Помощь: Отметка об ознакомлении с документом

ОТМЕТКА ОБ ОЗНАКОМЛЕНИИ С ДОКУМЕНТОМ

Кроме визы согласования в делопроизводстве часто применяется так называемая «виза ознакомления». Виза ознакомления — это отметка, проставляемая работником на документе и свидетельствующая о том, что работник ознакомлен с его содержанием. Ее отличие от реквизита «виза» состоит в том, что она оформляется не на проекте, а на официальном документе, т.е. уже подписанном, утвержденном и вступившем в действие. В связи с этим при разработке локальных правовых актов организации (инструкции по делопроизводству, регламента и др.) этот элемент документа следует называть «отметка об ознакомлении с документом».

Необходимость оформления отметки об ознакомлении возникает, например, при поступлении документа из другой организации, если с содержанием этого документа должны ознакомиться должностные лица в соответствии с их служебным положением. Кроме того, с точки зрения организации исполнения документов с содержанием не только поступившего документа, но и внутреннего, требующего исполнения (приказа, распоряжения и др.), должны быть ознакомлены все работники, которых касается его содержание.

При оформлении отметки об ознакомлении возможны различные варианты.

Если при подготовке внутренних документов, например приказов, заинтересованные должностные лица знакомятся с их содержанием еще на стадии проекта (проставляют визы согласования), то дополнительные визы ознакомления с документом после его подписания и вступления в силу не требуются. В подобных ситуациях должностным лицам, ответственным за исполнение документа, вручаются его копии, и ознакомление с подписанным документом осуществляется именно таким способом.

Если возникает необходимость ознакомить сотрудников с содержанием внутреннего или входящего документа без вручения копий, документ передается в структурные подразделения, работники которых, ознакомившись с его содержанием, проставляют визы ознакомления. Отметку об ознакомлении рекомендуется оформлять на оборотной стороне последнего листа по тому же принципу, по которому оформляется виза согласования (должность, личная подпись, расшифровка подписи, дата). Если на оборотной стороне документа недостаточно места, допускается прилагать отдельный лист для оформления всех необходимых отметок об ознакомлении.

с приказом директора предприятия от … № … «О …»

Начальник отдела организационно-

Консультант отдела организационно-

Некоторые особенности имеет оформление отметки об ознакомлении в приказах и иных распорядительных документах по личному составу.

С приказами по личному составу после подписания и регистрации необходимо ознакомить работников, которых они непосредственно касаются. Отметка об ознакомлении состоит из: слов «С приказом ознакомлен(а, ы)» (если с приказом знакомится два и более работника, то после этих слов ставится двоеточие), личной подписи работника (в одну строку) и ниже — даты ознакомления. При подготовке приказов рекомендуется сразу печатать составляющие этой отметки в проекте документа, чтобы работник после ознакомления с документом лишь расписывался в приказе и проставлял дату.

Особенностью оформления отметки об ознакомлении с приказом по личному составу является отсутствие в ней такого элемента, как наименование должности работника, так как оно указывается в тексте приказа. Отметка об ознакомлении в приказе по личному составу помещается ниже подписи либо на оборотной стороне последнего листа документа.

Андрей Рыбаков, директор

Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела,
кандидат исторических наук

От редакции: Для правильного применения шрифтов и интервалов при оформлении текста и многострочных реквизитов документа см. Пособие

www.busel.org

Образец листа ознакомления с приказом

Оформление приказов в организациях и на предприятиях должно осуществляться строго на основании действующего законодательства и правил документооборота. Также не менее важным фактором является обеспечение исполнения такого приказа всеми сотрудниками или работниками, от которых его своевременное и точное выполнение зависит.

Для того чтобы вынесенные распоряжения исполнялись каждым члена трудового коллектива, обязательно их должны ознакамливать с текстом документа, причем в качестве подтверждающего факта является подпись работника на приложенном документе – листе ознакомления.

Функции и роль приказа

Прежде чем рассматривать непосредственно необходимость листа ознакомления и принцип его формирования, необходимо разобраться – что представляет собой приказ и почему такое важное значение имеет момент подтверждения факта прочтения текста документа сотрудниками и понимания его сути.

