Командировка без документов

В дороге с командированным работником может приключиться всякое. Например, он может потерять документы, подтверждающие проезд и проживание. Как в таком случае компенсировать его расходы и не «попасть» на налоги?

Чем подтвердить проезд?

Расходы командированного работника должны подтверждаться оправдательными документами. Исключением из этого правила являются только суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не нужно.

Другое дело – затраты на проезд. Их подтверждением служат авиа- или железнодорожные билеты. Но что делать, если работник потерял билеты? Он может написать заявление о том, что билеты утеряны, и попросить возместить понесенные расходы. Но выплата такой компенсации будет иметь определенные налоговые последствия и для предприятия, и для работника.

Прежде всего отметим, что компенсировать всю сумму понесенных работником затрат на проезд скорее всего не получится. Дело в том, что, согласно пункту 19 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках. », оплата проезда при отсутствии подтверждающих документов осуществляется по минимальной стоимости (далее – инструкция № 62).

Иными словами, при утрате работником билетов руководитель фирмы вправе принять решение о возмещении расходов по стоимости самой дешевой транспортировки до места командировки и обратно.

Таким образом, основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление командированного работника с визой руководителя и указанием суммы возмещения, определенной по минимальной стоимости, которую необходимо подтвердить справкой транспортной службы.

Сумму компенсации, выплаченную по заявлению, нельзя принять в налоговом учете. А все потому, что нет первичного документа – следовательно, нет и документального подтверждения. А оно является главным условием для учета расходов при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Начислять на сумму компенсации ЕСН и страховые взносы в Пенсионный фонд не нужно. Ведь ЕСН не облагаются выплаты, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 3 ст. 236 НК РФ). Страховые взносы в Пенсионный фонд начисляются на те же выплаты, что и ЕСН. Так установлено пунктом 2 статьи 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».

Согласно статье 217 Налогового кодекса, НДФЛ не удерживается с компенсации сотруднику расходов на проезд, фактически произведенных и документально подтвержденных. Таким образом, затраты на оплату проезда, не подтвержденные документами, подлежат включению в налогооблагаемый доход работника.

Итак, следует вывод, что заявления работника с просьбой оплатить расходы на проезд, а также положительной резолюции или приказа руководителя об их возмещении недостаточно для того, чтобы компенсация не включалась в доход работника и учитывалась в налоговых расходах.

Полностью возместить сотруднику его расходы и не платить лишних налогов можно, например, запросив дубликаты билетов и справку, подтверждающую факт их покупки, в кассе вокзала или аэропорта. Выдача подобных документов для них не редкость.

Где вы были, где вы жили?

Вместе с билетом работник может «посеять» и счет за проживание в гостинице.

Ранее – до 1 января 2003 года, – если командированный работник не предъявлял к оплате документы, подтверждающие наем жилого помещения, ему выплачивали компенсацию из расчета 12 рублей в сутки. Такой норматив был установлен приказом Минфина России от 6 июля 2001 г. № 49н. Но с выходом постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 этот документ утратил силу.

Есть еще один нормативный акт, в котором речь идет о размерах выплаты командированным за проживание в случае утери счета из гостиницы, – инструкция № 62. Но указанные в ней суммы до смешного малы.

Вместе с тем, согласно трудовому законодательству, работодатель обязан возместить работнику расходы, связанные со служебной командировкой. При этом в статье 168 кодекса сказано, что порядок и размеры возмещения затрат определяются коллективным договором. Следовательно, условия выплаты компенсации расходов, не подтвержденных документально, фирма может установить самостоятельно, главное – не забыть все это прописать в договоре.

Независимо от суммы, которую вы выплатите работнику в качестве компенсации, учесть ее при расчете налога на прибыль все равно нельзя. Опять-таки действует правило документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК РФ). Значит, в налоговую базу по ЕСН она тоже не попадет. Что касается НДФЛ, ситуация здесь такая же, как и в случае компенсации стоимости проезда.

