализованные документы – письма, договора, доверенности, техническая документация и другая корреспонденция – свободны от жесткого регулирования со стороны государства. Поэтому их юридическая сила определяется соглашением об обмене, в котором могут быть прописаны все требования к реквизитам, форме и формату, и наличием электронной подписи, не обязательно квалифицированной.

При наличии соответствующих корпоративных нормативов простой электронной подписью можно считать введение пары логин-пароль во внутренней системе электронного документооборота. Каждый внутренний документ фактически подписывается: система вас узнает по логину-паролю, фиксирует время и авторство подписи, когда вы осуществляете нажатие определенной кнопки, которое в свою очередь заносится в лог – специальный внутренний протокол событий в информационной системе. Следовательно, внутренний электронный документ автоматически становится юридически сильным и может использоваться при различных разбирательствах.

Другое дело, когда речь идет о формализованных документах. Эти документы называются формализованными именно потому, что для них в отдельных законодательных актах прописаны жесткие требования к формату и регламенту передачи. Эти документы напрямую влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них критически важно.

Формат и форма

Форма счета-фактуры определяется в законе ФЗ 402 «О бухгалтерском учете», формат отдельным приказом ФНС.

Когда говорим о форматах и формах, мы всегда четко расставляем понятия. Формат – это контейнер для информации, а форма – ее визуальное отражение.

А теперь, когда основополагающие понятия мы рассмотрели, давайте кратко рассмотрим основные формализованные документы в ЭДО.

Электронные счета-фактуры

Работа с электронным счетом-фактурой жестко регламентирована. Процедура отправки и получения электронных счетов-фактур через оператора ЭДО прописана в Приказе Минфина от 25.04.2011 №50н «Об утверждении порядка выставления счетов-фактур в электронном виде по ТКС». Данный приказ предусматривает обязательность использования оператора ЭДО в случае необходимости выставления счетов-фактур в электронном виде с обеспечением юридической значимости.

Также приказ Минфина РФ предусматривает создание участниками ЭДО, в том числе оператором ЭДО, служебных документов, которые фактически являются подтверждением получения документа участником ЭДО. В этих документах и скрыта вся суть регламента обмена: по факту, это самостоятельные .xml-файлы, которые пользователям не видны, но играют важную роль в обеспечении юридической значимости обмена счетами-фактурами.

Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs

Если в электронном счете-фактуре обнаружена ошибка, то продавец может создать исправленный или корректировочный счет-фактуру. Процесс аналогичен работе с бумажными документами, просто в электронном виде все происходит проще и быстрее. Сообщение об ошибке вам отправляет контрагент после ее обнаружения, соответственно, вы сможете оперативно подготовить исправленный или корректировочный документ.

Книги покупок и книги продаж

Правила ведения едины и для электронных, и для бумажных журналов и книг. Согласно Приложению 3 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 журнал полученных и выставленных счетов-фактур необходимо вести за каждый налоговый период. Электронный журнал должен быть подписан электронной подписью при передаче в контролирующие органы.

Книги покупок, продаж и дополнительные листы к ним, составленные в электронном виде за налоговый период, подписываются электронной подписью руководителя организации (уполномоченного им лица) или ИП при их передаче в налоговый орган в случаях, предусмотренных Налоговым кодексом РФ.

Электронные товарные накладные и акты

При внедрении электронного документооборота мы в первую очередь советуем пользоваться рекомендованным форматом. Так формализованный документ будет проще обрабатывать, искать и представлять в электронном виде в ФНС.

Но если же вы с контрагентами работаете с очень специфичными актами со множеством дополнительных данных и вам будет неудобно использовать формализованный акт приемки-сдачи работ (услуг), то можете и дальше отправлять документы по привычной вам форме. Формат при этом может быть любым: .PDF, .DOC, .XLS, .JPEG, .TIFF и так далее.

Если налоговые органы потребуют акты и накладные для проверки, то способ их представления будет зависеть от того, в каком виде были составлены эти документы.

Универсальный передаточный документ в электронном виде

Также следует учитывать, что в законодательстве нет порядка обмена УПД. Есть порядок обмена электронными счетами-фактурами. Официально ни в каком источнике не сказано, что электронными УПД нужно обмениваться по регламенту ЭСФ и использовать их же формат. Насколько нам известно, сегодня никто не обменивается УПД в электронном виде.

