Изменения в номенклатуре дел приказ

Номенклатуру дел допускается утверждать двумя способами – приказом руководителя организации или грифом утверждения непосредственно на самом документе. Приказ об утверждении номенклатуры дел следует подготовить, если вам необходимо задействовать административный ресурс для организации ведения делопроизводства – требуется сделать некие предписания, определить сроки выполнения, дать разъяснения и т.п. Это особенно актуально в случае непланового развития ситуации, например при пересоставлении номенклатуры дел в середине года в связи с изменение структуры.

Если ваши коллеги исполнительны и хорошо знакомы с основными требованиями делопроизводства, то будет вполне достаточно и проще выбрать второй способ утверждения (без приказа).

Приказ может быть составлен в виде:

  • «утвердить и ввести в действие прилагаемую номенклатуру дел» – номенклатура дел должна быть помещена как приложение в дело с приказами по основной деятельности,
    • «ввести в действие номенклатуру дел» – непосредственно сама номенклатура дел утверждается руководителем, в этом случае к приказу по основной деятельности она не прикладывается.

      • Ниже вы найдете образец приказа об утверждении номенклатуры дел.

      ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПАДАЮЩАЯ КОМЕТА»

      (ОАО «Падающая комета»)

      ПРИКАЗ

      « 25 » июня 2014 г. № 38

      Об утверждении номенклатуры дел на 2014 год

      В связи с приказом общества от 30.04.2014 № 26 «Об утверждении структуры и штатного расписания» и изменением функций его отделов п р и к а з ы в а ю:

      1. Утвердить и ввести в действие с 01.07.2014 прилагаемую номенклатуру дел общества на 2014 год.

      2. Общему отделу (Тарарайко О.А.) направить в отделы выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе.

      3. Начальникам отделов оформить обложки дел и обеспечить формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

      4. Признать утратившим силу приказ общества от 25.12.2013 № 163 «Об утверждении номенклатуры дел на 2014 год».

      5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора И.К. Таблеткина.

      Директор Д.В. Барабайкин

      или другой вариант

      В соответствии с п. 12.1 Инструкции по делопроизводству, утвержденной директором общества 12.10.2011, для совершенствования организации работы с документами п р и к а з ы в а ю:

      1. Утвердить и ввести в действие с 01.01.2014 прилагаемую номенклатуру дел общества на 2014 год.

      2. Начальникам отделов обеспечить формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

      3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора И.И. Непотребко.

      Директор У.А. Барабайкин

      Вы также можете скачать приказ об утверждении номенклатуры дел в формате doc.

      delo-ved.ru

      Внесение изменений в номенклатуру дел

      Стандартные корректировки, которые вносятся в номенклатуру дел в течение года, это новые дела. Для них предусмотрены резервные строки, индексы, и ситуация эта вполне штатная. Все прочие изменения без особых проблем могли бы потерпеть и до следующей номенклатуры на будущий год. Но изредка бывают и такие, которые не могут. Весна-2016 ознаменовалась в архивном деле сокращением срока хранения документов по личному составу и теперь предстоит внести соответствующие изменения в номенклатуру дел.

      Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „Об архивном деле в Российской Федерации“» дополнил последний статьей 22.1:

      Статья 22.1. Сроки временного хранения документов по личному составу

      1. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные до 2003 года, хранятся:

      1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

      2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

      3) в иных организациях – не менее 75 лет со дня создания.

      2. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные начиная с 2003 года, хранятся:

      1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

      2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

      3) в иных организациях – не менее 50 лет со дня создания.

      3. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:

      1) в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, – в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

      2) в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, указанных в пункте 1 настоящей части, – с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

      Изменения касаются всех организаций, в которых есть наемные работники, а значит, и документы по личному составу. А тем организациям, в которых принято регулярно создавать номенклатуру дел на ближайший год, теперь придется внести изменения в действующую номенклатуру. Насколько быстро это нужно сделать? В рабочем порядке. Срок хранения документов, напомним, начинает исчисляться с 1 января года, следующего за тем, когда документ был закрыт делопроизводством. Таким образом, вносить изменения в номенклатуру дел можно вплоть до декабря. Однако тянуть не стоит: большинство документов по личному составу, завершенных делопроизводством в 2016 г., уже имеют срок хранения 50 лет, а не 75, и это должно быть отражено в номенклатуре дел за 2016 г.

