Заверение документов, прилагаемых к исковому заявлению

Вопрос-ответ по теме

В суде общей юрисдикции, мировом суде кто именно вправе заверить копии документов, прилагаемых к исковому заявлению: истец? Представитель по нотариальной доверенности, если это право прямо указано в доверенности? Только те органы, документы которых предоставляются (ГИБДД; эксперты и т.д.)?

Копии документов, прилагаемых к исковому, при обращении в суд общей юрисдикции, к мировому судье должны быть заверены компетентным должностным лицом той организации, от которой исходят документы.

Если истцом является организация, то копии документов данной организации вправе заверить компетентное должностное лицо данной организации с проставлением печати, а также представитель по доверенности также с проставлением печати организации.

Остались вопросы по взаимодействию с судебными приставами? Ответ найдется в Системе Юрист

Если истцом является физическое лицо, то оно и его представитель, действующий на основании нотариально заверенной доверенности, не могут заверить копии документов истца.

Свидетельствование верности копий личных документов истца и выписок из них может быть произведено нотариусом — ст. ст. 35, 77 Основ законодательства РФ о нотариате.

Копии документов, исходящих из органов ГИБДД, экспертных организаций и т.д. должны быть заверены компетентными должностными лицами соответствующих органов и организаций.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист».

«Отказывая в удовлетворении иска, суд первой инстанции правомерно исходил из того, что истцом в материалы дела не представлены оригиналы либо надлежащим образом заверенные копии документов, на которых он основывает свои требования, в том числе по факту ДТП*.

В силу ч. 2 ст. 71 ГПК РФ, письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии.

В соответствии с п. 6 ст. 67 ГПК РФ при оценке копии документа или иного письменного доказательства суд проверяет, не произошло ли при копировании изменение содержания копии документа по сравнению с его оригиналом, с помощью какого технического приема выполнено копирование, гарантирует ли копирование тождественность копии документа и его оригинала, каким образом сохранялась копия документа.

В соответствии с п. 7 ст. 67 ГПК РФ суд не может считать доказанными обстоятельства, подтверждаемые только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен и не передан суду оригинал документа, и представленные каждой из спорящих сторон копии этого документа не тождественны между собой, и невозможно установить подлинное содержание оригинала документа с помощью других доказательств.

Согласно абз. 2 ч. 2 ст. 71 ГПК РФ подлинные документы представляются тогда, когда обстоятельства дела согласно законам или иным нормативным правовым актам подлежат подтверждению только такими документами, когда дело невозможно разрешить без подлинных документов или когда представлены копии документа, различные по своему содержанию.

30.03.2012 г. в адрес ОСАО, а также его представителя — ООО посредством электронной почты были направлены извещения о слушании дела 09.04.2012 г. в 16.45 час., в которых разъяснено право на предоставление дополнительных доказательств, а также содержалась просьба представить суду к указанному сроку для обозрения подлинные: выплатное дело по выплате страхового возмещения Соколову И.В., договор страхования КАСКО, заключенный между Соколовым И.В. и ОСАО, иные документы, приложенные к исковому заявлению.

04.07.2012 г. ОСАО и ООО направлено извещение о слушании дела 09.07.2012 г. в 09.00 час. (л.д. 113), в извещении указано, что согласно ст. 56 ГПК РФ истцу необходимо доказать наступление страхового случая, осуществление страховой выплаты, наличие оснований для взыскания страховой выплаты с причинителя вреда. В случае непредоставления документов дело будет рассмотрено по имеющимся доказательствам.

Как следует из протокола судебного заседания от 09.07.2012 г. представитель ответчика Власов Ю.А. указал на то, что истцом не представлен договор страхования, справка из ГИБДД не заверена должным образом, в связи с чем, данный документ не может считаться надлежащим доказательством*, запрос о предоставлении документов ОСАО не исполнило.

Приложенные истцом ксерокопии документов заверены только представителем ОСАО — ООО, и не заверены надлежащим образом органами, организациями и учреждениями, от которых они исходят, то есть не отвечают требованиям ч. 2 ст. 71 ГПК РФ, в виду чего не могли быть приняты во внимание судом первой инстанции*.

