Приказы о предоставлении отпусков по уходу за ребенком подлежат хранению в течение 75 лет, а приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков — в течение 5 лет. Значит ли это, что хранить их необходимо раздельно?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Приказы о предоставлении отпусков по уходу за ребенком и приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков подлежат архивному хранению в составе отдельных дел.

Обоснование вывода:
Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также утвержденными в соответствии с законодательством перечнями типовых архивных документов (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», далее — Закон N 125-ФЗ).
В силу ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения. В настоящее время действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень). Указанный документ устанавливает обязательные для организаций сроки хранения документов, включая и кадровые. При этом из п. 19 Перечня следует, что документы по личному составу, а именно приказы о предоставлении отпусков по уходу за ребенком подлежат хранению в течение 75 лет, а приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков — в течение 5 лет.
Порядок подготовки документов к архивному хранению (в том числе формирования и оформления дел, принимаемых в архив организации), комплектования архивов, хранения архивных документов регламентируется Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила), которые распространяются на архивы государственных организаций. Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться данными Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов (Введение к Правилам).
Согласно п. 3.5.1 Правил под формированием дел понимается группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела (п. 3.5.3 Правил). При этом приказы по личному составу группируются в дела в хронологическом порядке в соответствии с установленными сроками их хранения (п. 3.5.5 Правил).
Таким образом, приказы о предоставлении отпусков по уходу за ребенком и приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков подлежат архивному хранению в составе отдельных дел.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Котыло Игорь

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

www.garant.ru

Делопроизводство в кадровой службе (отпуск, приказы, ксерокопии)

Автор: Андреева Валентина Ивановна Профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия

Источник: НОУ «ИПП»

• График отпусков в организации
• Документационное оформление деятельности кадровой службы

Правильно ли я понимаю, что график отпусков обязателен для работника и работодателя только при наличии в организации установленного порядка ухода в отпуск? Статьей 122 ТК РФ порядок предоставления отпусков устанавливается согласно очередности, заведенной в организации. Значит ли это, что если в организации не установлен порядок ухода в отпуск, то и график отпусков не обязателен?

Согласно ст. 122 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной в данной организации. Указанная очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения представительного органа работников согласно ст. 123 ТК РФ.

Утвержденный график отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника

График отпусков нельзя считать документом, разрабатываемым по усмотрению организации. Он является обязательным локальным нормативным актом, утверждаемым ежегодно не позднее чем за 2 недели до наступления нового календарного года.

Иной порядок определения очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков предусмотрен для отдельных категорий работников. Например, у работающих первый год право на использование отпуска возникает по истечении 6 месяцев непрерывной работы в данной организации. Отпускной период таких работников не отражается в графике отпусков или включается в дополнение к графику по мере приема на работу новых работников.

Каковы правила согласования графика отпусков?

В Инструкции по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, прилагаемой к постановлению Госкомстата России от 06.04.01 № 26, указано, что график отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии) и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

График отпусков является сводным графиком. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работников.

В многолетней практике работы кадровых служб по оформлению отпусков сложилась следующая технология разработки графика, которую можно признать рациональной. Структурные подразделения представляют в кадровую службу проекты графиков отпусков, на основании которых составляется сводный график. Из утвержденного сводного графика делаются выписки для структурных подразделений и под расписку передаются их руководителям. Работники структурных подразделений должны быть под расписку ознакомлены с графиком отпусков.

В какой форме должен отражаться в графике отпусков период предоставления отпуска: точная дата отпуска или только месяц?

Это спорный вопрос. В самом постановлении Госкомстата России нет его единого решения.

Организация может решать этот вопрос по своему усмотрению. Однако следует отметить, что сама «природа» такого документа, как график отпусков, требует точной фиксации отпускного периода в виде даты, а не расплывчатой в виде месяца. Кроме того, при указании в графике точной даты в дальнейшем не требуется написание заявления об отпуске, т. к. отпуск будет предоставлен «автоматически» по графику путем издания приказа. При указании в графике только месяца обязательно требуется заявление работника для выявления конкретной даты начала отпуска, что увеличивает общее количество документов, необходимых для оформления отпуска.

Инструкция по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

График отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

Унифицированная форма графика отпусков (Т-7)

В графах 6 и 7 употребляется термин «дата» (запланированная и фактическая)

Как можно внести исправление (например, числа или буквы) в уже готовый и подписанный приказ?

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, не содержит ответа на данный вопрос. Однако сложившаяся практика издания и применения распорядительных документов свидетельствует о недопустимости внесения исправлений в подписанный руководителем приказ. Служба, ответственная за подготовку приказа, должна представлять на подпись руководителю проект распорядительного документа без помарок, исправлений и грамматических ошибок.

