Оглавление:
Сроки хранения приказов
Статьи по теме
О том, какие существуют правила хранения основных видов приказов и на какой срок они должны храниться в организации, вы сможете подробно узнать в этой статье.
Из статьи вы узнаете:
Приказы в организации
Во многих коммерческих и некоммерческих организациях есть различные виды документов, но в данной статье речь пойдет именно о приказе, как об очень важном документе и неотъемлемом компоненте в работе любой компании. 
Приказом принято считать документ, который составляется руководителем организации для решений каких-либо задач и поставленных целей по деятельности персонала и компании в целом.
Всего выделяют две разновидности приказов: по основной деятельности и по личному составу. Но в случае c крупной организацией, где есть серьезная структура и широкий кадровый состав, разновидность документов расширяется. Таким образом, основные виды приказов могут ограничиваться следующим списком:
- по основной деятельности;
- по личному составу;
- по административно-хозяйственной деятельности.
- о приеме на работу (заключение трудового договора);
- о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия работника, т.е. изменение трудового договора);
- об увольнении (прекращение трудового договора);
- об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
- о направлении в командировку (длительную зарубежную);
- о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).
- о предоставлении отпуска;
- о направлении в командировку (краткосрочную);
- о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.);
- о направлении на обучение (семинар) в рамках профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.
- выдача медицинской документации пациенту, которая является учетной, производится по его или законного представителя письменному заявлению, при наличии сведений в них, касающегося его здоровья, предоставляется ему в копиях либо для личного ознакомления, вынос медицинской документации за пределы медицинской организации не допускается;
- в целях соблюдения права пациента на врачебную тайну, медицинская документация выдается иным лицам в предусмотренных законом случаях либо с письменного согласия пациента.
- правила хранения приказов по личному составу и приказов по основной деятельности;
- сроки хранения приказов;
- обязательны ли журналы регистрации приказов.
- приказы о приеме на работу и увольнении работника;
- приказы о переводе на другую работу;
- приказы об установлении и изменении заработной платы;
- приказы о премировании, объявлении благодарности, награждении ценным подарком и других видах поощрений;
- приказы о направлении в длительную командировку.
- приказ о направлении в краткосрочную командировку;
- приказ о предоставлении основного или дополнительного отпуска;
- приказ о вынесении выговора, замечании и других видах применяемых к работнику дисциплинарных взысканий;
- приказ о направлении на курсы переподготовки, семинар и т. д.
- приказ о приеме работника (работников) на работу (ранее — унифицированная форма №Т-1 или Т-1а);
- приказ о переводе работника (работников) на другую работу (форма №Т-5 или Т-5а);
- приказ о предоставлении работнику (работникам) отпуска (форма №Т-6 или Т-6а);
- приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (работниками), увольнении (форма №Т-8 или Т-8а);
- приказ о направлении работника (работников) в командировку (форма №Т-9 или Т-9а);
- приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма №Т-11).
Принципы и сроки хранения приказов в организации
После подготовки и подписания данного документа должны быть приняты меры по его хранению. Для правильного хранения документов необходимо знать сроки действия всех видов, в данном случае сроки действия приказов. Сроки хранения в основном могут быть долгосрочные и краткосрочные. Все зависит от типа документа.
Проверять на значимость приказы необходимо через каждые 5 лет, и даже раньше. Поскольку за такой период времени в большинстве случаев у компании может меняться как сам персонал, так и видоизменяться определенные функции, задачи, подразделения.
В процессе вопроса об актуальности каждого имеющегося приказа рекомендуется организовать и заинтересовать в этом бухгалтерию компании и другие подразделения, отвечающие за издание определенных документов и выполняющие поручения по этим документам. При общей работе над документами, сотрудники и руководство фирмы должны определиться с дальнейшей жизнедеятельностью приказов. Например, определенный приказ либо удалить, либо изменить.
Итак, остановимся на правилах хранения всех трех видов данного нормативного акта.
www.sekretariat.ru
Утвержден Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения (аннотация к документу от 29.09.2017)
В соответствии с подпунктом 2-3) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» утвержден Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения.