Из копии договора страхования между ОСАО и Соколовым И.В. (полис), также не заверенного надлежащим образом*, не усматривается, какое лицо является получателем страхового возмещения».

www.law.ru

Заверение копий документов в суде

По разному может быть. Суд может и принятт вами заверенные доки, а потом в заседании заверит сам с оригенала

«Когда ваш рубль будет стоить 66 долларов, тогда вы получите право иметь другую точку зрения» (с)

Никулинский районный суд ни разу у меня не принял простые копии, даже те, подлинники которых лежат в другом деле этого же суда

Гру Пишет:
——————————————————-
> iustus Пишет:
> —————————————————
> ——
> > СОЮ спокойно относятся к простым копиям.
>
>
> Никулинский районный суд ни разу у меня не принял
> простые копии, даже те, подлинники которых лежат в
> другом деле этого же суда

А Замоскворецкий принял 🙂

Значит надо провести анализ и составить список судов, которые принимают/не принимают такие копии)))) и отталкиваться потом не от норм закона, а от сложившейся практики)))))

Анэт Пишет:
——————————————————-
> Значит надо провести анализ и составить список
> судов, которые принимают/не принимают такие
> копии)))) и отталкиваться потом не от норм закона,
> а от сложившейся практики)))))

Никулинский, судья «Пупкин» — не принимает
Замоскворецкий, судья «Пипкин» — принимет.

iustus Пишет:
——————————————————-
> Анэт Пишет:
> —————————————————
> ——
> > Значит надо провести анализ и составить список
> > судов, которые принимают/не принимают такие
> > копии)))) и отталкиваться потом не от норм
> закона,
> > а от сложившейся практики)))))
>
>
> Никулинский, судья «Пупкин» — не принимает
> Замоскворецкий, судья «Пипкин» — принимет.
>
> Продолжайте!

Анонимный пользователь Пишет:
——————————————————-
> B Арбитражном суде Забайкальского края сами судьи
> в своих определениях(о назначении предв. засед.
> или об отложении судеб.-го разбирательства)
> прописывают, что порядок заверения копий
> документов (указаныйп. 3.26 ГОСТа Р 6.30-2003)
> распрастраняется не только на юр. лиц, но и на
> физических лиц, как имеющих, так и не имеющих
> статус индивидуального предпринимателя.

Однако есть мнение, что:

«Требования данного ГОСТа носят рекомендательный, а не обязательный характер, поскольку в соответствии со ст. 46 Федерального закона от 27.12.2002 N 184-ФЗ с 1 июля 2003 года до вступления в силу соответствующих технических регламентов требования, установленные действующими национальными стандартами, подлежат обязательному исполнению только в части, обеспечивающей достижение целей законодательства РФ о техническом регулировании.»

«После смерти на мою могилу нанесут много мусора. Но ветер истории развеет его» (Рамси Болтон)

Получается какое то ущемление физиков в правах.

Если сама организация судиться, то может заверят свои документы, а сам физик имеющиеся у него доки не может.
При этом доки могут исходить от организации, с которой физик и судиться. Естественно она не будет ничего заверять для такого физика.

Очень интересная статья в тему на мой взгляд:

КАК ПРАВИЛЬНО ЗАВЕРИТЬ КОПИИ ДОКУМЕНТОВ?

Необходимость получить или выдать копии документов у налогоплательщиков возникает достаточно часто. В каких случаях и каким образом заверяются копии документов? Ответ на эти и многие другие вопросы можно найти в одном малоизвестном, но действующем до сих пор законодательном акте времен СССР.

Действующий Указ СССР — это закон!

Распространено мнение, что никакого закона о порядке заверения копий не существует. Это мнение ошибочно: в настоящее время действует Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ) . Действие Указа подтверждается фактом внесения в него с 1 января 2004 г. изменений, согласно которым снят запрет на заверение копий паспорта, служебного удостоверения и тому подобных документов. Изменения внесены Федеральным законом от 08.12.2003 N 169-ФЗ «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившими силу законодательных актов РСФСР», что свидетельствует еще и о том, что Указ имеет силу закона .
———————————
В порядке, установленном данным Указом для заверения копий, делаются и выписки из документов (п. 5 Указа).
Указы Президиума Верховного Совета СССР имели силу законодательного акта.