Есть вариант, при котором будут соблюдены все требования нормативных документов и работник ничего не потеряет. Для этого нужно сделать следующее.

Во-первых, стоимость утерянных билетов и счетов за проживание можно компенсировать, как требует того инструкция о служебных командировках № 62, по минимуму. С выплат удержать НДФЛ.

Во-вторых, определить денежную «потерю» работника. Сюда входит доплата до фактической суммы расходов и сумма удержанного с компенсации НДФЛ.

И, наконец, в-третьих, выплатить сотруднику премию за профессиональные успехи. Ее сумма должна быть равной сумме доплаты вместе с удержанным НДФЛ плюс 13 процентов (налог, который будет удержан с премии). В этом случае работнику будет компенсирована фактическая сумма затрат.

Докажи, что проживал

Однако наличие документов, подтверждающих проживание, отнюдь не панацея от претензий налоговых инспекторов. Дело в том, что для подтверждения расходов по найму жилого помещения и оплате брони работник должен предъявить счет по форме № 3-г, утвержденной приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121. Это документ строгой отчетности, заменяющий применение ККТ (Закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Но иногда в гостиницах в подтверждение оплаты выдают приходный кассовый ордер, квитанцию или вовсе не известный бухгалтерской науке документ. Вопреки распространенному мнению инспекторов, даже в этом случае затраты по найму жилья можно учесть в составе затрат. Дело в том, что Налоговый кодекс РФ не уточняет, какими именно документами должны быть подтверждены командировочные расходы. Поэтому инспекция должна принимать любой документ, составленный по правилам бухгалтерского учета.

Подтверждает это и сложившаяся арбитражная практика (постановление ФАС Северо-Западного округа от 16 февраля 2004 г. по делу № А56-14779/03).

На самом деле во время командировки работник может проживать не только в гостинице, но и в другом жилом помещении.

В таком случае расходы по найму жилья может подтверждать документ, составленный в произвольной форме (постановление ФАС Северо-Западного округа от 4 июня 2003 г. по делу № А56-26589/02). Важно лишь, чтобы в нем были указаны наименование организации, стоимость проживания, дата и стояла подпись.

Но все же лучше, если расходы по найму жилья будут подтверждены бланками строгой отчетности. Дело в том, что на их основании можно без вопросов принять к вычету НДС, который входит в стоимость гостиничных услуг.

Р. Ярошенко, налоговый юрист

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

www.buhgalteria.ru

Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению

Оплата проживания в командировке в 2018 году

Направление сотрудника в деловую поездку — это решение работодателя. Оно связано с текущей необходимостью или прохождением сотрудником обучения.

Направление в поездку сотрудника налагает на работодателя ряд обязанностей. Он должен сохранить на этот период заработную плату, компенсировать расходы на проезд и выплачивать ежедневное содержание.
Кроме того, работник имеет право на компенсацию понесенных убытков за гостиницу.

Оплата проживания в гостинице в командировке

Существуют определенные правила, по которым производится возмещение за жилье в командировке. Следует указать, что закон устанавливает основное правило, согласно которому, такие убытки должны компенсироваться за счет средств работодателя. А в развитии данного положения каждая организация вправе принимать собственные внутренние нормативные акты.

Основные правила возмещения расходов за жилье, можно представить в следующем виде:

• необходим приказ о направлении в деловую поездку. В бюджетном учреждении такие приказы издаются во всех случаях. Это необходимое условие, которое подтверждает, что сотрудник действует в интересах работодателя;
• покрытие затрат производится на основании подтверждающих документов. Это означает, что сотрудник обязан предоставить руководству справки из гостиницы об оплате. В государственном учреждении, такие справки являются основным документом для возмещения расходов;
• в некоторых случаях, учреждения устанавливают пределы для возмещения. Подобные правила наиболее характерны для государственных органов. Это делается в целях сбережения бюджетных средств. Например, бюджетная организация может установить предельную сумму возмещения в 1500 рублей или более. В целом, учреждения стараются установить как можно меньший лимит для сотрудников.

