Реестр описей архива
4 .1.7. Составление и ведение описей
Опись дел, документов — архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета 1 . Опись дел, документов состоит из :
— описательных статей дел (единиц хранения/единиц учета),
— листа-заверителя и справочного аппарата к описи.
Описи составляются, как правило, в делопроизводстве учреждений и в архивах организаций в четырех экземплярах, три из которых передаются в государственный или муниципальный архив. В государственных и муниципальных архивах описи составляются на неописанные документы и в процессе переработки некачественных описей в трех экземплярах.
Первые экземпляры описей размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника, ответственного за учет документов архива, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе.
Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированной зоне архивохранилища на стеллаже или в шкафу.
Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в читальном зале.
Описи хранятся по порядку номеров фондов, в пределах фонда – по номерам описей.
На дела одного фонда могут быть составлены одна или несколько описей. Их количество зависит от схемы систематизации фонда, объема и завершенности комплектования фонда.
Отдельная опись может быть составлена:
— на все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;
— на дела всех лет одной структурной части;
— на дела за один год или несколько лет деятельности учреждения;
— на дела одной или нескольких предметно-тематических частей фонда;
— на дела одной или нескольких функциональных частей фонда;
— на дела, содержащие документы одной разновидности;
— на дела, характерные только для данного вида учреждений (судебные дела, следственные дела, научные отчеты).
Процесс ведения описей состоит из описания документов ( см. п. 4.1. ) и оформления описи.
В опись могут быть включены дела за определенный период времени существования фондообразователя , одного или нескольких, схожих по функциям деятельности, подразделений фондообразователя и т.д.
Основой описи является описательная статья – совокупность сведений о деле. Она включает:
— примечания ( сведения , как правило, о перемещении/выбытии, наличии в деле копий, микрофильмировании, оцифровании , наличии особо ценных документов).
Опись структурируется в соответствие со схемой классификации (систематизации) дел фонда . На ее основе фиксируется место каждого дела в описи.
Каждому делу присваивается номер, который является учетным ( см. п. 4.1.5) . Не допускается присвоение делам одинаковых учетных номеров.
Если дела содержат документы за несколько лет, в конце каждого следующего года в описи , за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих документы за данный год. Если таковых дел в фонде много, то данную особенность следует оговорить в предисловии к описи.
Заголовки дел вносятся в опись в соответствии со схемой систематизации, каждый заголовок включается полностью, без сокращений и изменений. Если дело состоит из нескольких томов, номер тома проставляется с новой строки, в этой же графе описи сразу за заголовком.
При наличии аннотации , она размещается после заголовка в этой же графе.
Заголовки дел с однородным содержанием и одинаковыми формулировками обозначаются словами «то же», остальные графы описательной строки для таких дел заполняются полностью.
Вне зависимости от схожести содержания на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.
При ведении описи в электронном виде каждый заголовок воспроизводится полностью в соответствии с интерфейсом системы электронного архива.
В конце описи дел, документов во всех ее экземплярах делается итоговая запись , которая закрепляет количество дел в описи, регистрирует все особенности нумерации дел, изменение их количества. В ней указывается количество находящихся на хранении дел , первый и последний номера дел по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров («пропущенные номера: 101, 226»), литерные номера («литерные номера: 12а, 115а»)_, выбывшие дела и основание их выбытия (выбыла ед .х р № 18, акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны № 1 от …г.).
После каждого поступления или выбытия дел составляется новая итоговая запись к описи дел, документов, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.
Если опись дел, документов состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись: « В раздел (том) включено:… » , « Всего в описи: . .».
Каждая опись дел, документов, том описи дел, документов должны иметь лист-заверитель .
В случае проведения проверки наличия и состояния архивных документов, по ее окончании в конце описи дел, документов проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись лица, производившего проверку.
В случае обнаружения в итоговой записи описи дел, документов неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком дел , итоговая запись пересоставляется.
Законченная опись дел, документов должна включать, как правило, не более 9999 дел.