Итак, приказ – что это за документ? Приказом, собственно, называется распоряжение директора организации (руководителя), содержащее какое-либо решение или побуждение к действию, запрет, инструкцию к выполнению каких-либо задач в зависимости от ситуации, которые относятся непосредственно к рабочим моментам и затрагивают интересы данного предприятия или организации.

По своей сути документ может относиться к любым сторонам взаимоотношений сотрудников и работодателей, а также процессов, на которые работники своими действиями могут оказать влияния.

В частности, приказы могут быть следующего рода или назначения:

1. О приеме на работу (назначении определенного работника или до этого стороннего соискателя на должность).
2. О проведении плановой или внеплановой оценки сотрудников (аттестации).
3. О переводе одного или нескольких членов трудового коллектива в другое подразделение, на другую должность.
4. О предоставлении планового или внепланового отпуска.
5. О проведении индексации заработной платы сотрудников организации или предприятия.
6. О возложении обязанностей на работника, связанных с изменением штатного расписания, временным отсутствием основного сотрудника, ранее выполнявшего эти обязанности.

Особенностью издаваемых документов является то, что все они подписываются исключительно руководителем (в некоторых случаях лицом, временно исполняющим его обязанности).

Также необходимо отметить, что хоть такие документы могут действовать исключительно в пределах одной организации, но их текст ни в коей мере не должен нарушать гражданские или трудовые права работника.

В том случае, если такой факт будет иметь место, сотрудники организации могут направить жалобу в соответствующие органы, и вследствие разбирательства наименьшей мерой наказания может быть привлечение к административной ответственности руководства организации и должностных лиц.

Отдельный документ в качестве листа ознакомления с приказом не всегда необходим – в большинстве случаев его используют в тех ситуациях, когда вынесенное распоряжение касается большого количества сотрудников. Это может быть целое структурное подразделение, один или несколько отделов, какая-то определенная категория работников, которых приказ непосредственно затрагивает.

Разумеется, такой лист не представляет собой отдельного документа – он лишь служит приложением к приказу и отдельно существовать или оформляться кем-либо не может.

Необходимость письменного заверения

Для чего нужен лист ознакомления с приказом? В процессе трудовых отношений нередко возникают ситуации, при которых между работодателем и членом трудового коллектива возникает спор. Именно для того, чтобы подтвердить правоту одной из сторон и служат такие документы, они могут подтвердить, что конкретный работник ознакомился с текстом приказа и в дальнейшем не выполнил необходимые действия.

Может быть и наоборот, если подписи сотрудника в таком листе нет, то и фактически ответственности за невыполнение его он нести не может.

Нельзя забывать, что в процессе судебного разбирательства может быть назначена графологическая экспертиза, которая с легкостью подтвердит, что фактически сотрудник на листе ознакомления своей росписи не ставил и, что еще хуже, его подпись была подделана.

Такое действие уже попадает под определенную статью и может быть чревато весьма тяжелыми последствиями для лица, допустившего этот факт. В связи с этим лучшим вариантом все же будет подождать выздоровления (возвращения работника и т.д.) для того, чтобы он лично поставил свою подпись и указал фамилию, имя и отчество.

Важным моментом является то, что подпись в листе ознакомления означает не только факт самого ознакомления – своим автографом работник подтверждает, что согласен с приказом и готов выполнять то, что руководитель требует.

В большинстве случаев ознакомление с приказом и подпись листа ознакомления осуществляются, как только сам документ издается, даже если до начала его действия еще есть некоторое время – таким образом все члены трудового коллектива на момент необходимости выполнения уже будут осведомлены.

Как сформировать документ

Кто формирует документ? То, на ком лежит ответственность за формирование листа ознакомления, как правило, зависит от величины (в кадровом понятии) организации и от того, каким образом на нем распределены должностные обязанности.

В большинстве случаев ответственность за составление листа и то, насколько он будет соблюдать все нормы законодательства, несет специалист отдела кадров (инспектор), хотя это могут вполне быть юрисконсульт или секретарь (помощник руководителя).

