Как написать служебную записку: образец

Смотрите также:

Служебная записка – одна из форм письменного общения на предприятиях. Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку. Образец такой докладной может быть разным, в зависимости от того, с какой целью ее составляют.

Основания для составления и цели докладных

Написать служебку может любой сотрудник. Как правило, в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

• были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
• необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
• кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
• появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
• необходимо отправить кого-то в командировку;
• требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
• любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

Как писать служебную записку (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированных форм для таких извещений не установлено.

Что касается служебки, то это разновидность докладной. Как таковой бланк этого документа тоже не утвержден, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

• наименование организации или структурного подразделения, а также указание лица, которому отправляется обращение;
• название документа;
• текст – что именно необходимо сообщить руководству;
• дата, подпись и обязательно должность автора докладной.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим, как пишется служебная записка.



Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.



На картинке – продольное размещение реквизитов. И оба варианта будут правильными.

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже будет правильным, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.



Служебная записка — пример написания

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, в чей адрес будет направлен документ, его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Что дальше? С чего начинается служебная записка? «Довожу до вашего сведения…» — это самый удобный и распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он может сразу перейти к предмету своего сообщения, для руководителя – сокращением времени на изучение письма.

Сам текст должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений. Так начальству будет проще принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Обязательно документ подписать, поставить дату составления, если есть приложения, указать их наличие и перечислить.



Остается добавить, что любой документ должен составляться на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные должны быть пронумерованы. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Электронные докладные. Такое бывает?

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Поэтому обязательно надо сказать пару слов об электронных докладных. Они, конечно, могут быть и уже существуют и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны быть каким-то образом отделены от общей кучи писем, чтобы было понятно, где личные, а где служебные материалы. Уже существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции на докладные. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя – после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение можно написать на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан будет переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

ppt.ru

Как написать служебную записку: образец, пример написания текста, бланк?

Как написать служебную записку (образец)? С таким вопросом периодически приходится сталкиваться представителям разных сфер деятельности. Записка является одним из наиболее распространенных и востребованных способов взаимодействия между сотрудниками предприятия и его руководством. Образец служебной записки мы приведем ниже и расскажем, как правильно написать служебную записку.

Для чего нужно писать служебную записку?

Служебная записка – это форма внутреннего документооборота, позволяющая наиболее эффективно и оперативно решать текущие производственные ситуации.

Целью служебной записки является уведомление какого-либо должностного лица о существующей проблеме, внесение предложений по ее разрешению или согласованию намеченных действий.

Дополнительная польза от такого рода документов состоит в том, что они являются прямым доказательством, что специалист осветил проблему, находящуюся в поле его ведения. В случае если специалист не может разрешить возникшую проблему самостоятельно и в форме служебной записки выносит ее на разрешение другими специалистами, он тем самым снимает с себя ответственность за несвоевременное или некачественное рассмотрение вопроса.

Специальной формы служебных записок не предусмотрено, они составляются в произвольной форме, могут передаваться на бумажном носителе или посредством электронных средств связи.

Пример составления служебной записки, ее форма, шаблон

В каких случаях подается рассматриваемая нами деловая бумага, разобрались. Теперь необходимо определиться с примером написания служебной записки. Как мы уже упомянули выше, специального бланка служебной записки не существует. Однако есть общие требования к содержанию документа.

К таковым относятся:

1. Обязательное указание адресата служебной записки. В правом верхнем углу нужно написать фамилию, имя и отчество, а также должность лица, которому направляется обращение.
2. Ниже указывается наименование документа и его номер.
3. Далее следует изложить суть проблемы, с которой столкнулся составитель документа, или ситуацию, с которой необходимо разобраться.
4. Ниже указываются предложения по решению вопроса, либо указание на действия, которые автор служебной записки ждет от ее адресата.
5. В конце документа указываются фамилия и инициалы лица, направившего обращение, а также его должность.

Этим шаблоном служебной записки можно воспользоваться в случае необходимости.

Как составить служебную записку: образец оформления

Как пишется служебная записка (образец), рассмотрим на простом примере. Текст служебной записки может быть идентичен изложенному ниже.

