Оглавление:
Работа с оргтехникой правила
Настоящая инструкция по охране труда при работе с оргтехникой доступна для бесплатного просмотра и скачивания.
1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА
1.1. Настоящая инструкция предназначена для организации безопасной работы с оргтехникой (факсами, принтерами, сканерами, копировальной техникой, уничтожителями бумаги, резаками, ламинаторами).
1.2. К самостоятельной работе с оргтехникой допускаются лица старше 18 лет, прошедшие вводный и первичный на рабочем месте инструктажи по охране труда, обучение безопасным методам и приемам работы, стажировку на рабочем месте и проверку знаний требований охраны труда.
1.3. Не реже одного раза в 6 месяцев сотрудники, допущенные к работе с оргтехникой, должны проходить повторный инструктаж на рабочем месте по охране труда, не реже одного раза в год – очередную проверку знаний требований охраны труда.
1.4. Персонал, допущенный к работе с оргтехникой, обязан:
— соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка;
— соблюдать требования настоящей инструкции, инструкции о мерах пожарной безопасности, инструкции по электробезопасности;
— использовать по назначению и бережно относиться к выданным средствам индивидуальной защиты;
— соблюдать правила личной гигиены, перед приемом пищи необходимо мыть руки с мылом;
— уметь оказывать первую помощь пострадавшему, знать место нахождения аптечки, а также уметь пользоваться средствами пожаротушения и знать место их нахождения.
1.5. Запрещается:
— использовать неисправную или поврежденную оргтехнику;
— размещать оргтехнику в таком месте, где на шнур питания могут наступить по неосторожности;
— складывать на шнур питания и на оргтехнику различные предметы (бумаги, папки и т.д.).
1.6. Курить разрешается только в специально отведенном и оборудованном для этого месте, принимать пищу разрешается в комнате отдыха и приема пищи. Пить воду только из специально предназначенных для этого установок.
1.7. При работе с оргтехникой на сотрудников возможно воздействие следующих опасных и вредных производственных факторов:
— пары, газы и аэрозоли, выделяющиеся при работе с копировальной и печатающей оргтехникой в плохо проветриваемых помещениях;
— электрический ток при неисправности или отсутствии заземляющих устройств;
— монотонность работ;
— острые края и режущие части оборудования (резаки, уничтожители бумаги), а также кромка бумаги;
— статическое электричество;
— повышенный уровень шума.
1.8. В процессе работы необходимо соблюдать порядок работы в соответствии с инструкцией по эксплуатации данной оргтехники, правила личной гигиены, содержать в чистоте рабочее место.
1.9. Запрещается употреблять в рабочее время алкогольные напитки, токсические и наркотические вещества, а также находиться на рабочем месте или территории предприятия в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения.
1.10. Работник обязан немедленно извещать непосредственного руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае, происшедшем на производстве, об ухудшении своего здоровья, в том числе о появлении острого профессионального заболевания (отравления).
1.11. За несоблюдение требований настоящей инструкции работник может быть привлечен к ответственности в соответствии с действующим законодательством РФ.
2. ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА ПЕРЕД НАЧАЛОМ РАБОТЫ
2.1. Проверить исправность электрических проводов, штепсельных вилок и розеток.
2.2. Убедиться, что корпус включаемого оборудования не поврежден и не мокрый.
2.3. Убедиться, что вентиляционные отверстия в корпусе включаемого оборудования не завалены бумагой, не закрыты занавеской, не заклеены клейкой лентой или перекрыты каким-либо другим способом.
2.4. Убедиться в достаточной освещенности рабочего места.
2.5. Проверить исправность предусмотренных защитных устройств токоведущих частей, кнопок, клавиш, целостность изоляции, шнура питания, электровилок, розеток.
2.6. При обнаружении каких-либо неисправностей оборудования, электропроводки сообщить об этом своему непосредственному руководителю и до их исправления к работе не приступать.
2.7. Подготовить рабочее место для безопасной работы, обеспечить наличие свободных проходов.
2.8. Обо всех обнаруженных неисправностях используемого оборудования, инвентаря, электропроводки и других неполадках сообщить мастеру и приступить к работе только после их устранения.
3. ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА ВО ВРЕМЯ РАБОТЫ
3.1. В процессе работы на оргтехнике выполнять требования, изложенные в руководстве по его эксплуатации.
3.2. С целью уменьшения отрицательного влияния монотонности, для снижения напряженности труда целесообразно равномерное распределение нагрузки и характера работы на оргтехнике с другой работой.
3.3. При работе с оргтехникой запрещается:
— держать воду и другие жидкости в какой-либо таре рядом с оргтехникой;
— производить чистку оргтехники, находящейся под напряжением;
— прикасаться мокрыми руками к оргтехнике, находящейся под напряжением;
— самостоятельно разбирать и собирать оргтехнику, а также включать ее в разобранном виде;
— отвлекаться на посторонние дела и разговоры.
3.4. Необходимо периодически проветривать помещения, в которых работает оргтехника.
3.5. При работе с принтером и факсом необходимо соблюдать следующие требования:
— исключить возможность попадания инородных предметов (канцелярских скрепок, мелкие канцелярские принадлежности и т.д.) в приемный лоток принтера, факса;
— не допускать попадания рук, волос, галстука и т.д. между выходными и загрузочными роликами;
— не перемещать принтер и факс во время печати;
— не открывать дверцы во время печати;
— замену картриджей принтера необходимо проводить только когда принтер не готовится к печати и не проводит печать.
3.6. При использовании ламинатора необходимо соблюдать следующие требования:
— не размещать на горячие части ламинатора никакие предметы;
— не прикасаться к горячим частям ламинатора;
— не держать воду и другие жидкости рядом с ламинатором;
— не допускать попадание волос, одежды, украшений в ламинатор;
— не ламинировать монеты и другие металлические предметы.
3.7. При использовании копировального аппарата (ксерокса) и сканера необходимо соблюдать следующие требования:
— всегда закрывать крышку копировального аппарата во время работы;
— использовать бумагу хорошего качества, предназначенную для работы в копировальных аппаратах (при использовании бумаги плохого качества тракт копировального устройства забивается пылью, и увеличивается вероятность самовозгорания);
— при удалении застрявшей бумаги необходимо отключать питание копировального аппарата.
3.8. При использовании резака необходимо соблюдать следующие требования:
— не прикасаться к острой режущей кромке ножа;
— не снимать защитно-предохранительные устройства или каким-либо способом выводить их из действия;
— не производить резку каких-либо материалов, не предусмотренных заводом-изготовителем для данного резака.
3.9. При использовании уничтожителей бумаги типа «Шредер» необходимо соблюдать следующие требования:
— не допускать попадания волос, одежды, галстуков, бейдж-пропусков и т.д. в проем загрузки;
— не допускать уничтожения материалов, имеющих склонность закручиваться или легко плавиться (магнитная лента, полиэтилен, ткань и т.д.), а также при наличии скрепок;
— ЗАПРЕЩАЕТСЯ поправлять пальцами рук бумагу в проеме загрузки уничтожителя бумаги.
3.10. В случае плохого самочувствия прекратить работу, отключить оборудование, поставить в известность руководство и обратиться к врачу.
4. ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА В АВАРИЙНЫХ СИТУАЦИЯХ
4.1. При обнаружении на металлических частях оборудования напряжения (ощущение действия электротока) необходимо отключить оборудование от сети и доложить руководству.
4.2. При обнаружении дыма и возникновении возгорания, пожара немедленно объявить пожарную тревогу, принять меры к ликвидации пожара с помощью имеющихся первичных средств пожаротушения, поставить в известность руководство. При необходимости вызвать пожарную бригаду по телефону 101 или 112.
4.3. В условиях задымления и наличия огня в помещении передвигаться вдоль стен, согнувшись или ползком; для облегчения дыхания рот и нос прикрыть платком (тканью), смоченной водой; через пламя передвигаться, накрывшись с головой верхней одеждой или покрывалом, по возможности облиться водой, загоревшуюся одежду сорвать или погасить, а при охвате огнем большей части одежды плотно закатать работника в ткань (кошму), но не накрывать с головой.
4.4. При несчастном случае немедленно освободить пострадавшего от действия травмирующего фактора, соблюдая собственную безопасность, оказать пострадавшему первую помощь, при необходимости вызвать бригаду скорой помощи по телефону 103 или 112. По возможности сохранить обстановку, при которой произошел несчастный случай, если это не угрожает жизни и здоровью окружающих и не нарушает технологического процесса, для проведения расследования причин возникновения несчастного случая, или зафиксировать на фото или видео. Сообщить руководству и специалисту по охране труда.
4.5. В случае получения травмы работник должен прекратить работу, по возможности оказать себе первую помощь и поставить в известность непосредственного руководителя или попросить сделать это окружающих.
4.6. В случае ухудшения самочувствия, появления рези в глазах, резком ухудшении видимости – невозможности сфокусировать взгляд или навести его на резкость, появлении боли в пальцах и кистях рук, усилении сердцебиения немедленно покинуть рабочее место, сообщить о произошедшем непосредственному руководителю и обратиться в медицинское учреждение.
5. ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА ПО ОКОНЧАНИИ РАБОТЫ
5.1. Отключить оргтехнику от электросети.
5.2. Привести в порядок рабочее место, убрать отходы бумаги.
5.3. Вымыть руки с мылом.
5.4. Сообщить руководству обо всех нарушениях и замечаниях, выявленных в процессе работы, и принятых мерах по их устранению.
Благодарим Татьяну за предоставленную инструкцию! =)
xn——7cdbxfuat6afkbmmhefunjo4bs9u.xn--p1ai
Виды оргтехники, правила работы с оргтехникой.
Офисная техника — неотъемлемая часть технического оборудования любого офиса. Слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала. К офисной технике в широком смысле можно отнести любые технические средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек и кончая компьютерами и их сетями. К офисной технике в узком смысле относят лишь технические средства, используемые в бумажном делопроизводстве, и средства административно-управленческой связи. В более узком смысле слова под оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи
Современные средства оргтехники разделяют на следующие виды:
ü электронные (персональный компьютер);
ü коммуникационные (телефон проводной, сотовый, факс, электронная почта);
ü печатающие (печатная машинка, принтер);
ü множительные (копировальный аппарат, сканер);
ü презентационные (multi-media проектор);
ü многофункциональные устройства (сканер-принтер-копир, сканер-факс-копир в одной упаковке).
Основными группами средств оргтехники являются:
1. Копирование и оперативное размножение документов:
· фотографическое копирование (самый давний способ копирования, в результате которого получается фотография документа-оригинала. Обеспечивает высокое качество и точность копирования, но требует дорогих расходных материалов);
· ксерография (является в настоящее время наиболее распространенным способом копирования. Более 70% мирового парка копировального оборудования составляют электрографические копировальные аппараты (ЭГКА), посредством которых изготавливается свыше 50% всех копий, получаемых в мире.);
· термография (самый оперативный способ копирования (десятки метров в минуту), позволяющий получать копию на специальной, достаточно дорогой термореактивной бумаге или на обычной бумаге, но через термокопировальную бумагу);
· Светокопирование (применяется для копирования большеформатной чертежно-технической документации); цифровое копирование и др.)
· Электронно-графическое копирование (оно основано на оптическом считывании документов (фотодиоды преобразуют проектируемое на них изображение документа в электрические сигналы) и электроискровой регистрации информации на специальный носитель копии);
· средства оперативной полиграфии (гектографическая печать; офсетная печать, трафаретная печать. Ризография ).
2. Составление и изготовление текстовых документов: ПК; ПМ; Диктофонная техника.
3. Обработка документов:
· адресовальные машины (широко используются для впечатывания в документы локальных фрагментов текстов, чаще всего стандартных: адресов клиентов, заголовков счетов, заявлений, извещений, платежных документов);
· Штемпелевальные устройства (нуменаторы) служат для печатания на документах коротких цифровых сообщений: номеров, индексов, даты и т.д.
· маркированные машины (вместо марок на конвертах печатают почтовые штампы с указанием даты почтового отправления и суммы оплаты. При печатании на счетчике франкировальной машины накапливаются суммы платежей, подлежащих исполнению. Такой почтовый штамп может содержать краткое рекламное объявление, наименование организации, ее адрес, телефоны);
· ламинаторы (машины для защиты документов от влаги, пыли, масла, небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитного покрытия. Ламинировать целесообразно ценные бумаги, объявления, обложки книг и отчетов, меню, визитки, технические талоны и многие другие документы).
· Брошюровальные (устройства для автоматической фальцовки и скрепления брошюр с помощью металлических скрепок);
· Степлеры (выполняют скрепление брошюр проволочными скрепками. Степлеры работают с блоками стандартных скрепок. Они могут быть ручными и электрическими. Ограничением толщины скрепляемой стопки листов являются используемые скрепки);
· переплетное оборудование ( выполняют скрепление блока бумаг пластмассовыми или металлическими пружинами; скрепление блока бумаг пластиковыми пластинами; переплетение блока бумаг с помощью термообложек клеевым способом);
· машины для уничтожения документов (все производимые в настоящее время уничтожители бумаг различаются по видам резки документов, своими размерами, скоростью резки и производительностью, отсутствием или наличием бункера для измельченных документов, его емкостью, шириной щели для разрезаемых листов бумаги);
· Фальцевальные машины (устройства для выполнения различных видов фальцовки (сгибания) бумаг по заданному формату и аккуратного складывания их);
· Листоподборочные машины (автоматы для подборки (сортировки) отпечатанных листов в блоки, например, для последующего изготовления книг, брошюр и т.д.);
· Листоукладочные машины (вибрационные машины, выравнивающие пачки бумаг);
· Пачковязальные машины (служат для обвязки пачек шпагатом или лентой свариваемой, липкой и др.)
· Бумагорезательное оборудование (предназначено для резки рулонной или иной бумаги на листы потребительских форматов и для обрезки (выравнивания) краев готовых книг и брошюр).
4. Поиск, хранение и транспортировка документов: папки; микрофильмы; картотеки; тележки; транспортеры и др.
5. Административно-управленческая связь: телефонная связь; офисные АТС; радиотелефонная; пейджинговая; телеграфная; факсимильная; Глобальная информационная сеть Интернет; Сотовые системы связи; Персональная спутниковая связь; Видеоконференции (по видеотелефону).
