Документы для работника: готовим и выдаем

«Отдел кадров коммерческой организации», 2013, N 11

ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ РАБОТНИКА: ГОТОВИМ И ВЫДАЕМ

Нередки ситуации, когда работник обращается к работодателю с просьбой о выдаче тех или иных документов, связанных с работой, — копий приказов, локальных нормативных актов, справок, выписок и пр. Причем такое обращение возможно как во время работы, так и после увольнения. Сегодня расскажем, в какой форме работник должен запросить документы, какие документы работодатель обязан выдать работнику, установлены ли сроки для такой выдачи, как оформить справки, выписки и иные необходимые работнику документы.

Какие документы может запросить сотрудник?

На основании ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать документы, связанные с работой:

— копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;

— выписки из трудовой книжки;

— справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.

Не стоит думать, что иные документы работник потребовать не вправе. Верховный суд Республики Саха (Якутия) в Апелляционном определении от 12.08.2013 по делу N 33-2996/13 указал, что перечень документов (копий документов), перечисленных в ст. 62 Трудового кодекса РФ, не является исчерпывающим. Помимо названных работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему и другие документы. А это значит, что работник может попросить выдать ему положение об оплате труда, коллективный договор, акты о несчастном случае, документы, подтверждающие прохождение аттестации, и любые иные документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника и затрагивающие его права.

Отметим, что есть и иное мнение судов относительно выдачи запрашиваемых работниками локальных нормативных актов. Например, Московский городской суд в Определении от 08.02.2012 по делу N 33-3328 указал, что на работодателе исходя из смысла ст. 62 ТК РФ лежит обязанность безвозмездно предоставить работнику документы, содержащие персональную информацию о нем, но не локальные нормативные акты, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя только ознакомить сотрудников с ними под роспись (ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Мы не разделяем данную точку зрения и считаем, что работодатель обязан выдать любой документ, включая локальные нормативные акты, который связан с работой конкретного сотрудника, содержит перечень прав и обязанностей, гарантий и льгот, установленных для него. Например, если он требует копию штатного расписания, не нужно копировать весь документ: достаточно сделать выписку относительно конкретного работника.

Помимо ст. 62 обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу, а на основании ст. 84.1 — копию приказа (распоряжения) об увольнении.

Обратите внимание! Чтобы получить копию приказа о приеме на работу или увольнении, работнику достаточно устно этого потребовать, поскольку обязательность письменной формы обращения за такой копией ст. ст. 68, 84.1 ТК РФ не установлена.

Кроме этого, работодатель обязан предоставить работнику копии любой записи, содержащей его персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных». На это указывает ст. 89 ТК РФ, предоставляя такое право работникам в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя.

Статья 80 ТК РФ устанавливает, что в последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению последнего.

А вот экземпляр трудового договора согласно ст. 67 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику без всяких его требований. Без заявлений и требований работодатель обязан выдавать и расчетные листки (ст. 136 ТК РФ).

Но не только Трудовой кодекс устанавливает требования о выдаче работодателем документов работнику — такое требование содержится и в иных федеральных законах. Назовем некоторые из них.

1. Закон РФ от 19.04.1991 N 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» требует выдавать справку о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3).

2. Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» — справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой (ст. ст. 4.1, 4.3).

3. Федеральный закон от 30.04.2008 N 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений» — одновременно с предоставлением расчетного листка работодатель дает застрахованным лицам информацию об исчисленных, удержанных и перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (п. 8 ст. 9).

К сведению. Для получения единовременного пособия при рождении ребенка сотрудница должна представить документы, названные в п. 28 Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 N 1012н), одним из которых является справка с места работы мужа о том, что пособие ему не назначалось.

4. Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» — копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже выдается работникам:

— подавшим заявления о выходе на трудовую пенсию, — в течение 10 календарных дней со дня подачи заявлений;

— в день увольнения или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы (в данном случае работодатель должен получить от работника подтверждение передачи этих сведений).

Сроки выдачи документов

Большинство документов, требуемых работниками, должны быть выданы в течение трех рабочих дней со дня обращения за ними или подачи заявления. В частности, в этот срок должны быть выданы:

— копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу;

— копия трудовой книжки;

— справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ);

— справка в службу занятости о среднем заработке за последние три месяца;

— копии любой записи, содержащей персональные данные работника.

Для некоторых документов установлены иные сроки, зависящие от обстоятельств и времени обращения. Для наглядности представим их в таблице.

www.hr-portal.ru

Заявление о выдаче документов, связанных с работой

Предлагаем ознакомиться и скачать образец заявления о выдаче документов, связанных с работой. Обычно документы представляются в суд в качестве доказательств при подаче исков о восстановлении на работе, о взыскании заработной платы, об отмене приказа о дисциплинарном взыскании.