В описях дел в графе «Примечания» отражаются изъятие архивных документов (по письменным заявлениям гражданам с разрешения руководителя архива могут быть выданы подлинники сохранившихся в прекращенных уголовных и административных, а также фильтрационно-проверочных делах архивных документов творческого характера — рукописей, фотографий, писем и других личных документов (за исключением паспортов, военных билетов, служебных удостоверений и других архивных документов официального происхождения), сохранившиеся подлинники трудовых книжек обратившихся граждан ). После изъятия документов итоговая запись к описи пересоставляется.
Архивные документы снимаются с учета в результате проведения отдельных видов архивных работ:
— выверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов ( п. 1.2.1. );
— проверки наличия и состояния архивных документов, в ходе которой обнаружены неучтенные, за литерными или пропущенными номерами дел ( п. 1.2.2. );
— реставрации архивных документов, после которой одно дело разделено на несколько дел ( п. 1.2.4. );
— описания архивных документов, переработки описей дел, документов, в процессе которых возможно разделение или объединение дел ( п. 4.1. ).
Основанием для внесения изменений в учетные документы и учетные БД по результатам указанных работ являются:
При этом в случае выбытия всех архивных документов описи дел, документов номер этой описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным; в реестре описей делается соответствующая отметка;
При передаче архивного фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описи дел, документов и дело фонда. Копия описи дел, документов остается в архиве-сдатчике и в качестве приложения к акту приема-передачи документов на хранение включается в архивный фонд архива-сдатчика.
При выделении к уничтожению всех архивных документов архивного фонда один экземпляр его описей дел, документов и лист фонда помещаются в дело фонда, которое включается в архивный фонд архива . Дело фонда включается в архивный фонд архива.
Усовершенствование и переработка описей дел, документов
Архив в необходимых случаях организует усовершенствование и переработку описей дел, документов.
Усовершенствование описи дел, документов — комплекс работ по повышению информативности описи: уточнению заголовков дел (без изменения их систематизации), составлению необходимого справочного аппарата к описи.
Переработка описи дел, документов — составление новой описи взамен старой, не отвечающей требованиям поиска и учета архивных документов. Переработка описи включает:
— изучение дел с проведением экспертизы их ценности;
— уточнение их фондовой принадлежности;
— уточнение или составление дел ;
— определение или уточнение их крайних дат;
— пересистематизацию дел по новой схеме систематизации и составление необходимого справочного аппарата к описи.
При переработке описи составляется переводная таблица старых и новых архивных шифров дел ( п. 4.1.8.5 ).
Уничтожение описей дел, документов
Уничтожение первых экземпляров старых описей дел, документов после их переработки запрещается.
Первый экземпляр переработанной описи учитывается по новой описи на правах отдельной единицы хранения и помещается в конце новой описи за последним номером дела под своим заголовком и с отметкой «Опись пересоставлена. См. оп . № …». На титульном листе старой описи делается та же отметка.
Остальные экземпляры выделяются к уничтожению в установленном порядке.
archives.ru
Учет документов в архиве организации
В данной статье я расскажу вам о минимально необходимом наборе учетных документов в ведомственном архиве организации. Привожу все данные по учету документов в архиве 
на примере своей организации, являющейся источником комплектования государственного архива по полной форме приема, а значит, к которой предъявляются высокие требования.
Учет документов в архиве организации ведется для фиксации количества и состава, а также поступления или выбытия документов архива. И его проводят для обеспечения сохранности и быстрого поиска документов. В основном учитывают так называемую единицу хранения – документ или их совокупность, помещенные в обособленную обложку.
С практической точки зрения для учета документов в архиве достаточно иметь:
- опись дел постоянного хранения – нужна для суммарного и поединичного учета дел, составляются обычно только для организаций, являющихся источником комплектования государственного или муниципального архивов, т.е. кто передает свои документы на государственное хранение, у остальных организаций может отсутствовать (имеют право заменять срок по типовому перечню документов «постоянно» на «10 лет» или на более длительный, часто «до ликвидации организации»),
- опись дел по личному составу ,
- опись дел временного хранения (> 10 лет) – если имеются в организации,
- опись дел временного хранения ( 10 лет) хранения, по личному составу и обычно составляется во время научно-технической обработки документов (подшивки в твердую обложку).