6. Презентационные средства:
· проекционный аппарат (портативный и стационарный) позволяет проецировать на экран изображение с прозрачной пленки или специальной жидкокристаллической панели.
· Видеоролик (это небольшой сюжет о фирме и ее услугах. Длительность видеоролика не должна быть более 5—10 минут, чтобы: во-первых, не утомлять зрителя, во-вторых, впечатление о фирме у зрителя складывается уже в первые минуты просмотра, и нет смысла тратить дальнейшее время.
· Мультимедиапроектор (является, по сути, большеразмерным монитором компьютера со всеми его возможностями. Мультимедиапроектор способен выводить информацию как с компьютера, так и с видеомагнитофона. В последнем случае он выступает как проекционный телевизор. Такие возможности проектора наиболее эффективно используются, если в качестве презентации выступает или видеоролик, или презентационная программа, подготовленная, например, в Microsoft Power Point).
Общие требования безопасности при работе с оргтехникой:
Строго запрещается: -трогать руками разъемы соединительных кабелей; -прикасаться к питающим проводам;-прикасаться к экрану и тыльной стороне монитора, клавиатуры; -вскрывать корпус системного блока; переподключать внешние устройства в случае их неисправности с одного компьютера на другой; — класть диски, книги, тетради на монитор, системный блок, клавиатуру, принтер и другие устройства; -работать во влажной одежде и влажными руками; -употреблять пищу и напитки за компьютерным столом.
Необходимо: -бережно обращаться с техникой; -соблюдать правила личной гигиены при работе с техникой и содержать в чистоте рабочее место.
Санитарное состояние:-строго необходимо следить за чистотой монитора, системного блока, клавиатуры, мыши и оргтехники; -для поддержания чистоты необходимо протирать системный блок, монитор, мышку и клавиатуру (спиртовым раствором); -для предупреждения нарушения зрения необходимо содержать в чистоте экран монитора, протирая его специальными салфетками или сухой тканевой салфеткой.
Требования охраны труда в аварийных ситуациях: В случае появления неисправности в работе прибора следует выключить его. При плохом самочувствии, появлении головной боли, головокружения и пр. прекратить работу. При поражении электрическим током немедленно отключить видеотерминалы, оказать первую помощь пострадавшему.
megalektsii.ru
Задачи и принципы ведения и работы с оргтехникой
делопроизводство оргтехника офисный работа
«Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг». Значение этого понятия не изменилось и по сей день даже в наше компьютерное время. Итак, можно дать понятию делопроизводства следующее определение:
Делопроизводство — это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.
— оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов
— создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения)
Классификация офисной техники
Большинство деловой информации, не смотря на повсеместную информатизацию, хранится на бумажных носителях. Даже если предприятие использует для хранения и обработки информации компьютеры, всё равно оно дублирует эту информацию бумажными документами с подписями ответственных лиц, так как пока ещё электронный документ не имеет смыслового юридического содержания, которое имеет бумажный его аналог. Средства оргтехники могут включать в свой состав, например, такие устройства и оборудование: персональный компьютер, организационный автомат, пишущие машинки, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, пейджинговую систему, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, ризограф, диктофоны, проекционную аппаратуру, адресовальную машину, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальный аппарат, машину для уничтожения документов, конвертовскрывающую машину, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, сейф, тележку, пневмопочту и др. Таким образом, средства офисной техники весьма разнообразны. Возможности современного персонального компьютера трудно себе представить. Его можно использовать практически в любой сфере человеческой деятельности для обработки информации и её предоставления в удобном виде. Например, наряду с использованием канона в качестве множительной техники, можно использовать сканер, который переносит изображение в компьютер, а затем это изображение можно распечатать на принтере. Компьютеры сейчас очень активно используются для транспортировки документов посредством так называемой электронной почты, причём, срок доставки этих документов исчисляется несколькими долями секунд, редко секундами
В адресовальных машинах используются специальные формы для плоской, а иногда и высокой печати. Тексты для распечатки могут быть также получены из компьютера. Маркировальные машины (франкировальные машины) вместо марок на конвертах печатают почтовые штампы с указанием даты почтового отправления и суммы оплаты. При печатании на счетчике франкировальной машины накапливаются суммы платежей, подлежащих исполнению. Такой почтовый штамп может содержать краткое рекламное объявление, наименование организации, ее адрес, телефоны. Штемпелевальные устройства (нумераторы) служат для печатания на документах коротких цифровых сообщений: номеров, индексов, даты и т. п. Ламинаторы — машины для защиты документов от влаги, пыли, масла и от небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитного покрытия. Документ вставляется в машину, где он подвергается термообработке, в результате которой на документ наносится с двух сторон защитная пленка, или на поверхность документа просто приклеивается липкая прозрачная пленка. Ламинировать целесообразно ценные бумаги, объявления, обложки книг и отчетов, меню и многие другие документы. Фальцевальные машины устройства для выполнения различных видов фальцовки (сгибания) бумаг по заданному формату и аккуратного складывания их.
Фальцевальные машины выполняют все стандартные виды фальцевания: одинарного, типа письма, зигзаг, двойного параллельного и др. Размеры полей устанавливаются оператором по заданной схеме.
studbooks.net
Правила организации делопроизводства и работы с офисной техникой
Понятие и сущность делопроизводства. Задачи и основные принципы ведения работы с оргтехникой. Классификация офисной техники. Значение и основные функции работы оргтехники на предприятии. Оснащение и документооборот турфирмы на примере ООО «Оранж Тур».
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Сочинский государственный университет»
по дисциплине «Управление деятельностью функционального подразделения»
на тему «правила организации делопроизводства и работы с офисной техникой»
студент (ка) 3 курса
Преподаватель Кобгунова Е.А.
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И РАБОТЫ С ОРГТЕХНИКОЙ
1.1 Понятие и сущность делопроизводства
1.2 Задачи и принципы ведения работы с оргтехникой
1.3 Классификация офисной техники
ГЛАВА 2. ЗНАЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВОМ ПРЕДПРИЯТИЯ НА ПРИМЕРЕ ООО «ОРАНЖ ТУР»
2.1 Характеристика турфирмы ООО «Оранж Тур»
2.2 Значение и функции работы оргтехники на предприятии ООО «Оранж Тур»
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ И РАБОТЫ ОРГТЕХНИКИ ТУРФИРМЫ ООО «ОРАНЖ ТУР»
3.1 Оснащение и документооборот турфирмы ООО «ОРАНЖ ТУР»
Качество и эффективность работы предприятия во многом определяется внедрением современных вещей, таких, как оргтехника, которая заметно упрощает и ускоряет работу персонала предприятия.
Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Оформление документов в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда. Правильная организация работы с документами предполагает прежде всего их разбиение на группы по назначению и принципам подготовки и оформления. Сегодня, в условиях ежегодного многократного увеличения информационных потоков, уже практически невозможно вообразить четкое взаимодействие коммерческих фирм, банковских структур, государственных предприятий и организаций без современных средств телекоммуникации и связи.
Любой документ по окончании связанных с ним управленческих или иных действий в течение определенного времени хранится в организации. Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Актуальность темы данной работы обусловливается тем, что правила организации делопроизводства и работы с офисной техникой на предприятии являются уже чем-то не просто новым, а необходимым, уже сложно представить какое-либо предприятие без компьютеров, принтеров, факсов и других технических обеспечений, благодаря которым осуществляется деятельность предприятия.
