Как оформить список задач

5 альтернатив классическому списку задач

Ведёте to-do-список, но всё равно ничего не успеваете? Тогда эта статья для вас! Она откроет для вас пять альтернативных способов ведения списков задач.

Список задач (to-do-лист) — необходимый элемент эффективной работы. Теоретически. На практике списки дел часто не приводят к продуктивности. Почему? Есть множество причин.

Порой мы бездельничаем и медлим с выполнением простых задач, порой прокрастинируем и откладываем на потом решение сложных. To-do-лист должен мотивировать, но зачастую он, напротив, наводит на нас уныние. Особенно если в конце дня видишь, что большая часть запланированного не сделана.

Когда всё это накладывается друг на друга, создаётся впечатление, что составление списков занимает больше времени, чем реализация задач, значащихся в них. В статье про систему использования списков Бенджамина Франклина мы говорили о некоторых секретах составления эффективных to-do-листов (доведение дела до конца, расстановка приоритетов, адаптация списка дел под меняющиеся обстоятельства и т. д.). В этом материале Лайфхакер познакомит вас с пятью новыми оригинальными способами ведения списков.

Что такое обычный to-do-лист? Верно, это нумерованный список задач на день (или месяц/год, если речь идёт о долгосрочном планировании). Забудьте об этом.

Попробуйте строить свой список задач по принципу 1–3–5.

Запишите одну главную задачу, три средних по объёму и важности дела и пять мелких, которые при нехватке времени можно будет отложить на завтра. Сделайте это вечером, чтобы утром чётко представлять, что у вас сегодня на повестке дня.

Если ваша сфера деятельности настолько динамична, что вы не можете спрогнозировать (не)появление новых срочных дел, то оставьте несколько троек или пятёрок вакантными. Это позволит вам сделать список задач максимально гибким.

Будьте готовы к тому, что, строя список дел по принципу 1–3–5, не всегда удастся вычеркнуть из него все пункты. К примеру, обстоятельства могут измениться, и выполнение главной задачи в текущий день станет невозможным. Зато вы сможете сделать сет из трёх задач средней важности или пяти — небольшой.

Главное преимущество данного подхода — не нужно расставлять приоритеты. Вы априори вносите в список то, что считаете актуальным для следующего дня.

Bullet Journal

В чём главная проблема бумажного планирования? Вычеркнув однажды задачу из списка, забываешь о ней, и никогда не угадаешь, когда детали её реализации (номера телефонов, даты, примечания и прочее) могут вновь понадобиться. Электронные планировщики частично решили эту проблему — большинство позволяют делать ссылки на прошлые задачи, группировать их и т. д. Но как быть тем, кто тачскрину предпочитает приятный шелест бумаги? Веб-дизайнер Райдер Кэрролл придумал систему, которая упорядочивает бумажное планирование. Имя ей — Bullet Journal.

О системе быстрых записей, придуманной Кэрроллом, Лайфхакер уже рассказывал в одной из прошлых публикаций. Напомним основные принципы.

Первым делом пронумеруйте странички ежедневника. На первой странице сделайте оглавление — оно будет помогать находить нужную информацию. Затем составьте календарь на месяц: числа и дни недели, а напротив — задачи и события, которые точно не изменятся. На другой странице сделайте маркер-список дел на эти 30 дней. При этом важно использовать примечания (чекбоксы, кружочки и прочее), чтобы визуально легче считывать информацию. Таким образом можно составлять список дел и на день, и на неделю. Главное — не забывать вносить номера страниц в оглавление.

Список задач должен быть мотиватором, поднимающим настроение: «У меня столько дел, и как приятно вычёркивать очередной пунктик!». Но на деле многие, открывая в конце дня свой to-do-лист, впадают в уныние: «Я лентяй! 6 задач из 10!». Невыполненные задачи тянут за душу, как камень на дно.

Но есть выход — параллельно с to-do-списком вести ленту анти-to-do.

По мнению сооснователя корпорации Netscape Марка Андрессена (Marc Andreessen), анти-to-do — это процесс, когда вы записываете не то, что должны сделать, а то, что уже сделали, свои достижения.

