Работник не предоставил трудовую книжку при приеме на работу

Цитата: При приеме на работу в организацию по основному месту работы работник утверждает, что в период трудоустройства потерял трудовую книжку, и очень просит завести ее заново.

Ни в коем случае не делайте этого, иначе вы нарушаете закон. Проинформируйте работника, что в соответствии с пунктом 31 Правил «лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы». И именно этот работодатель и выдает работнику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

Цитата: Организация принимает на работу сотрудника. Со слов сотрудника трудовая книжка потеряна им после увольнения с предыдущего места работы в другом регионе. Трудовой стаж подтверждается только копией трудовой книжки, заверенной работодателем по предыдущему месту работы, но в которой нет записи об увольнении. Каков порядок восстановления утерянной трудовой книжки? Может ли копия предыдущей трудовой книжки быть основанием для внесения записей в новую трудовую книжку и подтверждения стажа?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Работнику необходимо обратиться к прежнему работодателю для оформления дубликата трудовой книжки либо обратиться с письменным заявлением к новому работодателю для оформления новой трудовой книжки. Однако в рассматриваемом случае копия трудовой книжки не может подтверждать стаж работника, поэтому внести записи о стаже и сведения о прежних местах работы в новую трудовую книжку невозможно. Для подтверждения стажа работнику необходимо собрать официальные документы с предыдущих мест работы.

Обоснование вывода:
Гражданин, утративший трудовую книжку, может восстановить ее, выбрав один из двух вариантов действий.
Первый вариант предусмотрен п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225), в соответствии с которым лицо, утратившее трудовую книжку, вправе заявить об этом работодателю по последнему месту работы. В этом случае работодатель обязан выдать лицу дубликат трудовой книжки.
Второй вариант предусмотрен непосредственно в части пятой ст. 65 ТК РФ, согласно которой лицо, утратившее трудовую книжку, в случае поступления на новую работу вправе обратиться с письменным заявлением к новому работодателю, который обязан оформить новую трудовую книжку.
Таким образом, обязанность по восстановлению утерянной трудовой книжки может быть возложена либо на работодателя по последнему месту работы (выдача дубликата трудовой книжки), либо на нового работодателя (оформление новой трудовой книжки).
Поскольку работодатель по предыдущему месту работы находится в другом регионе и получить дубликат книжки не просто, то работнику проще обратиться с письменным заявлением к новому работодателю, который обязан оформить новую трудовую книжку. Здесь необходимо учитывать, что ни ТК РФ, ни иные нормативные акты не содержат требований, возлагающих на работодателя обязанность по внесению сведений о предыдущем трудовом стаже работника в подобном случае, хотя и не запрещают этого. На возможность внесения работодателем сведений о предыдущих местах работы при оформлении новой трудовой книжки в соответствии с ч. 5 ст. 65 прямо указывается и в разъяснении Федеральной службы по труду и занятости в письме от 30.04.2008 N 1026-6.
То, что работодателю в принципе не запрещено вносить сведения о трудовом стаже работника до поступления к нему на работу, подтверждается и в п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69), согласно которому в дубликат трудовой книжки подобные записи производятся на основании подтверждающих документов, а общий стаж работы записывается суммарно без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
В данном случае заполнение сведений об уже существующем трудовом стаже возможно на основании документов, выданных предыдущим работодателем. Согласно п. 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий (утверждены постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555) и п. 8 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам (утверждены приказом Минздравсоцразвития РФ от 06.02.2007 N 91) при отсутствии трудовой книжки в подтверждение периодов работы принимаются трудовые договоры, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.
Сведения о стаже работы у предыдущих работодателей можно внести на основании информации, содержащейся в формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования (например формах N СЗВ-К, N СЗИ-5, утвержденных постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п), поскольку при заполнении этих форм для подтверждения периода работы гражданина до его регистрации в качестве застрахованного лица должны были учитываться данные, содержащиеся в трудовой книжке и других документах, подтверждающих трудовой стаж гражданина, а после его регистрации — в документах об уплате соответствующих обязательных платежей, выдаваемых в установленном порядке территориальным органом ПФР на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета (п.п. 6, 34 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий).
В рассматриваемом случае проблему внесения записи о стаже по предыдущему месту работы вызывает то обстоятельство, что работник для подтверждения стажа предъявляет только копию книжки по предыдущему месту работы без даты увольнения.
Поскольку каких-либо требований к заверению копий трудовой книжки в подобных случаях не установлено, то надлежащее заверение копии прежним работодателем придает ей юридическую силу (п. 30 ГОСТ Р 51141-98, п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003), т.е. достоверно подтверждает сведения о прежнем стаже работы. Отметим, что, например, возможность подтверждения страхового стажа копией трудовой книжки предусмотрена в п. 13 Перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с федеральными законами «О трудовых пенсиях в РФ» и «О государственном пенсионном обеспечении в РФ» (утвержден постановлением Минтруда России и ПФР от 27.02.2002 N 16/19па).
Отметим, что в указанных выше актах, позволяющих работодателю вносить сведения о стаже по прежним местам работы, копия трудовой книжки как документ, подтверждающий эти периоды, не указана. Но самое главное то, что в рассматриваемом случае в копии трудовой книжки не указана дата увольнения. Соответственно, у Вас нет всех документально подтвержденных сведений о трудовом стаже работника до поступления его на работу в Вашу организацию, а именно отсутствует информация о дате его окончания.
В рассматриваемой ситуации работнику необходимо запросить соответствующие документы (справку, приказ об увольнении) по прежнему месту работы. Если этот работодатель уже прекратил свою деятельность, работник может затребовать документы в архивах, куда работодатели должны их сдавать при ликвидации.
В противном же случае у нового работодателя нет оснований вносить сведения о прежнем трудовом стаже в новую трудовую книжку и он может внести сведения только о периоде работе у себя.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Арзамасцев Александр