Цель данной работы — изучить правила организации делопроизводства и работы с офисной техникой, основы делопроизводства и определить рекомендации по совершенствованию работы на данном предприятии.
1. Определить теоретические основы делопроизводства и работы с оргтехникой;
2. Рассмотреть значения управления делопроизводством на примере предприятия ООО «ОРАНЖ ТУР»;
3. Выразить предложения и рекомендации по совершенствованию и работы оргтехники турфирмы ООО «ОРАНЖ ТУР».
Данная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы, приложений.
Глава 1. Теоритические основы делопроизводства и работы с оргтехникой
1.1 Поня тие и сущность делопроизводства
Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.
Не случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отчет от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о коммерческих сделках и законах Шумера, являясь доказательством существования делопроизводства и практики управления еще в древнем мире.
Решение проблем управления документацией в современный период прошло в развитых странах два основных этапа. Первый этап 1970-1980 гг. В это время большинство авторов считали, что «бумажное управление» не нужно и устарело. Однако второй этап делопроизводства показал, что «бумажный» поток увеличивается, и делается вывод, что существование традиционного делопроизводства и обработки документов на ЭВМ будут весьма продолжительными.
В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников, занятых в управлении.
Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.
Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.
Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других — с помощью средств механизации, в третьих — эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.
К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более — с тонкостями ведения документации.
Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами — важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.
1. 2 Задачи и пр инципы ведения и работы с оргтехникой
делопроизводство оргтехника офисный работа
Сущность задач и принципов ведения и работы с оргтехникой, представляет собой понимание многих моментов, например , документы, которые являются ядром работы в любой организации , являются материальными носителями с зафиксированной на нем информацией. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото- и кинопленка и т.д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации. Подобно тому, как фабрика производит продукты, административное управление создает документы. Разница заключается в том, что продукт для фабрики является целью ее работы, целью же административного управления служит управляющее действие, которое при своем осуществлении должно сопровождаться документами. С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. В древние времена документы выполнялив основном роль свидетельств о чем-либо и само латинское слово documentum означает «свидетельство». Понимая важность организации делопроизводства еще Петр I издал указ «О подписании протоколов». В 1720 году был издан «Генеральный регламент», определяющий порядок работы с документами. А в изданной в Санкт-Петербурге в 1857 году книге Н.Воронцова «Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству» можно прочесть:
Имея в виду это определение, можно сказать, что задачи делопроизводства заключаются в следующем:
— создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии сноменклатурой дел)
— создание условий для хранения документов
Вот что включают в себя задачи и принципы ведения и работы с оргтехникой.
1.3 Классификация офисной техники
Чтобы понять, какую технику можно относить к офисной, необходимо дать определение самому понятию «Офис». Офис — административный отдел предприятия, фирмы. Фактически, офис — это штаб предприятия, откуда осуществляется его руководство. Отсюда вывод, что офисная техника — это техника, используемая в офисе предприятия для организации управления производством или иной деятельностью предприятия. Следовательно, говоря об офисной технике, необходимо определить тот вид деятельности, которым занимается предприятие. К офисной технике относятся средства вычислительной техники и другая оргтехника. К средствам вычислительной техники (СВТ) сейчас в основном относят персональные компьютеры, сервера и т.д. Необходимо отметить, что некоторые не разделяют такие понятия, как оргтехника и СВТ, считая, что СВТ входят в состав оргтехники, но это спорный вопрос. По большому счёту, СВТ в конечном итоге должны заменить или замкнуть на себя все используемые в офисе приборы и оборудование. Действительно, уже сейчас нет необходимости держать отдельно печатную машинку, факс и даже телефон. Есть специальные программы, которые позволяют использовать компьютер и как факс, и как телефон, а используя специальную программу Word, можно создавать текстовые документы. Получается, что СВТ — это мозг офиса, на который должна замыкаться вся другая оргтехника для более полного её использования. Оргтехника (офисная организационная техника) включает в себя технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ. Организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям. Необходимо понимать, что любой бизнес начинается с составления деловых бумаг. Это множество различных договоров, юридических бумаг, служебных инструкций, бухгалтерских бланков, рекламных проспектов и афиш, технических заданий и технической документации, не говоря уже о визитках, этикетках и др.
Широкое своё распространение в организациях, работающих с документацией, составляющей государственную тайну, получили машины для уничтожения секретных и конфиденциальных документов путем их мельчайшего разрезания и микроизмельчения, которые снабжены автоматическим приводом и контейнерами для уничтожаемых документов и отходов в виде бумажной пыли (машина МК2 «Тайна») или брикетов (Destroyer). Виды уничтожителей: офисные (продольная резка), промышленные (перекрестная резка), секретные (резка в бумажную пыль), специальные (измельчают бумагу вместе с металлическим крепежом, упаковывают отходы во влажные бумажные брикеты). В заключение необходимо отметить, что происходящие в мире процессы всеобщей компьютеризации накладывают свой отпечаток на используемую предприятием офисную технику. Уже сейчас достигнуты определённые результаты в разработке правовой основы для придания юридической силы некоторым электронным документам путём использования так называемой электронной подписи. Всё это в конечном итоге может привести к вытеснению компьютерами огромного разнообразия офисной техники.
ГЛАВА 2. Значение управления делопроизводством предприятия на примере ООО «Оранж Тур»
2.1 Характеристика турфирмы ООО «Оранж Тур»
Изучая характеристику предприятия можно отметить, что «Оранж тур» является одним из ведущих туроператоров города Сочи. По итогам маркетингового исследования, проведенного агентством Market Capital Solutions (MARCS), «Оранж тур» имеет наиболее значимые шансы стать одним из самых преуспевающих туристским предприятием в городе Сочи. На протяжении 2 лет «Оранж тур» остается верным традициям семейного отдыха. Развивая и совершенствуя отельную базу и предоставляемые услуги, создают конкурентоспособный продукт высокого качества, максимально удовлетворяющий потребностям наших туристов. Компания предлагает только тот отдых, в качестве которого уверены! На ключевых направлениях в Турции, Италии, Австрии и Индии наших туристов обслуживают собственные принимающие офисы «Оранж тур» с русско-говорящими сотрудниками и современным парком автотранспорта, что позволяет обеспечивать туристам на отдыхе высококлассный сервис, удобство и уникальную экскурсионную программу.
На курортах работают русскоговорящие гиды Компании «Оранж тур», которые владеют полной информацией об отеле, стране пребывания и эффективно решают все вопросы, которые могут возникнуть у клиента во время отпуска. Во всех местах, где туристу может понадобиться переводчик, помощь и поддержка, опытные гиды «Оранж тур» охотно придут на помощь.
Компания имеет множество наград от дипломов и сертификатов, до благодарностей от партнеров. В 2011 году «Оранж тур» стал номинантом международного профессионального конкурса «Моя планета», который отражает тенденции развития российского туризма и является индикатором для представителей Российской туристической индустрии. Компания была представлена в номинации «Лучшее туристическое агентство». Цель данного туристического агенства — создать качественный туристический продукт, который подарит радость семейных путешествий. Используя весь накопленный опыт, передовые технологии, знания и профессионализм команды,агенство с уверенностью принимает на себя ответственность за организацию Вашего семейного отдыха.