Каждый раз, когда вы делаете что-то полезное в течение дня, записывайте это в свой список анти-to-do на другой стороне карточки. Каждый раз, записывая своё достижение, вы будете получать дозу эндорфинов, вроде той мышки, что давит на кнопку в клетке и получает за это кусочек еды. А в конце дня, перед тем как приготовить новую карточку на завтра, взгляните на сегодняшнюю карточку, на ваш список анти-to-do и порадуйтесь, сколько вещей вы на самом деле сделали в этот день. После этого разорвите и выбросьте карточку. Ещё один день прожит не зря.

Таким образом вы сможете дополнительно мотивировать себя на выполнение настоящего списка дел.

Кстати, схоже работает приложение iDoneThis. Оно тоже помогает понять, на что вы тратите своё время и что полезного сделали за день, неделю, месяц.

Дзен-система продуктивности

GTD — отличный путь повышения личной эффективности. Однако методика Дэвида Аллена подходит далеко не всем. Поэтому другой известный гуру продуктивности Лео Бабаута решил упростить эту систему и придумал Zen to Done (ZTD).

Как это работает?

ZTD — это простота и фокус на действиях и делании здесь и сейчас. Бабаута выявил пять основных проблем GTD и предложил пути их решения. В отношении to-do-списков это означает следующее:

1. Составляйте простые тематические списки. Например, в карточку под названием «Работа» записывайте только задачи, относящиеся к вашей профессиональной деятельности.

2. Постоянно обновляйте список. Всегда носите с собой гаджет или блокнот, куда сможете записать внезапно возникшие идеи или задачи.

3. Будьте актуальны. Заносите в список задач только по-настоящему важные задачи.

Термин «stop doing лист» на первый взгляд полностью противоречит to-do-планированию. Но только на первый.

В stop doing лист вы тоже записываете свои дела, но не те, что вам нужно и предстоит сделать, а те, от которых хотите избавиться. К примеру, вы хотите бросить курить, перестать сидеть в социальных сетях и отучиться есть сладкое на ночь. Это и будут пункты вашего stop doing листа. По сути, это один из способов борьбы с хронофагами.

Крис Гильбо (Chris Guillebeau) в своей книге «Искусство нон-конформизма» (The Art of Non-Conformity) пишет:

Лучший способ прекратить тратить время на ерунду — это составить стоп-лист. Стоп-лист — это список того, что вы больше не хотите делать. Это даже лучше, чем список задач, так как позволяет понять, что тянет вас вниз.

Сам Крис составляет стоп-листы ежегодно в новогодние праздники. Это позволяет ему оценить, какого прогресса он достиг за прошедшие 12 месяцев.

Чтобы stop doing лист работал, важно помнить о хронометраже. Посчитайте, сколько времени у вас съедает та привычка, от которой вы хотите избавиться. Затем установите себе на неё временной лимит (не больше 20 минут в день на YouTube) и постепенно понижайте его.

Итак, если классическое to-do-планирование вам не подходит, попробуйте одну из альтернатив, предложенных выше. А лучше комбинируйте их: составляйте не длинные списки, а короткие с одной главной и несколькими второстепенными задачами; ведите удобные и понятные записи; мотивируйте себя списком своих достижений и найдите время составить перечень привычек, от которых вам следует избавиться.

Если у вас есть свои подходы к составлению списков задач, делитесь ими в комментариях.

lifehacker.ru

Как составить список дел

Города – большие муравейники, их жители – постоянно спешащие и занятые люди. С другой стороны – рутина, монотонность которой гнетуща. Нет, это не очередная голливудская драма о жизни в Нью-Йорке или другом мегаполисе. Эту пессимистичную картину мы нарисовали, чтоб показать состояние дел у большинства современных людей. Работа, дом, отдых и тотальная нехватка времени. Из позитивного – изменить это под силу практически каждому. Организованность – важное качество, позволяющее контролировать свою жизнь. В этой статье мы поговорим о том, как составить список рабочих и домашних дел на день, неделю; что для этого нужно сделать; как спланировать свои ежедневные дела, чтоб вести их более эффективно и жить полноценно.