При этом необходимо указать, что государственные органы не могут отказать сотруднику в оплате за проживание в командировке. При наличии приказа и предоставлении подтверждающих документов, организации, в том числе и бюджетные, обязаны компенсировать указанные затраты.

Оплата за проживание в командировке без подтверждающих документов

Такой вариант возможен только при наличии согласия руководства. Возмещение за гостиницу без подтверждающих документов допускается при наличии соответствующей договоренности с работодателем.

Следует отметить, что в бюджетных организациях данный вариант невозможен. Бухгалтерия бюджетной организации просто не будет иметь оснований для возмещения затрат без подтверждающих оплату документов. Подобное перечисление невозможно будет провести.

Только коммерческие компании имеют такую возможность. В этом случае, работнику выдаются денежные средства на весь период в определенном размере. Как правило, сотрудник должен предоставить распечатку с любого сервиса по бронированию гостиниц. Если стоимость проживания устроит руководство, то сотрудник получит возмещение в указанном размере.

Проживание в командировке – по какому коду КОГСУ платить командировочные

Указанные расходы следует компенсировать по коду 112, подстатьи 212 КОСГУ. Данный вариант является правильным и соответствует нормам законодательства и положением постановлений правительства.

Такая кодировка необходима для работников бухгалтерии. Она не нарушит положения закона о бухгалтерском учете. Соответственно бухгалтер будет прав и не понесет ответственность за неправильное проведение платежа.

Оплата проживания в командировке военнослужащим 2018

Оплата проживания в командировке МВД, сотрудникам прокуратуры и иных силовых ведомств производится по единым стандартам. Бюджетные организации устанавливают собственные нормативы возмещения за отели в командировке.

Как правило, предельное значение устанавливается в 1500 рублей. В некоторых случаях данная сумма может быть ниже или немного выше. Но рассчитывать на компенсацию гостиницы в сумме 5000 рублей или более, не следует.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации 2018

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации производится по трем основным вариантам:

• если вопрос о проживании согласован заранее и известна конкретная гостиница, работник может получить деньги на руки под отчет. Это будет определенная сумма, необходимая для платы за гостиницу;
• нередко сотрудники самостоятельно платят во время проживания. После чего они предоставляют документы в бухгалтерию и получают соответствующее возмещение;
• возможна и непосредственная плата за гостиницу из средств работодателя. Таким образом, жилье будет оплачено на весь отрезок времени нахождения в командировке изначально.

russiansu.ru

Расходы на проживание в командировке – без документов не обойтись

Расходы на проживание в командировке одна из существенных составляющих затрат на служебные поездки сотрудников. Кроме оплаты проезда к месту командировки, компания оплачивает и проживание в гостинице. Учет расходов для целей исчисления налога на прибыль ведется на основании первичных документов, как и бухгалтерский учет. Какими документами командированный может подтвердить, что он пользовался услугами гостиницы и их оплатил?

Отчетные документы

Обычно гостиницы выдают постояльцам счет за услуги. Но не всякий счет годится для подтверждения. Многие гостиницы до сих пор продолжают пользоваться устаревшей формой бланка строгой отчетности «Счет» (форма №3-Г). Раньше, действительно, он подтверждал и проживание в гостинице, и оплату за неё. Сейчас этот бланк не применяется и организация, которой сотрудник привез такой документ, не может учесть расходы на проживание в командировке, рассчитывая сумму налога на прибыль. Минфин неоднократно подтверждал такую позицию, прямо указывая на это в своих письмах (№ 03-01-15/8-400 от 07.08.2009 г. и № 03-03-06/1/556 от 18.08.2010 г.).