Указ применяется в отношении организаций

Из названия Указа можно сделать вывод, что он распространяется только на граждан. Однако в настоящее время действие Указа распространяется и на организации, что подтверждают следующие аргументы.
Во-первых, в Постановлении от 24.10.1996 N 17-П Конституционный Суд РФ отметил, что организации — это объединения граждан, создаваемые для совместной реализации таких конституционных прав, как право свободно использовать свои способности и имущество для предпринимательской и иной не запрещенной законом экономической деятельности и право иметь в собственности, владеть, пользоваться и распоряжаться имуществом как единолично, так и совместно с другими лицами. Коммерческие организации следует рассматривать как граждан, занятых предпринимательской деятельностью с образованием юридического лица (Постановление КС РФ от 17.12.1996 N 20-П).
Поскольку организации — это объединения граждан, на них в соответствующей их правовой природе и статусу мере распространяются положения законодательства о правах и обязанностях граждан.
В Постановлении Федерального арбитражного суда Центрального округа от 20.06.2004 N А68-АП-122/Я-04 отмечается, что «поскольку в соответствии со статьей 49 Гражданского кодекса Российской Федерации юридическое лицо может иметь гражданские права, соответствующие целям деятельности, предусмотренным в его учредительных документах, и нести связанные с этой деятельностью обязанности, нормы приведенного Указа распространяются и на юридических лиц». Нормы Указа в отношении организаций применяются в решениях и других арбитражных судов .
———————————
Постановления ФАС УО от 17.12.1999 N Ф09-1654/99ГК, от 18.11.1999 N Ф09-1513/99ГК; Постановления ФАС СКО от 13.05.2002 N Ф08-1525/02, от 23.04.2002 N Ф08-1199/02-438А, от 26.02.2002 N Ф08-114/02, от 05.08.2003 N Ф08-2773/03-1034А, от 19.06.2003 N Ф08-1991/0749А3, от 03.03.2003 N Ф08-475/03-186А.

Во-вторых, Указ был принят в 1983 г. За прошедшие годы изменились социально-экономические условия реализации его норм: в хозяйственном обороте участвуют не сотни государственных предприятий, а миллионы организаций и индивидуальных предпринимателей, владеющих имуществом на праве частной собственности. Технический прогресс и смена политического режима привели к небывалому распространению ксерокопирования и сканирования; изготовление копий документов на печатных машинках и компьютерах или путем переписывания от руки ушло в прошлое. Налогоплательщики в соответствии со ст. ст. 93, 100, 165 и другими статьями НК РФ ежегодно изготавливают для налоговых органов миллионы копий первичных документов, нуждающихся в заверении «надлежащим образом». Только нотариусы заверили в 2000 г. более 17 млн копий .
———————————
В советское время использование копиров как вида «идеологического оружия» строго контролировалось, их оборот был ограничен.
См.: Работа нотариальных палат субъектов Российской Федерации // Российская юстиция, 2002, N 2. — С. 67.

Правильное заверение копий имеет важное значение в судопроизводстве по экономическим спорам. В соответствии с п. 8 ст. 75 АПК РФ «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии». Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства . Иногда суды первой и апелляционной инстанций не обращают внимания на то, что представляемые сторонами ксерокопии документов не заверены. Однако отсутствие в деле надлежащим образом заверенных копий может повлечь отмену решения суда .
———————————
См.: Постановление ФАС ВСО от 24.11.2005 N А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановление ФАС СКО от 31.10.2005 N Ф08-4851/05-2011А, Определение ФАС СЗО от 27.10.2005 N А56-45216/04, Постановление ФАС МО от 06.10.2005 N КА-А41/9743-05 и др.
Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 N 6163/02 решения арбитражных судов, подтвердивших право экспортера на возмещение НДС, были отменены лишь в связи с тем, что имеющиеся в деле ксерокопии грузовых таможенных деклараций в установленном порядке не заверены.

В этих условиях очевиден законодательный пробел в порядке заверения копий в интересах организаций.
В соответствии со ст. 6 ГК РФ в случаях, когда гражданско-правовые отношения прямо не урегулированы гражданским законодательством, к таким отношениям (если это не противоречит их существу) применяется гражданское законодательство, регулирующее сходные отношения (аналогия закона). Следовательно, в связи с законодательным пробелом положения Указа применяются к организациям по аналогии.

Кто вправе заверять копии документов?