      Кто и как может внести изменения?

      Номенклатура дел – локальный нормативный акт организации, утвержденный руководителем, зарегистрированный и внесенный в электронные системы в общем для всех локальных нормативных актов (ЛНА) порядке. А значит, делопроизводитель, архивариус или секретарь не может просто «внести изменения» в оригинальный экземпляр номенклатуры, пусть даже эти изменения и продиктованы федеральным законодательством. Изменение ЛНА требует особой процедуры, общей для всех, которая придумана довольно давно, так что ничего нового изобретать не придется.

      Приведем алгоритм работы над внесением срочных изменений в номенклатуру дел (см. схему).

      Алгоритм работы над внесением срочных изменений в номенклатуру дел

      Инициируется заседание экспертной комиссии организации. На повестку дня выносятся два вопроса:

      1) необходимость изменить сроки хранения документов в номенклатуре дел в связи с вступлением в силу нового закона;

      2) проект приказа об изменении номенклатуры дел: рекомендуется вынести его на обсуждение комиссии сразу, чтобы не собирать потом для этого специальное заседание

      Экспертная комиссия принимает решение внести изменения в номенклатуру и согласует проект приказа.

      Примечание: если в организации нет экспертной комиссии, то инициатором изменений становится работник, ответственный за хранение документов, при поддержке начальника отдела кадров и, желательно, главного юриста компании. Они же и согласуют приказ

      Приказ подписывают и регистрируют в должном порядке

      Отдел кадров получает свою измененную номенклатуру

      Е.Н. Кожанова,
      специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

      Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2016.

      www.profiz.ru

      Корректировка номенклатуры дел

      Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения. Разработка номенклатуры дел представляет собой первый этап проводимой в делопроизводстве экспертизы ценности документов, которые создаются в организации и поступают в нее. Номенклатура дел составляется на предстоящий год, поэтому она является своего рода планом группировки документов в дела. В номенклатуре определяются заголовки дел, которые будут сформированы в делопроизводстве, и сроки их хранения.

      В большинстве организаций номенклатура дел строится по структурному принципу: в каждом подразделении составляется номенклатура дел, отражающая документы данного подразделения. Из номенклатур дел подразделений формируется сводная номенклатура дел организации. В номенклатуру дел включаются все документы, составляемые в организации и поступающие в нее из других организаций.

      Если документы организации в дальнейшем передаются на хранение в архив, номенклатура дел подлежит согласованию сначала с экспертной комиссией организации, затем – с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. После согласования с архивным учреждением номенклатура дел утверждается руководителем организации (заместителем руководителя организации, курирующим вопросы ДОУ). Номенклатура дел, согласованная с архивным учреждением, в дальнейшем может использоваться в течение пяти лет, если в организации не происходит серьезных структурных или функциональных изменений. Если такие изменения происходят, переработанная номенклатура дел заново согласовывается с архивом.

      Если документы организации в архив не передаются и в течение всего установленного для них срока хранения хранятся в организации (в архиве организации), согласование с архивным учреждением не проводится, и номенклатура дел после ее согласования с экспертной комиссией организации утверждается руководителем.

      Зачем нужна корректировка?

      Поскольку в течение года в деятельности организации могут произойти различного рода изменения, как структурного, так и функционального характера (могут быть созданы новые подразделения или ликвидированы ранее существовавшие, может произойти объединение нескольких подразделений или, наоборот, разделение одного подразделения на два, могут возникнуть новые направления деятельности и т.д.), в конце года службой делопроизводства проводится работа по корректировке номенклатуры дел.

      Корректировка номенклатуры дел означает уточнение заголовков дел, включение новых заголовков дел, отражающих новые направления деятельности, исключение заголовков дел, которые в новом году формироваться не будут. Если в организации было создано новое подразделение, следует разработать новый раздел и включить его в номенклатуру дел предстоящего года. Если в организации произошло разделение одного подразделения на два, следует произвести разделение соответствующего раздела номенклатуры дел.