После прочтения первого абзаца у вас может возникнуть скептическое ощущение, порождающее вопрос по типу: «Зачем планировать рутину и тем самым делать ее еще скучнее?». Но это не так. Составление списка дел на день и в долгосрочной перспективе на неделю нужно для того, чтоб не допустить потери времени, быть более организованным и собранным, действовать и работать эффективно. Приведенные ниже рекомендации о том, как составить список дел, применимы в жизни и тем, у кого львиная доля ее проходит в офисе, и домохозяйке, и студенту.

Как составить список дел и эффективно ему следовать

Список дел – один из эффективных инструментов планирования и организации занятости. У. Эко говорил, что списки помогают нам лучше разбираться в окружающем мире. Мы создаем списки дел, продуктовые списки, списки достопримечательностей, которые хотим посетить во время отпуска. Эта простая привычка увеличивает нашу дневную производительность, позволяет чувствовать себя менее перегруженными. Итак, как составить список и следовать ему?

1. Проведите полевое исследование. В социологии используется такое понятие как «полевой этап». Он подразумевает всестороннее широкое исследование предмета или явления в реальных условиях с целью сбора данных для дальнейшего анализа. Чтобы составить список дел, в первую очередь нужно провести оценку затрачиваемого времени на то или иное действие. Наблюдайте некоторое время за собой. Перед тем как спланировать свой день, уточните сколько в среднем времени занимает, например, деловая переписка, совещания, подготовка к семинарам, одним словом всё, чем вы обычно занимаетесь. Это позволит составить реальный список дел, которые вы успеете сделать за свой обычный день.

2. Планируйте заранее. Единого мнения здесь нет – одни утверждают, что писать список дел лучше с утра, на свежую голову, другие, что лучше это делать вечером. Каждому предстоит решить самостоятельно, когда ему приниматься за составление списка дел, с учетом занятости и многих личных факторов. Но способствовать эффективности это будет однозначно. Истории известен интересный случай. Сталелитейная компания «Bethlehem Steel Company» в начале прошлого века решила повысить производительность своих сотрудников. С этой целью был нанят известный в то время журналист и эксперт в связях с общественностью Айви Ли. Он поручил всему руководству компании, вплоть до руководителей отделов, в конце каждого рабочего дня составлять список дел на завтра и строго ему следовать (браться за следующее задание лишь выполнив предыдущее). Спустя 3 месяца были подведены итоги, и результат всех удивил. Работники стали лучше справляться со своими обязанностями, более того, они существенно повысили объемы выполняемой работы. Ли получил заслуженный чек с внушительной по меркам начала ХХ века суммой – 25 тыс. долларов.

3. Пишите конкретные пункты. Если вам нужно зайти в продуктовый магазин после работы, то к пункту «Зайти в магазин» в ежедневнике сразу приложите и список покупок. В таком случае вы не потеряете время на ходьбу по всем отделам с целью вспомнить, за чем вы пришли. Также важно включать в свой список дел только то, чем вы реально занимаетесь. Если в ваших планах на будущее начать писать статьи в блог, заняться декоративной лепкой или научиться делать яйца Фаберже из бисера – запишите это в отдельный список. А после того, как реализуете свою задумку, перенесёте и пункт в ежедневник.

4. Планируйте не только работу, но и весь свой день. Для этого нужно следовать принципам режима дня. Соответствующие корректировки нужно вносить во время отпуска, выходных, праздников. Если вы сильно устаете на работе, не нужно сильно наполнять список дел на вечер, лучше предоставьте свободное время отдыху. Вне работы старайтесь ставить задачи реальные и обязательно их выполнять. Пункт «купить молоко по дороге домой» нужно реализовать, несмотря на то, что он незначительный, а вам не хочется стоять в очереди в супермаркете. В противном случае – не вносите его в список дел.