Ниже приведена часть таблицы:
Вид документа (в том числе электронные документы, удостоверенные электронной цифровой подписью )
Срок хранения документа
1. Организация системы управления
1.1. Нормотворческая и распорядительная деятельность
Законодательные акты (законы, вносящие изменения и дополнения в Конституцию Республики Казахстан, конституционные законы, кодексы, консолидированные законы, законы, постановления Парламента Республики Казахстан, постановления Сената и Мажилиса Парламента Республики Казахстан)
Подзаконные нормативные правовые акты (нормативные правовые указы Президента Республики Казахстан, нормативные правовые постановления Правительства Республики Казахстан, нормативные постановления Конституционного Совета Республики Казахстан, Верховного Суда Республики Казахстан, нормативные правовые постановления Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан, Счетного комитета по контролю за исполнением республиканского бюджета Республики Казахстан, Национального Банка Республики Казахстан и иных центральных государственных органов, нормативные правовые приказы министров Республики Казахстан и иных руководителей центральных государственных органов, нормативные правовые приказы руководителей ведомств центральных государственных органов, нормативные правовые решения маслихатов, нормативные правовые постановления акиматов, нормативные правовые решения акимов и нормативные правовые постановления ревизионных комиссий):
1) по месту принятия;
2) по месту государственной регистрации
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы
Проекты законодательных и подзаконных нормативных правовых актов (пояснительные записки, справки-обоснования, листы согласования и другие документы):
www.zakon.kz
Сроки хранения приказов в рк
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.
ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации. В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются достаточно просто.
Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие срок хранения 75 лет:
Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.
Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:
РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ
Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.
Все виды приказов по личному составу должны регистрироваться. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов. Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом. Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.
Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).
Компания «Кадры в порядке» разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации приказов. В зависимости от объема кадрового документооборота могут применяться различные виды журналов.
Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания. Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.
Подробнее о правилах регистрации приказов можно прочитать в статье Л. Санкиной «Журналы регистрации кадровой документации».
ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ
ПРИЕМ
ПЕРЕВОД
РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА
СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО, СОВМЕЩЕНИЕ, ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОБЪЕМ РАБОТЫ
ПООЩРЕНИЕ И ВЗЫСКАНИЯ
КОМАНДИРОВКИ, НАПРАВЛЕНИЕ НА ОБУЧЕНИЕ
УВОЛЬНЕНИЕ (Прекращение трудового договора)
www.hr-ok.ru
Сроки хранения медицинской документации
Медицинская документация, особенно первичная, играет основополагающую роль в правоотношениях между пациентом и медицинской организацией, поскольку удостоверяет факты и события, отражающие ход диагностики, лечения, и иных мероприятий. Обязанность по хранению медицинской документации в соответствии с пунктом 12 частью 1 статьи 79 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» возложена на медицинскую организацию.
Понятие медицинской документации
Согласно статье 1 Федерального закона от 24.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.
Федеральный закон от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» термина «медицинская документация» не раскрывает.
В соответствии с приказом Минздрава России от 22.01.2001 № 12 «О введении в действие отраслевого стандарта «термины и определения системы стандартизации в здравоохранении» медицинскими документами являются специальные формы документации, ведущиеся медицинским персоналом, в котором регламентируются действия, связанные с оказанием медицинских услуг.
Виды медицинской документации
В настоящее время единый нормативно – правовой акт, определяющий перечень медицинской документации, не принят.
Основным актом, устанавливающим формы медицинской документации, в настоящее время является Приказ Министерства здравоохранения СССР от 04.10.1980 № 1030, который, однако, утратил силу в 1988 году. На сегодняшний день, данный Приказ может применяться медицинскими организациями в соответствии с рекомендацией Минздравсоцразвития России (письмо от 30.10.2009 № 14-6/242888).
С 9 марта 2015 года начал действовать новый Приказ Минздрава России от 15.12.2014 № 834н «Об утверждении унифицированных форм медицинской документации, используемых в медицинских организациях, оказывающих медицинскую помощь в амбулаторных условиях, и порядков по их заполнению» который обновил множество форм медицинской документации.
Некоторые формы медицинской документации строго регламентированы не только указанным приказом Минздрава России, но и иными нормативными актами. Например, вкладыш в медицинскую карту амбулаторного (стационарного) больного при применении методов ВРТ (утвержден Приказом Минздрава РФ от 30.08.2012 № 107н).
