Трудовые книжки учет, хранение, ответственность

«Кадровый вопрос», 2013, N 6

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ учет, хранение, ответственность

Поговорим об учете и хранении трудовых книжек и бланков трудовых книжек, а также ответственности за несоблюдение порядка обращения с трудовыми книжками.

Организация учета и хранения трудовых книжек

и бланков трудовых книжек на предприятии

Общий порядок организации учета и хранения трудовых книжек и бланков трудовых книжек на предприятии определен разд. 6 Правил ведения и хранения трудовых книжек. С целью обеспечения надлежащего учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее на предприятии ведутся:

— приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией предприятия. В книгу вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой (иным аналогичным подразделением) предприятия, оформляющей прием и увольнение работников. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя предприятия, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Хранение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее осуществляется на предприятии в соответствии с порядком, предусмотренным в отношении документов строгой отчетности. Как правило, их хранение производится в приспособленных для этой цели помещениях бухгалтерии — в шкафах (сейфах), обеспечивающих надежную защиту документов от утраты и (или) порчи.

Выдача бланков сотруднику кадрового органа, ответственному за ведение трудовых книжек, производится бухгалтерией на основании письменной заявки. По окончании каждого месяца сотрудник кадрового органа, ответственный за ведение трудовых книжек, обязан представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы предприятия.

Наименование должности руководителя предприятия

00.00.0000 И. О. Фамилия

00 месяца 0000 года (наименование нас. пункта)

о списании трудовых книжек

Комиссией в составе:

составлен настоящий акт в том, что за период с 00.00.0000 по 00.00.0000

при оформлении оказалось испорчено

(цифрами и прописью)

бланков трудовых книжек и

бланков вкладышей в трудовую книжку, в том числе:

а) бланки трудовой книжки:

серия, номер — испорчен в результате;

б) бланки вкладыша в трудовую книжку:

Комиссия подтверждает непригодность перечисленных выше бланков к дальнейшему использованию по назначению и предлагает уничтожить их путем сожжения.

Председатель комиссии: подпись И. О. Фамилия

Члены комиссии: подпись И. О. Фамилия

подпись И. О. Фамилия

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее, а также непригодные к дальнейшему использованию по назначению — в том числе в связи с несоответствием установленной форме — подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Хранение трудовых книжек работников осуществляется на предприятии в соответствии с порядком, предусмотренным в отношении документов строгой отчетности. Как правило, их хранение производится в приспособленных для этой цели помещениях кадрового органа — в шкафах или сейфах, обеспечивающих надежную защиту документов от утраты и (или) порчи.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо — в случае смерти работника — его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровом органе предприятия отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Ответственность работодателя и работника

за несоблюдение порядка обращения с трудовыми книжками

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за надлежащую организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. В свою очередь, ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо.

О назначении такого лица — как правило, сотрудника кадрового органа предприятия — работодатель издает соответствующий приказ (распоряжение).

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица предприятия несут ответственность, установленную законодательством РФ. Такая ответственность предусмотрена, в частности, соответствующими статьями Уголовного кодекса РФ (далее — УК РФ).

Так, в соответствии со ст. 140 «Отказ в предоставлении гражданину информации» УК РФ неправомерный отказ должностного лица (в том числе руководителя предприятия или руководителя кадрового органа предприятия) в предоставлении работнику собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы последнего, либо предоставление неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам работника, наказываются штрафом в размере от двухсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от двух до пяти месяцев либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет. Таким образом, неправомерный отказ в своевременном предоставлении работнику надлежащим образом оформленной трудовой книжки, равно как и копий документов, связанных с работой, может обернуться для руководителя предприятия (руководителя кадрового органа предприятия) привлечением к ответственности, предусмотренной указанной статьей УК РФ.

