Ответ на претензию. Образец правильного написания

Между организациями довольно часто случаются разногласия и конфликты. Многие предпочитают выражать свое недовольство и требования в письменном виде, отправляя партнерам по бизнесу, клиентам или подрядчикам претензии. Иногда претензионным порядок разрешения спорных ситуаций прописывается даже в договорах, но и без этого каждая организация имеет право им воспользоваться.

Деловой этикет требует обязательного официального ответа, также в письменной форме.

Для чего нужен ответ на претензию

Даже если с точки зрения адресата, претензия не имеет под собой никаких оснований, ответить на нее необходимо, поскольку таким образом можно показать свое неравнодушие к высказанной проблеме, а также желание сохранить хорошие отношения и продолжать дальнейшее сотрудничество.

Кроме того, ответ, при дальнейшем развитии конфликта, может стать важным доказательством в суде.

Кто составляет ответ на претензию

В разных организациях этим занимаются разные сотрудники. Чаще всего это юристы или секретари, взаимодействующие со всеми отделами компании. Иногда составление подобных писем возложено на руководителей ответственных подразделений или же рядовых сотрудников. При этом не следует забывать о том, что чем выше должность автора ответа, тем более убедительным будет его содержание для второй стороны.

Правила написания ответа на претензию

Основное содержание ответа на претензию в каждом случае строго индивидуально. Однако, есть некоторые требования, которые следует соблюдать в любом таком письме. Во первых, сама форма – ответ лучше писать на фирменном бланке предприятия, это лишний раз докажет серьезность отношения к вопросу и уважение к партнеру. Но если фирменный бланк на предприятии отсутствует, ответ можно оформить и на обычном листе стандартного А4 формата. В обоих случаях важно указать, кому именно направляется письмо, а также его автора.

Письмо обязательно должно быть датировано и вот здесь медлить не надо, т.к. срок ответа на претензию установлен законом: от 10 до 30 дней с момента получения претензионного письма (в зависимости от конкретной ситуации).

Ответ необходимо обязательно подписать, предпочтительно, руководителем предприятия – это покажет заинтересованной стороне, что директор в курсе проблемы и также имеет желание ее разрешить, но если организация крупная, имеющая множество структурных подразделений, то заверить ответ может начальник того отдела, в компетенцию которого входит решение данных задач.

Оттиск печати ставить необязательно, поскольку с 2016 года предприятия и организации имеют полное право исключить из своей деятельности применение печатей и штампов. А вот зарегистрировать во внутреннем журнале исходящей документации ответ на претензию необходимо, поскольку он все же относится в официальному документообороту между двумя сторонами.

Надо ли соглашаться с претензией

В ответе на высказанные требования, соглашаться с ними совсем необязательно. Можно отправить вежливый отказ на претензию или согласится с ней частично. Единственное, о чем следует помнить всегда – любой ответ должен быть в рамках закона, поскольку автор претензии может воспользоваться этим документом, как доказательством в суде. Так что и формулировки надо подбирать крайне аккуратно, с применением, по возможности, ссылок на документы, законодательные акты и нормативы.

Инструкция по написанию ответа на претензию

Поскольку унифицированной формы ответа на претензию не существует, при их написании следует придерживаться правил и норм делопроизводства.

Часть первая

• В «шапке» ответа на претензию нужно указать отправителя, а именно: полное название организации, ее фактический адрес, ИНН, КПП (последние два параметра можно взять из учредительной документации фирмы).
• Далее следует внести данные об адресате: если письмо отправляется конкретному лицу, то его должность, фамилию, имя, отчество (последние два — в виде инициалов), опять же полное наименование компании, фактический адрес.
• Затем надо пронумеровать документ в соответствии с внутренним документооборотом предприятия и поставить дату его составления.

Часть вторая

Вторая часть документа является основной: в ней нужно максимально корректно, составить подробный и аргументированный ответ.