      Работа по корректировке номенклатуры дел проводится в последнем квартале текущего года всеми организациями. Исключение оставляют организации, деятельность которых носит сезонный характер (экспедиции, театры и др.) и которые проводят работу по корректировке номенклатуры дел в конце текущего сезона. В любом случае работа по корректировке номенклатуры дел должна быть завершена к наступлению нового года (сезона). В большинстве организаций к 1 января наступающего года номенклатура дел должна быть перепечатана, в копиях или в электронном виде разослана по подразделениям, чтобы в первый рабочий день нового года сотрудники могли начать формирование дел по обновленной номенклатуре дел.

      Как организовать работу по корректировке номенклатуры дел?

      Прежде всего должен быть издан приказ руководителя организации, в котором будут даны соответствующие поручения службе делопроизводства и руководителям подразделений о проведении корректировки номенклатуры дел.

      Второй важный в организационном плане шаг – проведение службой делопроизводства рабочего совещания с работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. На этом совещании необходимо обсудить вопросы методического характера, в частности проанализировать содержание разделов номенклатуры, определить разделы, подлежащие корректировке, проанализировать правильность определения сроков хранения и рассмотреть другие вопросы, связанные с номенклатурой дел. Хорошо, если до проведения такого совещания служба делопроизводства проведет проверку правильности формирования дел в структурных подразделениях, в этом случае на совещании одновременно нужно будет обсудить и вопросы формирования дел. Дела должны формироваться в строгом соответствии с номенклатурой дел, и если выявляются какие-либо нарушения, то это тоже повод для обсуждения на совещании. Причиной неправильного формирования дел может быть неправильная формулировка их заголовков. Естественно, что для исключения таких ситуаций нужно скорректировать заголовки дел.

      При корректировке номенклатуры дел необходимо обратить внимание на полноту отражения в номенклатуре документов подразделения и на правильность определения сроков хранения документов. В номенклатуру дел включаются все документы организации, как создаваемые, так и поступающие, на любых носителях (бумажных, магнитных и иных). Подлежат включению в номенклатуру дел документы с грифом ограничения доступа («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др.), документы временно действующих органов, справочные, учетные, регистрационные и иные картотеки, журналы и базы данных. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, поступающие в организацию. Они учитываются и хранятся в справочно-информационных фондах, научно-технических библиотеках или других подразделениях организации.

      Важно помнить, что сроки хранения документов, установленные Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000, с изменениями от 27.10.2003), а также отраслевыми перечнями документов со сроками хранения, если они имеются, не могут быть сокращены, но по желанию организации могут быть увеличены. Кроме того, нужно иметь в виду, что при отсутствии в перечнях сроков хранения отдельных категорий документов их срок хранения может быть установлен экспертной комиссией организации. С такого рода ситуациями сталкиваются многие организации. Экспертная комиссия организации наделяется этим правом в соответствии с положением, на основании которого она действует. Это положение, в свою очередь, разрабатывается на основании Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Росархива от 19.01.1995 № 2).

      При работе с номенклатурой дел в течение года в нее могут вноситься разного рода дополнения и изменения. В частности, если в течение года возникли новые документируемые участки деятельности и, соответственно, новые дела, то эти дела включаются в действующую номенклатуру дел. Для того чтобы в течение года можно было дополнять номенклатуру дел новыми делами, в ней предусматриваются так называемые резервные (свободные) номера (индексы дел). При проведении корректировки номенклатуры дел особое внимание обращается на заголовки дел, внесенные под резервными индексами. Если создание новых дел признается целесообразным, они включаются в номенклатуру дел на предстоящий год на общих основаниях. Поскольку заголовки дел располагаются в номенклатуре дел в определенной последовательности (сначала законодательные и иные нормативные правовые акты, распорядительные документы, затем организационно-правовые документы, плановые, отчетные и др.), заголовки дел, включенные в номенклатуру под резервными индексами, в номенклатуре дел на предстоящий год следует расположить в соответствии с установленной схемой. Неизменными должны оставаться только индексы «переходящих» дел, то есть дел, которые не завершаются в течение одного года.