В Письме ФНС России от 02.08.2005 N 01-2-04/1087 «О свидетельствовании верности копий документов, представляемых налогоплательщиками в соответствии со статьей 93 НК РФ» утверждается, что заверение копий должно проводиться «исполнительным органом налогоплательщика». При этом налоговой службой не был принят во внимание абз. 4 п. 1 Указа, в соответствии с которым «верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью». Следовательно, совсем не обязательно беспокоить руководителя организации, достаточно издать соответствующий приказ по организации или включить соответствующий раздел в положение о документообороте организации или должностную инструкцию определенного сотрудника. В приказе или инструкции может быть установлено, например, что заверение копий проводится секретарем или канцелярской службой. Также может быть установлено, что копии документов, изготавливаемые в подразделениях, заверяются руководителями или другими сотрудниками данных подразделений. При необходимости документ, подтверждающий полномочия лица, заверившего копии, может быть истребован судом, государственным органом, другими лицами.
Указание на «должностное лицо» свидетельствует о том, что лицо, заверяющее копии, должно быть штатным сотрудником организации. В одном из решений арбитражный суд не принял в качестве надлежащих доказательств копии, заверенные адвокатом одной из сторон .
———————————
Постановление ФАС УО от 24.02.2005 N Ф09-288/05ГК.

Следует подчеркнуть, что заверение копий, то есть свидетельствование конкретным лицом соответствия копии подлиннику, требует ответственного подхода и разумной осторожности.

Правомерно ли заверение копий «чужих» документов?

Нередки случаи утраты документов в судах, налоговых и других государственных органах, в том числе по причине пожара или затопления. Поэтому желательно подлинники документов держать при себе, а другим лицам передавать копии. В связи с этим закономерно возникает вопрос: вправе ли организация заверить копию имеющегося у нее документа, исходящего от другого лица, например справку банка для представления в налоговый орган или справку налогового органа для представления в суд или в банк?
В абз. 2 п. 1 Указа установлено, что «в таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно». Таким образом, принципиальная возможность заверять копии «чужих» документов имеется. Когда идет речь о представлении комплекта документов, подтверждающих экспорт товаров, получить заверенные копии от таможенных органов, перевозчиков, банков и других лиц, имеющих отношение к экспортным операциям, по объективным причинам затруднительно, поэтому на практике в этих и других подобных случаях налоговые органы и суды принимают заверенные копии «чужих» документов.
В одном из судебных дел заявитель приложил к ходатайству об отсрочке уплаты госпошлины заверенные им самим ксерокопии справки налогового органа и банка. Арбитражный суд не принял такие документы в качестве надлежаще заверенных копий, поскольку они не заверены выдавшими их учреждениями и организациями либо иным лицом, не заинтересованным в исходе дела, и не являются достоверным подтверждением сведений, содержащихся в подлинниках справок об имущественном положении заявителя. Суд отказал в удовлетворении ходатайства об отсрочке госпошлины и возвратил кассационную жалобу заявителю . Стремление предотвратить использование подделанных копий документов оправданно. В то же время в данной ситуации у суда осталось нереализованным право истребовать подлинник документа, который у заявителя имелся в законном распоряжении. По нашему мнению, заверенные копии «чужих» документов должны приниматься, тем более что при наличии сомнений для сверки может истребоваться подлинник.
———————————
Определение ФАС УО от 03.11.2005 N Ф09-3315/05-С5.

Как заверяется копия документа?

В соответствии с п. 2.1.30 ГОСТ Р 51141-98 заверенной копией документа является копия, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
———————————
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28).

В абз. 4 п. 1 Указа установлено, что «на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации». В этом же абзаце указывается, что верность копии свидетельствуется подписью и печатью.
В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
———————————
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст).

Пример.
Копия верна, подлинник находится в организации
Секретарь Васильева Т.Н. Васильева
10 января 2006 г.

На практике указанные реквизиты (за исключением личной подписи) проставляются «самонаборным» штампом.
По всей видимости, незнанием Указа N 9779-Х вызвано мнение о том, что заверение копии документа печатью необязательно . Предусмотренное в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 положение о том, что «допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации», не означает, что заверение копии печатью проводится или не проводится по усмотрению организации. В данном случае имеется в виду, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения (печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала и т.д.). К тому же указанный ГОСТ для организаций носит рекомендательный характер, в регистрации Минюстом России не нуждается , и его требования следует применять с учетом Указа . Вид печати, используемой для заверения, желательно указать в приказе по организации или в разделе о печатях положения о документообороте организации.
———————————
Что такое «заверенная должным образом» копия документа? // Налоговые споры, N 11, 2005. — с. 6.
Письмо Минюста России от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД.
Согласно Федеральному закону от 27.12.2002 «О техническом регулировании» все государственные стандарты стали носить рекомендательный, а не обязательный характер.