Вы также должны знать, что согласно требованиям «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002, ведение основных учетных форм обязательно для каждого архива организации. Этот нормативный документ помимо уже перечисленного в статье обязывает вести еще несколько.
Книга учета поступления и выбытия документов – дает представление какое количество документов поступает или выбывает за некий промежуток времени, обычно за год. Я считаю, что с практической точки зрения данный документ не интересен в архиве организации: не так важно сколько поступает, главное надо знать сколько числится по описям дел.
Как заполнять форму не понятно, четкой инструкции по заполнению не существует, наш куратор из архивного учреждения толком ничего пояснить не может. Мрак полный. Когда смотришь на форму этой книги учета вроде все понятно, как начинаешь заполнять, то получается полная бессмыслица в цифрах из-за переформирования дел в процессе обработки документов. Во всяком случае, цифры носят весьма приблизительный характер, и теряется смысл этого учета. К тому же на ведение этой книги времени уходит весьма много.
Но раз требуется, то посмотрите здесь образец книги учета поступления и выбытия документов с примером заполнения.
Список фондов ведется, если только организация хранит документы двух и более фондов. Для подавляющего большинства архивов думаю, что это не актуально.
Лист фонда служит для фиксации изменений в названии организации, учета и нумерации имеющихся в архиве описей дел, а также учета поступления или выбытия архивных документов.
Реестр описей заполняют для учета количества и видов архивных описей дел.
За свою деятельность я еще не встречала в ведомственных архивах организаций документов страхового фонда и наличия особо ценных дел (в обычных организациях встречаются крайне редко), поэтому здесь и не упоминаю об их учете.
Итак, главной задачей по учету документов в архиве организации является правильное составление архивных описей дел и формирование дела фонда, вовремя представлять (если документы передаются на государственное хранение) по состоянию на 1 декабря паспорт архива организации в соответствующее архивное учреждение. Остальными учетными документам нашей организации даже куратор из государственного архива мало интересуется.
delo-ved.ru
РЕЕСТР ОПИСЕЙ
Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. — М.: Флинта : Наука . С. Ю. Кабашов, И. Г. Асфандиярова . 2009 .
Смотреть что такое «РЕЕСТР ОПИСЕЙ» в других словарях:
реестр — делопр. перечень (список) чего либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (например, реестр описей) … Краткий словарь терминов из области делопроизводства
Российский государственный архив древних актов — Российский государственный архив древних актов … Википедия
Шимкевич, Владимир Михайлович — Владимир Михайлович Шимкевич … Википедия
Саблин, Николай Васильевич — В Википедии есть статьи о других людях с такой фамилией, см. Саблин. Николай Васильевич Саблин … Википедия
Библиография — Содержание статьи: Понятие библиографии. I. Библиография всеобщая. II. Обозрение би6лиографии по государствам и национальностям. Франция. Италия. Испания и Португалия. Германия. Австро Венгрия. Швейцария. Бельгия и Голландия. Англия. Дания,… … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона
Межевой архив — (архив Межевой канцелярии) – один из наиболее крупных и тщательно оберегаемых архивов дореволюционной России – являлся собранием документов, фиксировавших состояние помещичьего землевладения Российской империи на протяжении полутора столетий.… … Википедия
Наценка — (Margin) Определение наценки, торговая и розничная наценка, расчет наценки Информация об определении наценки, торговая и розничная наценка, формула и расчет наценки Содержание Содержание Определения описываемого предмета Описание термина «»… … Энциклопедия инвестора
Майер, Александр Леонтьевич — Для этой статьи не заполнен шаблон карточка. Вы можете помочь проекту, добавив его. В Википедии есть статьи о других людях с такой фамилией, см. Майер. Александр Леонтьевич Ма … Википедия
Майер Александр Леонтьевич — Александр Леонтьевич Майер (1792 1864) историк, археолог, краевед. Служил в военном ведомстве, членом комиссии для учебных пособий; работал по составлению руководства к русской грамматике вместе с А. Х. Востоковым, Г. П. Павским и Н. И. Гречем.… … Википедия
Ревизии в Великом княжестве Литовском — (от лат. revisio, «пересматривать») ― проверка экономического состояния государственной недвижимости, определение доходности и установление налогов в казну; разновидность инвентарных описей. В Великом княжестве Литовском проводились с… … Википедия
clerical_work.academic.ru
Составляем опись дел
Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив. Одной из функций архива является учет – систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел. Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить.