      В течение года в заголовки дел действующей номенклатуры дел могли быть внесены исправления или дополнения. Если эти исправления и дополнения при корректировке номенклатуры признаются правильными, в новую номенклатуру дел заголовки дел вносятся в уточненной редакции.

      Скорректированная в каждом структурном подразделении номенклатура дел подписывается руководителем подразделения и передается в службу делопроизводства, где формируется сводная номенклатура дел на предстоящий год.

      Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы делопроизводства, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового года.

      В.Ф. Янковая, зав. отделом ДОУ ВНИИДАД, профессор Московского государственного университета сервиса

      Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец (2018)

      Отправить на почту

      Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец его может понадобиться, когда необходимо официально закрепить структуру документооборота фирмы. Рассмотрим, для чего нужен такой приказ и как он оформляется, в нашей статье.

      Для чего нужен приказ о номенклатуре дел

      В соответствии с п. 1 ст. 17 ФЗ «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации всех типов, а также ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов (в частности, тех, которые касаются личного состава) в течение законодательно установленных сроков. Главными источниками, в которых закреплены данные сроки, являются:

    • перечень типовых документов, введенный в оборот приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;
    • перечень типовых документов, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.

      • Для выполнения данного требования закона фирмам необходимо организовать эффективный учет документооборота, предполагающий:

      • классификацию документов по срокам хранения;
      • эффективную индексацию документов — для мониторинга соблюдения соответствующих сроков.

        • Один из самых удобных способов учета документов на предприятии, соответствующий вышеотмеченным критериям, — ведение номенклатуры дел. Термин «дело» в данном случае принято понимать как категорию, группу однотипных источников. Например, это могут быть приказы, личные карточки сотрудников, трудовые книжки.

        Механизм ведения номенклатуры дел на предприятии следует утверждать отдельным приказом руководителя. Посредством него юридически закрепляется:

      • собственно номенклатура дел фирмы (перечень категорий документов, используемых на предприятии);
      • обязанности конкретных сотрудников по ведению утвержденной номенклатуры дел.

        • Процедура утверждения номенклатуры дел в частных фирмах законодательством РФ не регламентирована. Другое дело — бюджетные организации.

        Приказ об утверждении номенклатуры дел в ДОУ, школе и иных бюджетных организациях

        Существует ряд НПА, довольно подробно регламентирующих ведение номенклатуры дел в бюджетных структурах, а именно:

      • правила, утвержденные решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — правила Росархива);
      • письмо Минобразования РФ от 29.09.2000 № 711/28-16 (его действие распространяется на ДОУ);
      • письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 (устанавливает правила для школ).

        • Правила Росархива распространяются на государственные организации, а также негосударственные, но работающие с государственными документами. Вместе с тем нормам, утвержденным Росархивом, на практике следуют и многие частные фирмы.

        Порядок утверждения номенклатуры дел в госструктурах и частных фирмах

        В соответствии с п. 3.4.6 правил Росархива номенклатура дел организации утверждается посредством:

      • оформления на общем бланке;
      • визирования сотрудником, ответственным за ведение архива;
      • одобрения экспертной комиссии;
      • согласования с экспертно-проверочной комиссией;
      • утверждения руководителем фирмы.

        • Что касается приказа об утверждении номенклатуры дел как самостоятельного нормативного акта, он чаще всего применяется именно в частных структурах. В госструктурах номенклатура утверждается посредством подписания ее унифицированной формы, также закрепленной в правилах Росархива (приложения 7 и 8).

        Кроме того, при утверждении номенклатуры в частных фирмах, как правило, исключается этап одобрения документа экспертной комиссией, которая учреждается на ведомственном уровне.

        Где скачать образец приказа об утверждении номенклатуры дел

        Ознакомиться с образцом приказа о вводе номенклатуры дел в организации вы можете на нашем портале. Мы подготовили для вас образец документа, на основе которого может быть издан приказ, актуальный для вашей фирмы.