Требования к копии документа

В соответствии с п. 3 Указа «не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления». В судебной и нотариальной практике не допускаются нечитаемые ксерокопии документов .
———————————
Постановление ФАС СЗО от 18.06.2002 N А56-35103/01, Постановление ФАС СКО от 31.10.2005 N Ф08-4851/05-2011А.

Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

В каких случаях необходимо нотариальное заверение копий?

Ответ на этот вопрос также можно найти в Указе: в соответствии с п. 2 рассмотренный выше порядок самостоятельного заверения применяется, «если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке». Таким образом, нотариальное заверение копий необходимо в случаях, прямо предусмотренных законом, в остальных случаях заверение документов нотариусом возможно, но необязательно.
Например, в соответствии с пп. 19 п. 2 ст. 149 НК РФ для освобождения от НДС товаров (работ, услуг), реализуемых в рамках оказания безвозмездной помощи (содействия) Российской Федерации, в налоговые органы необходимо представить нотариально заверенную копию удостоверения, выданного в установленном порядке и подтверждающего принадлежность поставляемых товаров (выполняемых работ, оказываемых услуг) к гуманитарной или технической помощи (содействию). В соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 310 НК РФ исчисление и удержание суммы налога с доходов, выплачиваемых иностранным организациям, производятся налоговым агентом по всем видам доходов, указанных в п. 1 ст. 309 НК РФ, во всех случаях выплаты таких доходов, за исключением случаев, когда налоговый агент уведомлен получателем дохода, что выплачиваемый доход относится к постоянному представительству получателя дохода в Российской Федерации, и в распоряжении налогового агента находится нотариально заверенная копия свидетельства о постановке получателя дохода на учет в налоговых органах, оформленная не ранее чем в предшествующем налоговом периоде.
В случаях, установленных законом, заверение копий документов возможно судом или иным государственным органом (п. 8 ст. 94 НК РФ, п. 10 ст. 75 АПК РФ). В этих случаях копии также будут считаться заверенными надлежащим образом.

Проектом Федерального закона N 181057-4 «О внесении изменений в часть первую Налогового кодекса Российской Федерации в связи с осуществлением мер по совершенствованию налогового администрирования», внесенным в Госдуму Правительством РФ, предлагается дополнить ст. 93 НК РФ (Истребование документов) правилами о порядке выдачи и заверения копий: «Налоговому органу (должностному лицу) представляются подлинные документы, если законодательством о налогах и сборах не предусмотрено представление копий документов. По требованию налогового органа (должностного лица) проверяемое лицо обязано представить указанные в этом требовании документы в виде надлежаще заверенных копий либо предоставить налоговому органу (должностному лицу) возможность изготовить копии представленных подлинных документов, заверив их надлежащим образом. Копии документов организации заверяются подписью ее руководителя (заместителя руководителя) и (или) иного уполномоченного им лица и печатью этой организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. Не допускается истребование нотариального удостоверения копий документов, представляемых налоговому органу (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации».
Эти положения во многом дублируют нормы действующего Указа. Рациональнее было бы принять единый законодательный акт, например Закон о документах и документообороте, в котором комплексно решить наряду с другими вопросы выдачи и заверения копий документов и выписок из них, использования факсимиле и печатей. При этом желательно противопоставляемые термину «копия документа» термины «подлинник» или «подлинный документ» заменить на термин «оригинал документа». Подлинный документ — это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения, а подлинник — это первый или единичный экземпляр документа. Часто копия делается не с подлинника, а с дубликата (повторного экземпляра подлинника документа, имеющего юридическую силу) . Желательно также закрепить как общее правило право сотрудников государственных органов, принимающих копии документов у граждан и организаций, свидетельствовать верность копий.
———————————
Определения терминов «подлинный документ», «подлинник» и «дубликат» см. в п. п. 2.1.26 — 2.1.28 ГОСТ Р 51141-98.