НОРМАТИВНАЯ БАЗА
■ Описям дел посвящены пункты 3.6, 3.10, 4.11, 4.31, 4.32, 4.34, 5.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015).
Правила 2015 содержат 7 форм описей:
• опись дел постоянного хранения (Приложение 14);
• опись дел по личному составу (Приложение 15);
• опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);
• опись электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение 17);
• опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18);
• опись дел структурного подразделения (Приложение 23);
• опись электронных дел, документов структурного подразделения (Приложение 24).
■ Составлению и оформлению описей дел посвящен раздел 3.7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее – Основные правила). В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т.п.
Основные правила содержат 4 формы описей:
• форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения (Приложение 1);
• форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 2);
• форма годового раздела сводной описи дел по личному составу (Приложение 3);
• форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации (Приложение 12).
Классификация описей дел на основе Правил 2015 и Основных правил представлена на схеме.
ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
Такая опись составляется только в отношении дел, которые по перечням имеют срок хранения «постоянно». К ним относятся, например, договоры о создании общества, изменения и дополнения к ним (ст. 51 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения[1]).
В таблице описи дел постоянного хранения отсутствует графа «Срок хранения», так как все дела имеют одинаковый срок хранения.
Форма описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Правилам 2015 (Пример 1, Пример 2).
2 Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.
3 Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.
ОПИСЬ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
Если таких документов в организации достаточно много, то для них составляется опись дел ежегодно (конечно, если дело закрыто и передано в архив). Если таких дел мало (4–5 в год), то можно составить опись за несколько лет.
Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения приведена в Приложении 16 к Правилам 2015 (Пример 3).
СОСТАВЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ С ДОКУМЕНТАМИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись (п. 5.4.4.1 Основных правил, п. 5.5 Правил 2015).
Лучше всего опись дел по личному составу вести по годам – архивисты не любят, когда в одной описи собирают дела за несколько лет. Это затрудняет поиск документов, создает путаницу, если менялась структура организации; кроме того, может нарушаться валовая нумерация в описи. В пределах каждого года дела по личному составу традиционно систематизируются по структурным подразделениям, сформировавшим документы по личному составу.
Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности (п. 3.7.23 Основных правил):
• приказы (распоряжения) по личному составу (прием, увольнение, перевод);
• списки личного состава (например, списочный состав работников; списки работников, занятых на работах с вредными условиями труда; списки ветеранов войн и т.п.);
• личные карточки уволенных работников (унифицированная форма № Т-2; составляется отдельная опись в случае отсутствия описи личных дел). В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;
• личные дела уволенных работников. В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;
• невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
• акты о несчастных случаях;
• журналы учета документов по личному составу.
Если в организации образуется большой объем каких-то из этих видов документов, для них могут создаваться самостоятельные годовые разделы описи (п. 3.7.23 Основных правил).
Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу приведена в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 4).
Далее мы расскажем, как составить описи лицевых счетов, дел по личному составу (приказы (распоряжения) по личному составу), личных дел уволенных работников.
■ Лицевые счета. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. При передаче из бухгалтерии в архив организации опись на эти дела можно составлять отдельно. Для описи лицевых счетов можно использовать форму, приведенную в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 5).
Однако при небольшом количестве дел лицевые счета могут быть включены в сводную опись дел по личному составу совместно с другими видами документов по личному составу (приказами, личными делами уволенных работников и т.д.) (см. Пример 4).
■ Приказы (распоряжения) по личному составу. Приказы (распоряжения) по личному составу формируются в отдельные дела согласно номенклатуре дел, в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах таких документов целесообразно приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение работников, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела (п. 3.5.5 Основных правил).
Порядок внесения дел в опись Основными правилами не установлен. Их можно располагать в описи, например, по степени юридической значимости: сначала приказы, затем распоряжения.