Таким образом, например, по странам Средиземноморья рассматриваются предложения компаний «Тез-Тур», «Нева», «Глобус», «Алеан» (Черноморское побережье Краснодарского края). Как правило, туристы не желают рисковать и омрачать свой отдых, поэтому готовы покупать более дорогие и гарантировано качественные пакеты. А агентство, в свою очередь, сотрудничая с одними и теми же операторами, накапливает комиссионный процент. Туры в Испанию предлагает компания «Альфа Лайн», Таиланд предлагают «Вест-Тревел», «Интер Гальф».
2.2 Значение и функции работы оргтехники на предприятии ООО «Оранж Тур»
Офисная деятельность связана не только с созданием, передачей и использованием массивов документированной информации, но и с организацией справочно-информационной работы, планированием рабочего времени, созданием и ведением архива и т. д. Сокращение трудозатрат, связанных с обработкой информации, повышение качества работы с документами достигаются различными путями. Один из наиболее эффективных — внедрение в практику деятельности персонала офиса технических средств информационных технологий, в том числе и средств организационной техники (оргтехники).
Средства оргтехники должны максимально механизировать или автоматизировать (в зависимости от типа технических средств) практически всю работу персонала с документами в офисе.
Большая часть операций обработки документов носит технический и формально-логический характер, хотя современные средства организационной и информационной техники предполагают и более сложные процедуры. При этом обрабатывается как смысловая часть документа, так и собственно его физический носитель. К средствам оргтехники относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.
Общая характеристика, классификация и критерии выбора средств организационной техники:
Оргтехника — это технические средства, используемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ. К оргтехнике относятся любые приспособления, которые используются в офисе фирмы (ручки, карандаши, компьютеры, сложная электронная техника.
Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, называют малой оргтехникой. В настоящее время данное определение не соответствует действительному положению вещей, поскольку практически большая часть средств изменила свои габариты, технические характеристики и прочее, появились новые устройства и приспособления, размещаемые на рабочем столе и используемые индивидуально. По современной классификации к таким средствам можно отнести: персональные компьютеры и их периферийные устройства, копировальную технику индивидуального использования, средства коммуникационной техники, средства составления и изготовления текстовых и табличных документов и т. д. Поэтому принято считать, что малая оргтехника — это вся «канцелярская мелочь» (карандаши, ручки, степлеры, клей и прочее), которая применяется персоналом офиса (и, естественно, секретарем) для своего повседневного труда.
Переход от традиционных методов хранения, поиска, обработки и передачи документов к новым способам и технологиям, основанным на современных средствах организационной техники, требует иного подхода к ее классификации. Это связано с тем, что существовавший перечень технических средств в настоящее время подвергся изменениям как в части элементной базы, так и в части технологических, эргономических и прочих характеристик.
Классификация средств оргтехники по назначению:
· средства коммуникации и связи.
· средства сбора, хранения и обработки документов (компьютеры и вычислительные сети).
· средства отображения информации.
· аппараты для уничтожения документов.
· для хранения и обработки документов используются, как правило, средства Microsoft Office.
Аппараты для копирования документов называются ксероксами, т.к. их первым производителем явилась фирма Rank Xerox. С середины 50-х годов XX века и до начала 70-х оставалась монополистом на рынке копировально-множительной техники. Основной лозунг фирмы «Мы научили мир копировать»
ГЛАВА 3. Рекомендации по совершенствованию и работы оргтехники турфирмы ООО «ОРАНЖ ТУР»
3.1 Оснащение и документооборот турфирмы ООО«ОРАНЖ ТУР»
В качестве рекомендаций по совершенствованию и работы оргтехники, хочется предложить систему корпоративного электронного архива. Внедрение мощных систем управления электронными документами не всегда приводит к получению ожидаемого эффекта. Причина кроется в том, что огромное количество оперативной и справочной информации по-прежнему остается на бумажных носителях.
Ручная обработка таких бумажных хранилищ становится узким звеном функционирования многих крупных корпораций. Решением может стать использование технологии построения корпоративного электронного архива.
В рамках отрасли или корпорации речь идет о построении интегрированной системы глобального масштаба, обеспечивающей эффективный доступ и хранение огромных объемов документов в электронном виде. Причем, технология должна включать как средства создания, наполнения супербанка данных, так и средства обеспечения его должного функционирования и развития. Однако если потребность в такой технологии назрела уже много лет назад, то техническая возможность ее реализации появилась относительно недавно, как следствие появления дешевых носителей, повышение эффективности высокоскоростных вычислительных систем и сетей, наметилось направление внедрения средств искусственного интеллекта, позволяющих моделировать и анализировать большие массивы информации.
Общую идею можно обрисовать следующим образом. Организуется развертывание высокопроизводительной сети, включающей графические рабочие станции и мощные серверы ввода и обработки информации. Для ввода документов с бумажных носителей низкого качества, используются промышленные сканеры потокового ввода. Система обеспечивает эффективное индексирование и полнотекстовый поиск информации большого объема. Данные, необходимые для поиска документов, хранятся в высокопроизводительной и отказоустойчивой системе памяти, а графические образы документов — в виде изображений на носителях, характеризуемых длительным временем хранения и дешевизной. Специфическая черта корпоративного электронного архива — обеспечение полнотекстового поиска.
Для хранения образа документов использование магнитных дисковых носителей не представляется возможным вследствие их высокой стоимости. С учетом того, что большинство архивных документов, практически, не подлежат модификации и удалению, библиотеки на компакт-дисках могут быть предпочтительнее. Кроме того, компакт-диски удобнее в работе: их автономное чтение можно осуществлять на любом компьютере, комплектуемом приводом CD-ROM.
3.1 Оснащение и документооборот турфирмы ООО«ОРАНЖ ТУР»
Техническое и технологическое оснащение ООО «ОРАНЖ ТУР». В офисе турфирмы установлены 5 персональных компьютеров, объединенных в локальную сеть, копировальный аппарат, принтер, факс.
Программное обеспечение — Windows XP , сотрудники в своей деятельности пользуются пакетом MS Office: Microsoft Excel, Word, Outlook и др.
Специального программного обеспечения в турфирме нет. Сотрудники турфирмы в своей работе используют Интернет.
Документооборот в турфирме. Документы турфирмы «Спутник» можно классифицировать по ряду признаков:
— По кругу пользователей — для внутреннего пользования (например, приказы) и для пользования третьими лицами.
— По источнику информации — входящие и исходящие.
На основании этой классификации в турфирме «БММТ Спутник» можно выделить:
— Уставные документы (Устав, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, о госрегистрации)
— Бухгалтерские (счета, счет-фактуры, акты, ордера, ведомости)
— Документы внутреннего распорядка (штатное расписание, график рабочего дня, правила пожарной безопасности и др.)
— Документы, регламентирующие отношения с поставщиками (контракты)
— Документы, регламентирующие отношения с клиентами — туристами (договоры о предоставлении туруслуг, путевка, ваучер и др.).
Все документы хранятся в офисе турфирмы в соответствии с определенным сроком хранения. Входящие и исходящие документы регистрируются в журналах (соответственно, входящей и исходящей регистрации). Входящая документация передается на рассмотрение директора.