Отдельным вопросом уже является то, кто несет ответственность за непосредственное ознакомление работников, которые будут затронуты данным документом – с его текстом. Опять же в большинстве случаев отдельным пунктом его идет то, на кого возлагается ответственность за ознакомление – это могут быть начальники подразделений, руководители отделов и т.д.

Образец листа

Всего несколько лет назад большинство кадровой документации, в том числе и лист ознакомления, имели строгую типовую форму. Но уже с 2013 года такое требование отменили, и хоть многие еще продолжают пользоваться типовыми формами, они являются лишь рекомендованными, хоть и содержат все необходимые разделы.

Каждая организация или предприятие вправе разрабатывать собственную форму листа ознакомления с приказом, но при этом не стоит забывать, что требований к документам никто не отменял – в обязательном порядке они должны содержать все те данные, которые требуются к наличию действующим законодательством.

В том случае, если такой лист будет составлен не в соответствии с правилами или с их нарушениями, то при возникновении споров любой более-менее опытный юрист с легкостью сможет доказать отсутствие юридической силы у такого документа. То есть фактически это может означать, что работники с приказом ознакомлены не были.

Итак, рассмотрим, из каких основных частей должен состоять лист ознакомления с приказом:

• Наименование предприятия. В данном случае лучшим вариантом будет его написание в полном соответствии с тем, как оно отражено в свидетельстве о государственной регистрации (разумеется, если это коммерческая организация).
• Название документа – в таком случае дословно прописывают «лист ознакомления с приказом».
• Номер приказа, дату его подписания (издания), а также суть. Этот пункт является особенно важным, поскольку именно он указывает фактически на тот документ, о знакомстве с которым работники организации расписываются.
• Основная таблица, в которой непосредственно содержатся все данные и сведения, подтверждающие факт знакомства с текстом приказа.

Поскольку именно в таблице отражается ознакомление с приказом и согласие с его выполнением, рассмотрим более подробно основные ее составляющие:

• Порядковый номер. В этом случае непосредственно к самому сотруднику, который расписывается в листе, отношения он не имеет – такой номер предназначен исключительно для указания номера подписей по порядку.
• Фамилия имя и отчество работника. К отражению таких сведений нет особенных требований, но лучшим вариантом будет полное написание – без сокращений имени и фамилии, как некоторые делают.
• Должность сотрудника (она также отражается полностью без каких-либо сокращений или аббревиатур).
• Дата, на которую конкретный работник был ознакомлен с приказом. В таком случае нет запретов на то, что даты могут отличаться – то есть часть работников, к примеру, может подписать его 21 марта, другие – 23 марта и еще одна группа – 24 марта. В этом случае основное внимание уделяется достоверности отражаемых в листе сведений.
• Подпись каждого из работников.

В некоторых случаях количество работников, которое должно поставить подпись о своем ознакомлении, слишком большое, листов получается несколько. В такой ситуации листы обязательно скрепляют (при помощи степлера, прошивают и т.д.), но впоследствии нумеруют.

Наличие печати на таких листах не требуется, поскольку уже на протяжении нескольких лет сама печать не является обязательной для проставления на внутренней документации организации (разумеется, если во внутренних нормативных документах организации не отмечено обратное).

Сколько должен храниться лист ознакомления? Стоит отметить, что храниться он должен в первую очередь вместе с основным документом, к которому служит приложением, хотя в некоторых организациях для них создают отдельный журнал. Если же говорить о том, сколько он должен храниться, то тут уже определяются то тому приказу, к которому он прикреплен.

Как оформить ознакомление с приказами под роспись? Ответ на вопрос — на видео.

znaybiz.ru

Лист ознакомления с приказом

Если на предприятии издается приказ, касающийся его работников (а такие приказы – это большая часть распорядительной документации организаций), то каждый прямо или косвенно упомянутый в нем сотрудник должен быть с ним ознакомлен. При этом информация о прочтении приказа и подпись работника вносятся в специальный лист.

Функция и роль приказа

Приказ – это распоряжение руководителя, которое оформляется в письменном виде и содержит сведения о том или ином принятом решении.

Приказы могут касаться любых правовых аспектов отношений между работодателем и подчиненным:

Издаются приказы всегда от лица директора предприятия, легитимны только внутри фирмы, имеют длительный период действия и, при необходимости, могут подвергаться изменениям.