В общем и целом, к медицинской документации относится: медицинская карта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях; медицинская карта стационарного больного; медицинская карта туберкулезного больного; медицинская карта больного венерическим заболеванием; история родов; история развития новорожденного; медицинская карта прерывания беременности; индивидуальная карта беременной и роженицы; карта донора; медицинская карта студента ВУЗа; медицинская карта ребенка; история развития ребенка; медицинская карта стоматологического больного; индивидуальная карта беременной и родильницы; различного рода медицинские справки, выписки из амбулаторной карты, медицинской карты, направления в МСЭ и др.
Вопросы, касающиеся понятия, статуса и вида медицинской документации, форм медицинской документации подробно раскрыты в статье «Медицинская документация: статус и виды».
Порядок хранения медицинской документации
В соответствии с пунктом 12 части 1 статьи 79 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» медицинская организация обязана обеспечивать учет и хранение медицинской документации, в том числе бланков строгой отчетности.
Единый нормативно – правовой акт, определяющий порядок хранения медицинской документации в настоящее время отсутствует.
Нормы о порядке хранения медицинской документации содержаться в отдельных приказах по учетным формам. Интересно отметить, что Порядок заполнения учетной формы № 025/У «Медицинская карта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях», утвержденный Приказом Минздрава России от 15.12.2014 № 834н в отличии от ранее действовавшей Инструкции по заполнению учетной формы № 025/У-04 «Медицинская карта амбулаторного больного», утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 22.11.2004 № 255 содержит гораздо меньше информации о порядке хранения данного документа (например, отсутствует норма о сроке хранения данного документа после смерти больного). При этом порядок заполнения учетной формы № 025/У содержит положение о том, что Карты в регистратуре медицинской организации группируются по участковому принципу, Карты граждан, имеющих право на получение набора социальных услуг, маркируются литерой «2Л».
Выдача медицинской документации пациенту
При хранении медицинской документации следует учитывать, что в соответствии с положениями части 4 статьи 22 и статьи 13 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ:
Порядок хранения медицинской документации в архиве
Статьей 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» закреплено право организаций создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.
Общие требования к хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов определены статьями 17-26 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
В силу части 1 статьи 17 данного Федерального закона на организации возложена обязанность по обеспечению сохранности архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативно – правовыми актами Российской Федерации.
При ликвидации медицинской организации архивные медицинские документы передаются на хранение в муниципальный архив (часть 10 статья 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).
Установленные сроки хранения медицинской документации
Общие сроки хранения медицинской документации в архиве регламентированы Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения», а также Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного Главархивом СССР 15.08.1988.
Основным актом, определившим сроки хранения для медицинской документации в медицинской организации, является Приказ от 04.10.1980 № 1030. Однако, как уже было сказано ранее, данный приказ утратил силу и нормативным актом не является.
Сроки хранения медицинской документации также регламентированы отдельными нормативно – правовыми актами в области здравоохранения. Например, протокол паталого – анатомического вскрытия хранится в архиве медицинской организации, в которой проводится патолого-анатомическое вскрытие, в течение срока хранения медицинской карты стационарного больного (медицинской карты родов, медицинской карты новорожденного, истории развития ребенка, медицинской карты амбулаторного больного) (форма 013/у) (п. 35 Приказа Минздрава России от 06.06.2013 № 354н).
Кроме того, на некоторые виды медицинской документации таковой срок не установлен (например, медицинская карта наркологического больного), однако, исходя из аналогии, следует, что срок хранения этого медицинского документа составляет 25 лет.
В общем и целом, в настоящее время установлены следующие сроки хранения по медицинской документации:
pravo.kormed.ru
Правила и сроки хранения приказов в 2016 году
Ежегодно руководители организаций издают многочисленные приказы, 2016 год не станет исключением. Статья расскажет, какие существуют правила хранения приказов по личному составу и приказов по основной деятельности, каковы сроки хранения приказов, обязательны ли журналы регистрации приказов.
Из этой статьи вы узнаете:
Приказ — организационно-распорядительный документ, разрабатываемый и утверждаемый руководителем организации с целью решения определенных производственных или организационных задач. Приказы-2016 могут издаваться как по основной деятельности, так и по личному составу. Кадровым работникам по роду деятельности чаще приходится иметь дело именно с приказами по личному составу.
Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда
Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.