5. Ранжируйте задачи по степени важности. Психологи рекомендуют начинать день с выполнения нескольких легких дел, которые вы запланировали. Это может быть, например, зарядка. Суть приёма в том, что выполнив несколько пунктов и зачеркнув их в своем ежедневнике / списке дел / поставив галочку «сделано» в специальной программе на компьютере, вы увидите, что следовать плану не так тяжело и взбодритесь.

Важные или неприятные задачи нужно решать в несколько этапов. Для этого можно воспользоваться методом «разделки слона» («разрезания бифштекса»). Согласно этой технике вся проблема – это слон, или, если угодно, бифштекс. Справиться с большим слоном самому сложно, так же как и проглотить бифштекс за раз. Для решения мы делим «слона» на несколько частей – хобот, ноги, туловище, и каждый день решаем по отдельно взятому аспекту.

Поможет также знакомство с основными методами тайм-менеджмента. Так, в книгах Брайана Трейси и Дэвида Аллена собрано много полезной информации с детальным описанием техник решения задач, составления эффективных списков дел и многого другого.

6. Некоторые психологические нюансы, которые помогут следовать списку дел:

  • Список должен быть на виду, в таком случае вы точно ничего не забудете. Лучше записывать задания на день цветным карандашом, например, красным, а не обычным или ручкой. Восприимчивость человеческого мозга к ярким цветам выше, следовательно, такой список будет лучше привлекать внимание.
  • Не ставьте в свой список больше 7 приоритетных пунктов на один день. У вас просто не хватит времени, чтоб сделать все. И что еще хуже – вы начнете волноваться, что не успеваете справиться со всем, и разочаруетесь в своей способности вести список дел.
  • Многие люди, особенно творческих профессий, и домохозяйки, воспитывающие детей, страдают рассеянностью, могут отвлекаться от основного занятия. Для них рекомендуют дублировать список дел и размещать его в нескольких местах – возле компьютера, на двери холодильника.
  • Даже если предыдущие попытки вести список дел не увенчались успехом, попробуйте его вести хотя бы несколько дней. Это позволит избежать лишнего стресса и ничего не забыть. Кроме того, вы убедитесь, что составление не сложно, главное – записывать свои дела систематично и использовать при этом приведенные выше рекомендации.
  • Некоторые тренеры утверждают, что следуя списку дел, человек повышает свою эффективность и производительность. Также если вы не выполните что-то из запланированного это будет служить укором и мотивировать на действие в будущем.
  • Следуя требованиям объективности и справедливости, отметим, что есть мнение, согласно которому постоянное использование списков дел может привести к некоторой атрофированности функции запоминания. Это чревато тем, что человек, отправившийся в магазин и при этом оставивший список покупок дома, может многое из него забыть купить. Чтоб такого не происходило, рекомендуем пройти тренинг по развитию памяти, а также тренировать память и другие способности человеческого мозга.
  • Полезные инструменты планирования

    Для того чтоб ничего не забывать, рекомендуется постоянно держать лист бумаги под рукой. Если же вы отдаете предпочтение современным гаджетам и электронным ежедневникам, то помимо стандартных органайзеров и текстовых редакторов, вам могут быть полезны следующие приложения:

    Самый известный инструмент для планирования и ведения списка дел. Популярен во многих странах, многофункционален, удобен. Есть возможность загрузки клиента для разных платформ.

    Многоплатформенный электронный список дел. Бесплатная версия имеет почти весь функционал платной. Возможность создания коллективного списка.

    Известный электронный планировщик. Обладает всем необходимым для такого рода программ функционалом. На сайте доступны версии для Android и iOs платформ, для браузера Google Chrome.

    Отзывы и комментарии

    Если эта статья вам помогла, вы хотите поблагодарить авторов, высказать несогласие с описанными методами и приёмами или просто поделиться своими соображениями, оставьте комментарий ниже.

    4brain.ru

    Как правильно составить список дел?