Приказы ни в коей мере не должны нарушать ни гражданских, ни трудовых прав работников, которые, в свою очередь, в обязательном порядке должны с ними ознакомляться.

Зачем нужна подпись работника

Сотрудник предприятия не просто должен прочесть приказ, но и поставить свою подпись либо на самом документе, либо в специальном бланке: листе ознакомления с приказом.

Это правило является требованием законодательства, которое обязывает руководство фирмы знакомить сотрудников со всеми издаваемыми на предприятии локальными нормативными бумагами.

Автограф работника на приказе будет свидетельствовать о том, что он согласен с распоряжением и готов приступить к его исполнению.

В каких случаях используется лист ознакомления с приказом

Лист ознакомления с приказом используется в тех случаях, когда распоряжение касается большого количества сотрудников, например, целого структурного подразделения или какой-то конкретной группы работников. Понятно, что он не является самостоятельным документом, а служит своего рода приложением к приказу.

В случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, в дальнейшем этот документ может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны, поэтому подписи следует собирать тщательно и скрупулезно.

Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, упомянутых в приказе, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников отсутствует на рабочем месте в момент сбора подписей, например, по причине болезни, отпуска или командировки, надо дождаться его возвращения и только тогда взять подпись об ознакомлении с приказом.

Что будет, если не поставить подпись об ознакомлении с приказом

Заставить сотрудника подписать и выполнить приказ руководителя нельзя.

Однако по факту отказа от подписи распоряжения, представитель работодателя вправе составить специальный акт, а за отказ от выполнения приказа работодатель имеет право подвергнуть сотрудника дисциплинарному взысканию или даже уволить.

Конечно, такие меры возможны только при условии, что приказ полностью соответствует всем нормам законодательства РФ, а подчиненный не предоставил никаких веских и уважительных причин для подобного поведения.

На каком этапе происходит ознакомление

Как правило, знакомство с приказом происходит непосредственно сразу после его выпуска или в течение нескольких дней после этого – обычно предельная дата указывается директором в самом документе. В любом случае, свою подпись работник должен поставить до того, как приступит к выполнению распоряжения.

Кто формирует лист

Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с приказом обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, юрисконсульте или секретаре — т.е. любом том сотруднике, в должностную инструкцию которого вписана данная функция. Также формировать лист и знакомить с приказом коллег может работник, назначенный на это в самом тексте распоряжения директором.

Как составить лист ознакомления с приказом

Практически все стандартные унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены, поэтому лист может составляться работниками фирмы в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации.

Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить:

• название предприятия;
• наименование документа;
• номер, дату и суть приказа.

Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:

• порядковый номер работника;
• фамилию-имя-отчество работника;
• должность;
• дату ознакомления с приказом;
• подпись.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (например о структурном подразделении, в котором трудится работник или примечания).

Если сотрудников, которых касается приказ, много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.



Как оформить лист

Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на листе формата А4 или на фирменном бланке компании. Формировать его можно как от руки, так и в печатном виде. Главное – наличие подлинных автографов работников.

Удостоверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать при визировании документов штемпельные изделия (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Сроки и способы хранения бланка

Лист ознакомления с приказом должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с тем распоряжением, которого он касается. Срок его хранения законодательно не ограничен, но, как минимум, весь период действия приказа он должен быть в целости и сохранности.

assistentus.ru

Ознакомление под роспись: как оформить?

Если тебе поручено доставить какое-то важное письмо или другой документ, крепко держи его в руке и ни на секунду не выпускай, но передай непосредственно получателю.

В статье мы расскажем об одной из важнейших секретарских обязанностей – ознакомление работников с документом под роспись. Разберемся, как оформить отметку об ознакомлении и какие варианты ознакомления существуют.

Ознакомить работников с документами под роспись – одна из обязанностей секретаря, однако далеко не самая любимая. Вне зависимости от настроения и степени загруженности мы можем часами отыскивать нужных работников, чтобы объяснять, вручать и брать «автографы».

Для чего это нужно? Цели ознакомления работников с документами просты и очевидны:

1. Своевременное исполнение поручений руководства. Сотрудник, которому дано поручение, должен знать об этом, в противном случае поручение останется не выполненным.