Приказы по личному составу в 2016 году
Приказы по личному составу в 2016 году не утратят своего значения в кадровом делопроизводстве: именно этими документами оформляется ряд важных процедур, связанных с установлением, развитием и прекращением трудовых отношений между работником и работодателем
Приказы по личному составу в 2016 году классифицируются довольно просто: условно их можно распределить в две группы. Первая представлена документами, оформляющими существенные моменты трудовых отношений и важные этапы реализации трудовой функции работника, вторая — документами, разработанными для решения оперативных задач. Приказы, относящиеся к первой группе, подлежат хранению в течение 75 лет, в том числе:
Приказы, относящиеся ко второй группе, считаются менее значимыми и хранятся 5 лет. Самыми распространенными видами приказов, оперативно регулирующих трудовую деятельность работника, считаются:
Узнайте, как правильно составить приказ о приеме на работу
Формы и образцы приказов в 2016 году
Еще не так давно все приказы по личному составу оформлялись с применением унифицированных бланков, разработанных и утвержденных Госкомстатом, но после вступления в силу с 1 января 2013 года Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», установившего новые требования к формированию и использованию первичных учетных документов, организации получили право на разработку собственных бланков.
Отмена правила об обязательном использовании унифицированных форм в корне изменила подход к оформлению приказов: применять удобные и привычные большинству делопроизводителей типовые бланки Госкомстата никто не запрещает, но теперь каждый работодатель может при необходимости дополнить их новыми реквизитами или убрать не используемые за ненадобностью графы с учетом специфики деятельности организации.
При этом требования к составу первичных документов не изменились: работодатель по-прежнему обязан оформлять трудовые отношения с работником приказами определенного содержания и структуры. В частности, обязательно составляются:
Унифицированные формы и образцы приказов в 2016 году вы найдете в нашей базе кадровых документов. Что касается приказов по основной деятельности, то они традиционно состоят из двух частей (вводной, или констатирующей, и распорядительной). Любой приказ вступает в силу с момента подписания и регистрируется отдельно от других документов с обязательным присвоением регистрационного номера и индекса («л/с» — личный состав, «к» — кадры» и т. д.). Приказы временного хранения (об отпусках, взысканиях, краткосрочных командировках) необходимо формировать в дела отдельно от других приказов по личному составу.
Журнал приказов в 2016 году
Данные о каждом зарегистрированном в организации приказе можно отражать в специальном журнале. Отметим, что ведение журналов регистрации приказов необязательно, однако наличие таких форм позволяет систематизировать документооборот организации.
При регистрации создается запись, содержащая учетную информацию о документе и тем самым фиксирующая факт и дату его создания. Приказы по основной деятельности лучше регистрировать отдельно от приказов по личному составу — для каждой группы документов удобнее использовать свой журнал приказов: в 2016 году он должен иметь правильно заполненный титульный лист и заверительную надпись.
Законодатель не регламентирует порядок нумерации приказов, указывая лишь на необходимость маркировать приказы порядковой нумерацией в пределах календарного года и вести отдельный учет приказов по личному составу и по основной деятельности.
Отметим, что журналы учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников должны храниться не менее 75 лет, журналу учета отпусков – 3 года (статья 695 Перечня типовых управленческих архивных документов).
Хранение приказов в 2016 году
Хранение приказов в 2016 году предполагает группирование разрозненных документов в дела. Группировка производится на основании содержания приказов и сроков их хранения. Не допускается подшивать в одно дело приказы долговременного (более 10 лет) и кратковременного хранения. Это значит, что приказы о приеме на работу или увольнении, срок хранения которых составляет 75 лет, должны помещаться отдельно от приказов о предоставлении отпусков или направлении работников на курсы повышения квалификации.
Сроки хранения приказов установлены статьей 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
Приказы по основной деятельности имеют постоянный срок хранения. Приказы по личному составу – 75 лет. Приказы о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках должны храниться не менее 5 лет. Приказы по административно-хозяйственным вопросам хранятся 5 лет.
Документы одного срока хранения можно как подшить в одно дело, так и сгруппировать по отдельным папкам в соответствии с содержанием — например, собрать все изданные в течение года приказы о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска в самостоятельное дело, которое обязательно должно вноситься в номенклатуру дел организации.
Хорошо ли вы знаете архивное законодательство? Избегаем нарушений в новом году, руководствуясь рекомендациями экспертов
Приложения к приказам формируются вместе с ними, а основания к приказам по личному составу (заявления работников, служебные записки, копии личных документов сотрудников и т. д.) помещаются отдельно. Сформированные в дела долговременного хранения приказы передаются в архив организации, остальные приказы после истечения сроков хранения уничтожаются с составлением соответствующего акта.
www.kdelo.ru