    Ничего не успеваете? Дел много, а времени категорически не хватает? В такие моменты многие вспоминают, что в теории сэкономить и рационально использовать самый ценный и невосполнимый ресурс помогает составление списков дел. Они способствуют тому, чтобы мы как вовремя выполняли рабочие задачи, так и с успехом разбирались с домашними делами. Однако для того чтобы такой список действительно работал в вашу пользу, его нужно не просто составить, а составить правильно, ведь в противном случае вы вряд ли будете ему следовать, и он будет просто лежать перед вами немым укором. Остановимся подробнее на том, как правильно составить список дел.

    Чтобы составить максимально подходящий список дел, для начала решите, мотивирует или отталкивает лично вас необходимость что-либо сделать (ключевое слово здесь – именно «необходимость»). Подумайте и честно ответьте себе на вопрос, насколько реально вас подстегивает слово «надо»? Здесь нет плохих и хороших вариантов, однако в зависимости от вашего ответа, вы сможете определиться между двумя основными типами to-do-листов (или, как их некоторые называют, ту-ду-листов).

    Многие коучи и специалисты по тайм-менеджменту делят людей на две группы: рационалы – те, кто последовательно и осмысленно движущиеся к четко поставленной цели или решает необходимые задачи, те, для кого слово «надо» означает именно «надо»; и иррационалы – творческие натуры, легко загорающиеся новой идеей и также легко бросающие начатое при потере к нему интереса; гибкие, увлекающиеся, не боящиеся экспериментировать. Большинство из нас нельзя причислить к чистым рационалам или иррационалам, но все же один тип нам, как правило, ближе другого. В зависимости от этого и определяется тип списка дел.

    Список дел рационала – матрица приоритетов Эйзенхауэра

    Рационалу важно, чтобы все было разложено по полочкам, структурировано. Они часто составляют разные списки на разные случаи жизни: для работы, для семьи и т.д. Как правило, рационалам подойдет способ составления списка дел, основанный на матрице приоритетов Д. Д. Эйзенхауэра, 34-го президента США. Его главный принцип можно выразить следующим образом: не все срочные дела важные, не все важные дела срочные.

    Таким образом, чтобы выстроить дела согласно матрице Эйзенхауэра, нужно разделить все дела на четыре группы:

    • важные срочные;
    • важные несрочные;
    • срочные неважные;
    • несрочные неважные.
    • К первому пункту матрицы Эйзенхауэра обычно относят так называемый форс-мажор, поэтому при правильной организации работы таких дел должно быть очень немного, а в идеале появляться они там должны действительно только в случае экстраординарных обстоятельств. Важные несрочные дела – самые значимые в списке, именно им нужно уделить особое внимание. Многие дела вашего списка, которые относятся к последним двум группам, – это рабочая рутина, отказаться от которой совсем вряд ли получится, а от некоторых – просто не захочется, ведь в пункт «несрочные неважные» часто включают, например, посещение социальных сетей, просмотр фильмов, чтение новостей и т. п. Работать по такому ту-ду-листу предполагается именно в приведенном выше порядке – это позволит освободить колонку «важные срочные», оставить достаточно времени на «важные несрочные» и достичь максимальной эффективности. Важно также не отвлекаться на так называемых тайм-киллеров, или хронофагов, из части «несрочные неважные» по матрице Эйзенхауэра. В первую очередь, к хронофагам относятся различные соцсети, форумы, игры.

      Как составить список дел иррационалу

      Иррационалам приведенный выше способ составления списка дел противопоказан. Матрица Эйзенхауэра, скорее всего, не вызовет ничего, кроме скуки и желания забросить самые важные дела еще дальше. И все же даже иррационалу список дел не повредит, но такой, который учитывает особенности характера. Самый простой вариант в данном случае — просто запишите все, что вам нужно сделать, и работайте над теми задачами, эффективность по которым, по вашему мнению, в данный момент у вас будет максимальна. Практика показывает, что порой эффективнее всего люди с таким типом характера работают, когда занимаются тем, чем хочется, и столько, сколько хочется, поскольку разложенный по полочкам день и строгая последовательность действий на на иррационалов зачастую действуют угнетающе.