Статья 292 «Служебный подлог» УК РФ устанавливает ответственность за внесение должностным лицом в официальные документы заведомо ложных сведений, а равно внесение в указанные документы исправлений, искажающих их действительное содержание, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности, в виде штрафа в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательных работ на срок от 180 до 240 часов, либо исправительных работ на срок от одного года до двух лет, либо ареста на срок от трех до шести месяцев, либо лишения свободы на срок до двух лет. На практике применение указанной статьи становится возможным в случае, если будет доказано, что руководитель предприятия (должностное лицо, ответственное за обращение с трудовыми книжками работников предприятия), совершил виновные действия из корыстной или иной личной заинтересованности — например, предложив работнику взятку за оформление в трудовой книжке записи с «удобной» для него формулировкой увольнения.

Согласно ст. 293 «Халатность» УК РФ совершение руководителем предприятия (руководителем кадрового органа предприятия) виновных действий, повлекших существенное нарушение прав и законных интересов работников и (или) предприятия в целом — например, необеспечение (ненадлежащее обеспечение) сохранности трудовых книжек работников, повлекшее за собой их массовую утрату — наказывается штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от 120 до 180 часов, либо исправительными работами на срок от шести месяцев до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.

Статья 324 УК РФ предусматривает привлечение к ответственности виновных лиц за незаконное приобретение и (или) сбыт официальных документов. К числу таких документов относятся, в частности, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее. Заметим, что порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее определен Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 22 декабря 2003 г. N 117н. Нарушение данного порядка по вине работодателя может повлечь за собой наказание штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.

Наконец, в соответствии со ст. 325 «Похищение или повреждение документов, штампов, печатей. » УК РФ работодатель, по вине которого было допущено (совершено) похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов (к числу которых относятся бланки трудовой книжки и вкладыша в нее), совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, может быть наказан штрафом в размере от 200 до 500 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от двух до пяти месяцев, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года. Похищение у гражданина паспорта или другого важного личного документа (в т. ч. трудовой книжки) наказывается штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.

В свою очередь, работник, виновный в подделке документов (изготовлении поддельных документов) либо их бланков, в соответствии со ст. 327 УК РФ может быть наказан ограничением свободы на срок до трех лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет. В случае использования заведомо подложного документа — в том числе трудовой книжки (вкладыша в нее) или иных документов (например, при трудоустройстве) — работник может быть наказан штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от 180 до 240 часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок от трех до шести месяцев.

Материальная ответственность работодателя и работника за причинение ущерба другой стороне трудовых отношений определена и вытекает из положений ст. ст. 165, 234 и 394 ТК РФ. В случаях, предусмотренных законодательством, наступление материальной ответственности определяется по решению суда.

www.hr-portal.ru

Можно ли принимать от работников пустые трудовые книжки?

Нет, конечно же.
Трудовые книжки обязан выдать работодатель, если у работника еще нет трудовой книжки и он ее заводит впервые.

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»)
.
42. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
43. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.
(п. 43 в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)
(см. текст в предыдущей редакции)
44. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

VIII. Изготовление бланков трудовой книжки
и обеспечение ими работодателей

46. Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.
47. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 34 и 48 настоящих Правил.
48. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

Это, конечно, нигде не прописано. Прописано, что именно работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, которую он САМ должен закупить и постоянно иметь в наличии, хранить как бланк строгой отчетности. Соответственно, если работник принесет рудовую книжку непонятного прорисхождения и непонятно где приобретенную, работодатель должен ее НЕ принять, а исполнить требовавния ТКРФ — выдать приобретенную самим работодателем трудовую книжку в соовтетствии с Постановлением Правительства.

Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора[Трудовой кодекс РФ] [Глава 11] [Статья 65]
.
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляются работодателем.
В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Вопрос из журнала Кадровое дело

Как поступать в таком случае. Работник пришел устраиваться на работу. Предъявляет чистую трудовую книжку, которую он купил сам. Говорит, что нигде не работает и просит внести первую запись о трудоустройстве в нашей организации. Его коллеги утверждают, что работник уже где-то работает и там находится его основная трудовая книжка. Явных доказательств нет. Сам работник отрицает факт работы на другом предприятии. Мне просто заполнить новую трудовую книжку?