Пример оформления описи дел с приказами по личному составу приведен в Примере 6.
■ Личные дела уволенных работников. Отдельная опись личных дел составляется при большой ротации работников: если у вас порядка 30–50 уволившихся в 2016 году, то лучше составить отдельную опись в алфавитном порядке (Пример 7).
ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
Многие специалисты, работающие с документами, имею очень смутное представление об описи электронных дел. Если вам пришлось столкнуться с этим, то в первую очередь нужно обратиться к Правилам 2015.
4 Форма описи электронных дел, документов постоянного хранения.
5 Форма описи электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.
Особое внимание стоит обратить на то, все ли документы можно хранить в электронном виде. Возможно, стоит вынести этот вопрос на обсуждение экспертной комиссии и пригласить к участию в нем руководителя организации.
Форма описи электронных дел, документов приведена в Примере 8.
6 Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.
Если вы не записываете электронные дела на диск, а храните их на локальном компьютере, то следует сделать опись каталога и указать в описи в столбце «Объем» размер папки, а в столбце «Примечание» – содержимое папки и путь к ней.
ОПИСЬ ДЕЛ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
Дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, проектная документация, документы по выполнению государственного заказа/задания и т.п.), включаются в отдельную опись (п. 3.7.1 Основных правил).
Для составления описи можно использовать форму описи из Приложений 14 и 16 к Правилам 2015 (Пример 9).
СВОДНАЯ ОПИСЬ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ
В структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу (Приложения 23, 24 к Правилам 2015), на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов (Приложения 14–18 к Правилам 2015). Описи дел структурных подразделений вместе с делами постоянного хранения и по личному составу передаются специалисту, ответственному за архив.
Часто в отделах заниматься этим совершенно некогда, поэтому к составлению описей дел структурных подразделений приходится подключаться работнику, ответственному за архив, и прямо указывать, какие документы и дела необходимо включить в опись. Но даже этого бывает недостаточно: ему приходится непосредственно участвовать в поиске документов, относящихся к делу, и его комплектовании.
Согласно п. 3.7.6 Основных правил в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК», причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.
ЗАПОЛНЯЕМ ГРАФЫ ТАБЛИЦЫ ОПИСИ ДЕЛ
■ «№ п/п». Порядок нумерации дел в описи – валовый. Это значит, что законченная опись дел должна включать не более 9999 единиц хранения (п. 3.10 Правил 2015).
■ «Индекс дела (Номер дела)». Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером. Это касается и сформированных в отдельные тома приложений к делам.
Например: 02-03 – Приказы, распоряжения о приеме, переводе, перемещении, увольнении, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер дела.
■ «Заголовок дела (тома, части)». Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел.
Графа «Заголовок дела» описи заполняется в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
Если в опись нужно внести подряд несколько дел с одинаковыми заголовками, пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.
Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи указывается заголовок только первого тома, а заголовки всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний» (Пример 10).
■ «Крайние даты». Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (п. 3.6.18 Основных правил). Крайние даты не проставляют для годовых, квартальных отчетов и иных документов, в названии которых есть фраза «за … год».
■ «Срок хранения». Сроки хранения дел переносятся в опись из номенклатуры дел. Они устанавливаются по типовым и ведомственным перечням. Если срок хранения документов, которые вносятся в номенклатуру дел, не регламентирован этими перечнями, он устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации (п. 3.4.9 Основных правил).
■ «Количество листов». Количество листов в деле соответствует количеству, указанному в листе-заверителе дела.
■ «Примечание». В этой графе делаются отметки о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п., например: «В связи с производственной необходимостью “Годовой бухгалтерский отчет и пояснительная записка к нему” за 2006–2007 годы остаются в отделе по бухгалтерскому учету и контролю, так как названные документы необходимы для проведения сравнительного анализа. Кроме того, не проводилась ревизия финансово-хозяйственной деятельности за указанный период».
ОФОРМЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ (НА ПРИМЕРЕ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ)
■ Титульный лист. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:
• название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;
• крайние даты дел, включенных в опись.
Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела организации (п. 3.7.18 Основных правил).
Форма титульного листа описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Основным правилам (Пример 11).
■ Предисловие (дополнение к предисловию). К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие (п. 3.7.10 Основных правил). В последующих описях составляется дополнение к предисловию. Если не было составлено предисловие при открытии описи, то его нужно обязательно составить, когда опись закроется.
Предисловие обычно состоит из двух частей: исторической и историографической.
В историческую часть вносят сведения:
• по истории организации: дата образования, сведения об изменении наименования организации;
• об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи.
В историографической части:
• дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел;
• указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда;
• отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию;
• дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях;
• освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.
Составлять предисловие и дополнение к нему нужно обязательно.
Чем подробнее вы опишете все то, что удалось выяснить при проведении научно-технической обработки, тем проще затем будет работать с архивными документами. Фиксируйте всё: какие подразделения передали дела, какие не передали и почему; как менялась структура организации за тот хронологический период, который вы описываете, и какие в связи с этим были перемещения документов; какие дела не заводились и почему.
Также следует описать физическое состояние дел, возможные ошибки при переплете и варианты их исправления; причины превышения объема одного тома (более 250 страниц или толщина более 4 см).
Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления, а также заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив).
Если поменяется лицо, ответственное за архив, у него будут полные сведения о документальном фонде организации (Пример 12).
■ Оглавление. К законченной описи обязательно составляется оглавление (п. 3.7.19 Основных правил). Оглавление составляется к годовому разделу описи, если в ней имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавление включают:
• список сокращений (составляемый в необходимых случаях);
• названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел;
• указатели (если они имеются) (пункт 3.7.12 Основных правил).
Приведем пример оглавления.
■ Указатель. Указатель слов составляется к законченной описи дел (п. 3.7.19 Основных правил). Указатель к описи дел постоянного хранения может выглядеть следующим образом:
■ Список сокращенных слов. Составляется также к законченной описи (п. 3.7.19 Основных правил).
■ Итоговая запись. К описи составляется итоговая запись, которая фиксирует количество дел, включенных в опись, содержит подписи составителей описи, а также
грифы утверждающих структур (муниципального или государственного архива и ЭК организации) (Пример 13).
■ Лист-заверитель. Последний лист описи – лист-заверитель дела. Лист-заверитель фиксирует количество листов в описи; он не нумеруется.
Форма листа-заверителя дела приведена в Приложении 8 к Правилам 2015 (Пример 14).
РЕЕСТР ОПИСЕЙ
Описи дел подлежат учету и вносятся в реестр описей. Реестр описей является обязательным документом архивного учета (п. 6.4.6 Основных правил, п. 3.6 Правил 2015).
Реестр описей ведется в архиве организации при наличии двух и более описей. В реестр вносятся все виды описей, составляемые в организации, в том числе опись электронных документов.
Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами. Если в организации ранее не велся реестр описей, то его нужно составить и внести туда описи за все годы работы организации, начиная с самой ранней описи.
В реестре описей фиксируются основные даны по составу каждой поступившей в архив организации описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.
Форма реестра описей приведена в Приложении 19 к Правилам 2015 (Пример 15).
СОГЛАСОВАНИЕ ОПИСЕЙ НА ЗАСЕДАНИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
Экспертная комиссия (ЭК) является совещательным органом при руководителе организации. Она создается приказом руководителя.
Заседания ЭК оформляются протоколом. Протокол подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем организации (п. 2.2.6 Основных правил) (Пример 16).
По итогам заседания ЭК, если опись дел согласована, в конце ее годового раздела ставится гриф согласования с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен (п. 3.7.14 Основных правил).
Если организация является источником комплектования государственного архива, то согласованные на заседании экспертной комиссии годовые разделы описи дел организации направляются на рассмотрение архивного учреждения. После утверждения годового раздела на заседании ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации (п. 3.7.14 Основных правил).
Соответствующие грифы согласования и утверждения оформляются в нижней части описи (см. Примеры 1, 2, 4–9).
[1] Утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010.
М.М. Сичкарева, юрист, специалист по архивному делу
www.profiz.ru