В.М.Зарипов
Руководитель аналитической службы
Юридической компании
«Пепеляев, Гольцблат и партнеры»
Подписано в печать
24.01.2006

forum.garant.ru

НАДЛЕЖАЩЕЕ ЗАВЕРЕНИЕ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ

В современном деловом обороте допускается использование вместо подлинников документов их надлежащим образом заверенных копий. Так, к примеру, в процессуальном законодательстве РФ предусмотрено, что письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии (ч. 2 ст. 71 ГПК РФ, ч. 8 ст. 75 АПК РФ, ч. 2 ст. 70 КАС РФ). Требование о необходимости представления надлежащим образом заверенных копий документов содержат многие нормативные правовые акты. Например, такое требование можно найти в ст. 161 Кодекса внутреннего водного транспорта РФ, п. 4 ст. 226.1 НК РФ, ст. 84.1 Трудового кодекса РФ.

Что следует понимать под «надлежащим образом заверенной копией документа»?

Общие правила

В соответствии с пп. 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, под заверенной копией документа понимается такая копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

В ГОСТе Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации», утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, предусмотрены порядок и форма заверения копий различных видов документов. В п. 3.26 указано, что при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Если копия документа не заверена в соответствии с приведенными требованиями, она считается ненадлежащей (Постановление ФАС Поволжского округа от 07.07.2011 по делу N А57-9000/2010). Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Копии документов, не заверенные надлежащим образом, а также документы, не содержащие обязательных реквизитов, суды не принимают в качестве доказательств. Это можно увидеть из следующих показательных примеров из судебной практики:

— Простая копия доверенности представителя, подписавшего исковое заявление от имени организации, послужила основанием для его оставления без рассмотрения. Суд посчитал, что (про недопустимое доказательство в данном судебном акте ничего не сказано!) полномочия представителя не были подтверждены (Апелляционное определение Нижегородского областного суда от 28.06.2016 по делу N 33-7798/2016);

— Поскольку приложенная к жалобе на бездействие судебного пристава копия доверенности не была надлежащим образом заверена, вышестоящий орган ФССП РФ правомерно отказал в рассмотрении поданной жалобы (Определение Пермского краевого суда от 18.07.2011 по делу N 33-7178).

Порядок заверения копий

С одной стороны, приведенные нормативные документы носят рекомендательный характер, и формально не обязательны к применению. В судебной практике есть примеры случаев, когда суды считали несоблюдение порядка заверения копий документов несущественным и не лишали владельцев таких копий полагающегося им объема прав и гарантий. К примеру, получение налогоплательщиком от своего контрагента копий документов, заверенных с нарушением рекомендованного порядка, без указания того или иного реквизита, не означает его недобросовестность и не лишает права на получение причитающейся ему налоговой выгоды (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 14.09.2015 N Ф06-27279/2015).

Однако лучше не рисковать и настаивать в таких случаях на получении надлежащим образом заверенных копий документов, тем более что сам по себе порядок не вызывает никаких сложностей. Отметим также, что если законом или нормативным правовым актом никаких иных специальных требований к порядку заверения документов не предусмотрено, то использование приведенного порядка признается достаточным.

К такому выводу пришел суд, признав незаконным постановление судебного пристава об отказе в возбуждении исполнительного производства по мотиву того, что к заявлению взыскателя была приложена ненадлежащим образом заверенная копия доверенности. По мнению суда, нормы Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» не предусматривают каких-либо специальных правил относительно порядка заверения доверенности, прилагаемой к заявлению взыскателя, в связи с чем оснований для отказа в возбуждении исполнительного производства не было. Представленная копия доверенности была оформлена надлежащим образом: она была выполнена на бланке компании-взыскателя, заверена печатью и подписью уполномоченного лица. Отметка о заверении копии проставлена в нижнем правом углу первой страницы доверенности (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 06.03.2015 N Ф07-1185/2014).

В действующем законодательстве можно встретить и другие дополнительные требования к порядку заверения копий документов. Так, в абз. 4 п. 1 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» установлено, что верность документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации. Эту отметку, как правило, никто не проставляет, чтобы не «утяжелять» удостоверительную надпись, тем более что суды не настаивают на обязательном соблюдении такого требования, ограничиваясь только требованием о проставлении тех обязательных реквизитов, которые приведены выше.

Про оригиналы нельзя забывать

При предъявлении заверенных копий документов следует учитывать, что у суда может возникнуть желание проверить наличие подлинников, с которых были сняты копии. Заверение соответствия копии документа подлиннику возможно лишь в случае, если лицо, заверяющее правильность копии документа, располагает подлинником документа. Установленные реквизиты заверительной надписи (должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения) о соответствии копии документа его подлиннику имеют целью предотвращение неправомерного заверения копий документов лицами, у которых подлинники таких документов отсутствуют.