      Конечно, это идеальная ситуация, которую могут себе позволить далеко не все. Кроме того, даже на иррационалов зачастую магически действует понятие дедлайна, поэтому мы рекомендуем этому типу людей (да и не только им) на заметку закон Паркинсона и практический вывод из этого закона. Также же не стоит отбрасывать методы борьбы с прокрастинацией. В частности, наметьте несколько самых срочных и важных дел и подумайте, какое из них делать не хочется больше, чем остальные. Его пока отложите и займитесь вторым по степени «отторжения».

      Представителям такого типа личности важно заниматься каким-либо делом (и, по возможности, не отрываться от него), пока они максимально эффективны. Когда эффективность начинает падать (то есть когда наступает скука, текущее дело начинает надоедать), имеет смысл снова пробежаться по составленному списку дел и выбрать новую задачу – ту, что на этот раз найдет наибольший эмоциональный отклик. При этом даже иррационалам важно уметь противостоять тайм-киллерам. Как правило, именно они выглядят наиболее привлекательными, но совершенно не способствуют уменьшению количества дел в списке. Среди интересных и даже парадоксальных советов — если вам вообще ничего не хочется делать, займитесь чем-нибудь рутинным, таким, к чему настояние вряд ли когда-либо появится, но что делать все равно придется. Это может быть уборка в комнате, стирка и т.д.

      А из нашей следующей статьи вы узнаете несколько полезных советов по составлению списка дел.

      experimental-psychic.ru

      Как составить список дел: эффективная методика Стивена Кови

      Более 40% дел в списках задач, так и остаются невыполненными, подсчитала компания iDoneThis. Представьте, сколько денег вы потеряете, если не перезвоните 40-ка процентам своих клиентов или не отправите им КП? Мы разберем, как избежать таких потерь благодаря методике от бизнес-гуру Стивена Кови, а также расскажем, как CRM-системы помогают вести списки дел.

      Содержание:

      Почему ваши списки дел не работают

      Вам наверняка знакомо чувство, когда после рабочего дня выходишь из офиса и понимаешь, что не сделал даже половины запланированных дел. Почему так происходит? Эксперт по личной продуктивности и управлению временем Дэвид Аллен в своей книге «Как привести дела в порядок» указывает такие причины:

    • Отвлекающие факторы уводят внимание от главных целей и не дают сконцентрироваться;
    • Люди сомневаются, что справятся со сложными задачами, поэтому откладывают их выполнение и испытывают стресс;
    • При пересмотре списка дел выясняется, что нужны серьезные изменения в жизни. Появляется огромный список задач, который пугает и парализует.

    Есть и другие причины, причем, от них никто не защищен — ни прокрастинаторы, ни перфекционисты.

    Дарья Игнатович, консультант по тайм-менеджменту и личной эффективности:
    — Чаще всего to-do лист состоит из срочных задач, которые нужно было решить ещё вчера. Но так как пунктов слишком много, чтобы успеть их выполнить, мы выбираем самые простые и понятные задачи и отодвигаем сложные и важные. Другая проблема — слишком категоричный подход к работе со списком дел. Мы думаем, что молодцы, если успеем выполнить все пункты. И ругаем себя, если сделали только треть или половину. В результате мы попадаем в негативную спираль: не успели сделать все задачи — расстроились и испытали чувство вины — потеряли веру, что следующий список нам поможет — снова расстроились — отказались от списков.

    Как вести список дел правильно

    Чтобы to-do списки работали, задачи в них необходимо распределить в порядке значимости. Эффективную методику расстановки приоритетов предлагает американский консультант по управлению и руководству Стивен Кови. В основе методики лежит матрица Эйзенхауэра: все задачи распределяются по четырем квадратам в соответствии с их важностью и срочностью.

    Квадрат I со срочными и важными делами требует немедленного внимания. Если не выполнить их в ближайшее время, возникнут серьезные проблемы. Этими делами нужно заниматься в первую очередь. Но ограничиваться ими нельзя, иначе аврал никогда не закончится.