Ответ
В соответствии с ч. 1 ст. 66 Трудового кодекса РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (ч. 2 ст. 66 ТК РФ).
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках».
Согласно ст. 65 Трудового кодекса РФ трудовая книжка является документом, обязательным для предъявления при устройстве на работу (за исключением случаев, когда работник устраивается на работу впервые или на условиях совместительства).
В соответствии с частью 5 статьи 65 ТК РФ в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Так же, если сотрудник впервые устраивается на работу, то именно организация должна выдать ему трудовую книжку (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). Более того, трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Так, каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек, в частности, приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Соответственно, все трудовые книжки, выданные в организации, должны найти свое отражение в этой книге. Записи в книгу вносятся после получения бланков от законных распространителей, а не от сотрудника. Дополнительно отметим, что при выдаче трудовой книжки с сотрудника может взиматься плата за ее бланк.
Таким образом, принять трудовую книжку, купленную самим сотрудником, организация не вправе. Работнику необходимо разъяснить, что приобретенный им бланк трудовой книжки может оказаться поддельным, и у него в последующем возникнут проблемы с подтверждением страхового стажа.

Новая трудовая книжка выдается работнику на основании его заявления, в котором он отражает и причину отсутствия у него трудовой книжки. На основании такого заявления работодатель выдает трудовую книжку работнику ( часть 5 статья 65 Трудового Кодекса РФ). Если никаких данных о его стаже до поступления на работу к вам нет, то вы оформляете трудовую книжку как любому впервые поступающему на работу.

www.buhonline.ru

Правила хранения трудовых книжек 2013

В ДЕМО-режиме вам доступны первые несколько страниц платных и бесплатных документов.
Для просмотра полных текстов бесплатных документов, необходимо войти или зарегистрироваться.
Для получения полного доступа к документам необходимо Оплатить доступ.

Дата обновления БД:

Всего документов в БД:

Документ утратил силу с 26 октября 2015 года в соответствии с пунктом 1 Постановления Правительства Республики Казахстан от 28 сентября 2015 года №796

ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

от 14 октября 2011 года №1167

Об утверждении формы, Правил ведения и хранения трудовых книжек

(В редакции Постановления Правительства Республики Казахстан от 30.04.2013 г. №434)

В соответствии с подпунктом 18) статьи 15 Трудового кодекса Республики Казахстан от 15 мая 2007 года Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемые:

1) форму трудовой книжки;

2) Правила ведения и хранения трудовых книжек.

2. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней со дня первого официального опубликования.

Премьер-Министр Республики Казахстан

Утверждена постановлением Правительства Республики Казахстан от 14 октября 2011 года №1167

Форма трудовой книжки

Утверждены постановлением Правительства Республики Казахстан от 14 октября 2011 года №1167

Правила ведения и хранения трудовых книжек

1. Общие положения

1. Настоящие Правила ведения и хранения трудовых книжек (далее — Правила) разработаны в соответствии с подпунктом 18) статьи 15 Трудового кодекса Республики Казахстан от 15 мая 2007 года.

2. Правила определяют порядок ведения и хранения трудовых книжек.

3. В настоящих Правилах используются следующие понятия:

1) трудовая книжка — документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника;

2) акты работодателя — приказы, распоряжения, инструкции, положения, правила трудового распорядка, издаваемые работодателем;

3) работодатель — физическое или юридическое лицо, с которым работник состоит в трудовых отношениях;

4) вкладыш — неотъемлемая часть трудовой книжки, которая оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

2. Порядок ведения и хранения трудовых книжек

4. Трудовая книжка (при ее наличии) ведется работодателем для подтверждения трудовой деятельности работника.

5. В трудовую книжку вносятся:

1) сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

2) сведения о работе: прием на работу, перевод на другую работу, прекращение трудового договора;

3) сведения о награждениях и поощрениях.

