Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Отправить на почту

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчет хотя бы раз имело место практически в каждой организации, поскольку иногда возникает срочная необходимость в покупке какого-либо товара для нужд компании, а времени на получение аванса нет. В этой статье мы расскажем об особенностях таких операций, их оформлении и сравним их с теми, когда в подотчет деньги выдавались.

Когда оформляется авансовый отчет?

Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП). В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.

Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в период 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.

Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь.

Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков?

Начнем с того, что в организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации. Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств. В этих же внутренних актах можно описать и правила документооборота для ситуации, являющейся темой статьи. Эти правила организация устанавливает самостоятельно. Ниже мы дадим некоторые рекомендации, которые могут помочь при выборе оформления операции возмещения расходов сотруднику без подотчета.

Поскольку при покупке товара за собственные средства для рабочих целей сотрудник, можно сказать, выступает от имени организации, то в соответствии с п. 1 ст. 183 ГК РФ необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку. Такими документами могут быть:

1. Заявление работника о возмещении расходов, одобренное руководителем.
2. Отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.).
3. Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотрудника.

Шаблоны этих документов организация должна разработать собственными силами (п. 4 ст. 9 закона №402-ФЗ).

Также хорошим способом избежать придирок налоговиков в части входящего НДС, признания расходов по налогу на прибыль может быть дополнительное оформление доверенностей ряду сотрудников на внезапные покупки от имени организации. Для дорогостоящих покупок стоит позаботиться о том, чтобы продавец на основании доверенности выписал первичные документы на имя организации, а не сотрудника.

О содержании и структуре доверенности по ф. М-2 узнайте здесь.

Однако чаще всего спонтанные покупки для рабочих нужд сотрудники делают на небольшие суммы. Это могут быть канцтовары, какие-то расходные материалы для бытовых нужд, оплата мелких хозяйственных услуг. Поэтому налоговые риски в этих случаях чаще всего несущественны. Чтобы не провоцировать вопросы налоговых органов, стоит избегать подобных ситуаций и заботиться о выдаче денежных средств сотрудникам под отчет заранее.

Кроме того, под внимание проверяющих может попасть и сам сотрудник, ведь у них может возникнуть желание признать компенсацию расходов доходом физического лица. Однако это неправомерно, поскольку сотрудник не имеет при свершении такой операции никакой экономической выгоды. Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 подтверждает тот факт, что компенсация денег, которые сотрудник потратил для нужд организации, не влечет возникновения налоговой базы для НДФЛ.

О вопросах, интересующих налоговые органы при проверке расчетов с подотчетниками, читайте в статье «Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

Возмещение расходов по командировке

Также часто возникают ситуации, когда сотрудник направляется в командировку без выдачи подотчетных сумм, а по возвращении получает возмещение своих расходов. В таком случае мы придерживаемся той же стратегии, то есть не считаем такого сотрудника подотчетным лицом, и отчитываться он должен не по авансовому отчету, а по указанному в предыдущей части статьи отчету об израсходованных средствах. Так, в п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, говорится об авансовом отчете как о документе, подтверждающем использование денег, выданных заранее до поездки. Кстати, не стоит забывать о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Возмещение суточных гарантирует ст. 168 ТК РФ. К отчету об израсходованных средствах прикладывается заявление на возмещение расходов, далее издается приказ руководителя на возмещение.

В настоящее время все унифицированные формы не являются обязательными (п. 4 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для составления формы отчета об израсходованных средствах можно модифицировать форму авансового отчета АО-1.

Ограничения по возмещению расходов сотрудникам

В силу п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У выручка организации, полученная наличными в кассу, может быть потрачена только на определенные нужды:

• социальные выплаты и зарплата;
• выплата страховых возмещений;
• на личные нужды ИП;
• оплата товаров, работ, услуг;
• выдача денег под отчет;
• выдача денег за возвращенные товары, оплаченные наличными;
• выплаты банковским платежным агентом.

Поэтому для возмещения расходов сотрудникам следует использовать иной источник денежных средств или специально снять деньги со счета либо перевести их на банковскую карту сотрудника.

Схемы мошенничества по пластиковым картам и способы борьбы с ними описаны тут.

Возмещения, о которых мы говорим в статье, не попадают под выдачу денег под отчет, поскольку, как уже было изложено ранее, деньги выдаются постфактум. Кроме того, пункт «Оплата товаров, работ, услуг» также не может быть применим, так как деньги отдаются не представителю поставщика.