    Чтобы срочных важных задач с каждым днем становилось все меньше, Стивен Кови рекомендует максимум усилий посвятить делам из квадрата II. Это важные, но пока несрочные задачи. Вначале для этого придется использовать время, отведенное на квадраты III и IV, а потом квадрат I разгрузится, и появится больше свободных часов.

    Как составить список дел на неделю: методика планирования

    Разбив задачи на квадраты и поставив в приоритет важное срочное и важное несрочное, можно переходить к составлению списков дел — на день, неделю, месяц, квартал или даже год. Стивен Кови советует организовывать свою деятельность на основе недельного планирования. Это позволяет не просто упорядочить аврал в рамках одного дня, а продумывать перспективу.

    Итак, сначала надо внести в календарь крупные события, даты которых известны заранее: деловые встречи, командировки, конференции и т.д. Затем определите нескольких боле или менее крупных целей на эти 7 дней: составляйте цели по принципу SMART и при необходимости делите их на этапы, привязанные к конкретным дням.

    Пример, как оформить список дел:

    Цель: за рабочую неделю обучить нового администратора фитнес-центра, чтобы со следующей недели он смог приступить к выполнению своих обязанностей.

    salesap.ru

    Финансовый гений

    Финансовая грамотность, эффективное управление личными финансами

    Как составить список дел?

    Сегодня мы поговорим о том, как правильно составить список дел. Составление списков – это один из наиболее простых и понятных инструментов тайм-менеджмента и конкретно планирования дня, но далеко не единственный – чуть позднее я соберу все основные в отдельной статье. В первую очередь, рекомендую внимательно прочесть и взять на заметку данную публикацию тем, кто постоянно находится в авральном режиме и любит повторять “я ничего не успеваю!”. Это очень явные признаки того, что вам всерьез стоит задуматься об управлении временем.

    И самое простое, с чего можно начать – это планирование. Рабочего времени, бытового, личного, какого угодно. А самый простой, понятный и доступный каждому вариант планирования – это составление списков. Им пользуются очень многие люди, например, составляя список необходимых покупок при походе в супермаркет или список нужных вещей, которые необходимо взять с собой в поездку. Уже даже эти навыки можно дополнить и применить в тайм-менеджменте. Итак, поговорим о том, как составить список дел на день, неделю, месяц и т.д.

    Каким должен быть список дел?

    Прежде всего, вы должны сразу представлять, каким должен получиться ваш список дел, для того чтобы он действительно был для вас полезен и помог вам правильно управлять своим временем, а не наоборот. На мой взгляд, список дел должен быть:

    1. Точным и конкретным. Не допускаются абстрактные и размытые формулировки вроде “купить что-нибудь к празднику”, “заняться спортом”, “похудеть”, “найти работу”, “заработать миллион” и т.п.
    2. Определенным во времени. Список дел должен составляться на конкретный временной интервал, на протяжении которого все дела должны быть выполнены. Чаще всего – это день, неделя, месяц, год. Но вы можете брать и любой другой интервал, какой вам удобен, главное, чтобы он был конкретно определен.
    3. Структурированным и упорядоченным. Особенно, когда вы думаете о том, как составить список дел на год или другой длительный период. В этом случае будет гораздо удобнее, если в вашем списке будет не все вперемешку, а отдельные разделы, например “карьера”, “заработок”, “здоровье”, “хобби”, “личная жизнь” и т.д.
    4. Мотивирующим. Этот пункт выполнить не так просто, но советую постараться составить список дел так, чтобы он создавал еще и мотивирующий эффект. Например, подобрать соответствующие слова и выражения, дополнить его стрелочками, звездочками, галочками, какими-то другими мотивирующими знаками, использовать разные цвета, выделяя приоритеты и т.д. Чтобы это был не просто список дел, а некий волшебный пендель.
    5. Контролируемым. Составить список дел и забыть про него – однозначно не вариант. Вы должны постоянно работать с этим списком – отмечать в нем выполнение поставленных задач, перенос их (при необходимости), делать какие-то другие важные и значимые пометки.
    6. Как правильно составить список дел?