Записи о применении дисциплинарных взысканий в отношении работника в трудовую книжку не вносятся.

base.spinform.ru

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» (с изменениями и дополнениями)

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225
«О трудовых книжках»

С изменениями и дополнениями от:

6 февраля 2004 г., 1 марта, 19 мая 2008 г., 25 марта 2013 г.

В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации Правительство Российской Федерации постановляет:

форму трудовой книжки и форму вкладыша в трудовую книжку;

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

2. Установить, что трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2004 г.

О трудовых книжках ранее установленного образца см. постановление СМ СССР, ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. N 656, постановление СМ СССР от 21 апреля 1975 г. N 310

3. Министерству финансов Российской Федерации:

а) утвердить образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также технические требования к изготовлению их бланков;

б) обеспечить на подведомственных предприятиях изготовление по единому образцу бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

в) утвердить порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее.

Постановлением Правительства РФ от 25 марта 2013 г. N 257 в пункт 4 внесены изменения

4. Министерству труда и социальной защиты Российской Федерации:

а) утвердить инструкцию по заполнению трудовых книжек;

б) давать разъяснения по вопросам применения Правил, утвержденных настоящим постановлением.

5. Органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации провести необходимую работу по введению в организациях, находящихся на их территории, трудовых книжек и вкладышей в них нового образца.

Председатель Правительства
Российской Федерации

16 апреля 2003 г.

Утверждена
постановлением Правительства
Российской Федерации
от 16 апреля 2003 г. N 225

Форма трудовой книжки

Сведения о работе

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Сведения о награждении

Сведения о награждении (поощрении)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

* Серия и номер указываются на одной из четырех страниц каждого развернутого листа трудовой книжки.

Форма вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку
(без трудовой книжки недействителен)

Вкладыш в трудовую книжку изготавливается по утвержденной форме трудовой книжки. Объем вкладыша: «Сведения о работе» — 9 разворотов, «Сведения о награждениях» — 8 разворотов.

Правила
ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей
(утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225)

6 февраля 2004 г., 1 марта, 19 мая 2008 г.

I. Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

2. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Постановлением Правительства РФ от 1 марта 2008 г. N 132 пункт 3 изложен в новой редакции

3. Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.

Работодатель — физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

4. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

5. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

6. Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

Постановлением Правительства РФ от 1 марта 2008 г. N 132 в пункт 7 внесены изменения

7. Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

II. Ведение трудовых книжек

8. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

9. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Решением Верховного Суда РФ от 1 февраля 2017 г. N АКПИ16-1221, оставленным без изменения Определением Апелляционной коллегии Верховного Суда РФ от 30 мая 2017 г. N АПЛ17-146, пункт 10 настоящих Правил признан не противоречащим действующему законодательству

10. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

11. Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

Постановлением Правительства РФ от 1 марта 2008 г. N 132 в пункт 12 внесены изменения

Решением Верховного Суда РФ от 1 февраля 2017 г. N АКПИ16-1221, оставленным без изменения Определением Апелляционной коллегии Верховного Суда РФ от 30 мая 2017 г. N АПЛ17-146, пункт 12 настоящих Правил признан не противоречащим действующему законодательству

12. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики.

Постановлением Правительства РФ от 25 марта 2013 г. N 257 в пункт 13 внесены изменения

13. Трудовая книжка заполняется в порядке, утверждаемом Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

14. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

Постановлением Правительства РФ от 1 марта 2008 г. N 132 в пункт 15 внесены изменения

15. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи.

16. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

17. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

18. При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

19. При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

20. Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства РФ от 6 февраля 2004 г. N 51 в пункт 21 внесены изменения

21. В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:

Постановлением Правительства РФ от 19 мая 2008 г. N 373 подпункт «а» изложен в новой редакции

а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

22. Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в порядке, установленном настоящими Правилами.

В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел.

При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку в той организации, в которую он был принят или направлен.

23. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника вносится по последнему месту работы запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа.