Вносить исправления в уже подписанный руководителем приказ недопустимо.

При обнаружении ошибок в приказе в момент подписания необходимо переписать приказ в исправленном виде. При выявлении существенных ошибок (не грамматических, если грамматическая ошибка не привела к искажению смысла текста) приказ должен быть отменен или заменен путем издания нового приказа.

Можно ли выпускать приказы не по типовой форме, а в текстовом виде, если в тексте приказа учтены все требования?

Приказы по личному составу частично унифицированы по форме и содержанию и включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26. К таким приказам относятся приказы о приеме, переводе, увольнении, командировании, поощрении работников и предоставлении отпусков. Названное постановление Госкомстата России не имеет государственной регистрации, осуществляемой Минюстом России, в связи с чем многие практики считают его необязательным и не применяют, продолжая составлять текстовые приказы по указанным выше вопросам. Однако письмом Минюста России от 27.04.01 № 07/4328-ЮД данный документ признан не нуждающимся в гос. регистрации.

Согласно постановлению Правительства РФ от 13.08.97 № 1009 (п. 17, абз. 5) «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» порядок опубликования и вступления в силу таких документов определяется федеральным органом исполнительной власти, утвердившим документ, а в п. 2 постановления Госкомстата России от 06.04.01 указано «распространить унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п. 1.1 настоящего Постановления, на юридические лица всех форм собственности, в п. 1.2 — на юридические лица всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений».

Таким образом, кадровым службам следует переходить к использованию утвержденных Госкомстатом России форм приказов.

К сожалению, органы статистики не унифицировали до настоящего времени все разновидности приказов по личному составу. Именно это, т. е. отсутствие унифицированных форм, а не их наличие, создает трудности в работе специалистов кадровых служб.

Применение в работе службы кадров форм, утвержденных Госкомстатом России, существенно упрощает и ускоряет издание кадровых приказов, позволяет избежать ошибок и высвободить время для решения проблем управления персоналом.

В то же время нельзя признать не имеющим юридической силы текстовой приказ по личному составу, если в нем учтены все требования к его форме (бланк приказа, подпись руководителя, виза ознакомления работника) и содержанию (все необходимые сведения о работнике и условиях работы, отдыха, поощрения и основание для издания приказа).

Обязательно ли вводить буквенные индексы в нумерации приказов по личному составу о поощрениях, о взысканиях? Можно ли использовать только цифры в обозначении номера приказа по личному составу?

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

Регистрационные индексы приказов по личному составу отличаются от регистрационных индексов приказов по основной деятельности

Главное, что необходимо учитывать при нумерации приказов по личному составу, — это обязательность отличия их регистрационных индексов от индексов приказов по основной деятельности, которые оформляются секретарской службой. Для приказов по основной деятельности традиционно характерны цифровые индексы (номера), т. е. простая порядковая нумерация (натуральный ряд чисел) — 1, 2, 3, 4, 5. а для приказов по личному составу обычно применяют буквенно-цифровую нумерацию: 1-к, или 1к, или 1л/с и т. п.

Если приказов по личному составу очень много, например в окружной организации, то можно нумеровать все приказы отдельно, по разновидностям, применяя разные буквенные обозначения.

Например, можно использовать обозначения 1п, 2п, Зп. для нумерации приказов о приеме; 1пр, 2пр, Зпр. — о переводе; 1у, 2у, Зу- об увольнении; 1км, 2км, Зкм. -о командировании и т. д.

В небольших организациях, где кадровых приказов образуется немного, не требуется делить приказы по разновидностям. В то же время нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения приказов данного вида.

Буквенно-цифровая индексация кадровых приказов не является обязательной и единственно возможной

Приказы должны быть разделены на две части: со сроком хранения 5 лет и 75 лет. Срок хранения 5 лет имеют приказы: о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных и внутрироссийских командировках. Остальные приказы по личному составу хранятся 75 лет. Для приказов с разными сроками хранения должны использоваться различные буквенные обозначения.

В работе можно применять только цифровую индексацию приказов по личному составу, но с обязательным отличием ее от цифровой индексации приказов по основной деятельности.

Например: 1/1, 2/1, 3/1. — кадровые приказы со сроком сроком хранения 75 лет;1/2, 2/2, 3/2 …- кадровые приказы со сроком хранения 5 лет.

Постановлением Госстандарта России от 26.08.01 № 352-СТ отменено постановление Госстандарта России от 31.07.97 № 273 «О принятии и введении в действие ГОСТ Р 630-97 » Унифицированные системы документации. «» и последующие изменения к нему. Чем теперь руководствоваться при оформлении документации?