      Далее давайте рассмотрим, какие действия необходимо совершить, чтобы правильно составить список дел на какой-то период.

      1. Провести учет времени. Допустим, список дел на день очень часто у вас будет включать одни и те же пункты. И вы уже заранее должны знать, сколько времени у вас занимает выполнение определенного дела – так вы сможете распланировать свой день максимально точно.
      2. Выбрать способ составления списка. Подумайте о том, как удобнее составить список дел. Сейчас это можно сделать не только на бумаге, но и в специальной или стандартной программе на компьютере, в мобильном приложении. Электронные списки во многом удобнее и функциональнее бумажных – вам будут выскакивать напоминания, вы сможете редактировать и переносить дела, ставить отметки о выполнении, составлять отчетность для анализа своей эффективности и т.д.
      3. Выбрать период, на который вы хотите составить список дел. Как правило, все думают о том, как составить список дел на день, но есть и другие, более важные и глобальные периоды, например, месяц, год. И дела в данном случае тоже должны планироваться более важные и глобальные, соответствующие стратегическим целям человека. Поэтому, если вы уже решили заняться планированием, то лучше как раз начинать со списка дел, например, на год. Затем, исходя из него, составлять список дел на месяц, затем – на неделю, затем уже на каждый день. И те дела, которые вы планируете в меньший период, должны соответствовать тем, что запланированы на больший.
      4. Составить список дел. Когда все подготовительные этапы закончены, можно непосредственно заняться составлением списка. Это необходимо делать заблаговременно, до наступления периода, на который вы планируете. Например, список дел на день удобнее всего составлять вечером предыдущего дня, чтобы уже сразу с утра заняться выполнением намеченного плана. Когда вы привыкнете, составление списка дел на день будет занимать у вас не более 5 минут, то есть, не будет отнимать какое-то значительное время, как ошибочно полагают многие. Лучше всего составлять список дел, указывая точное время выполнения каждой задачи. А также процентов 20 времени следует отвести на выполнение спонтанно возникших срочных дел. Самые важные и срочные дела следует планировать в первую половину дня, в первую очередь, а далее – все остальные, по мере убывания их приоритета.
      5. Выполнить намеченный список. Самое главное, для чего, собственно, все это и необходимо. В намеченный период начинаем действовать, согласно составленному списку, стараясь не выбиваться из временного графика. При реальном отсутствии возможностей выполнить какое-то намеченное дело (только в этом случае!), его можно перенести на следующий период.
      6. Проанализировать выполнение плана. В конце периода (например, в конце дня), необходимо проанализировать, какое количество дел из списка вы смогли выполнить. На эту работу у вас тоже должно быть запланировано какое-то небольшое время (например, 5 минут в день – этого достаточно). Если вы выполнили 100% плана – можете поставить себе “отлично”! И купить шоколадку (это условно, нужно как-то себя похвалить и отблагодарить, помните, я писал о том, что список дел должен мотивировать?). Если вы выполнили более 80% процентов плана – оценка “хорошо”, более 50% – “удовлетворительно”, менее 50% – “неудовлетворительно”. Если план не выполнен на 100%, нужно проанализировать, что именно помешало выполнению поставленных задач. И подумать, как сделать так, чтобы в следующем периоде эти факторы уже не оказывали такого негативного эффекта.
      7. Составить список дел на следующий период. Ну и в заключение планируем дела на следующий период с учетом анализа выполнения предыдущего. Фактически – возвращаемся к пункту 4, и так далее много раз по кругу.

      Теперь вы имеете представление о том, как правильно составить список дел на день и не только. Напомню, что списки – это один из самых простых и доступных инструментов тайм-менеджмента, с которого проще всего начинать новичкам в этом деле. А далее постепенно можно будет переходить к более грамотному и более эффективному планированию своего времени.

      Желаю вам всегда все успевать! До новых встреч на Финансовом гении! Присоединяйтесь к числу наших постоянных читателей!

      Автор Константин Белый Дата 10.09.2016 · Категория Успех

      fingeniy.com