Отвечая на вопросы про УПД, мы всегда стараемся понять, а почему бухгалтеры вообще пользуются этим документом. Его основная цель – снизить объем документооборота, сделать его универсальным, из двух документов сделать один. При переходе на электронный документооборот налогоплательщик автоматически решает задачу оптимизации ресурсов. Получается, что объективные преимущества, которые дает применение УПД в бумажном виде, совершенно не актуальны для электронного документооборота.

Вместо заключения

Мы намеренно взяли в обзор только те документы, с которыми чаще всего работают именно бухгалтеры. Если бы мы добавили к этому списку неформализованные документы, договоры, свидетельства, доверенности – то пришлось бы писать две главы.

www.klerk.ru

Вступил в силу закон, который поощряет украинцев к военной службе

В субботу, 23 июня, вступил в силу закон «О внесении изменений в некоторые законы Украины относительно усовершенствования отдельных вопросов прохождения гражданами военной службы».

Документ в пятницу, 22 июня, был опубликован в издании «Голос Украины».

Согласно закону, он вступает в силу со дня, следующего за днем его опубликования.

Документ вносит изменения в законы Украины: «О социальной и правовой защите военнослужащих и членов их семей»; «О воинской обязанности и военной службе»; «Устав внутренней службы Вооруженных Сил Украины». Закон позволит повысить с 23 до 30 лет возраст приема граждан в качестве курсантов высших военных учебных заведений, что даст возможность участникам АТО и операции Объединенных сил (ООС) поступать на учебу и продолжать военную службу в качестве офицеров или сержантов.

Также предусматривается повысить до 60 лет предельный возраст пребывания в запасе военнообязанных-женщин, как это уже определено для мужчин, что обеспечит гендерное равенство и увеличит мобилизационный ресурс.

Документ также позволит продолжать в особый период военную службу по новому контракту на срок от 1 до 10 лет, что будет способствовать увеличению количества граждан, желающих проходить военную службу по краткосрочным контрактом; уволиться или заключить новый контракт военнослужащим, действие контрактов которых принудительно продолжено после окончания его срока в особый период, и военнослужащих, которые заключили контракт до окончания особого периода и объявления демобилизации.

Кроме того, документ предоставляет возможности военнослужащим, признанным решениями военно-врачебных комиссий негодными по состоянию здоровья к военной службе, продолжать прохождение службы. Боевой опыт, морально-деловые качества и мотивация к военной службе таких военнослужащих, несмотря на их физическое состояние, могут быть реализованы на воинских должностях, которые не требуют физических нагрузок.

Ранее президент Украины Петр Порошенко подписал принятый ВР 5 апреля закон «О внесении изменений в некоторые законы Украины относительно усовершенствования отдельных вопросов прохождения гражданами военной службы».

Напомним, Верховная Рада продлила налоговые льготы военным — участникам боевых действий на Донбассе.

fakty.ua

Первичные документы – подтверждение факта хозяйственной операции

Первичные учетные документы или первичка, как их называют бухгалтера, это – основа основ ведения учета, как бухгалтерского, так и налогового. Без правильного оформления, ведения и хранения первичных документов вести легальную предпринимательскую деятельность невозможно.

Закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ указывает, что «каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом».

Чтобы удостовериться в наличии всех необходимых документов, стоит регулярно проверять свою бухгалтерию, а для тех, у кого нет на это времени, рекомендуем услугу бесплатного бухгалтерского аудита.

Первичка письменно доказывает факт совершения хозяйственной операции, подтверждает совершение предпринимательских расходов при расчете налоговой базы, устанавливает ответственность исполнителей за выполнение ими хозяйственных операций. Первичные документы запрашивают налоговые инспекторы при проверке деклараций и отчетов, и они необходимы при прохождении проверок.

Учитывая, что заполняют и оформляют первичные документы не только бухгалтеры, но и руководители, ИП, менеджеры по продажам и другие работники, предлагаем вам ознакомиться с требованиями к этим документам.

Кто разрабатывает формы первичных документов?

Первичные учетные документы бывают унифицированные (форма которых разработана Росстатом (бывший Госкомстат РФ) или Центробанком) и самостоятельно разработанные налогоплательщиками.