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем

www.buhonline.ru

Новый работник при приеме принес чистый бланк трудовой книжки в связи с утерей

Добрый день. Не вижу причин, что нельзя.
Статья 65 Трудового кодекса РФ
В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

И какая разница откуда взялась новая трудовая книжка сотрудник принес или выдал работодатель?

Не соглашусь, работодатель обязан иметь бланки ТК и вести строгий учет ТК, такая обязанность закреплена Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках»

Вопрос из журнала Кадровое дело

Как поступать в таком случае. Работник пришел устраиваться на работу. Предъявляет чистую трудовую книжку, которую он купил сам. Говорит, что нигде не работает и просит внести первую запись о трудоустройстве в нашей организации. Его коллеги утверждают, что работник уже где-то работает и там находится его основная трудовая книжка. Явных доказательств нет. Сам работник отрицает факт работы на другом предприятии. Мне просто заполнить новую трудовую книжку?

Ответ
В соответствии с ч. 1 ст. 66 Трудового кодекса РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (ч. 2 ст. 66 ТК РФ).
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках».
Согласно ст. 65 Трудового кодекса РФ трудовая книжка является документом, обязательным для предъявления при устройстве на работу (за исключением случаев, когда работник устраивается на работу впервые или на условиях совместительства).
В соответствии с частью 5 статьи 65 ТК РФ в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Так же, если сотрудник впервые устраивается на работу, то именно организация должна выдать ему трудовую книжку (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). Более того, трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Так, каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек, в частности, приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Соответственно, все трудовые книжки, выданные в организации, должны найти свое отражение в этой книге. Записи в книгу вносятся после получения бланков от законных распространителей, а не от сотрудника. Дополнительно отметим, что при выдаче трудовой книжки с сотрудника может взиматься плата за ее бланк.
Таким образом, принять трудовую книжку, купленную самим сотрудником, организация не вправе. Работнику необходимо разъяснить, что приобретенный им бланк трудовой книжки может оказаться поддельным, и у него в последующем возникнут проблемы с подтверждением страхового стажа.