Заключение
Проанализирована деятельность предприятия «ОРАНЖ ТУР» и основные направления ее деятельности, описаны теоретические основы делопроизводства и работы с оргтехникой. Выявлены понятие, сущность делопроизводства ,задачи, принципы ведения работы с оргтехникой и многое другое.
Как результат внедрения кооперативного архива, предложенного в 3 главе в рекомендациях по совершенствованию работы, компания «ОРАНЖ ТУР» получает:
·Повышение производительности труда менеджеров — исключение выполнения рутинных операций, увеличение объемов продаж.
·Оперативное управление туристическим продуктом и историей взаимоотношений с клиентами.
·Повышение качества информационного обслуживания туристов.
·Четкая регламентация документооборота турфирмы, взаимодействия с туроператорами, туристами.
·Повышение оперативности реагирования на изменение рынка туризма.
·Усиление контроля за финансовой и хозяйственной деятельностью турфирмы.
·Возможность комплексного анализа показателей деятельности турфирмы.
·Снижение затрат на связь, интернет, производство печатной продукции.
Сейчас наблюдается нехватка статистических данных, с помощью которых можно было бы измерить действительный экономический эффект от использования информационных технологий.
Любой технологический прогресс приводит к сокращению рабочих мест и профессий, но на смену им появляется еще больше новых. Внедрение информационных технологий увеличивает спрос на специальности, требующие определенной квалификации и хорошего образования. Экономика все больше становится зависимой от знаний.
Компании, решившей автоматизировать свой бизнес, сегодня есть из чего выбирать. Рынок IT-решений предлагает туриндустрии специализированное программное обеспечение, охватывающее все участки работы.
На мой взгляд, основными тенденциями в турбизнесе будут:
-предоставление независимым агентствам новых технологических сервисов;
-укрупнение независимых турагентств и их автоматизация;
-создание стандартов обмена информацией между участниками туристического рынка.
Скорее всего, агентства будущего — это технически оснащенный офис, с минимальным количеством персонала, с использованием Интернет-технологий для привлечения клиентов, поиска, бронирования и оплаты туров и услуг. А в офисе работа с клиентами будет происходить исключительно в виде консультаций.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. А.Б. Косолапов. Технология и организация туроператорской и турагентской деятельности, 2011 280 с. /с. 66
2. Бланки документов/ http://www.vseblanki.ru/Автобиография
3. Все об учете/ http://www.uchet24.ru/ Бухгалтерская отчетность
4. Деловая переписка и образцы документов: более 400 документов / Ш. Тэйлор; пер. с англ. С. Л. Могилевского.—М.: Велби: Проспект: 2008.—384 с.
5. Документоведение и делопроизводство: основы документоведения, виды, функции документов, технологии делопроизводства: учебное пособие / А. В. Охотников, Е. А. Булавина.—М, Ростов н/Д: МарТ: 2011.—288 с.
6. Документы учебного характера/http://rudocs.exdat.com/Заявление
7. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудрявцева. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФА — М, 2013.
8. Организация работы с документами: учебное пособие / М. В. Ватолина.—Ростов н/Д: Феникс: 2007.—320 с.
9. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство/ Учебное пособие. 2е изд. М.: Ростовн/Д.: Март, 2009. 304 с.
10. Плешкевич Е.А. Основы общей теории документа. Саратов, 2009.
11. Свободный словарь терминов, понятий и определений по экономике, финансам и бизнесу/ http://termin.bposd.ru/
12. Электронная библиотеки нехудожественной литературы/ http://bibliotekar.ru/ Организация и технологии документационного обеспечения управления/Делопроизводство/ Указание.
Договор о реализации туристского продукта №_____
г. Сочи «12» декабря 2013г.
ООО «ОРАНЖ ТУРА», именуемое в дальнейшем «АГЕНТСТВО», в лице Рахимкуловой Альбины Фаритовны и_____________________________, именуемый в дальнейшем «КЛИЕНТ», заключили настоящий Договор о нижеследующем.
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
1.1 КЛИЕНТ поручает, а АГЕНТСТВО принимает на себя обязательства по реализации Клиенту туристского продукта на условиях, изложенных в настоящем Договоре.
1.2. Туроператором по настоящему договору является ООО «Туристическое агентство «Де Визу».
1.3. Финансовым обеспечением Туроператора на момент заключения договора является «Договор страхования гражданской ответственности туроператора» № ОТА/5301-005134 на сумму 30 000 000 (тридцать миллионов) рублей, выданный ОАО «Страховая группа МСК» 17 января 2012 года», находящейся по адресу: 127006, г. Москва, ул. Долгоруковская, д. 40. Указанный договор действует по 31 мая 2013 года. Информация о номере в федеральном реестре и финансовом обеспечении Туроператора публикуется на сайте Туроператора в сети Интернет по адресу: http://www.devisu.ru в свободном общем доступе.
Данные о финансовом обеспечении и номере в федеральном реестре могут меняться в период действия договора в соответствии с действующим законом Российской Федерации.
1.4. Агент на момент заключения настоящего договора имеет действующий агентский договор с туроператором
Де Визу № ______ от _________________________
1.5. По данному договору туристский продукт будет реализован следующим туристам:
2. ОБЯЗАТЕЛЬСТВА СТОРОН
2.1. АГЕНТСТВО организует обслуживание КЛИЕНТА в соответствии с заказанными услугами, зафиксированными в Заказе, являющемся неотъемлемой частью настоящего договора (Приложение №1).
2.2 АГЕНТСТВО обязуется в срок_______ рабочих дней подтвердить Заказ КЛИЕНТА или уведомить КЛИЕНТА о невозможности выполнения Заказа. До окончательного подтверждения Агентством возможности выполнить заказ КЛИЕНТА в полном объеме. АГЕНТСТВО не несет перед КЛИЕНТОМ ответственности в случае, если частично или полностью не может выполнить условия Заказа. В случае невозможности выполнить условия Заказа, включая альтернативы, согласованные с клиентом, агентство возвращает КЛИЕНТУ все внесенные им по данному Заказу средства.
2.3. Заказ Клиента на турпродукт, сформированный Туроператором, является полным и безоговорочным акцептом оферты Туроператора, по сформированному им турпродукту. По отправленным туроператору заявкам, подтвержденным со стороны Туроператора, Клиент несет ответственность перед Агентством в соответствии с разделом 5 настоящего договора.
Заказ является для АГЕНТСТВА безусловным основанием для бронирования всех услуг, указанных в Заказе, без дополнительных согласований с КЛИЕНТОМ, включая бронирование, выписку и оплату авиабилета, оформление виз и др. Заказ считается окончательно подтвержденным в момент наступления фактической возможности выполнить все условия, оговоренные в Заказе.
2.4. КЛИЕНТ несет перед АГЕНТСТВОМ материальную ответственность в случае отказа от Заказа или любых его изменений до окончательного подтверждения Заказа в следующих размерах:
В случае изменения Заказа КЛИЕНТ оплачивает агентству компенсацию в размере
В случае отказа от Заказа, после подписания КЛИЕНТОМ настоящего Договора, КЛИЕНТ выплачивает неустойку АГЕНТСТВУ в следующем размере
Суммы компенсации и неустойки рассчитаны исходя из фактических затрат АГЕНТСТВА.