Пример служебной записки

Директору ООО «Гвоздика»

Слободину Владимиру Александровичу

Г. Хабаровск 04 января 2018 года

В кондитерском цехе с 02 января 2018 года сломан конвейер. Для его ремонта необходимо приобретение деталей согласно прилагаемому списку. Общая стоимость ремонтных работ с учетом приобретения деталей составляет 12 500 (двенадцать тысяч пятьсот рублей 00 копеек). В связи с тем, что лимит фонда по ремонту и обслуживанию оборудования исчерпан, а в наличии необходимых деталей нет, во избежание простоя цеха

Выделить необходимую денежную сумму согласно прилагаемому списку.

Предоставить ремонтную бригаду для проведения работ.

С уважением, начальник кондитерского цеха, Дмитриенко Денис Сергеевич.

Как написать служебную записку в электронном виде, расскажем ниже.

Особенности электронного документооборота

Если в организации допускается обмен данными при помощи средств электронной связи, в том числе электронной почты, то отправка служебной записки упрощается. К плюсам такого оборота документов внутри предприятия относится также оперативность рассмотрения обращений.

Как писать служебную записку в электронном виде? Точно так же, как в классическом варианте на бумажном носителе. Существенных различий в документах нет. Образец в таком формате практически ничем не отличается от приведенного ранее примера.

Основная часть вашей служебной записки (то есть непосредственно описание ситуации и вносимые на рассмотрение предложения) остается точно такой же, как и в нашем примере.

Единственным исключением является то, что у вас отпадает необходимость указывать в служебной записке адресата. Имя пользователя, которому отправляется обращение, будет внесено в строку «Адрес». Если говорить об обмене документами через общий ресурс (например, один адрес электронной почты на отдел), в строке «Тема» нужно указать, кому адресовано послание.

Помимо этого, при использовании электронной почты (индивидуального почтового ящика) в большинстве случаев уже имеется подпись, которая вставляется в текст письма автоматически. Это позволяет значительно сэкономить время, в том числе и на написание служебной записки. Если ваша почта не позволяет идентифицировать отправителя (например, при использовании общего почтового ящика), в конце письма обязательно укажите свое имя и должность.

Важно: при отправке информации по электронной почте не забывайте запрашивать уведомление о прочтении отправленного сообщения (для этого нужно проставить галочку в соответствующем окне). Данное уведомление является доказательством того, что вы действительно отправили служебную записку определенному адресату в определенное время.

nsovetnik.ru

Служебная записка для пропуска на территорию

Организовать отдельный процесс работы по служебным запискам для пропусков техники/сотрудников/транспорта.

Автоматизировать процесс оформления заявок на пропуска, которые поступают кураторам от контрагентов в файлах формата Excel.

Вести реестр оформленных пропусков.

Организовать автоматическую проверку на наличие дубликатов пропусков для сотрудников и закрытие заявок, по которым истек срок использования.

Уведомлять пункт охраны о возможности пропуска на предприятие кого-либо.

Сократить время, затрачиваемое сотрудником управления безопасности для ручного переноса заявок в общий реестр, за счет автоматической регистрации всех заявок в справочниках.

Важно, что в итоге пользователи разной квалификации получили инструмент, «заточенный» под них и привычные бизнес-процессы.

В статье приведен пример работы с определенным видом служебных записок, однако решение позволяет работать не только с ними.

Реализация

Для организации контрольно-пропускного режима с использованием системы DIRECTUM были разработаны и внесены модификации:

1. Разработан справочник Виды служебных записок, предназначенный для классификации служебных записок, используемых на предприятии.

2. Разработаны три новых справочника, каждый — под отдельный вид служебной записки: Заявки на технику, Заявки на транспорт и Заявки по пропускам. Все они предназначены для ведения реестра заявок.

3. Внесены модификации в карточку документа Служебная записка.

4. Разработан мастер действий Создание служебной записки.

5. Для проверки наличия дубликатов заявок на пропуска и закрытия заявок, срок которых истек, разработан сценарий Агент поиска дублей, который автоматически запускается средствами Windows по настроенному графику. При обнаружении дубликатов Агент формирует уведомление начальнику службы безопасности с вложенными дубликатами заявок.

Первичная обработка заявок

Предприятие получает служебную записку и файлы в формате Excel, где содержатся списки людей, техники и транспорта, для которых необходимо оформить пропуска.

Кураторы обрабатывают полученные документы и при необходимости сводят в один документ все заявки одного типа. Каждый файл в формате Excel содержит исключительно один вид заявок по транспорту, технике или сотрудникам со своим уникальным набором полей. Для правильного оформления заявок необходимо корректно заполнять таблицы в данных файлах. Каждая строка в файле это будущая отдельная заявка в системе.