В соответствии с ч. 6 ст. 71 АПК РФ арбитражный суд не может считать доказанным факт, подтверждаемый только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен или не передан в суд оригинал документа, а копии этого документа, представленные лицами, участвующими в деле, не тождественны между собой и невозможно установить подлинное содержание первоисточника с помощью других доказательств.

Так, при рассмотрении одного дела суд установил, что лицо, заверившее документ, не имеет никакого отношения к организации, от имени которой оно заверяло копию. Поскольку в материалы дела не было представлено доказательств в подтверждение того, имело ли оно право заверять документы и располагало ли подлинниками, суд признал заверенные им копии недопустимыми доказательствами (Постановление ФАС Московского округа от 11.01.2012 по делу N А40-26778/11-5-185).

Если речь идет о деле о банкротстве, в рамках которого кредитор пытается включить свои требования к должнику в реестр, он обязан предъявить оригиналы документов, подтверждающие его требования. Такая необходимость связана с тем, что с целью защиты конкурсной массы от недобросовестных кредиторов суд обязан установить действительность таких требований и отсутствие признаков злоупотребления правом со стороны заявителей.

Так, в одном деле суд усомнился в представленных компанией документах в подтверждение ее вексельных требований. Копии документов, представленные в материалы дела, были заверены самой компанией, хотя она не имеет отношения к их составлению и оригиналами не располагала. Представитель компании пояснил, что документы получил из материалов дела в ходе ознакомления с ними, однако данный довод не был проверен нижестоящими судебными инстанциями, поэтому суд округа направил дело на новое рассмотрение (Постановление ФАС Московского округа от 26.06.2014 N Ф05-6271/2014).

Кто вправе заверять копии?

Таким образом, надлежащим образом заверенной копией документа является такая копия, которая полностью соответствует оригиналу, и верность копии свидетельствует уполномоченное лицо. Верность копий подлинникам документов может свидетельствовать руководитель организации, который от ее имени действует без доверенности, а также иное лицо, которому такое право предоставлено по доверенности или локальным актом организации.

Так, в одном деле суд пришел к выводу о том, что копия доверенности на представление интересов лица на подачу жалобы в таможенные органы может быть заверена лицом, которому она была выдана, вследствие чего является незаконным отказ в принятии жалобы на бездействие таможенного поста со ссылкой на то, что доверенность не соответствует требованиям надлежащего заверения. Заверение копии доверенности специалистом соответствовало приказу генерального директора общества, согласно которому в связи с большим документооборотом с таможенными органами, судебными инстанциями и иными государственными структурами, с целью организации наиболее эффективной работы всем работникам фирмы предоставлено право заверения копий документов. Такой порядок заверения копий документов не противоречит закону (Постановление ФАС Дальневосточного округа от 02.02.2011 N Ф03-10026/2010 по делу N А51-10967/2010).

Закон не содержит обязательного требования заверения печатью организации отдельно каждого листа, представленного в пакете прошитых и скрепленных печатью документов. В деле о взыскании задолженности за поставленный товар суд признал допустимыми доказательствами копии товарных накладных и счетов-фактур, прошитых и скрепленных печатью вместе (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 26.08.2011 по делу N А10-41/2011). Копии документов могут заверять и государственные органы в пределах своей компетенции для выполнения возложенных на них задач. Такие копии могут быть представлены в качестве доказательств в суде. Например, распечатки сообщений электронной почты, информации с жестких дисков и иных носителей, заверенные антимонопольным органом, который получил эти материалы в ходе проведенной им проверки, являются надлежащими доказательствами по делам о нарушении антимонопольного законодательства (Постановление Президиума ВАС РФ от 12.11.2013 N 18002/12 по делу N А47-7950/2011).

При рассмотрении дел в порядке упрощенного производства действуют общие правила представления письменных доказательств в виде подлинников или надлежаще заверенных копий, выписок из документов (Постановление Пленума ВАС РФ от 08.10.2012 N 62 «О некоторых вопросах рассмотрения арбитражными судами дел в порядке упрощенного производства»). Необходимо учитывать, что если для обычного судебного разбирательства на стадии подачи иска можно приложить простые копии доказательств по делу или даже не все доказательства сразу раскрыть, то для упрощенного производства это не подходит. Поскольку особенность данной судебной процедуры состоит в принятии решения без вызова сторон на основании документов, своевременное представление надлежащим образом заверенных копий является принципиально важным.