Сотрудники Министерства финансов пишут, что, как указано в пункте 3 Положения, утвержденного Постановлением №359, организация может самостоятельно разработать бланк строгой отчетности и гостиница может использовать такие бланки для выдачи клиентам. Если в таком документе будут содержаться все обязательные реквизиты, то расходы, там указанные, можно будет учесть при расчете налога на прибыль. В отелях, применяющих кассовую технику, в качестве подтверждения оплаты выдадут кассовый чек. При оплате услуг гостиницы банковской картой командированному сотруднику так же должен быть выдан либо бланк строгой отчетности, либо чек. Выписки по счету карты будет недостаточно для учета суммы в расходах. Об это Минфин писал в письме № 03-03-06/1/666 от 16.10.2009 г.

О применении вычета по НДС работники Минфина России написали письма №03-07-11/638 от 21.12.2007 г. и №03-07-11/323 от 23.12.2009 г. В этих письмах они однозначно заявляют, что сумма НДС должна быть указана отдельной строкой в счете отеля, оформленному на бланке строгой отчетности по всем правилам. В таком случае организация может смело принимать выделенный НДС к вычету.

Дополнительный комфорт

Часто руководящие сотрудники компаний останавливаются в номерах «люкс» или «полулюкс», так называемых номерах повышенной комфортности. Зачастую такие случаи привлекают внимание сотрудников налоговой службы. Но если такая возможность будет предусмотрена в трудовых договорах руководства, то претензий со стороны налоговиков не должно возникнуть. Можно так же записать это в коллективном договоре с сотрудниками, предусмотрев для руководства повышенный комфорт.

Почти во всех отелях постояльцам обеспечивают питание. Будь то ресторан, кафе или включенный в счет завтрак, перед организацией встает вопрос, включать ли расходы на питание в расходы на проживание в командировке. Здесь нужно тщательно проанализировать представленные документы. На оплату питания командированным выдаются суточные. Поэтому если гостиница выделила стоимость еды в счете отдельной строкой, фирма не сможет учесть ее в сумме расходов на проживание и должна будет заплатить с нее НДФЛ (письмо Минфина РФ №03-04-06-01/263 от 14.10.2009 г.).

В письме специалистов из Минздравсоцразвития России (№2538-19 от 06.08.2010 г.) дается ответ на похожую тему – облагаются ли страховыми взносами стоимость услуг гостиницы, если по прайс-листу в цену номера включена стоимость завтрака. Чиновники утверждают, что в такой ситуации взносы не начисляются. При этом завтрак обычно в счете не упоминается вообще, а если и указан, то без выделения его стоимости. Видимо, если бы за завтрак нужно было бы платить отдельно, мнение специалистов было бы другим.

Если нет документального подтверждения

В этом же письме приводится разъяснение другого вопроса — обложение страховыми взносами расходов по найму жилого помещения в командировке. Если расходы не подтверждены документально, страховыми взносами они облагаются.

А что с другими налогами в случае, если сотрудник, отчитываясь по командировке, не подтвердил документами оплату проживания? А ведь такие ситуации не редкость, особенно в больших организациях. Например, командированный работник потерял гостиничный счет или жил у родственников, находясь в служебной поездке.

При расчете налога на прибыль в таких ситуациях работает обычное правило – нет документа, подтверждающего, что командированный сотрудник жил в гостинице, нет и расхода для налога на прибыль. Значит и налог на прибыль уменьшить на сумму оплаты проживания компания не сможет, даже, если она выплатила сотруднику эту сумму по авансовому отчету.

А вот по начислению и уплате с неподтвержденных расходов НДФЛ есть вполне конкретный ответ в Налоговом кодексе РФ (пункт 3 статья 217). Если организация не представила документы, подтверждающие оплату затрат по найму жилья, суммы такой оплаты не облагаются от НДФЛ, но в размере не больше 700 рублей за каждый день нахождения в командировке по России и не больше 2500 рублей за каждый день нахождения в командировке за рубеж.

akbuh.ru