Новая трудовая книжка выдается работнику на основании его заявления, в котором он отражает и причину отсутствия у него трудовой книжки. На основании такого заявления работодатель выдает трудовую книжку работнику ( часть 5 статья 65 Трудового Кодекса РФ). Если никаких данных о его стаже до поступления на работу к вам нет, то вы оформляете трудовую книжку как любому впервые поступающему на работу.

В каких случаях оформляется новая трудовая книжка

Новая трудовая книжка может быть оформлена в двух случаях

• Поступающий на работу заключает трудовой договор впервые (в соответствии с частью 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ при заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем).
• Поступающий на работу заявляет об утрате, повреждении или отсутствии трудовой книжки по любой другой причине (в соответствии с частью 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствии трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку).

При оформлении новой трудовой книжки обратите внимание!

Оформление новой трудовой книжки осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

При оформлении новой трудовой книжки обязательным является получение от поступающего на работу письменного заявления с указанием причины отсутствия трудовой книжки.

При этом причина отсутствия трудовой книжки может быть любой, а работодатель, получив письменное заявление, не вправе отказать работнику в оформлении трудовой книжки. Работодатель обязан оформить новую трудовую книжку только работнику, проработавшему у него свыше пяти дней и если работа у данного работодателя является для работника основной (часть 3 статьи 66 Трудового кодекса РФ, пункт 3 “Правил ведения и хранения трудовых книжек… “, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках»).

Некоторые кадровики считают, что если работник поступает на работу впервые, то работник не должен писать заявление с просьбой об оформлении трудовой книжки, поскольку часть 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ этого не требует.

Но позволю себе спросить: Каким же образом кадровику узнать, в первый раз работник устраивается на работу или нет?

Полагаю, что только получив, письменное заявление.

Поэтому, на мой взгляд, правильным будет истребование с работника письменного заявления о выдаче новой трудовой книжке в случае ее отсутствия по любой причине.

Также следует помнить, что работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (пункт 44 “Правил ведения и хранения трудовых книжек… “, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках»). Работодатель не вправе требовать с работника, чтобы он самостоятельно покупал трудовую книжку.

При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на ее приобретение.

Образец заявления о выдаче (оформлении) новой трудовой книжки

ООО «Кадровые решения»
Петрову П.П.
Иванова Ивана Ивановича

В связи с тем, что мной утрачена трудовая книжка (либо «я поступаю на работу впервые», либо «старая трудовая книжка повреждена и непригодна к использованию», либо указывается другая причина), на основании части 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ прошу оформить мне новую трудовую книжку.

Дата / подпись / фамилия, инициалы

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

blogkadrovika.ru

Человеку, начинающему трудовую биографию, и сотруднику отдела кадров, который оформляет его прием на работу, необходимы точные сведения, как оформить трудовую книжку впервые. Разберем порядок приобретения и заполнения этого документа, а также порядок хранения трудовых книжек, алгоритм действий при утрате или выдаче на руки работнику.

Порядок оформления трудовой книжки

Трудовая книжка представляет собой документ, отражающий трудовую биографию гражданина. Когда человек обращается за оформлением пенсии по старости, именно трудовая книжка служит официальным подтверждением наличия у него трудового стажа.

Выясняя, как завести трудовую книжку впервые, важно не ошибиться, кому следует приобретать бланк документа – самому работнику в книжном магазине (на рынке, в киоске) или работодателю.

Работодатель также должен:

• вести специальную книгу учета выдачи, хранения и прихода-расхода трудовых книжек, где регистрируются документы новых сотрудников;
• хранить трудовые книжки работников, неся ответственность за их сохранность;

Чистый бланк трудовой книжки заполняется на основании трех документов:

• паспорта нового работника либо ксерокопии;
• приказа о приеме на работу.

Сведения об увольнении вносятся в трудовую в тот же день, и документ сразу же выдается на руки лицу, с которым прекращены трудовые отношения.
Провести правильное оформление трудовой книжки впервые поможет представленный образец.

На главном развороте указываются:

• дата рождения;
• постановки личной подписи.