Участники гражданского оборота при использовании судебных актов в исполнительном производстве, в деле о банкротстве и в иных случаях должны иметь на руках их надлежащим образом заверенные копии с подписью судьи и гербовой печатью. Перечень требований к заверению копий судебных актов (от прошивания и места наклеивания наклейки до проставления подписи и гербовой печати суда) предусмотрены в п. 10 раздела II Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций), утв. Постановлением Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100.

В противном случае они рискуют получить отрицательный результат. Так, к примеру, арбитражный суд не может установить размер требований конкурсного кредитора к должнику на основании не заверенных надлежащим образом копий актов суда общей юрисдикции (Постановление Президиума ВАС РФ от 22.11.2005 N 10161/05 по делу N А55-13072/04-38).

В Постановлении Пленума ВАС РФ от 08.10.2012 N 61 «Об обеспечении гласности в арбитражном процессе» в отношении дел, касающихся государственной тайны, указано, что при представлении лицами, участвующими в деле, копий документов суд проверяет, заверены ли они надлежащим образом в соответствии с требованиями ч. 8 ст. 75 АПК РФ (п. 16.1).

Нотариальное заверение копий

Нотариальное заверение копии документа является обязательным в случаях, прямо предусмотренных законом (например для представления интересов в суде, в Росреестре и др.). Если на законодательном уровне не установлено, что копии документов должны быть удостоверены нотариусом или иным государственным органом, организация вправе самостоятельно заверить копии необходимых документов. Нотариус удостоверяет копии документов в соответствии с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них, утв. решением Правления ФНП от 25.04.2016, протокол N 04/16.

В отличие от обычного заверения копий для нотариуса не имеет значения тот факт, является ли заявитель владельцем соответствующего подлинника или нет. Перед выполнением нотариального действия он обязан установить личность заявителя (п. 2.1 названных Рекомендаций).

Нотариус не станет заверять копию биометрического загранпаспорта гражданина, который является технически сложным документом, включающим заламинированные страницы, содержащие скрытую информацию в электронном виде, что не позволяет нотариусу сделать однозначный вывод об отсутствии признаков подделки документа и свидетельствовать верность его копии (Определение Московского городского суда от 26.12.2011 по делу N 33-40341).

Нотариально заверенная копия по своей юридической силе более значима. Особенностью любых нотариальных документов, в том числе нотариальных копий, является то, что обстоятельства, подтвержденные нотариусом при совершении нотариального действия, не требуют доказывания, если подлинность нотариально оформленного документа не опровергнута путем подачи заявления о подложности доказательств или не установлено существенное нарушение порядка совершения нотариального действия, и нотариальный акт был отменен (п. 5 ст. 61, ст. 186 ГПК РФ, п. 5 ст. 69, ст. 161 АПК РФ).

Предоставлений копий участникам / акционерам общества

Помимо предоставления документов в суд, необходимость предоставления копий документов имеется и в случае раскрытия информации обществу своему участнику или акционеру. В п. 9 информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 N 144 «О некоторых вопросах практики рассмотрения арбитражными судами споров о предоставлении информации участникам хозяйственных обществ» предусмотрено, что если участник обратился с требованием к обществу о предоставлении заверенных копий документов, то исполнение обществом обязанности по предоставлению участнику информации может считаться надлежащим только при условии, что копии таких документов заверены должностным лицом общества, полномочия которого вытекают из устава общества, его внутренних документов, или лицом, полномочия которого на заверение копий документов общества явствуют из обстановки, в которой такое лицо действует (например, сотрудником общества, присутствующим при ознакомлении участника с документами) в установленном порядке с проставлением печати общества, либо верность копий документов засвидетельствована нотариусом.

В случае предоставления информации в виде копий, записанных на компьютерные носители данных, удостоверение подлинности документа может быть осуществлено с использованием электронной цифровой подписи. Если у общества отсутствует электронная цифровая подпись, оно может предоставить участнику информацию в электронном виде без соответствующего удостоверения подлинности либо, если участник настаивает на предоставлении информации с удостоверением ее подлинности, в виде документа на бумажном носителе, заверенного надлежащим образом.

(Бычков А.И.) (Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2017)

dalurist.ru