Рассмотрим также вопрос о лимитах расчетов наличными. Согласно п. 5 указания № 3073-У расчеты между физлицами и организациями могут осуществляться на любую сумму. Ограничение в 100 тыс. руб. вводится п. 6 этого же указания для юридических лиц и ИП. Однако когда мы говорим о взаимодействии сотрудника с юридическим лицом при покупке чего-либо для нужд работодателя, то сотрудник выступает представителем своей организации. Не зря мы упоминаем о доверенности как о документе, который может помочь избежать споров с налоговиками при принятии расходов для целей налога на прибыль, а также при вычете входящего НДС. Поэтому при совершении покупки от имени организации должен также соблюдаться лимит в 100 тыс. руб.

Подробнее о том, какую сумму можно выдать под отчет, см. в этой статье.

Бухучет возмещения расходов сотруднику

После того как сотрудник получил одобрение расходов от руководителя и представил все оправдательные документы, операция должна быть отражена на счетах бухучета. Как уже было установлено выше, возмещение расходов при невыдаче аванса нельзя назвать расчетами с подотчетными лицами, поэтому счет 71 использовать не следует. В плане счетов, утвержденном приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, следующим по порядку идет счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Его-то и предлагается использовать в описываемой ситуации:

Дт 10, 20, 26, 44 Кт 73 — оприходованы товары, работы услуги, оплаченные сотрудником;

Дт 19 Кт 73 — принят к учету входящий НДС;

Дт 73 Кт 50 — возмещены из кассы понесенные сотрудником расходы.

При организации учета подобных нестандартных операций следует принимать во внимание и их существенность. Если в организации было пару случаев покупки, например, канцтоваров без получения аванса и потраченная сумма незначительна, стоит задуматься, эквивалентна ли стоимость времени бухгалтера на организацию документооборота для этих операций сумме возможной ошибки. Если же, напротив, такие операции являются особенностью деятельности компании или их сумма значительна, то стоит придерживаться всех рекомендаций оформления, данных в нашей статье. Также хотим отметить, что сотрудникам лучше избегать покупок для нужд организации на собственные средства, дабы не было разногласий в части одобрения или неодобрения расходов руководством, а также для уверенности при налоговых проверках.

Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

nalog-nalog.ru

Приказ о возмещении расходов по подотчету

Статьи по теме

Представляем образец приказа, который регламентирует принципы возмещения затрат сотрудникам по подотчету.

В приказе прописывают возможность сотрудников покупать материалы за свой счет, получая последующую компенсацию расходов, устанавливают порядок возмещения таких затрат. Можно зафиксировать и максимальную сумму покупок, которую сотрудник вправе осуществить за счет собственных средств. С данным приказом всех работников знакомят под роспись. Он позволит избежать ситуаций, когда работники приобретают ненужные для компании ценности.

Образец приказа о порядке возмещения расходов по подотчету

Общество с ограниченной ответственностью «Виктория»

Приказ № 10

о порядке возмещения расходов, осуществленных сотрудниками за свой счет в интересах фирмы

г. Москва 11 января 2016 года

В связи с необходимостью регламентировать порядок возмещения сотрудникам расходов, осуществленных ими за счет собственных средств в интересах ООО «Виктория» (далее — Общество), приказываю:

1. Установить, что сотрудники Общества вправе приобретать материально-производственные запасы в интересах организации за счет собственных средств с последующей компенсацией затрат. При этом максимальная сумма покупки не может превышать 40 000 руб.

2. Разрешить приобретение ценностей сотрудникам за свой счет только, если ценности необходимы для производственной деятельности Общества. И сотрудник не имеет возможности предварительно получить деньги под отчет.

3. Обязать сотрудников представить заявление о компенсации расходов и подтверждающие документы в течение 10 рабочих дней со дня приобретения материалов.

4. Главному бухгалтеру Яковлевой Р.Л. обеспечить выплату компенсации сотрудникам в течение 10 рабочих дней с момента издания руководителем приказа о возмещении затрат.

5. Инспектору по кадрам Беловой И.А. ознакомить сотрудников Общества с настоящим приказом.

Генеральный директор Ильин О.Л. Ильин

С приказом ознакомлены:

главный бухгалтер Яковлева Р.Л. Яковлева

инспектор по кадрам Белова И.А. Белова

менеджеры Солнцев С.Р. Солнцев

В бухучете компенсацию расходов отразите с использованием счета 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Проводки будут следующие:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

— оприходованы приобретенные сотрудником ценности;

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» КРЕДИТ 50 (51)

— возмещены расходы работнику.

Подпишитесь на популярные статьи

Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.



Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Самое выгодное предложение



Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

www.26-2.ru

Возмещения личных расходов сотруднику



Вопрос-ответ по теме

Добрый, день! Вопрос о подотчетных суммах. Обычно у нас авансовые отчеты на директора оформляются. В июле сотрудник со своей карты покупал канцтовары. Нужно ли приказ или оформить авансовый отчет?

Скачать готовую памятку по 6-НДФЛ за II кв. от ФНС

Срочно! Минтруд ввел новые доплаты для работников

Если сотрудник оплатил канцтовары со своих денежных средств, тогда авансовый отчет составлять не нужно. Для возмещения личных расходов сотруднику нужно написать заявление и приложить к нему подтверждающие покупку документы (кассовые чеки, накладные). На основании приказа возместите данные расходы. Так же рекомендуем оформить общий приказ по фирме, регламентирующий порядок возмещения подобных затрат (срок возврата денег, максимальную сумму покупки и пр.)

В случае перечисления подотчетных средств на карту сотрудника, он должен отчитаться за полученные средства в авансовом отчете. К авансовому отчету нужно приложить документы, подтверждающие оплату зарплатной картой.

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

1.Как компенсировать расходы сотруднику, если он приобрел товары для организации за свой счет

Сотрудник может приобрести для организации необходимые товары (работы, услуги) за счет личных средств. В этом случае авансовый отчет можно не оформлять, так как этот документ обязаны составлять лишь те сотрудники, которым были выданы деньги организации (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Для возмещения личных расходов сотруднику нужно написать заявление и приложить к нему подтверждающие покупку документы (кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т. д.).

2. Можно ли перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника

Представители Минфина и Казначейства России придерживаются мнения, что денежные средства можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях:
– оплаты командировочных расходов;
– компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике организации предусмотрите такой порядок расчета с подотчетными лицами. Например, пропишите, что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников». Кроме того, в платежном поручении укажите, что перечисляемые средства являются подотчетными.

Сотрудник, в свою очередь, должен предоставить в организацию заявление о перечислении подотчетных сумм на его зарплатную банковскую карту и указать реквизиты для перечисления. А затем приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие оплату зарплатной картой.

Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288 и в совместном письме от 10 сентября 2013 г. Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554. Хоть последнее письмо и адресовано бюджетным учреждениям, сделанные в нем выводы актуальны для коммерческих организаций.

Некоторые арбитражные суды также не отрицают возможность выдачи подотчетных денежных средств на банковскую карту сотрудника. Например, в постановлении от 11 февраля 2008 г. № А52-174/2007 ФАС Северо-Западного округа указал, что организация правомерно перечислила на зарплатный счет сотрудника подотчетные денежные средства. Эта операция была подтверждена приказом руководителя (в нем была зафиксирована возможность выдавать подотчетные суммы своим сотрудникам путем их перечисления на банковские карты).

Внимание! Узнайте, примут ли ваши 4-ФСС, 6-НДФЛ, РСВ за 2 квартал. Это бесплатно и займет не более минуты вашего времени

Стоит отметить, что в унифицированном бланке авансового отчета предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм – наличными деньгами. Такое же мнение было высказано Банком России в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408. В то же время в письме от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513 Банк России при комментировании расчетов по командировкам указал на то, что вопрос о возможности использования банковских карт для расчетов по подотчетным суммам не относится к его компетенции. Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было. Поэтому организация должна самостоятельно принять решение, руководствоваться ей этим письмом или нет.

Кроме того, организация вправе применять самостоятельно разработанную форму авансового отчета, предусмотрев в ней иные способы выдачи денег, а не только наличными.

Таким образом, организация вправе перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника, при условии, что это предусмотрено учетной политикой. Вместе с тем, если бухгалтер хочет полностью обезопасить себя от лишних споров с контролирующими ведомствами, по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу.

В любом случае ответственности за перечисление подотчетных денег сотрудника на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).

Из статьи журнала «Упрощенка» № 1, Январь 2014

Работник купил материалы за свой счет и ему нужно компенсировать расходы

Частые ошибки, которые находят налоговики в 6-НДФЛ

В таблице ниже собраны ошибки, из-за которых придется подавать уточненный расчет 6-НДФЛ. Если исправите эти ошибки прежде, чем их найдут налоговые инспекторы, избежите штрафа по статье 126.1 НК РФ.