После предварительной обработки заявок кураторы заносят все документы в систему любым удобным способом и отправляют на согласование через мастер действий.

Отправка на согласование

Для отправки служебной записки на согласование и создания заявок на пропуска куратор запускает мастер действий Создание служебной записки.

На первом этапе работы с мастером действий пользователь выбирает, с каким типом служебной записки он будет работать. Нас интересует вариант Заявки на технику/пропуска/транспорт.

На следующем этапе пользователь указывает ранее заведенную служебную записку и файлы в формате Excel, которые необходимы для оформления заявок в системе.

Если по выбранной служебной записке уже существует незавершенная задача по согласованию, то мастер действий предупредит об этом пользователя и предоставит возможность выбора: ознакомиться с уже имеющейся задачей, продолжить создание новой или отменить действие.

На втором этапе куратор задает параметры согласования заявок на пропуска.

Одним из согласующих, который определяется автоматически по пользователю, работающему в мастере действий, является Руководитель инициатора процесса. Куратору необходимо указать Подписанта и Адресата. Также есть возможность указать дополнительных согласующих, сопроводительные документы и примечания, если таковые имеются.

Для реквизитов Согласующие, Подписанты и Адресаты можно настроить автоматическое заполнение согласно выбранному виду служебной записки из справочника Виды служебных записок. Для данного вида служебных записок была установлена автоматическая подстановка адресатом сотрудника службы безопасности, который являлся ответственным за оформление пропусков.

На третьем этапе пользователь может удостовериться в правильности введенных им данных. При обнаружении неточностей пользователь может вернуться на любой этап и внести корректировки.

После завершения работы мастера действий сформируется задание для Руководителя инициатора. Если Руководителя у Инициатора процесса нет, то данный этап в типовом маршруте пропускается и сразу формируются параллельные задания для всех обязательных и дополнительных согласующих.

Согласование

Во всех случаях у пользователя, получившего задание, есть два варианта действий — либо отправить документ на доработку Инициатору, либо согласовать его.

Если согласующих несколько, то типовой маршрут не продолжит работу, пока каждый из согласующих параллельного согласования не выполнит свое задание с одним из результатов. Получив задание на доработку, Инициатор может прекратить процесс согласования либо внести необходимые корректировки и отправить документ на повторное согласование, при этом пользователю выводится окно с возможностью корректировки списка согласующих. Если же Инициатор не станет вносить корректировки в список согласующих, то задания на повторное согласование сформируются исключительно тем согласующим, которые не согласовали документ. Тем, кто ранее успел согласовать документ, придет уведомление о том, что в данный документ были внесены изменения. При выполнении задания с результатом Согласовано от пользователя требуется подписать документ электронной подписью.

После того как все пользователи согласовали документ, формируется задание на Подписанта.

В случае подписания документа последовательно запускаются сценарии изменения жизненного цикла документа на Действующий, регистрации служебной записки (создание РКК на документ служебная записка) и отправки заданий на рассмотрение Адресатам.

Рассмотрение адресатами

Адресат имеет возможность вынести резолюцию, если необходимо провести какую-либо работу по документу. При отказе или ознакомлении со служебной запиской Инициатору процесса приходит уведомление о том, что Адресат ознакомился либо отказал в рассмотрении служебной записки. Также Адресат может выполнить задание с результатом Согласовано, если необходимо оформить заявки на пропуска в системе.

При выполнении задания с данным результатом на Адресата выводится окно с запросом параметров.

В окне Адресат может написать любой сопроводительный текст, который совместно с согласованными заявками отправляется на пункт охраны. Далее СЭД автоматически создает заявки в соответствующих справочниках согласно данным из файлов, используемых при работе с мастером действий.

Создание заявок и уведомление пункта охраны

В случае, если данные файлы заполнены некорректными данными (например, в поле дата установлено буквенное выражение), СЭД отправит задание на Администратора с указанием причины невозможности корректного создания заявок.

При сбоях в работе почтового сервиса и невозможности отправки письма на пункт охраны для Администратора формируется задание с требованием настроить отправку почты.

После выполнения требования и налаживания работы почтового сервиса Администратор выполняет свое задание. При отправке письма Инициатор процесса получает уведомление о результатах рассмотрения.