После окончательного подтверждения Заказа КЛИЕНТУ в случае изменения или аннуляции Заказа применяются штрафные санкции в соответствии с п.5 настоящего Договора.
2.5. После окончательного подтверждения Заказа КЛИЕНТУ АГЕНТСТВО несет ответственность перед ним согласно п.4 настоящего договора.
2.6. Заказ КЛИЕНТА считается принятым при внесении им оплаты стоимости заказанных услуг в соответствии с условиями договора и Заказа.
2.7. КЛИЕНТ обязуется оплатить Заказ полностью в момент заключения договора, если другие условия и сроки оплаты не установлены в письменной форме в виде дополнительного приложения к настоящему договору или в разделе условия оплаты в бланке Заказа. В случае непоступления оплаты в срок, установленный договором, заказ считается аннулированным, а к КЛИЕНТУ применяются штрафные санкции, которые могут составить до 100% от стоимости заказа. Штрафные санкции КЛИЕНТ обязуется выплатить АГЕНТСТВУ в безусловном порядке согласно договору.
2.8. КЛИЕНТ обязуется предоставить все документы, указанные АГЕНТСТВОМ (ксерокопии или оригинал загранпаспорта, фотографии, анкетные данные, документы, необходимые для поездки детей, и другие документы, необходимые для организации поездки), в срок, не позднее указанного в Заказе. В случае непредставления полного комплекта необходимых для организации туристической поездки документов в срок, установленный договором, заказ считается аннулированным, а к КЛИЕНТУ применяются штрафные санкции, которые КЛИЕНТ обязуется выплатить АГЕНТСТВУ в безусловном порядке согласно договору.
2.9. КЛИЕНТ по желанию приобретает медицинский страховой полис в одной из российских страховых фирм, действующий на протяжении всей поездки, самостоятельно или с помощью АГЕНТСТВА. В случае самостоятельного приобретения страхового полиса, КЛИЕНТ обязан предоставить ксерокопию полиса в АГЕНТСТВО в срок, не позднее, чем за 14 дней до начала поездки. В случае приобретения полиса в АГЕНТСТВЕ, КЛИЕНТ обязуется ознакомиться с условиями страхования до начала поездки. АГЕНТСТВО не является страховой компанией. Страховка является самостоятельным договором между КЛИЕНТОМ и страховой компанией.
3. СТОИМОСТЬ ОБСЛУЖИВАНИЯ И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ
3.1. Полная стоимость заказанных услуг указывается в ЗАКАЗЕ, Приложение 1 к настоящему договору.
3.2. Оплата тура производится в рублях в наличной или безналичной форме. При этом дополнительно учитываются затраты агентства на конвертацию, необходимую для оплаты услуг иностранных партнеров и их представительств, исходя из реальных экономических условий на день оплаты.
3.3. В ряде случаев стоимость услуг, указанных в ЗАКАЗЕ, может носить предварительный характер в связи с возможным увеличением (изменением) стоимости услуг до начала их предоставления вследствие изменения транспортных тарифов в одностороннем порядке транспортными компаниями, а также изменением стоимости других услуг, предоставляемых туроператору третьими сторонами, в целях осуществления целей настоящего договора или в случаях, когда стоимость каких-либо услуг, входящих в Турпродукт, не может быть определена точно в момент заключения договора.
В таких случаях в ЗАКАЗЕ делается специальная отметка в разделе ОСОБЫЕ УСЛОВИЯ, а клиент своей подписью под ЗАКАЗОМ подтверждает согласие с применением пункта 3.3. настоящего договора.
Окончательная стоимость услуг в этом случае определяется после подписания настоящего договора в разумные сроки, но не позднее, чем за 9 дней до начала тура. Клиент принимает на себя обязательства полностью произвести оплату в соответствии с окончательной стоимостью услуг, определенной АГЕНТСТВОМ. В случае отказа Клиентом от заказанных услуг будет применяться пункт 5.2 настоящего договора, а пункт 5.1 в части увеличения общей стоимости заказанных услуг применяться не будет.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН
4.1. АГЕНТСТВО несет ответственность перед КЛИЕНТОМ отдельно за невыполнение каждой услуги, указанной в заказе, являющейся неотъемлемой частью настоящего Договора, в размере стоимости непредоставленной услуги. В случае, если эта стоимость не отражена в заказе в явном виде, то она определяется на основе экспертных оценок.
4.2. АГЕНТСТВО не является транспортной компанией и не несет ответственности за действия перевозчика, как то: задержки рейсов, замена основных рейсов на дополнительные, изменения в расписании, отмену поездов и т.п. Перевозка осуществляется согласно правилам перевозчика, указанным в каждом билете. АГЕНТСТВО осуществляет своевременное бронирование, выкуп билета и передачу его КЛИЕНТУ. Билет является самостоятельным договором между клиентом и транспортной компанией, осуществляющей перевозку. Агентство не несет перед КЛИЕНТОМ ответственности за качество услуг, оказываемых транспортными компаниями. В случае отказа от поездки билет, приобретаемый АГЕНТСТВОМ в соответствии с Заказом, сдается со штрафами, применяемыми к соответствующим тарифам и видам перевозки транспортной компанией. Забастовки транспортных компаний являются обстоятельствами непреодолимой силы, в этом случае применяется статья 6 настоящего договора.
4.3. КЛИЕНТ берет на себя всю ответственность, включая финансовую, за любые совершенные им действия или решения, принимаемые самостоятельно в ходе поездки.
4.4. АГЕНТСТВО не несет ответственности в случае самостоятельного изменения КЛИЕНТОМ отдельных элементов программы (экскурсионной программы, трансферов, места класса проживания), вызывающих дополнительные затраты со стороны КЛИЕНТА.
4.5. АГЕНТСТВО не несет ответственности в случае отказа иностранного посольства КЛИЕНТУ во въездной визе вообще или в подтвержденные посольством сроки, а также за последствия, возникающие вследствие отказа. КЛИЕНТ и следующие с ним лица несут исключительную ответственность за прохождение паспортного и таможенного контроля при пересечении границы России и иностранных государств. КЛИЕНТ обязуется соблюдать законы и традиции страны посещения. АГЕНТСТВО не несет ответственности за возможные последствия нарушения КЛИЕНТОМ местного законодательства.
4.6. АГЕНТСТВО не оказывает услуг и не принимает на себя обязательств по экспертизе личных документов КЛИЕНТА и последствий, наступающих в связи с признанием их компетентными органами недействительными, как то: заграничный паспорт, внутренний паспорт, разрешение на поездку детей, документы, подтверждающие подлинность родства, свидетельствующие об изменении фамилии, справки на вывоз валюты и т.д.
4.7. АГЕНТСТВО оставляет за собой право, в исключительных случаях, заменить отель, оговоренный заранее, на аналогичный по качеству услуг или превосходящий первый, а также рейс и авиакомпанию- перевозчика.
4.8. АГЕНТСТВО гарантирует выполнение всех услуг, указанных в заказе, являющейся неотъемлемой частью настоящего Договора, но не несет ответственности за несоответствие предоставленных услуг ожиданиям КЛИЕНТА.
4.9. Минимальное количество туристов в группе, при организации групповых туров составляет 16 человек.