Заявление подается по месту работы в порядке статьи 62 Трудового кодекса РФ. Именно в этой норме закреплена обязанность выдачи работодателем необходимых документов, здесь приведен их примерный перечень, в том числе приказы, которые издавались в отношении заявителя, справки о размере и составных частях заработной платы, справки о периоде работы и занимаемых должностях, сведения о размере страховых взносов, характеристики. Обращаем внимание, что перечень документов законом не ограничен. Единственным ограничением является то, что документы должны касаться лично этого работника, в них должна звучать его фамилия.

Работник не должен объяснять причины, по которым он запрашивает документы, связанные с его работой. Он может не указывать, для чего ему нужны такие документы и как он будет их использовать.

Запрашиваемый документ должен быть оформлен надлежащим образом и заверен работодателем. Общим требованием к оформлению является наличие даты и номера регистрации документа в организации, подпись лица, которое утвердило или составило данный документ. На копиях документа ставится отметка о месте нахождения подлинника. Все копии документов заверяются подписью руководителя, индивидуального предпринимателя или работника отдела кадров, имеющего такие полномочия.

Чтобы получить документ, работник должен оформить заявление о выдаче в письменном виде, зарегистрировать его у работодателя. Желательно оставить у себя второй эккзепляр заявления с отметкой о принятии. Устный запрос, в силу закона, не обязывает выдавать такие бумаги. Работодатель обязан выдать документы, связанные с работой, в течение трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления.

Если документы необходимы работнику в качестве доказательств по трудовому спору, а работодатель отказался их выдать, то можно подать ходатайство об истребовании доказательств. В этом случае предлагаемый образец будет подтверждать, что истец предпринимал необходимые меры для истребования доказательств, которые результата не принесли.

Если документы необходимы работнику для представления в другие, кроме суда, организации, а работодатель отказывает в этом, самым эффективным способом затребовать документы будет подача жалобы в трудовую инспекцию.

______________________________
(ФИО, должность руководителя
и наименование работодателя)
От ____________________________
(ФИО полностью, должность, адрес)

о выдаче документов, связанных с работой

Прошу выдать мне необходимые документы, связанные с моей работой, а именно (выберите необходимые документы из предлагаемого списка или укажите свои):

• копия приказа о приеме на работу _________ (если известно, указать дату и номер);
• копия приказа об увольнении _________ (если известно, указать дату и номер);
• копия приказа о переводе _________ (если известно, указать дату и номер);
• копия трудового договора _________ (если известно, указать дату и номер);
• справку о размере заработной платы за период с ___ по ___ (указать период, за который требуются сведения о заработной плате);
• справку о составных частях заработной платы за период с ___ по ___ (указать период, за который требуются сведения о заработной плате);
• справку по форме 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица» за период с ___ по ___;
• характеристику на мое имя, с указанием обязательных сведений _________ (перечислить сведения, которые должны быть указаны в характеристике);
• справку о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование за период с ___ по ___;
• выписку из трудовой книжки.

В соответствии со статьей 62 Трудового кодека РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Дата подачи заявления «___»_________ ____ г. Подпись _______

Скачать образец заявления:

Заявление о выдаче документов, связанных с работой (17,0 KiB, 1 720 hits)

vseiski.ru

Процедура выдачи копий документов работнику, связанных с работой



Основания для выдачи работнику копий документов, связанных с работой

В хозяйственной деятельности любой организации, независимо от ее размеров и специализации существует значительный документооборот, который составляется для внутреннего (для сотрудников организации) и внешнего пользования (для контрагентов, контролирующих органов и т.д.).

Часто возникают ситуации, когда работнику нужны документы, связанные с его работой в организации, например:

• оформление приема на работу по совместительству;
• подтверждение трудового стажа;
• получение различных денежных выплат;
• получение кредита;
• увольнение;
• и иные ситуации.

Порядок выдачи документов регулируется ст. 62 ТК РФ.

Согласно данной статье работодатель обязан безвозмездно выдать по заявлению работника документы (или копии), связанные с работой, например:

• копия приказа о приеме на работу;
• копия приказа о перевод на другую работу;
• копия приказа об увольнении с работы;
• выписка из трудовой книжки;
• справка о заработной плате;
• справка о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
• справка о периоде работы у данного работодателя;
• иные.

Данный перечень открытым. Следовательно, работник может потребовать копию иного документа, прямо не оговоренного в ТК РФ, если сочтет, что этот документ содержит информацию о его трудовой деятельности.

Порядок выдачи работнику документов, связанных с работой

Инициирует процедуру выдачи документов (или их копий), связанных с работой, сам работник путем подачи заявления на имя руководителя организации.

Заявление составляется в произвольной форме, так как унифицированной формы заявления выдаче документов, связанных с работой трудовым законодательством РФ не разработано.

В заявлении работник должен перечислить наименование тех документов, которые ему необходимо получить.

С заявлением работника руководитель организации должен ознакомиться и проставить визу или отметку, свидетельствующую о том, что он осведомлен о желании работника.