• Здесь следует обязательно указать точную дату получения претензии, коротко обозначить ее суть и при наличии финансовых требований, вписать сумму (цифрами и прописью). Если есть документ, в рамках которого действует отправитель претензии (например, договор) – нужно указать его номер и дату подписания.
• Потом пишется собственно ответ — при его составлении следует руководствоваться пунктами договора, законодательными нормами и правилами (и обязательно указывать на них ссылки). Если претензия состояла из нескольких пунктов, отвечать нужно также – отдельными пунктами.
• После написания ответа необходимо подвести резюме, то есть емко, в одном-двух предложениях высказать мысль о том, что претензия принимается полностью, частично, или вовсе отклоняется.
• В завершение ответ на претензию должен подписать ответственный сотрудник предприятия с обязательной расшифровкой подписи.

assistentus.ru

Как ответить на претензию Заказчика о порче его имущества?

Ситуация дурацкая! Мы оклеиваем рекламными наклейками тентованные машины. Монтажники выехали на заказ — оклеили тентованную машину, как положено, согласно макету. Ещё перед оклейкой заметили — что тент в одном из верхних углов разошедший по шву сверху вниз сантиметров на 20. Но оклейке это никак не мешало — в месте дефекта оклейка не велась на расстоянии 30 сантиметров. Да и тенты под оклейку какие только не предоставляют: рваные, дырявые и прочие. Через день заказчик говорит о том что мы порвали его тент. Якобы водитель поставил на парковку машину без этой дыры на тенте, а наши монтажники при монтаже тент порвали. Водитель и его напарник клянутся, что тент был целый. Поставили они его на парковку накануне вечером перед монтажом. Всю ночь и до шести вечера следующего дня машина стояла на парковке. Кто и что с ней в это время делал — никто понятия не имеет. А виноваты остались в глазах заказчика наши монтажники. Технология оклейки такова, что при нанесении на тент наклейки (когда тент одет на машине) на сам тент идёт небольшое давление, естественно без надавливания наклейки не приклеить, но не может же от этого давления лопнуть шов семиметрового тента. Тем более, если в месте дефекта оклейка вообще не велась! Гарантии на сам тент у заказчика нет, сам тент уже подвергался ремонту. Мы думаем что тент был порван до монтажа, а водитель пытается свалить вину на наших монтажников. Или же если тент разошёлся при монтаже, то значит он был в плохом техническом состоянии и незначительное надавливание вызвало расхождение шва. Заказчик собирается выставить нам претензию на сумму ремонта этого тента. За саму оклейку он заплатил и претензий по оклейки нет. Но акт подписывать отказывается из-за разрыва на тенте. Причём тут тент вообще? Как доказать что мы его не рвали? И как ответить на претензию заказчика? Что в ней написать? Это похоже на бред если честно. В месте разрыва работ нами не велось. Заказчик откровенно издевается, говорит, что наши монтажники возможно были пьяными и падали на тент и он от этого порвался! Хотя на монтаже ни заказчик и никто из его представителей вообще не присутствовал! как ответить на притензию, когда она придёт и что делать с неподписаным актом?

Ответы юристов (1)



Добрый день! Уважаемый пользователь — по существу вашего
вопроса могу пояснить и сообщить следующее, что данные правоотношения
регулируются гражданским законодательством и федеральным законом о защите прав потребителей в соответствии с которыми вам заказали услугу а вы её выполнили, когда поступит претензия лучше всего провести юридический анализ у юриста или на нашем сайте — тогда можно будет что-то посоветовать, а вообще в ответе указывайте вашу позицию и отрицайте что вы наносили повреждения пусть попробует доказать что это вы, и письменно сообщите о выполнении заказанной работе и просите подписанный акт направит вам на адрес.

Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

Как грамотно ответить на претензию?

Если по какой-либо причине вам выставили претензии, то очень важно ответить на нее грамотно и в установленный срок . О форме ответа, правильном оформлении и сроках, мы расскажем в настоящей статье.