До утверждения Госстандартом России нового ГОСТа на организационно-распорядительную документацию (ОРД) и регистрации его в Минюсте России при оформлении служебной документации следует пользоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Федеральной архивной службой России 27.11.00. Инструкция содержит основные требования к бланкам документов, составу реквизитов и их оформлению. Помимо правил оформления документов, здесь рассмотрены вопросы технологии их обработки и порядок хранения.

При подготовке организационно-распорядительных документов необходимо также использовать альбом унифицированных форм ОРД, подготовленный специалистами ВНИИДАД в 1993 г.

Требуется ли заверять специальной отметкой ксерокопии служебных документов? Влияет ли отсутствие такой отметки на юридическую силу ксерокопии?

Ксерокопирование оригинала документа — один из способов получения дополнительных экземпляров документа, называемых копиями. Любая копия документа требует обязательного заверения для придания ей юридической силы. Особенно важна процедура заверения для копий, получаемых с помощью технических средств, т. к. при их использовании возможны подлоги а заголовочной, содержательной или оформляющей частях документа. В связи с этим незаверенная ксерокопия юридической силы не имеет.

Копии документов заверяются по установленной форме, специальной отметкой о заверении копий. Отметка проставляется ниже реквизита «Подпись» и включает: заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в организации. При пересылке или передаче копии документа в другую организацию или при выдаче ее на руки заверенную копию дополнительно удостоверяют печатью.

www.hr-portal.ru

Как нумеровать и хранить приказы о приеме, увольнении, переводе, отпусках?

Здравствуйте!
Я кадровик-новичок , устроилась в компанию, в которой с 2013г. шла сплошная нумерация приказов:
1-лс-п — прием
1-лс-у — увольнение
1-лс-пер — перевод
1-лс-о — отпуска без сохранения ЗП и основные
далее нумерация идет не до конца года, а по сей день.
Организация маленькая.

Цитата (Юлия-Сергеевна): Я кадровик-новичок , устроилась в компанию, в которой с 2013г. шла сплошная нумерация приказов:
1-лс-п — прием
1-лс-у — увольнение
1-лс-пер — перевод
1-лс-о — отпуска без сохранения ЗП и основные
далее нумерация идет не до конца года, а по сей день.
Организация маленькая.

Как теперь хранить эти приказы? Журнал приказов не заполнен вообще Нужно привести все в порядок.

1. Я так понимаю, что хранить эти приказы можно в одной папке (правда, как быть с приказами на отпуска — не понятно).
2. Журнал учета приказов с такой нумерацией должен быть один или на каждый вид приказов отдельно?

Эти приказы необходимо разделить, поскольку у них разные сроки хранения — у отпусков одни сроки, у приказов на прием (например), другие. Соответственно, храниться в одной папке они просто не могут.
Поэтому, этот год «закройте» так как у Вас есть ,а с нового года начните правильное ведение документации.

Что касается частоты оформления журналов, то я веду эти журналы ежегодно новые. Т.е. закончился календарный год, я закрываю журнал. Веду по календарным годам — так проще разобраться и найти нужное в тот или иной момент.
К тому же, проверки обычно плановые проверяют все за 3 года (текущий и 2 предыдущих), поэтому, зачем, например, проверяющему показывать журнал за «мохнатые» года, чтобы у него возникли какие-то вопросы? ЛУЧШЕ их вести ежегодно — пусть они будут тоненькие, но за календарный год разные.

Вот я и думаю, как теперь отделить отпуска без сохранения ЗП от основных отпусков, если у них нумерация одна.

И это нормально, что в одном журнале были записи:
1-лс-п
2-лс-п
1-лс-у
3лс-п
1-лс-о .

То, что хранить можно в одной папке — согласна, а вот журнал один — не понятно. Как Вы его будете вести и сохранять нумерацию, извините, если у Вас прием отдельная нумерация, перевод — отдельная, увольнение — отдельная.
Т.е. 1-лс-п — прием, 1-лс-у — увольнение.
Вот Вы приняли на работу 3 человек, потом одного уволили, потом перевели 15. Нумеровать-то Вы их как будете в журнале?
1. 1-лс-п — Иванов
2. 2-лс-п — Петров
3. 3 -лс-п — Сидоров
4. 1-лс — у — Дворников и т.п. Это не удобно для ведения в одном журнале.
Если уж Вы прием нумеруете отдельно, перевод нумеруете отдельно, увольнение нумеруете отдельно, а не сплошной нумерацией, то и журналы ЛУЧШЕ разделить. иначе Вы запутаетесь. Так будет удобнее.