Полную таблицу со всеми ошибками и 100 решений для заполнения 6-НДФЛ за полугодие найдете в курсе Отчетность в Школе.

www.zarplata-online.ru

Приказ о возмещении расходов



Обычно на приобретение товаров или услуг в пользу компании сотрудники берут деньги под отчет. Однако может случиться, что деньги работнику не выдали, не рассчитывая на затраты, а у него все-таки появились непредвиденные производственные расходы. В этом случае компания вполне может такую сумму работнику возместить, закон этого не запрещает. А раз предварительно подотчетных денег в кассе сотрудники в этом случае не получают, авансовый отчет составлять не нужно.

Чтобы подтвердить обоснованность выплаченной сотруднику компенсации, понадобится его заявление на возмещение произведенных расходов с приложением подтверждающих документов и приказ руководителя компании о выплате компенсации.

Как документ влияет на налоги

Приказ о компенсации расходов, произведенных в пользу компании, необходим для подтверждения этих затрат при расчете налога на прибыль. Кроме того, он снимет вопросы проверяющих по поводу удержания НДФЛ: затраты, произведенные в пользу компании, к доходу сотрудника не относятся.

Также приказ подтвердит, что сумма возмещения освобождена от НДФЛ и страховых взносов, в том числе взносов на травматизм (ст. 209 НК РФ, ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ, ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

Но, кроме приказа и заявления работника, конечно, потребуются подтверждающие расходы документы, например чеки, квитанции.

В каком виде составляется

Унифицированной формы приказа о возмещении понесенных сотрудником в пользу компании затрат не установлено, поэтому его можно составить в произвольной форме, к примеру, на бланке компании.

Что обязательно должно быть в документе

В приказе обязательно нужно указать, какому именно работнику выплачивается компенсация, за какие расходы и ее размер. Кроме того, стоит детально описать цели и обстоятельства, при которых были произведены расходы, – это подтвердит их производственную необходимость. Также в приказе можно дать указание бухгалтерии возместить расходы в указанном размере.

Общество с ограниченной ответственностью
«Компания»

ПРИКАЗ № 18

г. Москва 10 февраля 2012 года

о возмещении расходов

При посещении 8–10 февраля 2012 года профессиональной выставки «Мир стекла – 2012», которая проходила в Экспоцентре (г. Москва), по поручению руководителя отдела маркетинга Михайловым М.М. был приобретен за свой счет каталог с контактами участников выставки для его использования в деятельности компании в качестве базы данных потенциальных клиентов. Стоимость каталога составила 1500 (одна тысяча пятьсот) рублей, что подтверждается представленным кассовым чеком.

В связи с вышеизложенным

1. Выплатить Михайлову М.М. компенсацию произведенных за свой счет расходов в размере 1500 (одна тысяча пятьсот) рублей.

2. Главному бухгалтеру Петровой А.П. обеспечить выплату компенсации Михай-лову М.М. в срок не позднее 13 февраля 2012 года.

Основание: заявление Михайлова М.М. от 10.02.2012.

Генеральный директор ООО «Компания» Иванов И.И.

www.gazeta-unp.ru

Приказ о возмещении работнику расходов



Согласно ст.167 ТК РФ, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов. Таким образом, для работников определены гарантии:

• сохранение места работы (должности);
• сохранение их прежнего уровня оплаты труда;
• возложение на работодателя обязанности возместить работнику расходы, понесенные им в связи с выездом и пребыванием в командировке.

Порядок возмещения командировочных расходов работнику

Конкретный порядок и размеры возмещения расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Например, в учреждении может действовать внутреннее Положение о командировках, являющееся частью коллективного договора (наряду с Положением о системе оплаты труда, Положением о премировании и т.д.), или, например, приказ руководителя об особенностях возмещения затрат в связи со служебными командировками.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

• по проезду;
• по найму жилого помещения;
• связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные, произведенные сотрудником с разрешения или ведома работодателя.

Оформление и содержание приказа о возмещении командировочных расходов

Приказ о возмещении расходов оформляется по окончании командировки в том случае, когда работником потрачены денежные средства сверх выданного аванса.

В любом образце документа должны быть отражены:

• фамилия, имя, отчество, должность сотрудника;
• дата командировки:
• место назначения;
• основание для возмещения затрат;
• ответственное лицо за исполнение приказа.

Приказ о возмещении расходов регистрируется в журнале регистрации распоряжений по личному составу.

Сроки хранения

Существуют два срока хранения приказов о возмещении работнику расходов: 75 и 5 лет.

В организациях 75 лет хранятся приказы, если они были связаны с отправкой работника в длительные внутрироссийские и зарубежные командировки или связаны с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

5 лет хранятся приказы, если они были связаны с направлением работника в краткосрочные внутрироссийские и зарубежные командировки.

Этот документ используется в следующих процедурах:

www.freshdoc.ru