Статья 9 закона № 402-ФЗ содержит следующий перечень обязательных реквизитов первичных документов (унифицированных или самостоятельно разработанных):

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление;
  • подписи этих лиц.
  • Что касается печати, то хотя она не указана в числе обязательных реквизитов, но при наличии поля «М.П.» (место для печати) ее оттиск обязателен.

    Если налогоплательщика устраивают унифицированные формы от Госкомстата (благо, перечень их огромен), то разрабатывать свои формы необязательно. Есть также понятие «модернизированной первички», т.е. унифицированных первичных документов, в которые налогоплательщиком внесены свои дополнения.

    Обратите внимание, нельзя самостоятельно разрабатывать и утверждать формы следующих первичных документов:

    • кассовые документы;
    • платежное поручение и другие расчетные банковские документы;
    • унифицированные формы по расчетам с применением кассового аппарата;
    • транспортная накладная;
    • расчетно-платежная ведомость и платежная ведомости.
    • Такие первичные документы могут быть только унифицированными.

      Где найти образцы унифицированных первичных документов?

      Разработка и утверждение форм первичных документов находится в ведении Госкомстата (теперь Росстат). На сегодняшний день продолжают применяться унифицированные формы, разработанные в 90-х годах прошлого века. Только расчетные (платежные) документы, разработанные Банком России, имеют сравнительно новую редакцию – от 2012 года.

      Называются такие документы по-разному: акты, журналы, накладные, ведомости, ордера, книги, поручения, расчеты, доверенности, приказы и др. С помощью этой таблицы вы найдете, в каком именно Постановлении Госкомстата опубликованы нужные вам унифицированные формы первичных документов.

      Назначение первичных документов

      Нормативно-правовой акт

      Учет кадров, рабочего времени и расчетов по оплате труда

      Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1

      Учет кассовых операций

      Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88;
      Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55;

      Указание Банка России от 30 июля 2014 года N 3352-У

      Учет расчетов с применением ККТ

      Расчетные (платежные) документы

      Положение о правилах осуществления перевода денежных средств (утв. Банком России 19.06.2012 N 383-П в ред. от 29.04.2014)

      Учет торговых операций и операций в общепите

      Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132

      Учет работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ

      Постановление Госкомстата РФ от 11.11.1999 N 100

      Учет работ в автомобильном транспорте

      Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78

      Учет работы строительных машин и механизмов

      Учет основных средств и НМА

      Постановление Госкомстата РФ от 21.01.2003 N 7

      Учет малоценных предметов

      Учет продукции и товарно-материальных ценностей

      Постановление Росстата от 09.08.1999 N 66

      Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а

      Учет результатов инвентаризации

      Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88

      На нашем сайте вы можете скачать бланки унифицированных первичных документов по кадрам и по кассовым операциям .

      Бланк строгой отчетности (БСО) — это тоже первичный документ, но требования к нему особые. Перечень обязательных реквизитов БСО шире, чем перечень обычных первичных документов, в частности, обязательно указание ИНН и наличие оттиска печати.

      В статье «БСО: каким должен быть бланк строгой отчетности?» вы можете узнать, в каких случаях надо применять унифицированную форму этого документа, а когда его можно разработать самостоятельно.

      Ошибки в первичных документах

      В первую очередь, первичные документы должны содержать правильно указанные обязательные реквизиты. По мнению Минфина, налогоплательщик может учесть расходы по первичке, если она содержит только несущественные ошибки.

      Такие ошибки не должны препятствовать точному установлению продавца и покупателя, наименованию товаров и их стоимости, других обстоятельств документируемого факта хозяйственной жизни (из письма Минфина от 4 февраля 2015 года № 03-03-10/4547).

      К сожалению, типичная обтекаемая формулировка объяснения чиновников часто не дает возможности четко понять, какие именно неточности или ошибки в первичных документах будут признаны несущественными.

      Например, является ли несущественной ошибкой, если в наименовании налогоплательщика указаны строчные буквы вместо заглавных? В другом своем письме — от 02.05.2012 № 03-07-11/130 Минфин указал, что такие ошибки, как замена заглавных букв строчными и наоборот; перемена букв местами; неверное указание организационно-правовой формы не являются препятствием для идентификации налогоплательщика (при верно указанном ИНН и других реквизитах).