        Приказ, посредством которого в документооборот фирмы вводится номенклатура дел, издается с целью выполнения фирмой предусмотренной законом обязанности по обеспечению сохранности архивных документов. Соответствующий локальный акт подписывается руководством компании по завершении предшествующей процедуры по согласованию номенклатуры дел.

        Ознакомиться с иными фактами, касающимися использования номенклатуры дел на предприятии, вы можете в статьях:

        Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

        Есть вопросы? Получите быстрые ответы на нашем форуме!

        nalog-nalog.ru

        Приказ об утверждении номенклатуры дел

        Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры.

        Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение

        Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.

        Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации.

        Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.

        В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.

        Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

      • наименования дел;
      • дата начала их ведения;
      • срок хранения;
      • количество томов и т.п. информация.

      При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели.

      Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий. Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.

      Иногда, особенно в бюджетных учреждениях, после составления номенклатуры она согласовывается и утверждается специально созданной комиссией. Однако, в коммерческих структурах, это правило не всегда соблюдается – здесь довольно часто руководство предприятия обходиться лишь соответствующим утверждающим приказом, изданным от лица директора.

      Приказ не только вводит номенклатуру в действие, но и позволяет обеспечить прописанную в законе обязанность по надлежащему содержанию и хранению актуальных и архивных дел.

      Кто пишет приказ

      Составлением номенклатуры обычно занимается документовед или делопроизводитель, а вот написание приказа, утверждающего ее, входит в компетенцию другого работника: чаще всего это юрисконсульт, кадровый специалист или секретарь организации, т.е. человек облеченный определенного рода полномочиями, имеющий знания и навыки по написанию распорядительных документов.

      При этом, вне зависимости от того, кто непосредственно был занят созданием приказа, он должен передать документ на визирование директору предприятия.

      Период действия приказа

      Приказ составляется ровно на тот срок, в течение которого действует текущая номенклатура дел. В большинстве случаев он равняется одному году, но в некоторых организациях он может отличаться как в сторону расширения, так и в сторону сужения этого промежутка времени.

      Как составить приказ: основные правила

      Единого стандарта по написанию приказа на утверждение номенклатуры дел нет, так что компании могут писать его в произвольной форме или же образцу, разработанному и утвержденному в учетной политике фирмы. Однако, независимо от того, какой именно способ будет выбран, в документ следует внести ряд определенных параметров:

    • номер и дату создания приказа;
    • наименование организации;
    • сведения об утверждаемой номенклатуре: ее номер, год, на который она составлена и прочие сведения (по необходимости);
    • список лиц, ответственных за исполнение приказа.

      • Надо отметить, что любой приказ должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае достаточно написать что-нибудь вроде: «В целях обеспечения норм по содержанию и хранению документов» или дать прямую ссылку на соответствующий закон.

      Как оформить приказ: основные правила

      Строгих норм по оформлению приказа на сегодня также не существует: его можно писать в рукописном или печатном виде, на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, или на фирменном бланке компании.

      При этом следует учесть, что приказ должен иметь оригинал подписи руководителя предприятия или иного работника, уполномоченного на удостоверение подобного рода бумаг.

      Проштамповывать приказ печатью можно, но не обязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту организации, к тому же с 2016 года использование печатей и штампов юридическими лицами законодательно отменено.

      Весь период действия приказ должен храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами. После утраты актуальности, его необходимо передать в архив фирмы, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени. Затем его можно утилизировать (также по строго определенному порядку).

      Образец приказа

      В начале документа указывают:

    • наименование организации, по которой создается приказ;
    • номер приказа по внутреннему документообороту;
    • дата составления;
    • населенный пункт, в котором действует предприятие.

      • После этого идет основная часть – сначала сюда следует внести основание для приказа, т.е. обозначить цель его создания. Далее за словом «Приказываю» отдельными пунктами фиксируется факт утверждения номенклатуры, даются указания начальникам структурных подразделений и назначается ответственное за исполнение приказа лицо. При необходимости эту часть документа можно расширить за счет добавления каких-то дополнительных распоряжений.

      В заключение приказ необходимо заверить подписью директора, а также лица, ответственного за его выполнение.

      assistentus.ru