Согласно ст. 62 ТК РФ работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику документы, связанные с работой.

В случае нарушения данного срока или отказа, работодатель может быть привлечен к ответственности по п.1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Все документы, выдаваемые работнику по его просьбе, должны быть надлежащим образом оформлены. Например, они должны содержать: печать организации, подпись руководителя или уполномоченного им лица, номер и дата составления документа.

Если выдается копия, то она должна быть заверена следующим образом:

1. ставится отметка о том, что данная копия верна;
2. указываются сведения о лице, заверившем копию (должность лица, подпись и расшифровка подписи);
3. ставится дата заверения копии;
4. проставляется печать организации.

Копии документов, связанных с работой, в зависимости от вида, могут быть заверены службой кадров или бухгалтерией организации.

Остальные процедуры и документы смотрите в разделе: кадровое делопроизводство.

Наиболее популярные шаблоны кадровых документов, используемые с данной процедурой:

www.freshdoc.ru

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

СТ 62 ТК РФ.

Части вторая — третья утратили силу. — Федеральный закон от 30.06.2006 N 90-ФЗ.

Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Комментарий к Ст. 62 Трудового кодекса РФ

1. Законодатель не связывает обязанность работодателя выдать работнику копии документов, связанных с работой, с действительной нуждаемостью работника в таких копиях. Поэтому требования работодателя к работнику представить соответствующие запросы или ходатайства от третьих лиц являются незаконными. Достаточно письменного заявления работника с указанием перечня копий документов, выдачи которых он требует. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно.

2. Общий порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, регламентируется Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан». Копии документов выдаются на бланках работодателя.

В таком же порядке работодатели могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Верность копии документа удостоверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится у работодателя.

Запрещается свидетельствование верности копий паспорта, заменяющих его документов, партийного, профсоюзного, военного билетов, депутатского удостоверения, служебных удостоверений, а также других документов, снятие копий с которых не допускается. Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

3. Комментируемая статья устанавливает примерный перечень документов, копии которых работодатель обязан выдать работнику; единственным легальным ограничителем этого перечня является указание на то, что документы должны быть связаны с работой данного работника. Возникает вопрос: имеет ли работодатель возможность отказать в предоставлении копии определенного документа (документов), а если имеет, то по каким основаниям?

С учетом упомянутых выше нормативных актов работодатель может отказать в выдаче копий документа, если:

в силу действующего законодательства с определенных документов запрещается снятие копий;

документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления;

документ содержит информацию, составляющую государственную, коммерческую или служебную тайну;

документ содержит информацию конфиденциального характера, касающуюся третьих лиц, в том числе других работников.

4. Как следует из ч. 1 комментируемой статьи, работодатель обязан выдать требуемые копии не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления. При подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа (см. ст. 312.1 ТК РФ и комментарий к ней).

5. Обязанность выдать работнику копии документов, связанных с работой, сформулирована в законе и, следовательно, является внедоговорной публично-правовой обязанностью. Виновное неисполнение работодателем этой обязанности служит основанием для привлечения его к публично-правовой (административной) ответственности (ст. 5.27 КоАП) вне зависимости от того, имелось ли об этом волеизъявление (заявление, жалоба) работника.

6. Об обязанности работодателя выдать работнику трудовую книжку и копии документов, связанных с работой, при увольнении работника см. ст. 84.1 ТК РФ и комментарий к ней.

www.trudkod.ru

Статья 62 ТК РФ. Выдача документов, связанных с работой, и их копий (действующая редакция)

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Комментарий к ст. 62 ТК РФ

1. Часть 1 ст. 62 обязывает работодателя по письменному заявлению работника выдавать ему копии документов, связанных с работой, в т.ч. и документов о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование. При этом работодатель не вправе требовать от работника объяснения причины, по которой копия того или иного документа ему необходима.

Перечень документов (копий документов), перечисленных в ч. 1 ст. 62, не является исчерпывающим. Помимо названных, работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему и другие документы, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав. Например, работодатель обязан выдать работнику характеристику, если она необходима ему для участия в конкурсе.

Все выдаваемые работнику по его просьбе документы (копии документов) должны быть надлежащим образом оформлены. Они должны быть заверены подписью руководителя или уполномоченного им лица и печатью организации. На документе должны быть указаны номер и дата его выдачи. Если выдается копия документа (например, копия приказа о приеме на работу или об увольнении), то на нем должна быть сделана отметка о том, что подлинник находится в данной организации.

Работник должен обратиться к работодателю с требованием о выдаче документов, связанных с работой, в письменной форме, т.е. путем подачи заявления.

По требованию работника работодатель обязан выдать необходимые ему документы не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления о выдаче документов.

2. Общий порядок выдачи и свидетельствования копий документов установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».

В соответствии с названным Указом организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

В таком же порядке организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данной организации.

Организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

www.zakonrf.info