      А вот существенными для первичных документов могут быть признаны следующие ошибки:

    • арифметические ошибки (неправильно указана стоимость/ количество товара или сумма налога);
    • разные наименования одного и того же товара (например, в спецификации к договору поставки конфеты названы «Конфеты вафельные в шоколаде», а в накладной – «Мишка на севере»);
    • неточные названия должностей тех, кто подписывает первичные документы (к примеру, в доверенности указано «Заместитель генерального директора», а в акте приемки – «Заместитель директора»);
    • суммы в цифрах не совпадают с теми же, но указанными прописью (вместо 155 000 руб. (сто пятьдесят пять тысяч рублей) написано 155 000 руб. (пятьдесят пять тысяч рублей).
    • Налоговая инспекция может не принять расходы по таким первичным документам, проблемы возможны и у контрагента при вычете НДС.

      Исправлять первичные документы можно только корректурным способом (неправильный текст зачеркивается одной тонкой чертой, а сверху надписывается правильный текст). Исправления сопровождаются надписью «Исправлено», датой и подписями ответственных лиц. Недопустимы исправления приходных и расходных ордеров, банковских документов и БСО. Их надо составлять заново.

      Обращайте внимание на то, чтобы первичные документы подписывались в период действия выданной на их подписание доверенности, иначе проверяющие посчитают, что документы подписал неуполномоченный на то сотрудник. То же самое надо отслеживать и относительно подписей на вашей первичке представителей контрагентов: выданные им доверенности должны быть актуальными.

      При оформлении первичных документов надо быть внимательным не только к их заполнению, но и к соответствию их дат и других реквизитов другим документам, например, договорам и счет-фактурам. Так, спорным будет вычет НДС по счет-фактуре, составленной раньше товарной накладной.

      Вопросы у налоговых органов вызовут накладные или акты, подписанные раньше договора, исполнение которого подтверждают первичные документы. Из этой ситуации есть выход, предусмотренный пунктом 2 ст. 425 ГК РФ: указать в тексте договора такую оговорку «Условия настоящего договора применяются также к отношениям сторон, возникшим до его заключения».

      Или, например, в акте указано, что работы выполнены в период с 10 по 30 марта, в то время как в договоре срок работ установлен как с 10 по 30 апреля. В этом случае можно составить дополнительное соглашение к договору, где указать фактический срок выполнения работ или в самом акте указать, что работы были выполнены досрочно.

      Подрядчикам надо быть внимательным при подписании заказчиком актов о выполнении работ. Если по договору подряда привлекались субподрядчики, то акты с ними подрядчик должен подписать до того, как работы будут сданы заказчику. При несоответствии этих дат налоговики могут посчитать расходы на субподрядчика необоснованными и не признать их при расчете налоговой базы.

      Документооборот первичных документов

      Документооборот первичных документов включает в себя следующие этапы:

    • оформление первичного документа;
    • передача документа в бухгалтерию, где он проверяется и вносится в регистры;
    • текущее хранение и последующая передача документа в архив.
    • Далеко не праздный вопрос – когда должны оформляться первичные документы? Ответ на это есть в статье 9 закона № 402-ФЗ «Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания».

      Недопустимо оформлять первичные документы через несколько дней после проведения хозяйственной операции. Все работники, имеющие право оформлять первичку, должны соблюдать график документооборота, в котором можно установить, например, такие сроки сдачи документов в бухгалтерию:

    • приходные и расходные кассовые ордера – в день составления;
    • документы, связанные с оформлением продаж – не позднее следующего рабочего дня;
    • авансовые отчеты – не позднее трех рабочих дней после расходования средств;
    • листки нетрудоспособности — не позднее следующего рабочего дня после выхода на работу и т.д.

    Что касается документов, подписанных контрагентами, то обязанность передавать их своевременно можно предусмотреть в тексте договора, например, так: «Покупатель обязуется передавать Поставщику оригиналы подписанных товарных накладных, актов и счетов-фактур не позднее двух рабочих дней со дня их подписания».

    При передаче подписанной первички в бухгалтерии проверяют форму документа; наличие обязательных реквизитов; законность проведенной хозяйственной операции; арифметические расчеты. Данные проверенных первичных документов вносятся в бухгалтерские регистры.

    Текущее хранение первички осуществляется обычно в бухгалтерии, а по окончании года документы группируются по датам, комплектуются в пачки и передаются в архив. Хранить первичные документы надо не менее пяти лет.

    www.regberry.ru