После всего вышеперечисленного ответственному сотруднику остается присвоить в справочниках Заявки на пропуска/технику/транспорт всем вновь созданным пропускам идентификационные номера согласно номерам, присвоенным вручную на физических экземплярах.

Для наглядности представляю вашему вниманию BPMN схему процесса работы со служебными записками.

Заключение

Данное решение было разработано под потребности конкретного Заказчика и в других подобных ситуациях потребует доработки. Однако в имеющихся условиях решение стало оптимальным вариантом ввиду нескольких причин:

автоматизация процесса не привела к увеличению времени, затрачиваемого на данный процесс, но позволила систематизировать процесс и повысить контроль за ним;

за счет реестра, в котором хранятся все оформленные пропуска, облегчился поиск данных пропусков;

исключена необходимость вручную переносить из файлов заявки на пропуска;

пункт охраны узнает о возможности пропускать сотрудников/технику/транспорт заранее, и нет необходимости в момент прихода/приезда тратить время на уточнение возможности пропустить кого-то на предприятие;

был автоматизирован процесс контроля за созданием дубликатов пропусков для сотрудников и закрытия заявок, по которым истек срок предоставления доступа на территорию предприятия.

club.directum.ru

Допуск личного автомобиля на территорию внутреннего двора по адресу 10-я линия д.33

Вопрос: Глубокоуважаемый Евгений Валерьевич! Мой рабочий кабинет директора ЦДОП Института химии СПбГУ находится на Среднем, д. 41. До сегодняшнего дня я оставляла свой автомобиль во внутреннем дворе дома по адресу 10 линия, д. 33, на месте, обозначенном табличкой «стоянка для а/м сотрудников СПбГУ». Пропуск на 2015 год на территорию СПбГУ (бумажный) на мой а/м у меня есть. Сегодня двор закрыли на автоматические ворота и сказали, что нужен электронный пропуск. Как и где я могу его получить?

Ответ заместителя ректора по безопасности Пикина Евгения Валерьевича:

Автомобильный пропуск на 2015 год выдан Вам для допуска в СПбГУ по адресу: Университетская наб., д.7/9. Согласно п. 2.10 Положения о контрольно-пропускном режиме в СПбГУ, въезд автотранспорта на территорию объектов СПбГУ осуществляется по специальным пропускам установленного образца, оформленным сотрудниками Управления режима и охраны на основании служебных записок уполномоченных должностных лиц или по накладным на доставку грузов в СПбГУ, согласованным с адресатом, или по спискам, согласованным с заместителем ректора по безопасности. То есть для въезда на указанный Вами адрес Вам необходимо оформить служебную записку на имя заместителя ректора по безопасности с указанием необходимой информации (адрес, период въезда и время нахождения на территории СПбГУ, марка и государственный регистрационный знак транспортного средства, должность, Ф. И. О. лица, управляющего транспортным средством). Оформленный пропуск можно получить в Управлении режима и охраны СПбГУ по адресу: Университетская наб., д. 7/9.

Обращаем Ваше внимание на то, что ответы на вопросы, размещённые в Виртуальной приёмной, подготовлены на основании нормативных актов, действующих на день размещения ответа. При ознакомлении с ответами просим Вас учитывать данное обстоятельство и принимать во внимание возможность изменения действующего законодательства Российской Федерации и локальных нормативных актов СПбГУ.

guestbook.spbu.ru

Письмо о допуске сотрудников на объект

Письмо о допуске сотрудников на объект составляется в свободной форме. Однако оно должно соответствовать общепринятым нормам и стандартам. Этот документ необходим для получения разрешения на вход на закрытую территорию какой-либо организации.

Составные части письма

Начинается письмо с описания адресата в правом верхнем углу документа. Перечисляются должность, название организации, фамилия и инициалы. Чуть ниже расположены наименование документа, дата его написания. Если в организации принята такая система, то – номер. Впоследствии посредством его письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции.

Печать официальной бумаги лучше всего осуществлять на бланке организации. Если такой возможности нет, то в самом верху необходимо прописать все основные реквизиты организации отправителя. Это наименование, юридический адрес, ИНН, КПП, контактный телефон и прочая необходимая информация.