Постановлением Правительства РФ от 1 марта 2008 г. N 132 в пункт 24 внесены изменения

24. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

25. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

III. Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку.
Дубликат трудовой книжки

26. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

27. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

Постановлением Правительства РФ от 1 марта 2008 г. N 132 в пункт 28 внесены изменения

28. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке произведена работодателем — физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

29. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев, предусмотренных пунктом 34 настоящих Правил.

30. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.

Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

31. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

О восстановлении трудовых книжек граждан, утраченных в результате стихийных природных пожаров, см. информационное письмо Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. N 12-3/10/2-6752

Постановлением Правительства РФ от 1 марта 2008 г. N 132 в пункт 32 внесены изменения

32. При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

33. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).

Постановлением Правительства РФ от 1 марта 2008 г. N 132 в пункт 34 внесены изменения

34. При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия — на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

IV. Выдача трудовой книжки при увольнении
(прекращении трудового договора)

Постановлением Правительства РФ от 1 марта 2008 г. N 132 в пункт 35 внесены изменения

35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).

О проставлении печати организации в трудовых книжках см. разъяснения, утвержденные приказом Минтруда России от 31 октября 2016 г. N 589н

Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

Решением Верховного Суда РФ от 25 января 2012 г. N ГКПИ11-2044, оставленным без изменения Определением Апелляционной коллегии Верховного Суда РФ от 12 апреля 2012 г. N АПЛ12-169, абзац четвертый пункта 35 настоящих Правил признан не противоречащим действующему законодательству в части, предусматривающей исполнение работодателем обязанности передать работнику в день увольнения надлежаще оформленную трудовую книжку и обязывающей работодателя выплачивать работнику заработную плату за весь период задержки выдачи трудовой книжки

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами.

36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

37. В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

V. Вкладыш в трудовую книжку

38. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

39. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

VI. Учет и хранение трудовых книжек

Постановлением Правительства РФ от 25 марта 2013 г. N 257 в пункт 40 внесены изменения

40. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

42. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Постановлением Правительства РФ от 1 марта 2008 г. N 132 пункт 43 изложен в новой редакции

43. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.

44. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

VII. Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек

45. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

VIII. Изготовление бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей

46. Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.

Решением Верховного Суда РФ от 19 июня 2007 г. N ГКПИ07-564, оставленным без изменения Определением Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 6 сентября 2007 г. N КАС07-416, пункт 47 настоящих Правил признан не противоречащим действующему законодательству

47. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 34 и 48 настоящих Правил.

48. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

С 1 января 2004 г. вводятся трудовые книжки нового образца. Постановлением утверждаются формы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления их бланков и обеспечения ими работодателей.

Из новой формы исключены сведения о назначении пенсии, а сведения о награждениях и поощрениях объединены. Установлено, что работодатель — физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

В правилах установлен порядок внесения изменений и исправлений в трудовую книжку, обусловленных сменой фамилии, имени, отчества, даты рождения и др.

Новым также является требование о наличии подписи работника, заверяющей все внесенные записи за время его работы в данной организации, при его увольнении (прекращении трудового договора). Приходно-расходная книга по учету бланков и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.

В отличие от ранее действующего порядка, размер взимаемой работодателем с работника платы за трудовую книжку и вкладыша в нее не определен в фиксированной сумме. Размер платы определяется размером на их приобретение.

Минтруду РФ предписано давать разъяснения по применению правил.

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках»

Трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2004 г.

Текст постановления опубликован в «Российской газете» от 22 апреля 2003 г. N 77, в Собрании законодательства Российской Федерации от 21 апреля 2003 г. N 16 ст. 1539

В настоящий документ внесены изменения следующими документами:

Постановление Правительства РФ от 25 марта 2013 г. N 257

Изменения вступают в силу по истечении 7 дней после дня официального опубликования названного постановления

Постановление Правительства РФ от 19 мая 2008 г. N 373

Постановление Правительства РФ от 1 марта 2008 г. N 132

Постановление Правительства РФ от 6 февраля 2004 г. N 51

base.garant.ru