Ответ на претензию составляется, в той же форме, что и сама претензия.

Рекомендуемая форма ответа на претензию:

• ответ излагается в свободной форме;

• ответ оформляется в письменном виде;

• ответ адресуется ее заявителю;

• ответ подписывается получателем претензии лично либо иным лицом, на это уполномоченным (например, на основании доверенности);

• если в претензии указан почтовый адрес для направления ответа, то ответ на претензию направляется именно по указанному адресу.

Содержание ответа:

По содержанию текст ответа на претензию существенно отличается от текста самой претензии. При этом текст ответа на претензию будет различаться в зависимости от того, согласен ли с ней получатель претензии или нет.

Согласие с претензией означает готовность получателя претензии удовлетворить все требования заявителя (либо часть), изложенные в претензии, в полном объеме.

При согласии с требованиями претензии в ответе необходимо указать следующее:

Во-первых, заявление о полном (либо частичном) согласии получателя претензии с предъявленными к нему требованиями.

Пример формулировки согласия с предъявленными требованиями:

«ООО «Валан» не отрицает и соглашается с фактом наличия перед ООО «Петро» задолженности по арендной плате в размере 100 000 руб. по договору аренды от 1 июня 2013 года».

Во-вторых, информацию о порядке и сроках удовлетворения требований, изложенных в претензии.

Пример сообщения о порядке и сроках удовлетворения требований:

«Задолженность по арендной плате в размере 100 000 руб. будет погашена ООО «Валан» в полном объеме в срок до 1 октября 2013 года».

Если получатель претензии не согласен выполнить требования, указанные в претензии, по каким-либо основаниям, то он в ответе на претензию должен изложить свою позицию по каждому из требований, то есть привести свои возражения в связи с адресованной к нему претензией.

Возражения бывают разного рода:

Во-первых, отрицание обстоятельств либо каких-либо доводов, изложенных в претензии. В данном случае адресат претензии ограничивается простым отрицанием доводов претензии, указанием на неподтвержденность фактов, изложенных в претензии, не приводя собственных аргументов, обосновывающих его позицию.

Пример формулировки отрицания доводов претензии:

«ООО «Валан» в настоящее время не имеет перед ООО «Петро» задолженности по арендной плате».

Во-вторых, аргументированные возражения против обстоятельств либо доводов, изложенных в претензии. В данном случае возражения получателя претензии подтверждаются соответствующими доказательствами, ссылками на правовые нормы и условия договора.

В свою очередь, подобные возражения могут быть двух видов — в озражения, которые прямо опровергают фактические обстоятельства либо правовые доводы претензии.

В ответе на претензию можно использовать возражения любого вида. Однако чем более аргументирован будет ответ на претензию, тем понятнее он будет для другой стороны.

Лицо, получившее претензию, должно сообщить предъявителю претензии о результатах ее рассмотрения в срок, предусмотренный законом, договором или указанный в самой претензии, а при его отсутствии – в разумный срок. Например, в сфере защиты прав потребителей срок ответа на претензию – 10 календарных дней, а в случае просрочки возможно применение санкций в виде неустойки.

Отсутствие ответа на претензию по общему правилу приравнивается к несогласию получателя претензии с изложенными в претензии требованиями и, соответственно, к отказу от их исполнения. Это может оказаться важным для случаев, когда закон или договор устанавливают обязательный досудебный претензионный порядок. Отправителю претензии будет достаточно дождаться, когда истечет срок для ответа, установленный им самим или же законом, и сразу после этого он сможет обратиться в суд с иском.

В то же время в договоре может быть указано, что отсутствие ответа на претензию в течение определенного срока со стороны контрагента расценивается как согласие с предъявленными требованиями. Это важно для тех случаев, когда отправитель претензии предупреждает, что из-за того или иного нарушения со стороны контрагента собирается предпринять какие-то определенные действия (например, приостановить выполнение работ или отгрузку товара). Молчание адресата претензии будет означать, что он согласился с этими действиями.