4.10. Если, в случае крайней необходимости, отменяется поездка по решению АГЕНТСТВА (не набрано необходимое число туристов, требуемое для проведения тура, или других причин, препятствующих проведению поездки), то КЛИЕНТУ полностью возмещаются все уплаченные им суммы. В случае, если группа по каким- либо причинам не сформировалась, АГЕНТСТВО не несет ответственности перед клиентом.
4.11. АГЕНТСТВО информирует КЛИЕНТА об отсутствии услуг по страхованию имущества, денежных средств и документов КЛИЕНТА на время тура и авиаперелета и о полезности страхования личного имущества на время поездки. АГЕНТСТВО не несет ответственности за сохранность имущества КЛИЕНТА.
4.12. Клиент обязан лично подписать настоящий договор. Туристы, перечисленные в пункте 1.5 настоящего договора, обязаны лично подписывать все документы, включая консульские анкеты, необходимые для оформления проездных документов и осуществления визовой поддержки. Туристы и Клиент обязаны сообщать о себе необходимые и достоверные требования и предоставлять подлинные документы, в соответствии с требованиями официальных властей в целях реализации им туристского продукта. Клиент и Туристы несут исключительную ответственность за все последствия, возникшие в результате нарушения требований пункта 4.12.
5. ШТРАФНЫЕ САНКЦИИ
5.1. КЛИЕНТ может отказаться от поездки с возмещением ему АГЕНТСТВОМ полной стоимости заказанных услуг, указанных в заказе, являющейся неотъемлемой частью настоящего Договора, в случаях:
— увеличения общей стоимости оплаченных услуг;
— изменения сроков и программы поездки по инициативе АГЕНТСТВА, не связанных с наличием форс-мажорных обстоятельств.
Отказ от поездки подтверждается телеграммой или письменно в помещении АГЕНТСТВА.
5.2. В остальных случаях отказа КЛИЕНТА от поездки или невозможности совершить поездку, по какой-либо причине, не зависящей от Агентства, АГЕНТСТВО возвращает КЛИЕНТУ полученную от него в соответствии с пунктами 3.1. и 3.2. сумму за вычетом фактических расходов по организации поездки. Во всех случаях не возвращаются: штрафы за аннуляцию наземного обслуживания, штрафы авиакомпаний за отказ от перевозки, страховые сборы, издержки Агентства по оформлению тура.
5.3. Возврат денежных средств за авиаперелет, при условии включения в тур авиаперелета чартерным рейсом или перелета по специальным тарифам, включая блочные, не производится независимо от того, выписывался ли бланк авиабилета или нет.
6. ФОРС-МАЖОР И ОБСТОЯТЕЛЬСТВА НЕПРЕОДОЛИМОЙ СИЛЫ
6.1. Если в результате обстоятельств непреодолимой силы или обстоятельств, возникновение которых нельзя было предвидеть , одна из сторон окажется неспособной продолжить выполнение своих обязательств по настоящему Договору, его действие приостанавливается до прекращения влияния указанных обстоятельств с сохранением взаимных обязательств сторон.
6.2. Если приостановка действия Договора в соответствии с п. 6.1. продлится более двух месяцев, любая из сторон имеет право отказаться от выполнения своих обязательств по данному Договору, в этом случае обе стороны не имеют права на предъявление взаимных претензий друг другу о возмещении возможных убытков.
6.3. АГЕНТСТВО не несет ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по Договору, если докажет, что надлежащее исполнение оказалось невозможным вследствие непреодолимой силы.
7. ПРАВА КЛИЕНТА
7.1. АГЕНТСТВО обеспечивает права КЛИЕНТА в соответствии с нормами Закона «Об основах туристской деятельности Российской Федерации».
7.2. КЛИЕНТ имеет право на достоверную информацию. АГЕНТСТВО обеспечивает КЛИЕНТА информацией об условиях туристической поездки в соответствии с п. 10.
7.3. КЛИЕНТ имеет право требовать от АГЕНТСТВА оказания всех услуг, входящих в тур, вне зависимости от того, кем эти услуги оказываются, за исключением случаев, когда оказание услуги оговорено самостоятельным договором между КЛИЕНТОМ и третьей стороной, как, например, договоры с транспортными компаниями, авиакомпаниями, страховыми компаниями и другими. В случае невыполнения АГЕНТСТВОМ тех или иных условий договора предъявлять АГЕНТСТВУ обоснованные и документально подтвержденные претензии и требовать их рассмотрения в установленном Законом порядке.
8. СПОРЫ, ПРЕТЕНЗИИ И ПОРЯДОК ИХ РАССМОТРЕНИЯ
8.1. В случае невыполнения тех или иных условий тура АГЕНТСТВОМ, во избежание дальнейшего невыполнения этих обязательств, КЛИЕНТ обязан незамедлительно при первой возможности сообщить об этом представителю Туроператора на маршруте, а в случае отсутствия такового, сообщить в офис АГЕНТСТВА в письменном виде по факсу или по телефону. Если КЛИЕНТ не сообщил о недостатках в обслуживании тут же на месте, по возвращении из поездки АГЕНТСТВО вправе дополнительно потребовать от КЛИЕНТА доказательства и обоснования претензии.
8.2. В случае, если причины и последствия невыполнения тех или иных условий тура не были устранены во время поездки, КЛИЕНТ имеет право предоставить письменные претензии о несоблюдении условий тура АГЕНТСТВУ в срок не позднее чем 20 дней после окончания поездки.
8.3. АГЕНТСТВО обязано рассмотреть претензию в течении 10 дней со дня ее предъявления.
8.4. В случае недостижения согласия, стороны вправе передать рассмотрение споров в суд, в соответствии с действующим законодательством РФ.
8.5. В случаях неисполнения или ненадлежащего исполнения Туроператором своих обязательств, приведшее к существенным нарушениям условий настоящего Договора (неисполнение обязательств по оказанию туристам Агента входящих в туристский продукт услуг по перевозке и/или размещению, а также наличие в туристском продукте существенных недостатков, включая существенные нарушения требований к качеству и безопасности туристского продукта), при наличии вступившего в законную силу судебного решения о возмещении Туроператором реального ущерба или документа, подтверждающего отказ Туроператора возместить реальный ущерб, туристы Агента вправе в пределах суммы финансового обеспечения предъявить письменное требование об уплате денежной суммы непосредственно гаранту — ОАО «Страховая группа МСК», находящейся по адресу: 127006, г. Москва, ул. Долгоруковская, д. 40. К письменному требованию обязательно прилагаются: копия паспорта или иной документ, удостоверяющий личность; копия настоящего Договора (с предъявлением оригинала); документы, подтверждающие реальный ущерб; копия документа, свидетельствующего об отказе Туроператора в добровольном порядке возместить реальный ущерб; копию вступившего в законную силу судебного решения о возмещении Туроператором реального ущерба по иску.
9. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
9.1. Настоящий Договор составлен в двух экземплярах, по одному экземпляру для каждой стороны, причем оба текста имеют одинаковую юридическую силу.
9.2. Договор вступает в действие со дня подписания обеими сторонами и будет действовать в течение 20 дней после завершения поездки.
9.3. Во всем, что не предусмотрено настоящим Договором, применяются положения Международной конвенции по контрактам на путешествия, подписанной в Брюсселе 23 апреля 1970 г., и действующего законодательства РФ.
knowledge.allbest.ru