С нового года — да, согласна. А этот календарный год лучше оставить как есть.

На мой взгляд это не очень хороший совет. Объясню почему.
Вы предлагаете все просто разложить и переписать. А Вы готовы отвечать за то, что делали не Вы, извините? Вы приняты на работу в этом году, соответственно, отвечать должны за себя. А может быть там половины приказов нет (в этой папке, или они не соответствуют действительности). Вы как будете это переписывать в «новый» журнал, извините.
Журнал регистрации — это когда тот или иной документ регистрируется — ему присваивается номер, он подписан и т.п. Соответственно, сделан документ — зарегистрирован, сделан второй — зарегистрирован и регистрирует этот документ кадровик.
Простите, как Вы будете регистрировать тот документ, который Вы НЕ делали? Есть журнал за 13 год с почерком того человека, кто его делал, кто его регистрировал, вот он пусть и будет. Не нужно ничего переписывать и подделывать. Это называется не очень красивым словом (не примите за грубость).

Я бы рекомендовала автору вопроса этот год закрыть в таком виде, в котором он есть (в конце концов, это не преступление, а всего лишь нарушается срок хранения). Да и Бог с этой нумерацией. тут все приказы хранились в «кучку» с разными сроками хранения, ну и что теперь делать? Пусть отпуска тоже хранятся 75 лет (если уж они нумеруются сплошной нумерацией с приказами о приеме, например). Ничего страшного в этом нет. У Вас же есть эти приказы все, верно? Есть. Вы же их не выкинули, не выкинули. Пусть в одной папке и будут.
А вот следующий календарный год начните с «чистого» листа. Разберите все по папкам, заведите журналы и ведите правильно.

www.buhonline.ru

Срок хранения приказов об отпуске

Статьи по теме

Ежедневно предприятие сталкивается с ведением большого количества документации и важно делать это правильно. Как правильно хранить всю документацию, и какие бывают виды кадровых документов, каким образом ведется учет и хранение приказов об отпуске. Сколько хранятся приказы об отпуске, и каким образом проводить их уничтожение после истечения срока хранения.

Из этой статьи вы узнаете:

• каким образом вести учет и хранение приказов об отпуске;
• каков срок хранения приказов об отпуске в 2017 году;
• как уничтожаются приказы об отпусках из архива по истечении срока.

Люди или организации, занимающиеся предпринимательской деятельностью, обязаны соблюдать все условия по сохранности документов, участвующих в документообороте компании. Все договоры, заявления, приказы, документы о зарплате и отпусках, больничных должны храниться в течение установленного законом времени.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Эта необходимость останавливает кадровиков от удаления ненужной, на их взгляд, документации и сохранения только новой. Правда, бывают случаи, когда работники кадровых отделов впадают в другую крайность и для того, чтобы не удалить лишнего начинают складировать всю документацию. Это приводит к накоплению большого количества ненужных документов, в которых сложно ориентироваться и невозможно что-то найти по первой необходимости.

Именно для таких случаев, чтобы систематизировать существующую документацию, упростить доступ и не накапливать лишнее нужно знать сроки хранения каждого документа.



Приказы об отпуске: учет и хранение

Законодательством установлен срок хранения тех или иных документов и важно их соблюдать, так как они содержат персональные данные сотрудников. На которые те в свое время давали разрешение.

Сроки хранения документации распространяются на все организации в независимости от того, где впоследствии эти самые документы будут архивированы. В некоторых случаях архивация происходит внутри организации, например, в кабинете в специально отведенном месте. Если организация будет расформирована, то вся документация, подлежащая хранению, будет направлена на хранение в государственный архив.

Кадровые документы подразделяют на три типа: организационные, распорядительные (приказы, указания, решения по личному составу), информационно-справочные.

К приказам по личному составу можно отнести документы, касающиеся приема, перевода, увольнения, отпуска, либо командировок. Эта категория документов считается наиболее важной и основополагающей в кадровой деятельности. Так как именно на основании приказов руководителя формируются личные дела сотрудников, трудовые книжки и другие документы работников. Согласно законодательству, эти документы имеют два типа хранения: 75 лет и 5 лет. Поэтому важно для удобства хранения и их последующего нахождения хранить их в разных папках.

К приказам долгосрочного хранения относят документы, регулирующие трудовые отношения. Например, о приеме на работу, о прекращении трудового договора, о переводе, отпуск по уходу за ребенком, отпуск по беременности и родам, о смене должности, документы о назначении руководителей.