2. Исполнение требований трудового законодательства, в случае ненадлежащего исполнения которых документ теряет силу или организации грозит штраф.

3. Упорядочение определенных организационных и производственных процессов.

Далее рассмотрим, как оформляется отметка об ознакомлении в различных видах документов.

Приказ – это важнейший распорядительный документ, с помощью которого регулируются все аспекты деятельности организации. Выделяют три вида приказов:

1) по личному составу;

2) по административно-хозяйственной деятельности;

3) по основной деятельности.

Отметка об ознакомлении в приказах по личному составу

Это особая группа приказов, с помощью которых осуществляется управление персоналом предприятия: прием на работу, увольнение, кадровые перестановки и иные действия, ведущие к изменению рабочей деятельности, а также взыскания и поощрения, командировки и отпуска.

Поэтому факт ознакомления работника с такими приказами обязательно должен оформляться документально.

Если порядок ознакомления, установленный законом, нарушается, документ может не вступить в силу. Это касается, в частности, приказов о наложении взысканий.

Для приказов о приеме, увольнении, оформлении отпуска или командировки существуют унифицированные формы, в которые уже заложена отметка об ознакомлении. Например:

•приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1*);

•приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (№ Т-5*);

•приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (№ Т-6*);

•приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (№ Т-8*);

•приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (№ Т-9*);

•приказ (распоряжение) о поощрении работника (№ Т-11*).

Прочие приказы по личному составу оформляются на утвержденном бланке организации или на утвержденном бланке приказа. Отметка об ознакомлении проставляется либо на обороте последнего листа приказа (Пример 1), либо на отдельном листе (Пример 2). В обоих случаях отметка об ознакомлении оформляется одинаково – указывается должность, подпись, расшифровка подписи и дата.

В то же время на практике изредка встречаются утвержденные формы бланков приказов, где отметки об ознакомлении располагаются на последнем листе приказа внизу, при наличии там свободного места (Пример 3).







Этот вариант, очевидно, имеет в своей основе вид унифицированных форм, где отметки об ознакомлении располагаются именно внизу документа.

Основное неудобство этого варианта в том, что из-за дефицита места годится только для приказов без отметок о приложении, без согласования, и с которыми нужно ознакомить от одного до трех работников.



Особое внимание уделяйте ознакомлению работников с приказами о взысканиях. Это связано с тем, что Трудовой кодекс РФ в ст. 193 устанавливает четкие сроки ознакомления с подобными приказами: «Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт».

Акт об отказе работника ознакомиться с приказом должен содержать следующую информацию (Пример 4):

•должность, Ф.И.О. работника;

•должности, Ф.И.О. работников, засвидетельствовавших факт отказа (не менее двух, но, как правило, трех);

•номер и дату приказа, с которым отказывается знакомиться работник;

•личные подписи свидетелей.

Назначение акта: зафиксировать отказ от подписи. Это позволит работодателю доказать в суде соблюдение требований ТК РФ.

При этом роспись работника типа «С решением не согласен. Малахов. 20.01.2017» подтверждает факт ознакомления с документом. То есть работник внимательно прочитал, обдумал и даже не согласен. Но подпись его у вас будет, а это главное.

Отметка об ознакомлении с приказами по основной или административно-хозяйственной деятельности

Отметка об ознакомлении с такими приказами оформляется так же, как и в приказах по личному составу. Знакомить с приказом под роспись надлежит всех фигурантов – лиц, которые в нем упомянуты.

Если с приказом следует ознакомить лиц, которые согласовывали проект этого приказа и в документе проставлены соответствующие визы, вносить этих работников в список ознакомления не нужно. Однако это необходимо закрепить в инструкции по делопроизводству. В противном случае согласующих лиц нужно ознакомить с приказом на общих основаниях.



*Утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Л.А. Назарова, специалист по документационному обеспечению

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 10, 2017.

www.profiz.ru

Лист ознакомления с приказом: образец



Статьи по теме

Приказ – это организационно-распорядительный документ. Для того, чтобы он стал обязательным к исполнению определенным работником, с этим приказом сотрудника надо ознакомить под подпись. О том, как оформить ознакомление сотрудников с приказами организации, мы расскажем в нашей статье



Из этой статьи вы узнаете:

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

• как оформить лист ознакомления с приказом;
• как подготовить лист ознакомления с графиком отпусков;
• надо ли знакомить сотрудников со всеми приказами под подпись;
• с какими документами надо ознакомить сотрудников под подпись.

С какими локальными актами надо ознакомить сотрудников под подпись

Трудовое законодательство не устанавливает обязанность работодателя ознакамливать сотрудников абсолютно со всеми приказами и локальными актами организации. Сотруднику на подпись представляются только те документы, которые относятся к его трудовой деятельности и имеют прямое действие в отношение конкретного работника.

Самые важные изменения этого лета!

Так, например, работодатель должен ознакомить сотрудником под подпись с определенным перечнем локальных актов организации. В соответствии с нормами абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

К таким локальным актам относятся:

• Правила внутреннего трудового распорядка;
• Положение о персональных данных работника;
• Положение о командировках (если работа сотрудника связана с командировками);
• Положение о ненормированном рабочем дне (если работнику устанавливается такой режим работы);
• Положение об оплате труда, о премировании (при наличии);
• документы по охране труда;
• другие локальные акты организации, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника.

Все эти локальные документы должны быть представлены сотруднику для ознакомления. Подпись на определенном документе будет подтверждать факт такого ознакомления с локальными актами.

Лист ознакомления с положением: образец

Устанавливая обязанность ознакомления сотрудников под подпись с локальными актами, трудовое законодательство не устанавливает четких правил такого ознакомления. В этой связи работодатель вправе выбрать один из следующих вариантов:

• составить специальный журнал ознакомления с локальными актами организации;
• оформить лист ознакомления (образец приведен ниже);
• непосредственно в трудовом договоре перечислить локальные акты, с которыми сотрудник ознакомлен до подписания документа.

Один из наиболее оптимальных для оформления вариантов – это составление специального листа ознакомления с локальными актами. Такой документ работодатель составляет самостоятельно. Следует подготовить специальный лист ознакомления отдельно к каждому локальному акту организации, которые должны быть представлены сотрудникам под подпись.

Так, например, всех сотрудников организации в обязательном порядке надо ознакомить с Правилами внутреннего трудового распорядка. В этой связи мы предлагаем образец оформления листа ознакомления работников с данным локальным актом.

Лист ознакомления сотрудников с локальным документом организации



Обращаем внимание, что кроме вышеперечисленных документов, работника под роспись надо ознакомить с должностной инструкцией. При этом должностная инструкция не является обязательным документом.

Должностные обязанности могут быть прописаны непосредственно в тексте трудового договора. Однако многие работодатели на практике прибегают именно к оформлению должностной инструкции.

Этот документ может быть оформлен в качестве:

• приложения к трудовому договору;
• отдельного документа.



Лист ознакомления с приказом

Трудовой кодекс РФ специально называет перечень приказов, с которыми работников надо ознакомить под подпись в обязательном порядке.

Итак, в обязательном порядке работник должен быть ознакомлен под роспись:

• с приказом о приеме на работу;
• с приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора;
• с приказом о применении дисциплинарного взыскания.

Все эти приказы относятся ко всем категориям работников. Между тем, имеются специальные категории работников, которым предоставляются дополнительные гарантии и льготы. Так, например, отдельных работников можно привлечь к сверхурочной работе только с их письменного согласия.

В частности, инвалиды, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть под роспись ознакомлены со своим правом отказаться от сверхурочной работы.

Кроме того, работодатель должен получить письменное согласие работников:

• на привлечение к сверхурочной работе;
• на привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится
• на привлечение к работе в ночное время (для определенных категорий работников).

Во всех этих случаях необходимо получать «живую» подпись работника.

Отметим, что на основании ч.2 ст.22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Под локальными нормативными актами понимаются акты, содержащие нормы трудового права.

Приказы работодателя являются организационно-распорядительными документами организации и не относятся к локальным актам организации. Трудовой кодекс не обязывает знакомить работника по роспись с приказами работодателя (за исключением вышеперечисленных ситуаций).