После обязательной для всех деловых писем шапки следует основная часть письма о допуске сотрудников на объект. В прикрепленном бланке она содержит:

Обращение к адресату. Наиболее приемлемая форма – по имени и отчеству. Деловое письмо никогда не может быть безлико. Адресат наделяется определенными обязательствами. Если письмо направляется в организацию без конкретного адресата, то уменьшаются шансы на получение ответа.

Ссылку на заключенный между организациями договор оказания услуг. Это может быть и другая форма договора между сторонами, но ссылка на нее должна быть. Также указываются сроки его заключения, номер. Если это возможно, то указываются его конкретные пункты, согласно которым сотрудники должны быть допущены на территорию.

Информацию о том, в которые из помещений допускаются сотрудники. Если речь идет об общей проходной, то этот пункт из письма можно исключить.

В течение какого срока допуск будет необходим.

Для выполнения каких обязанностей сотрудники должны быть допущены на территорию.

Обязательства нести ответственность за действия работников в соответствии с заключенным договором и действующим законодательством.

Иногда в письме имеется дополнительное упоминание о том, что сотрудники прошли определенную подготовку, инструктажи по технике безопасности на объекте. Здесь все будет зависеть от специфики предприятия.

Сотрудники

Что касается конкретного списка, то, если работников немного, допустимо их перечисление в самом тексте приказа. Но на практике часто встречается ситуация, когда список работников весьма обширен.

В последнем случае таблица с ФИО сотрудников, их должностями и другими данными публикуется отдельно. При этом после основного текста письма находится ссылка на прикрепленное приложение в виде этого списка.

Если это необходимо, то отдельным приложением размещается список транспортных средств, на которые необходимо оформить постоянные либо временные пропуска.

Вообще, у письма предусмотрена свободная форма оформления, так как требования к допуску у разных организаций могут быть различны:

• Некоторые требуют пропуска только на транспортные средства. Тогда список сотрудников будет излишним.
• У некоторых предприятий своя специфика, предусматривающая особые условия к требованиям безопасности на производстве и охраны труда. Тогда пропускаемые работники обязаны пройти соответствующее обучение, инструктаж.
• Есть своя специфика допуска в выходные и праздничные дни, в нерабочее время.

Есть организации, у которых даже собственные сотрудники проходят на объект в нерабочее время по специальным спискам. Последние формируются руководителями подразделений и заверяются начальниками службы безопасности.

Если в компании работа идет посменно, то на пропусках делаются специальные пометки о сменности. Сотрудник одной смены не имеет права проходить в другую, если его нет в специально подготовленных и предоставляемых на КПП списках.

Исключения из правил

Ряд работников контролирующих служб пользуется привилегиями, не нуждается в предварительном оформлении документации, для того чтобы пройти на территорию организации. К ним относятся:

Представители санитарно-эпидемиологических служб.

Инспекторы труда, энергонадзора. Они пропускаются без предварительного предупреждения, если к их должностным обязанностям относится контроль выполнения в конкретной организации предписанных для выполнения правил.

Сотрудники милиции и прокуратуры.

Все эти лица обязаны предъявлять соответствующие удостоверения. Подробнее о том, какие категории сотрудников могут быть допущены на объект без оформления пропусков, должно быть прописано в инструкции о контрольно-пропускном режиме, а также другом локальном нормативном акте организации. Последнее может именоваться как «Положение о пропускном и внутриобъектовом режиме» либо как-то иначе. В любом случае эта документация не должна противоречить Закону №2487-1 от 11 марта 1992 года.

Интересно, что вывоз земли, мусора и снега может производиться только через регистрацию на КПП. Никакой дополнительной документации на вывоз этих наименований не предусмотрено. Тогда как отходы производства типа опила следует оформлять как материальные ценности.

В случаях, когда на объект с введенной контрольно-пропускной системой пытаются проникнуть посторонние лица без предъявления пропусков, не значащиеся в списках, это считается нарушением контрольно-пропускного режима. Лица задерживаются и передаются работником службы безопасности организации. По каждому случаю отдельно дежурным по объекту составляется служебная записка.

Во избежание неприятных ситуаций руководителям сотрудничающих организаций рекомендуется заручиться поддержкой и ставить в известность контрагентов о том, что в течение конкретного промежутка времени их сотрудники должны находиться на охраняемой территории. Для этого и существует деловая переписка. В письме о допуске сотрудников на объект должен в приемлемой форме выражаться факт того, что пребывание сотрудников на территории необходимо для выполнения своих обязанностей.

assistentus.ru