Таким образом, мы видим как важно грамотно и в сроки отвечать на предъявленные претензии. За консультацией в оформлении лучше обратиться к нашим специалистам.

www.jurpartner.ru

Как ответить заказчику на претензию по некачественно выполненным работам по договору подряда

Добрый день, моя компания подписала договор подряда с физ.лицом о проведении работ в кухне заказчика. Чтобы сэкономить время и средства заказчик отказался от ряда черновых работ, хотя был предупрежден о последствиях неровности стен и т.д., в следствие чего реечный потолок, который идеально прямой встал неровно, т.к.стены были лишь протянуты, а не выровнены, заказчику нужен был ремонт откосов окон ПВХ без замены материала для откосов, т.е. старые убрали-их и поставили. Стяжки на пол тоже заказчику не потребовалось, просто пробить лаги гвоздями. В результате, заказчик отказывается оплачивать работы и ссылается на некачественно произведенный ремонт. Хотя в сроки мы уложились.

Ответы юристов (2)



надеюсь, что заказчик предупреждался Вами о возможных последствиях в письменной форме и Вы сможете документально подтвердить это.

могу оказать помощь по подготовке ответа на претензию, но для этого необходимо ознакомиться с документами.



Добрый день, работы выполняются в соответствии с договором. Любые изменения к договору оформляются, как правило, в письменной форме (если иное не установлено договором), поэтому, если вы исключили какие то работы из объема, об этом должны были составить дополнительное соглашение, либо иной документ, в котором отражено волеизъявление заказчика. В случае если данный документ отсутствует, то работы вы должны были произвести в том объеме который установлен договором.

Если у Вас есть согласование изменения объема работ, то Вам необходимо письменно обратиться к Заказчику, приложив акты о выполненных работах, с требованием подписать их и произвести оплату в соответствии с условиями договора.

Если такого согласования нет, то доказывать измененный объем будет достаточно сложно. Если это физическое лицо, то это подсудность суда общей юрисдикции и здесь доказывание можно осуществлять свидетельскими показаниями.

m.pravoved.ru

Как грамотно ответить на необоснованную претензию?

В автосервис обратилась наша клиентка с просьбой отремонтировать авто после ДТП. Мы не занимаемся кузовным ремонтом. Попросила помочь в поиске «кузовщиков». Согласилась отдать в ремонт свой а/м частнику, чьи рекламные листовки лежали в нашем боксе. Мастер провел осмотр, оценил сроки и стоимость своих работ. Она привезла нам предоплату для него и попросила отогнать ему автомобиль. В итоге срок мастер затянул почти на месяц, качество ремонта отвратительное. Я предложил ей не платить за это, так как предоплата была еще у меня, и отдать на переделку а/м другим людям,чтоб нашла их сама. Отказалась, уехала. Через несколько дней принесла досудебную претензию к моему ИП с требованием отремонтировать а/м, возместить моральный вред более 300 тыс.руб, мотивируя тем, что а/м принимал я, и квитанция на предоплату тоже от моего ИП.

Ответы юристов (3)



Если по документам вы приняли автомобиль и приняли деньги то фактически вы взяли на себя обязательства по ремонту.

Моральный вред естественно платить не нужно. По поводу ремонт пишите ответ что вы не занимаетесь ремонтами и в решении ее вопроса вы выступали как посредник.

Деньги ей вернули же? Если да то укжите об этом в ответе на претензию. Также укажите что догоовр не заключали и что на вас нет обязательств по проведению ремонта ТС

С уважением Александр

Есть вопрос к юристу?



Вы договор какой-либо заключали? Вообще, зачем вы предоплату через свое ИП проводили, если мастер не ваш сотрудник.



Многое зависит от того, что указано в квитанции, выданной Вами гражданину.

Что там указано?

С уважением! Г.А. Кураев