К краткосрочным относят приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовых функций. Например, о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, об отзыве из отпуска, о переносе отпуска, о привлечении работника в выходные дни, об объявлении выговора.

Приказы подшиваются в отдельные папки в зависимости от удобства ведения документации для каждой отдельно взятой компании.



Приказы об отпуске: сроки хранения

Согласно официально классификации приказов, существует два типа: по основной деятельности и по личному составу. Причем приказы по личному составу делятся на типы по срокам хранения. Одни из них длительные — 75 лет. Другие кратковременные — 5 лет. К первому типу относятся приказы о приеме, увольнении, переводах, поощрениях, изменении личных данных, в том числе фамилии.

Ко второму типу можно отнести приказы об отпусках, взысканиях, дежурствах и краткосрочных командировках внутри страны. Именно эти правила закреплены в нормативных актах по хранению документов.

Таким образом, приказы об отпусках должны храниться около 5 лет.

Документы должны быть подшиты и переплетены таким образом, чтобы всегда оставался доступ и возможность свободного чтения.

Стоит отметить, что ответственность за хранение документации лежит на руководителе. В то же время он может переложить обязанности на другого сотрудника. Но это никоим образом не снимает ответственность с главы организации.

После того, как документы достигли окончательного срока хранения, руководителю подается перечень документов на уничтожение и он издает приказ. На основании приказа документы уничтожаются.

Стоит также отметить, что нужно очень внимательно относиться к правилам ведения и хранения документации, в том числе приказов об отпусках. Это необходимо, чтобы избежать необоснованных претензий со стороны работника и штрафов со стороны инспекции за ненадлежащее ведение документации.

www.kdelo.ru


Архивная обработка документации: что она собой представляет?


Курс ЦБ РФ

В любой компании, даже небольшой, издается и хранится большое количество различных приказов и распоряжений. Если их все регистрировать и подшивать в одно дело, то рано или поздно приведет к путанице. Да и уполномоченные представители проверяющих органов вряд ли одобрят такое ведение документации.

— Для того чтобы правильно разделить приказы, издаваемые в организации, нужно руководствоваться следующими документами:

Основываясь на данные документы, в каждой организации должна быть разработана номенклатура дел. Исходя из нее и происходит разделение приказов, распоряжений и других документов.

В зависимости от численности штата организации и её структуры, разработанная номенклатура дел может быть поделена на отделы с указанием буквенного шифра, а может быть общей.

В любом случае, все приказы в действующей организации делятся на приказы по основной и хозяйственной деятельности и приказы по личному составу.

— Приказы по основной и хозяйственной деятельности, как правило, хранятся у секретаря (если другое не оговорено отдельным распоряжением). На него же возлагается обязанность по регистрации, хранению и архивации этих приказов.

Документы различаются и по срокам хранения. Приказы по основной деятельности предприятия (по организационной структуре, по утверждению штатного расписания, внесению в него изменений и пр.) имеют строк хранения – постоянно. По истечению календарного года они сдаются в архив предприятия.

Приказы по хозяйственным и оперативным вопросам имеют срок хранения 5 лет. Они имеют сквозную нумерацию без литеры. Если объем издаваемых на предприятии приказов большой, тогда в течение года их делят на тома. По истечении срока хранения данные дела уничтожаются с оформлением акта об уничтожении .

— Приказы по личному составу оформляются и хранятся в отделе управления персоналом предприятия. Они также различаются по срокам хранения.

Внимание: Приказы о приеме, увольнении и перемещении сотрудника внутри предприятия со сроком хранения 75 лет. Сюда же подшиваются приказы о смене фамилии, долгосрочной командировке, длительном временном переводе работников и пр. Данные документы регистрируются в журнале, имеют сквозную нумерацию и литеру (чаще всего «л-с», «к»). В конце года такие приказы систематизируются по алфавиту с нумерацией страниц и внутренней описью, далее переплетаются в дела и вместе с журналом регистрации их сдают в архив.

— В отдельное дело оформляются приказы на отпуска (очередные, без сохранения заработной платы и пр.), краткосрочные командировки и переводы, они хранятся 5 лет. В нумерацию приказа добавляется буква (например «о» или шифр отдела).

Такой же срок хранения имеют приказы о взысканиях. Однако их рекомендуется хранить отдельно, т.к. к ним прилагаются материалы: объяснительные записки, протоколы, уведомления и пр.).

По истечении срока хранения эти приказы уничтожаются.

— Так же отдельно рекомендуется хранить приказы о поощрении (срок хранения – 75 лет). В отдельное дело подшиваются приказы о поощрении как своего предприятия, так и вышестоящего.

arhivuslugi.ru