Между тем, если работодатель использует унифицированные формы приказов, которые предусматривают подпись работника, рекомендуем проставлять на приказах подпись работника.

Скачайте документы по теме:

Ознакомление с приказом под роспись: образец

Выше мы говорили о тех приказах, с которыми работодатель обязан ознакомить сотрудников в силу прямого указания трудового законодательства. Между тем, унифицированная форма приказом содержит графу, в которой проставляется личная подпись сотрудника, в отношении которого издан приказ.

В этой связи, для того, чтобы приказ приобрел статус обязательного документа для сотрудника, его необходимо ознакомить с этим приказом под подпись.

В качестве примера можно привести приказ о направлении сотрудника в командировку. Этот приказ оформляется в обязательном порядке при направлении работника в служебную поездку. И для того, чтобы сотрудник был обязан выполнять это распоряжение работодателя. Его обязательно надо ознакомить с приказом под подпись.

Форма № Т-9а. Приказ о направлении работников в командировку



Приказ об ознакомлении с документами

Итак, еще раз отметим, что работодатель обязан представить сотрудникам на подпись ряд документов. Это :

• локальные акты организации, касающиеся данных работников;
• приказы в отношении определенных работников;
• должностные инструкции.

Вместе с тем в организации имеется еще ряд документов, с которыми работодатели знакомят с сотрудником. Один из таких документов – график отпусков.

Отметим, что график отпусков однозначно не включается в перечень локальных пактов организации. Между тем Роструд в письме от 1 августа 2012 г. № ПГ/5883-6-1 квалифицирует график отпусков именно в качестве локального акта организации. И в этой связи рекомендует поучать подписи работников на графике отпусков.

Учитывая тот факт, что однозначной позиции по этому вопросу не выработано, рекомендует все- же получать подписи сотрудников на графике отпусков. Отметим, что унифицированная форма графика отпусков № Т-7 не содержит специальной графы для подписей работников. В этой связи форму графика можно дополнить специальной графой, в которой сотрудники будут проставлять свои подписи, подтверждающие ознакомление с этим документом.

Кроме того, также как и в отношении других локальных актов, работодатель может разработать специальный лист ознакомления с графиком отпусков. Ниже приведен лист ознакомления с графиком отпусков (образец): скачать его не составит труда.

Пример заполнения графика отпусков



А вот со штатным расписанием знакомить сотрудников под подпись нет необходимости. Во-первых, этот документ не является локальным актом организации.

Во-вторых, практически вся информация, которая содержится в штатном расписании, указывается в трудовом договоре в качестве обязательного условия. Так, в трудовом договоре названа должность работника, размер оклада и размер и перечень надбавок и компенсаций.

Поэтому вся информация, содержащаяся в штатном расписании в отношении конкретного работника, фактически уже указана в тексте его трудового договора.

С приказом ознакомлены под роспись: образец

Сотрудника надо ознакомить с теми приказами, издание которых затрагивает трудовые интересы и обязанности конкретного работника.

Это могут быть приказы разных категорий:

• о предоставлении отпуска;
• о переводе на другую должность;
• о совмещении должностей;
• об изменении размера заработной платы.

Именно из приказов сотрудник получает точную информацию о распоряжениях, которые он обязан исполнять. То же правило действует и в отношении представления сотрудникам отпусков.

Как правило, непосредственно сама форма приказа содержит графу, предусматривающую получение подписи работника.

Если же приказ работодатель составляет по самостоятельно разработанной форме, он может включить графу с подписью в бланк приказа или же приложить к приказу специальный лист ознакомления.

Образец приказа с ознакомлением под роспись мы приводим ниже.

Пример заполнения приказа о предоставлении отпуска работникам



В заключение еще раз повторим, что четкий порядок ознакомления работников с локальными актами организации законодательством не определен. Но одним из наиболее удобных с практической точки зрения вариантов является составления специального листа ознакомления.

Приказы же, как правило, уже содержат графу, в которой проставляется подпись работника, подтверждающую ознакомление с приказом. Если же приказ издается в отношении большого количества работников, целесообразно также составить и приложить к нему специальный лист ознакомления.

www.kdelo.ru