Исправления в трудовой книжке касаются изменения ФИО работника (если человек вступил в брак и взял фамилию супруга и др.) либо сведений об образовании.
Порядок исправлений:

1. аккуратно одной чертой зачеркнуть надпись, чтобы она читалась;
2. дату приема;
3. «Принят на работу на должность …» с указанием наименования структурного подразделения компании, если оно упомянуто в трудовом договоре с работником;

   Если работник предъявил документ, подтверждающий воинскую службу, после того, как в трудовой книжке сделана запись о приеме на работу, допускается внесение данных о службе после этой записи.

   Работодатель обязан удовлетворить данное заявление, а инстанции не вправе требовать оригинал документа у лица, чья трудовая книжка хранится по основному месту работы.

   Утеря трудовой книжки по вине компании, в которой хранился документ, обязывает работодателя восстановить утраченный документ:

   • выписать работнику дубликат трудовой;

   otdelkadrov.online

   Особенности и образец заявления для оформления трудовой книжки впервые

   Обратите внимание: заполнять свою трудовую книжку самостоятельно гражданин не вправе, это обязанность кадровика либо иного представителя работодателя. Закон не обязывает нового работника писать заявление на оформление трудовой книжки впервые, но его образец пригодится, если такой документ предусмотрен правилами организации-работодателя.

   

   Если работник, на которого заведена трудовая книжка на первом месте работы, устраивается работать в еще одну компанию, вторая книжка не оформляется. На втором месте работы гражданин трудится по совместительству. Вносить ли сведения об этом трудовом периоде в трудовую книжку, закон оставляет на усмотрение самого работника. Запись о приеме на второе место работы делает кадровик по основному месту, для этого нужно предъявить ему подтверждающий документ (справку, либо копию приказа, или копию трудового договора).

   Приобретение трудовой книжки

   Покупать бланк трудовой книжки самостоятельно не рекомендуется, поскольку существует риск купить экземпляр, не соответствующий действующим стандартам либо изготовленный предприятием, не имеющим права производить такие бланки.

   Важно: приобретать трудовые книжки для персонала обязан работодатель, и он не вправе требовать от нанимаемого работника, чтобы тот покупал бланк самостоятельно.

   • выдавать трудовую книжку работнику на руки при его увольнении, делая соответствующую запись в указанной выше книге.

   Как заполняется трудовая книжка

   • документа об образовании;

   Трудовая книжка оформляется лицу, принятому на работу, не позднее семи дней с момента подписания соответствующего приказа. В такой же срок делаются записи в этом документе о приеме / переводе на должность, награждении, повышении квалификации.

   

   • ФИО полностью – точь-в-точь как в паспорте;
   • образование, профессия, специальность – как указано в предоставленном документе об образовании.

   Сразу после заполнения этих данных кадровик предоставляет трудовую книжку работнику для:

   • проверки внесенных данных;

   Если бланк испорчен, кадровик обязан составить соответствующий акт, после чего выписать трудовую книжку заново.

   • записать выше новые сведения;
   • рядом вписать название, номер и дату документа, послужившего основанием для исправления (свидетельство о браке, диплом об образовании, другой документ);
   • заверить запись подписью лица, сделавшего исправление, и печатью компании.

   После заполнения первого разворота трудовой книжки кадровик переворачивает страницу и вносит запись о приеме на работу, указывая в графах под соответствующими номерами:

   • порядковый номер записи;
   • наименование, номер и дата решения (приказа, распоряжения) о приеме на работу.

   Хранение документа и выдача работнику

   Трудовая книжка, хранящаяся в организации, не подлежит выдаче на руки работнику в период, когда они с работодателем находятся в трудовых отношениях.
   Если работающему лицу понадобился этот документ для предоставления в ту или иную инстанцию, гражданин должен обратиться к работодателю с заявлением о выдаче копии трудовой книжки либо выписки из нее.

   Утеря трудовой книжки

   • восстановить все данные о стаже работника и прочие записи в документе, подавая запросы в необходимые службы и оплачивая соответствующие расходы.

   При утере трудовой книжки работником дубликат документа также выдается работодателем (по заявлению гражданина), но восстановление данных становится заботой лица, допустившего утрату.